В конце документа я обнаружил, что он поставил передо мной задачу немедленно заменить одни элементы в макете строки меню на другие. К тому времени, когда меню было напечатано и вывешено на экран, все снова изменилось, и в итоге остались оригинальные элементы, но не совсем измененные.
Компьютерная грамотность с Надеждой
Получив письмо, пользователь может открыть его, прочитать и при необходимости ответить на него. То, что обсуждается, кажется простым. Однако не все пользователи знают, где и как ответить на электронное письмо.
Иногда получателям бывает трудно найти ответ на письмо. Например, ответы могут быть написаны в середине входящего письма или в другом совершенно случайном и произвольном месте. Это означает, что получатель должен попытаться найти ответ в тексте письма, прежде чем прочитать его. Это не проблема, если письмо короткое. Но что если он большой, например, две или три страницы набранного текста? Многие люди спешат и ценят свое время. Они, скорее всего, не будут искать ответы, со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Существуют общепринятые правила работы с электронной почтой. Рекомендуется, чтобы отправители электронной почты следовали этим правилам. Облегчить общение по электронной почте.
Первый шаг, чтобы ответить на письмо
Во всех электронных письмах есть кнопка ответа. Чтобы найти его, нужно открыть письмо в папке входящих сообщений. Кнопка ответа обычно расположена в правом или левом верхнем углу, а также появляется в конце письма. В полученных вами электронных письмах есть две кнопки ответа. Просто нажмите одну из них, чтобы немедленно написать ответ на полученное письмо.
Ниже показано расположение кнопок «Ответить» на примере трех почтовых ящиков Яндекс.Почта, Почта Mail.ru и GoogleMail. В каждом почтовом ящике кнопка Ответить отмечена красной цифрой 1.
Если вы откроете сообщение в Яндекс.Почте, вы увидите, что одна кнопка Ответить расположена в левом верхнем углу, а другая — в конце сообщения. На рисунке 1 обе кнопки отмечены красной цифрой 1.
Рисунок 1 (нажмите для увеличения). Кнопки ответа Яндекс.Почты. Чтобы ответить, достаточно один раз нажать на любую из кнопок.
Вы можете видеть M-Mail в открытом сообщении с двумя кнопками «Ответить» на рисунке 2 ниже.
Рисунок 2 (нажмите для увеличения). В письме Mail.ru нажмите «Ответить», чтобы ответить на письмо.
В Google Mail есть ссылка «Ответить» в правом верхнем углу и в конце открытого письма (Рисунок 3).
Рисунок 3 (нажмите для увеличения). Чтобы ответить на письмо gmail.com, нажмите кнопку Ответить в правом верхнем углу или в конце письма.
Текст письма в скриншоте
Вы можете получить письмо от подписчика, чей текст электронной почты нелегко найти. Важно отметить, что в таких письмах нет текста. В лучшем случае имеется только одна подпись, которая вводится автоматически.
Письмо пустое и не содержит никаких объяснений. Однако к письму прилагается один или несколько файлов. Как вы знаете, в целях безопасности не рекомендуется открывать вложения в сообщениях электронной почты от неизвестных отправителей. Это первый главный аргумент против того, что текст нужно вставлять в письмо, а не в прикрепленный скриншот.
Второй аргумент — очень неудобно читать текст с экранного снимка, особенно если снимок большой.
Если к электронному письму необходимо прикрепить более одного файла, в теле сообщения должно быть написано не менее двух предложений. Первое предложение должно быть приветствием. «Привет». Во втором предложении объясняется, почему получателю необходимо открыть вложение. Например, можно написать: «К теме прилагается скриншот (документа, презентации)».
Пользователи часто предварительно записывают электронные письма в своих текстовых процессорах. Это логичное решение. Это связано с тем, что в этом случае набранный текст не теряется и не исчезает при отправке письма.
Однако, когда текст готов, его нужно выделить и скопировать (можно использовать комбинацию Ctrl+C). Затем откройте письмо и вставьте текст (например, с помощью Ctrl+V). Нет необходимости создавать скриншот текста и прикреплять его к электронному письму. Получателю удобнее, проще и понятнее открыть письмо и сразу прочитать текст, чем сразу прочитать текст.
