Знание различных областей психологии, а также математики может повысить шансы на получение этой должности. Знание этикета и быстрая реакция являются приоритетными.
Об этом свидетельствует само определение произведения:…
- эксперт имеет дело непосредственно с руководителем организации (подразделения, филиала, отделения или отдела);
- сфера ответственности такого работника — рабочие вопросы, не связанные с обеспечением рабочего места начальника;
- в переводе с латинского assisto, значит, стоять рядом, то есть ассистент постоянно работает вместе с руководителем, помогая тому решать ряд подзадач в рамках осуществления управления вверенным подразделением.
Роль корпоративного помощника в каждой компании имеет решающее значение. Без его участия (или если он некомпетентен) начальник становится практически перегруженным рутинными или незначительными задачами.
Да, такой сотрудник очень важен. Кстати, в большинстве случаев это отражается на его зарплате. Судя по вакансиям, средняя находится в диапазоне 60-80 000 рублей в месяц в регионе и 80-100 000 рублей в Москве.
Функции и обязанности
Что касается рабочей силы, то она определяется каждым работодателем в штатном расписании. При поиске кандидатов они должны отчитываться во время собеседования. Работодатели хотят убедиться, что кандидаты понимают объем требуемой работы.
В целом, основные обязанности помощника предпринимателя можно найти в пункте 3.4 Профессионального ремесленника, утвержденного постановлением Министерства труда в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такие работники обязаны
- отбирать источники данных по заданным критериям;
- обрабатывать информацию;
- формировать отчеты и другие документы, необходимые для подготовки проектов новых приказов, решений, распоряжений;
- информировать руководителя по итогам рассмотрения запросов и обращений персонала;
- рассматривать предложения, запросы, жалобы и другие обращения от кадров, контрагентов, контрольных государственных органов;
- готовить запросы на получение информации в налоговой прокуратуре, МВД и других инстанциях, если это необходимо;
- организовать решение вопросов, которые не требуют непосредственного участия руководства.
Функции
Есть также функции, которые могут быть поручены (и часто поручаются) ассистентам.
Они включают разработку и координацию рабочей программы менеджера, поддержку деловых контактов, проведение переговоров и, в некоторых случаях, ознакомительных бесед с контрагентами. Сегодня, когда условия становятся более жесткими (с точки зрения корпоративной ответственности за управление потенциальными партнерами), это могут делать и ассистенты.
- вести запись переговоров;
- составлять протоколы собраний акционеров;
- сохранять удаленную переписку;
- формировать доказательную базу (подтверждение честной работы) по запросу налоговиков;
- посещать различные инстанции, если они требуют разъяснений;
- организовывать встречу с нотариусом (а иногда и заменять руководителя на заверении бланковых заявлений, если у него есть такие полномочия).
Другой оперативный список может быть связан с конкретным профилем компании, в которой работает помощник менеджера. Например, поставщики услуг часто отвечают за поиск (через возражения) новых клиентов. Кроме того, в компаниях, характеризующихся опасной средой, ассистенты могут следить за соблюдением правил безопасности и выполнением бюрократических процедур в соответствии с нормативными документами.
Какими качествами должен обладать хороший ассистент
Все обязанности, предусмотренные штатным расписанием помощника, могут варьироваться в зависимости от профиля, размера и штата работодателя. То же самое относится и к спискам де-факто функций.
Однако требования, которые работодатель должен соблюдать при приеме на работу, обычно одинаковы. Конечно, они различаются в деталях, но есть и общие моменты.
Минимальный набор обязательных качеств
Таким образом, в большинстве случаев помощник руководителя должен
- иметь высшее образование;
- быть абсолютно преданным бренду, компании, начальнику;
- иметь хорошо развитое чувство такта и уметь производить приятное впечатление на окружающих;
- быть сообразительным;
- быть ответственным и исполнительным.
Диплом
Требования к обучению — это особенность, которая отличает вакантную работу в разных организациях. В некоторых случаях кандидатам необходима степень или степень магистра в одной из областей менеджмента (управление проектами, человеческие ресурсы, финансы). На такие должности часто нанимают квалифицированных людей:.
- бухгалтера;
- экономиста;
- логиста;
- менеджера предприятий и организаций;
- маркетолога;
- корпоративного психолога.