Вы можете получить письмо от подписчика, чей текст электронной почты нелегко найти. Важно отметить, что в таких письмах нет текста. В лучшем случае имеется только одна подпись, которая вводится автоматически.
Какое письмо на электронной почте открывать нельзя
В современном мире мошенники придумали множество различных систем, позволяющих быстро и легко заработать деньги. Одним из самых распространенных является электронная почта. По словам Руслана Пермякова, заместителя директора тусурского Центра НТИ, электронные письма нужны преступникам для того, чтобы мотивировать людей на определенные действия. Это может заставить людей перейти по ссылке или перевести деньги на определенный банковский счет.
Как правило, вы можете открывать письма, которые приходят по почте, но не нажимайте на неизвестные ссылки в сообщении.
По каким признакам можно опознать вредоносное письмо на электронной почте
Специалист Руслан Пермяков рассказал о наиболее распространенных признаках того, что пришло вредоносное письмо. Например, мошенники могут побуждать людей к действию. загружать неизвестные программы или переходить по неизвестным ссылкам.
Кроме того, ссылки на электронные письма могут вести на сайты в других областях, которые не имеют никакого отношения к оригиналу. Также трудно найти контактные данные в виде мошеннических электронных писем или личных номеров мобильных телефонов, хотя они могут существовать. Проверив основной веб-сайт, таких контактных данных найти не удалось.
Как быть, когда на почту пришло письмо от мошенника: рекомендации эксперта
Аналитик Руслан Пермяков советует активным пользователям электронной почты тщательно проверять сайт компании, с которого якобы пришло письмо, прежде чем переходить по неизвестным ссылкам.
Если полученное письмо вас не убеждает, рекомендуется не открывать его вообще. В конце концов, большинство спорных писем все равно попадут в нежелательные сообщения.
Если полученный документ соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, образец можно изготовить по электронной почте. Вы можете скачать образцы из множества онлайн-источников, получить их из больших баз данных или создать локальный стандарт в своей компании или структурном подразделении.
Не заботиться о ресурсах
У компаний есть два ресурса, которые нельзя растрачивать впустую. Время и деньги. Часто, когда вы пытаетесь сэкономить собственные ресурсы, вы тратите время и деньги своих партнеров.
Например, рекламная компания отправляет 12 постов в месяц на утверждение в социальные сети клиента. Клиент предоставляет обратную связь в виде голосового вмешательства общей продолжительностью 20 минут. В своей речи заказчик переходит от темы к теме, выражая свои мысли о работе в целом, никогда не сочиняя свою речь.
В чем заключалась потеря работы в этих вокальных сообщениях?
Автору потребовалось 20 минут, чтобы прослушать голосовые сообщения. Еще 30 минут ушло на то, чтобы записать исправления и отправить их автору. Когда автор отправил исправленный текст, ему потребовалось еще 40 минут, чтобы сверить текст с пожеланиями клиента, выраженными в голосовом сообщении. Поскольку аккаунт отправлял сообщения автору в виде комментариев к контенту, любые идеи по улучшению проекта вообще не доходили до адресата. Все это время издатель работал с новым текстом и мог искать информацию. Излишне говорить, что улучшения были. Идеи клиента ни к чему не привели. Это приводит к дальнейшему негативу со стороны клиента и расторжению контракта.
Генеральный директор компании злоупотребляла голосом из-за напряженной программы и постоянного движения.
Однажды в общей переписке ей попалось несколько голосовых сообщений. В одном из них содержалась информация обо мне. В очередной спешке я открыл сообщение, но не забыл дослушать его до конца из-за плохого интернета, шума и т.д.
В конце документа я обнаружил, что он поставил передо мной задачу немедленно заменить одни элементы в макете строки меню на другие. К тому времени, когда меню было напечатано и вывешено на экран, все снова изменилось, и в итоге остались оригинальные элементы, но не совсем измененные.
Я уверен, что каждый может «набросать» приличный список таких историй.
В деловом общении необходимо соблюдать следующие правила
- не используйте голосовые сообщения;
- всегда указывайте тему письма: это сэкономит время на поиск в почте, а также позволит оценить важность письма при беглом просмотре.
- не нажимайте кнопку «ответить всем», если ваш ответ нужен только одному конкретному человеку. Если в копии стоят коллеги вашего партнера, оставьте их, даже если не уверены, что ответ им нужен. В данном случае лучше убедиться, что информация дошла до получателей, чем гадать, кому ответить.
Забывать о юридической силе переписки
Помните, ни разу. Любая переписка рекламируется другим, публикуется в Интернете, отправляется нотариусу и имеет юридическую силу.
Как для автора письма, так и для получателя важно помнить эти правила.
Хотя с письмами становится все меньше проблем (мы уже научились не включать в переписку конфиденциальную информацию, не влиять на деловую чепуху и не обсуждать ее), проблемы с получением писем все еще существуют.
Банальный пример, известный многим, раскрывает чрезвычайную ситуацию, которая привела к нарушению контракта. Этот вопрос требует быстрого решения, поэтому проще призвать к разработке плана действий и обсуждению дальнейших условий сотрудничества. Решение найдено, условия обговорены, документации нет!
Не забудьте зафиксировать все в электронном письме, получить повторное согласие от партнера и перезаключить договор. Ситуации бывают разные, и никто не сможет объяснить это лучше, чем подача иска за нарушение контракта (даже после «дружеского» телефонного разговора).
Писать письмо сверху вниз
Звучит странно, не так ли? Но сейчас я докажу вам, что это правило может спасти ваши нервы и помочь вам избежать неловких ситуаций на почте.
Добрый вечер, коллега! Как я вам и обещал, я отправляю вам папку на утверждение».
‘Извините, я забыл прикрепить файл. Вот он».
На копии десять человек, все ответственные! Я уверен, что это случалось с каждым. Именно поэтому профессиональные письма нужно писать снизу вверх.
- Хотите отправить файл? Добавьте его первым!
- Напишите само письмо.
- Сформулируйте тему.
- Добавьте получателей.
Такой подход может уберечь вас от еще одного неприятного момента — случайной миссии одного сообщения. Это особенно знакомо тем, кто настраивает свои отправления с помощью клавиш прямого доступа.
В рамках доставки нового менеджера по маркетингу компании я показал ему, как использовать CRM и как продемонстрировать его миссию клиентской базе.
Обычно я набирал «olo» в поле сообщения, показывал ей, куда нажать, чтобы получить сообщение, и завершал программу, не отменяя работу.
В любом случае, «оло» было адресовано всей клиентской базе. Когда мы поняли это, нам пришлось импровизировать.
Мы разместили статью в Instagram с просьбой высказать предположения о том, что имел в виду этот сумасшедший торговец. ‘Может быть, это секретное послание для избранных?’ Мы получили около 20-30 мгновенных сообщений, включая возможность расшифровать аббревиатуру и заявление «Под столом, вы сделали мой день».
Обладатель самого креативного сообщения получил гамбургер. Со стороны администрации не было никакого исполнения. И они смеялись над этим.
В этом разделе мы хотели бы поделиться некоторыми советами, которые вы, возможно, захотите применить на своем рабочем месте.
Некоторые компании приняли стандарт, согласно которому тема письма должна начинаться с приоритета. Приоритеты перечислены по шкале от 1 до 4, со следующими значениями
- 1 – срочно и важно;
- 2 – срочно, но неважно;
- 3 – не срочно, но важно;
- 4 – не срочно и не важно.
Компания имеет специальное название, INF (information) для полезных сообщений и IMP (important) для срочных вопросов.
Если запрос на информацию отклоняется, текст имеет тот же тон. Причина отказа должна быть указана как можно точнее. Мы приносим извинения за причиненные неудобства, чтобы сохранить наши деловые отношения в будущем.
Порядок действий, если уведомление не пришло
К сожалению, Почта России не всегда должным образом выполняет свои обязательства, и нередки случаи, когда уведомления о доставке заказных писем теряются и не возвращаются. Вы можете действовать несколькими последовательными и параллельными способами, чтобы найти сигнал тревоги.