Возможно, обучение должно быть специализированным (непосредственно связанным с видом деятельности компании). Например, горнодобывающие компании нанимают выпускников программ по финансам или управлению горнодобывающей промышленностью в качестве административных помощников. Юридические фирмы нанимают выпускников юридических факультетов. В учебных заведениях — преподаватели с последипломным образованием или бывшие студенты педагогических факультетов.
Управленческие и коммуникативные навыки
Если это не требуется, то пять ключевых управленческих навыков полезны для корпоративных ассистентов: расстановка приоритетов, распределение задач, создание команд, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Навыки презентации, письма, ведения переговоров, внимания, иностранного языка и умственного интеллекта — все это помогает эффективному общению.
Работа с компьютером
В век компьютерных технологий невозможно получить руководящую должность, если вы не владеете профессиональным программным обеспечением. Профессиональный помощник руководителя может иметь больше операций с IT-программами, чем его босс. Поэтому он должен быть знаком с сетевым этикетом, службами удаленного обмена сообщениями и контролем эффективности работы сотрудников. Важно, чтобы он умел искать, фильтровать и обрабатывать данные, включая любое собственное программное обеспечение, используемое компанией.
Адрес приема:.
Москва, Ленинградский пр. 80 корп. Г (м. Сокол) Москва, Измайловский Вал, 2, корп. 1 (м. Семеновская)
Часы работы: понедельник-пятница: 09.00-20.00 — суббота-воскресенье: 10.00-17.00.
Требуется. Чтобы стать продолжением себя, ваш бизнес-ассистент должен уметь работать как минимум не хуже вас. Как руководителю важно знать, что ваш вклад стоит того. В нашем случае критерием была готовность работать в офисе от 50 часов в неделю в течение как минимум трех лет.
Кто такой бизнес-ассистент
Это человек, который занимается бизнес-процессами и личными обязанностями руководителя. В частности:.
Планирует рабочий график руководителя.
Поддерживает деловые контакты. Общается и совершает звонки партнерам, контрагентам, поставщикам, клиентам и подрядчикам.
Определяет внешних сотрудников для проекта, поручает им часть работы и контролирует ее выполнение
Собирает, анализирует и организует информацию, необходимую в рамках своей зоны ответственности
Передайте его менеджеру в готовом виде — не нужно беспокоиться и тратить время!
Интегрируя эти задачи, помощник значительно освобождает работодателя и вносит свой вклад в развитие бизнеса. Ассистент знает практически все о профессиональной жизни руководителя и всех основных процессах компании.
И не путайте должность бизнес-ассистента с
Личного помощника руководителя
который несет основную ответственность за личные обязанности руководителя. Да, они могут быть связаны с работой, но большинство из них являются рутинными и не профессиональными.
В этом заключается главное отличие помощника от ассистента. Бизнес-ассистент меньше занимается личными обязанностями руководителя. Да, он может брать на себя дополнительные обязанности, но его основная функция — решать вопросы, связанные с бизнес-процессами.
Личный помощник занимается тем, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно и освобождал его от личных обязательств. С другой стороны, профессиональные помощники могут выполнять самые разнообразные деловые задачи.
Можно ли вырасти из бизнес-ассистента до руководящей позиции?
Один из основных путей роста ассистента — это управление. Его или ее работа уже предполагает развитие навыков, необходимых для руководящей должности. Однако, с точки зрения личного помощника, вырасти до руководящей должности сложнее.
Мы готовим новые статьи о личных помощниках, бизнес-ассистентах и администраторах-блогерах. А чтобы эти материалы были максимально полезными и практичными для вас — пожалуйста, советуйтесь с ними в комментариях:.
Мы рекомендуем вам тщательно изучить компанию и ее руководителей и провести интервью перед собеседованием, так как это даст вам представление о том, что заставляет компанию и ее руководителей работать. Вам следует подумать о коротком рассказе о себе, своей семье и своей профессиональной ситуации. Успешное прохождение собеседования зависит от того, как вы себя преподнесете.
Отличия бизнес-ассистента от личного помощника
Бизнес-ассистенты обучаются выполнению деловых обязательств. Они должны уметь понимать бизнес-процессы, вести деловую переписку и быть знакомыми с деловым этикетом.