Зарегистрированным почтовым отправлениям присваивается номер для отслеживания. Это означает, что можно проследить весь маршрут следования отправления и определить последнее почтовое отделение, в которое оно было доставлено.
На официальном сайте Почты России есть специальный сервис, позволяющий отслеживать почтовые отправления с помощью трекинг-номера. Эта услуга доступна на сайте www.russianpost.ru/Tracking20で利用できます.
Общеизвестно, что в российских почтовых отделениях всегда очереди, что создает большую нагрузку на сотрудников. В этом отношении внесение информации о предмете редко совпадает с датой регистрации заказного письма. В большинстве случаев информация вводится через два-три дня. Поэтому попытки найти данные до этого редко бывают успешными.
Дождитесь даты доставки заказного письма и даты возврата извещения, заранее проверьте окончательную дату доставки товара, а затем свяжитесь с почтовым отделением для подтверждения извещения.
Если почтовое отделение окажется неэффективным, необходимо немедленно обратиться в Главное почтовое управление с требованием ненадлежащего выполнения почтовым отделением своих обязательств.
Вы, как клиент Почты России, оплатили своевременное и качественное оказание почтовых услуг, что дает Вам право требовать устранения нарушения Ваших потребительских прав.
Ни в коем случае не выбрасывайте и не теряйте квитанцию почтовой службы. В противном случае будет трудно доказать, что письмо было отправлено.
Преимущества использования заказных писем
В современном цифровом мире мы привыкли пользоваться электронными средствами массовой информации, такими как социальные сети, электронные почтовые ящики и мессенджеры, но использование почтовых услуг может быть необходимым, особенно когда речь идет об отправке важных документов.
Причины, по которым следует использовать рекомендованную почтовую службу, включают в себя следующие
- подготовленное отправление лично передается в руки сотруднику почты, а взамен выдается квитанция об оплате услуг. Просто опуская письмо в почтовый ящик, нет никакой гарантии его успешного прибытия в пункт назначения;
- принимая конверт и оплату, почта берет на себя обязательства по надлежащей доставке почтового отправления;
- присвоение идентификационного номера позволяет в любое время отслеживать местоположение письма;
- по сравнению с услугами курьерских служб, отправка заказной корреспонденции стоит существенно дешевле;
- на руках остается документальное подтверждение направления корреспонденции, что также может использоваться в судебных разбирательствах.
Несмотря на преимущества, российские почтовые отделения не очень популярны из-за многочисленных случаев воровства и халатности со стороны клиентов. Поэтому при отправке ценного письма всегда существует вероятность того, что адресат не получит его и не будет уведомлен.
Полезные советы
При отправке заказных писем рекомендуется ознакомиться с некоторыми советами, чтобы создать определенные преимущества.
- Конверты. В отделениях Почты России конверты реализуются с огромной наценкой, достигающей 400-500% от себестоимости. Если в силу различных причин вам приходится часто делать отправления, рекомендуется заранее приобретать конверты в канцелярских магазинах.
- Марки. Правилами предоставления почтовых услуг допускается оплата писем почтовыми марками, в том числе и заказных. Преимущество заключается в том, что вы не оплачиваете 18% НДС, и посылка обходится дешевле.
- При подготовке отправления на почте сообщите сотруднику, что желаете самостоятельно наклеить марки. Иногда представители почты взимают за такую услугу оплату.
- Если время доставки имеет значение, то воспользуйтесь типом отправления 1 класса.
- На уведомлении указывайте краткое описание отправляемого документа. Письмо не будет считаться с описью, однако в суде может быть принято как факт своевременного уведомления.
- Никогда не выбрасывайте чек об отправке. Даже если вы убедились в доставке письма и ожидаете прихода уведомления.
Почтовая служба России обладает монополией на оказание почтовых услуг и не имеет права делать это без подтверждения доставки. В то же время необходимо быть готовым к неожиданным трудностям и предпринимать упреждающие шаги для обнаружения предупреждений о доставке и отстаивания своего права на нарушение.