В обязанности бизнес-ассистента могут входить личные задачи, связанные с личными проблемами. Однако их обычно не очень много, и на них приходится менее 10% всех заданий. В отличие от личного помощника, который посвящает большую часть своего времени личным делам.
Бизнес-ассистент требует больше навыков и знаний. В некоторых случаях он также берет на себя роль менеджера по персоналу, ведет переговоры с подрядчиками, занимается оформлением документов и выполняет другие обязанности, которые не выполняют личные помощники.
Плюсы и минусы профессии
- Можно найти работу без опыта при наличии нужных знаний и навыков.
- Есть вакансии, где не требуется высшее образование (но чаще оно нужно).
- Возможность работать удаленно, из дома.
- Много разнообразных задач.
- Профессия подходит для молодых специалистов.
- Руководитель может выплачивать персональные премии.
- Небольшие относительно других интернет-профессий зарплаты.
- Ненормированный рабочий день. Срочные задачи могут появиться в выходные.
- Необходимость постоянно быть на связи.
- Высокий уровень стрессов.
- Отпуск требуется согласовывать с руководителем.
Вакансии в крупных городах могут платить новичкам 30-40 000 рублей в месяц. В Москве средняя зарплата составляет 50-60 000 рублей в месяц. В более крупных организациях она достигает 70-80 000 рублей. К этой сумме могут быть добавлены бонусы. Эта сумма может быть выплачена в случае успешного выполнения работы.
Бизнес-ассистенты в международных компаниях и на предприятиях, работающих с иностранцами, зарабатывают больше. В этом случае работник должен знать английский, а зачастую и многие иностранные языки. Они должны переводить и вести переговоры на английском языке. Такая работа стоит около 100 000 рублей в месяц.
Как фрилансер, зарплата почасовая. В зависимости от сложности работы и уровня квалификации она составляет от одного часа и более. Например, удаленные профессиональные помощники часто предлагают свои услуги на сайте KVork.
Что нужно знать и уметь?
Перечень знаний и навыков зависит от компании и деятельности бизнес-ассистента.
Что вам нужно знать и уметь делать
Личные качества, необходимые исполнительным помощникам.
- Уметь вести деловую переписку.
- Составлять расписание и планировать рабочий день директора.
- Обладать грамотной устной и письменной речью.
- Знать деловой этикет.
- Быстро печатать на компьютере. Идеально – владеть десятипальцевым методом печати.
- Желательно иметь высшее образование, но могут взять на работу без него.
- В случае работы с высшими руководителями (ТОП-менеджерами) требуется иметь опыт работы на позиции ассистента от 2-3 лет.
- Знать офисные программы: Word, Excel.
- Уметь обращаться с офисной техникой.
- Знать основы делопроизводства.
- Уметь доводить дела до конца.
- Организованность.
- Ответственность.
- Умение работать над несколькими задачами одновременно.
- Высокая скорость работы.
- Отсутствие лишних амбиций.
- Гибкость.
- Устойчивость к стрессам и критике.
- Умение общаться с людьми.
Навыки руководителя проекта: кураторство, терпение, внимание, сосредоточенность, обязательность и последовательность. Помощник с такими навыками может разделить с вами как свои личные, так и профессиональные обязанности.
Профессиональный помощник — это ваша правая рука. В то время как личный помощник занимается больше вашими личными вопросами, в обязанности ассистента входит организация бизнес-процессов. Основные обязанности бизнес-ассистента:.
- планирование графика работы руководителя;
- ведение проектов;
- организация переговоров.
Лучше всего, если эту должность займет человек, который понимает, как функционирует ваша компания. Бизнес-ассистент должен уметь принимать решения и решать рабочие вопросы независимо от обстоятельств.
Отсутствие амбиций — необходимое условие для бизнес-ассистента. Сюрприз? Но в этом нет ничего странного. Бизнес-ассистент должен выполнять часть работы босса, а босс должен уметь им пользоваться.
Поэтому помощник работает, а вся слава достается боссу. Тот, кто занимает должность бизнес-ассистента, должен быть готов к этому.
Какой должна быть свита короля?
Конечно, вы не король, но вам нужен эскорт. Личные помощники, секретари, профессиональные ассистенты — каждый должен обладать определенными качествами. Это список основных требований к работнику рядом с вами.
- Высшее образование. Секретарь не только приносит чай и кофе, он должен понимать, что происходит в компании и уметь поддержать беседу любого характера.
- Преданность. Это чуть ли не основное требование к сотруднику, который приближен к шефу. Вы должны быть уверены, что ваш помощник не будет разглашать секреты и тайны, имеющие отношение не только к фирме, но и к вашей личной жизни.
- Тактичность. Такой сотрудник должен уметь производить хорошее впечатление и на вас, и на своих коллег, и на клиентов с партнерами.
- Сообразительность. Помощник должен быстро решать любые возникающие вопросы и не перекладывать на плечи начальства то, что он в состоянии сделать сам.
Теперь вы знаете разницу между профессиональным и личным помощником. Конечно, существенной разницы между этими позициями нет. Во многих случаях руководители делегируют все эти задачи одному секретарю. Однако руководители крупных компаний не могут обойтись без близких помощников.
Поэтому существует так много различных должностей с похожими обязанностями. Что бы это ни было, вы сами решаете, кого нанимать и какие задачи ставить. Самое главное, новый сотрудник должен быть готов к выполнению своих обязанностей.
Создание прибыльного онлайн-бизнеса — мечта многих. Однако 95% предпринимателей никогда не достигают своей цели, потому что попадают в ловушку и не могут из нее выбраться …
Чтобы избежать этого, приходите на наш бесплатный онлайн мастер-класс «Устойчивая система онлайн-продаж знаний и услуг, уже принесшая более 500 миллионов дохода» и узнайте, как получить максимум клиентов и продаж, не исчерпав рекламный бюджет.
У каждого режиссера свои требования к ассистентам, но есть одна константа. Помощники должны демонстрировать надежность, преданность делу, ответственность и организованность.
Как проходить собеседование?
Обращаясь к рекрутеру, нужно помнить, что с первых секунд свидания потенциальный сотрудник уже оценивается.
Для выявления конкретных личностных качеств кандидаты проходят тестирование с помощью технических и психологических опросников. Это важно, чтобы понять, справится ли человек с должностью и сможет ли он найти общий язык с руководителем.
Не все цели бизнес-ассистента могут быть полностью определены или объяснены в ходе собеседования. Важно быть готовым к непредсказуемому.
Мы рекомендуем вам тщательно изучить компанию и ее руководителей и провести интервью перед собеседованием, так как это даст вам представление о том, что заставляет компанию и ее руководителей работать. Вам следует подумать о коротком рассказе о себе, своей семье и своей профессиональной ситуации. Успешное прохождение собеседования зависит от того, как вы себя преподнесете.
Не стоит перечислять все свои сильные и слабые стороны по очереди. Все они уже присутствуют в вашем резюме. Лучше сказать, какие преимущества вы можете предложить компании и руководителю. Подчеркните свои победы и достижения на предыдущей должности.
Желательно кратко объяснить, почему вы ушли с предыдущего места работы. Вам следует вспомнить проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие качества.
Типичными ошибками на собеседовании являются негативные высказывания о предыдущем работодателе, опоздания и использование сленга. Фантазии и недостаток внимания также наносят вред.
Востребованность
Почти у каждого руководителя есть личный помощник. Чем серьезнее цели компании, тем более необходим такой специалист. Однако на эту должность есть много кандидатов. Поэтому нет конкуренции, чтобы убежать.
Кандидаты на эту должность должны обладать навыками организации мероприятий, быть стрессоустойчивыми и саморазвивающимися.
Знание различных областей психологии, а также математики может повысить шансы на получение этой должности. Знание этикета и быстрая реакция являются приоритетными.
Зарплата и перспективы
Зарплата зависит от местных особенностей (конкретного города или страны), конкретной компании и объема обязанностей. В России помощникам супервайзеров платят от 900 до 5 500 долларов США. Чем выше число, тем больше задач должен выполнять персональный помощник.
Есть два способа построить карьеру. Первый является линейным и продвигается внутри компании. Проработав несколько лет в качестве личного помощника, вы можете стать менеджером по связям с клиентами или заняться маркетингом.
Вторая часть — вертикальная. Со временем вы сможете расширить круг своих обязанностей и занять должность заместителя директора.
