Когда эта техника будет отработана, вы сможете записывать, сколько помидоров необходимо для выполнения конкретной задачи, и думать о следующих наборах помидоров. Но не планируйте на день слишком много помидоров. Так вы сможете взорваться, вернее, сгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для более важных задач.
Тайм-менеджмент: технология управления временем
Все мы время от времени ощущаем нехватку времени, иногда прерывая работу из-за невозможности сдать проект в срок, испытывая стресс от того, что приходится спешить или опаздывать. Такие ситуации разрушительны и заставляют вас задуматься о том, как вы можете управлять своим временем и быть более продуктивными. Давайте попробуем найти решение вместе.
Эффективное управление временем с помощью LeaderTask
Создавайте списки дел на каждый день в LeaderTask, организуйте их в подзадачи и постройте древовидную структуру для более эффективного выполнения сложных задач. Приложение информирует вас о ваших планах и прогрессе на день.
Как управлять временем?
Стремительно развивающееся общество и постоянная суета современного человека сделали навык управления временем одним из самых ценных и полезных в 21 веке. Сегодня он более известен как тайм-менеджмент. Проще говоря, это набор определенных навыков самоорганизации, методов управления и способов контроля личного и рабочего времени. Этот навык позволяет рационально планировать свое время, экономить ресурсы, расставлять приоритеты и распознавать срочность задач без особого труда.
Благодаря эффективному применению принципов и методов управления временем современные люди могут не отвлекаться на несущественные детали, концентрироваться на важных целях, добиваться успеха в любом месте и выполнять профессиональные и личные задачи быстрее и продуктивнее.
Принципы и секреты тайм-менеджмента
Управление временем — это относительно легкий навык, которым можно овладеть. Чтобы овладеть им, нужно применять простые правила и придерживаться их.
1. Планировать действия
Четкий план может повысить производительность в любой деятельности. Важно ставить цели в письменном виде, делить большие задачи на подзадачи и выполнять их в плановом порядке. Лучше всего планировать свой день вечером, перед тем как лечь спать. Утром у вас перед глазами будет готовый список необходимых действий.
2. Формулировать желаемый результат в конкретные цели
Серьезные результаты достигаются не сразу, а благодаря систематическим ежедневным действиям и регулярности. Поэтому, чтобы достичь большой цели, нужно разбить ее на более мелкие цели. И каждый день делайте маленькие шаги к успеху. Каждая цель должна рассматриваться как SMART: конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и ограниченная по времени.
3. Фиксировать план действий
Визуализация плана не только экономит время, но и позволяет отслеживать скорость его реализации и мотивирует вас на дальнейшие действия, работу и тренировки для достижения результата. Фиксация играет самую важную роль в команде сотрудников и в рабочей атмосфере.
4. Расставлять приоритеты
Способность определять важные задачи и выполнять их в первую очередь — ключевая черта успешных людей. Полезными инструментами для правильной расстановки приоритетов могут быть диаграмма Эйзенхауэра, «поедание лягушек» Брайана Трейси и метод 4D Эдварда Рэя.
5. Фокусироваться на главном
Умение не отвлекаться и концентрироваться на основной задаче — важный практический навык. Он помогает решать первоочередные задачи по продуктивному управлению временем: Время не ускользает от вас, и основная задача выполняется точно в срок.
6. Анализировать опыт и создавать личные правила
Время от времени уместно оглядываться назад, анализировать личный опыт управления временем, учиться на ошибках и предпринимать шаги по их исправлению. Важно проработать ситуации, в которых личные ресурсы были потеряны или отложены, чтобы предотвратить их повторное появление.
7. Планировать отдых
Человек может поддерживать максимальную работоспособность только в том случае, если силы организма регулярно восстанавливаются. Поэтому в течение недели следует выделять время для выходных, для совместных занятий с близкими и для хобби. Кроме того, не следует вмешиваться в свои привычки питания и сна.
8. Следить за регулярностью
Большинство задач следует выполнять систематически и ежедневно, например, изучение иностранного языка, науки, искусства, спортивные тренировки. Пропуск даже одного дня может привести к регрессии и рецидиву. Поэтому важно следить за регулярностью выполнения плана, ежедневно записывая на бумаге или в электронном планировщике, какие задачи были выполнены.
9. Найти источник мотивации
Если необходимое действие не приносит удовольствия, трудно заставить себя делать его регулярно и эффективно. Поэтому вам нужно мотивировать себя: запишите мечту, распечатайте вдохновляющие картинки, ведите дневник благодарности, дарите себе подарки, когда что-то делаете, делитесь своими планами с друзьями.
10. Найти основного «пожирателя времени» и избавиться от него
Эффективное управление временем предполагает понимание того, где теряется время и почему его не хватает для выполнения важных дел. Чтобы выяснить это, рекомендуется составить график на целый день, в котором вы должны расписать все свои дела с утра до вечера. С помощью этого метода можно выявить «ловушки времени».
Тайм-менеджмент помогает справиться с многозадачностью. Грамотно применяя эти методы, вы сможете управлять множеством проектов и задач без ущерба для любого из них. Вам не нужно беспокоиться о том, что вы что-то забудете или упустите из виду нюансы.
Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это набор методов, которые помогают вам распределить свою энергию и время так, чтобы вы могли более эффективно работать. Этот термин буквально означает «управление временем».
Он относится ко времени как к ресурсу. Каждый имеет право использовать ограниченное количество секунд в своей жизни по своему усмотрению. Одни тратят их на развлечения или на диван, другие «оплачивают» учебу, профессиональное развитие или путешествия. Распределяя свои жизненные ресурсы, мы используем время как инвестиции в проекты, саморазвитие и здоровье.
Существует множество различных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах управления временем: устранение алгоритмов, влияющих на продуктивность, и техниках правильной постановки целей и структурирования расписания.
Пожиратели продуктивности
Прежде чем увеличивать темп работы, сначала нужно избавиться от того, что вас тормозит. Эти факторы встречаются редко, но они внедрены в нашу повседневную жизнь и не сдаются без боя.
Вредные привычки
Вы даже не представляете, сколько времени тратится впустую на перекуры, социальные сети и бездумную болтовню по телефону.
Все эти факторы не только отнимают драгоценные минуты, но и снижают эффективность работы, поскольку на скорость работы также влияют здоровье и настроение.
Алкоголь, курение, нездоровое питание и недостаток сна снижают способность мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения и развивать идеи.
Еще труднее сосредоточиться после чтения алармистских постов «мы все умрем», которые появляются в новостях. Спокойное, находчивое состояние духа и позитивный настрой лучше для работы. Неслучайно они постоянно говорят об информационной гигиене. Бесконтрольное потребление бесполезной информации также приводит к появлению вредных привычек.
Если вы хотите понять, что происходит в мире и в вашей стране, выберите 1-2 источника с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения и объективным представлением информации.
Все вышеперечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отнимают время, здоровье, внимание и эмоциональные ресурсы. Очистите это пространство, и вам сразу станет легче дышать.
Если вы привыкли проводить много времени в социальных сетях, существует несколько приложений, которые фиксируют, сколько времени вы проводите на своем смартфоне. Вы можете просто собирать статистику, но при этом ограничивать доступ к приложениям. В Play Market существует множество подобных сервисов для «ограничения времени» и «блокировки приложений на определенный период времени». StayFree имеет больше всего положительных отзывов — попробуйте его.
Существуют также службы, контролирующие поведение пользователей компьютеров. Например, расширение Productivity Owl в Google Chrome. Productivity Owl позволяет просматривать веб-сайт в течение нескольких секунд, а затем блокирует его. Без ограничений можно посещать только те сайты, которые находятся в «белом списке», установленном пользователем.
Однако если у вас много информации для обработки и полная блокировка не подходит, вы можете изменить ситуацию и ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. Так работает, например, StayFocusd, позволяя вам проводить ограниченное количество минут на ограниченных веб-сайтах.
Прокрастинация
Это сложное слово знакомо каждому.
Прокрастинация — это неосознанное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы заняться важными делами, мы придумываем отговорки: посмотреть телевизор, погладить кошку, почитать почту. Если у меня есть чашка кофе, я начну.
Исследования показали, что промедление — это не болезнь, а симптом. Промедление указывает на проблему, в которой мы не хотим себе признаться:
- задача слишком сложна,
- мы не знаем, с чего начать,
- мы перегружены, мы не можем работать,
- мы не видим смысла в выполнении работы, или это противоречит нашему характеру.
Творческие люди, например, не любят рутину, которая не меняется изо дня в день.
Бороться нужно не с промедлением, а с его причиной: делегируйте сложные и непонятные задачи другим специалистам, старайтесь освободить себя от бессмысленной деятельности, делите большие проекты на более мелкие задачи и уделяйте время отдыху.
Техники тайм-менеджмента
Победа над продуктивными свиньями — это только начало. Теперь давайте научимся правильно планировать свою работу, четко формулировать задачи и концентрироваться, чтобы успевать больше.
Ежедневное планирование
Управление временем начинается с планирования. Это мощный инструмент, который вы можете использовать не только для организации своих задач, но и для мотивации (или обескураживания) себя.
Одно из основных правил — не записывать слишком много дел на день и не пытаться составить расписание по минутам. Если вы не достигнете своих целей, вы расстроитесь и почувствуете себя неудачником. А при расписании по минутам обязательно что-то пойдет не так, и план будет обречен на провал.
Сделайте создание плана приятным ритуалом. Выделите время для какао вечером или кофе утром и начните планирование в хорошем настроении.
Планируйте в календаре или используйте приложения и сервисы. Многие выбирают, например, Google Calendar. Там вы записываете время, информацию о событии и его продолжительность. На экране задания отображаются в виде разноцветных блоков. Чем больше блок, тем больше времени запланировано на выполнение задания. Таким образом, вы сразу видите, сколько работы у вас на день, и можете эффективно распоряжаться своим временем.
Это также хорошее место для записи важных встреч и мероприятий, запланированных заранее. Открыв календарь, вы можете сразу увидеть, сколько времени у вас осталось на работу в конкретный день.
Календарь Google с запланированным расписанием
Требования: Ставьте перед собой не более четырех важных задач в день и записывайте их в порядке срочности. Планируйте отдых в вечерние часы. Если вы думаете, что у вас еще есть время, выполните несколько небольших подзадач, которые можно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Итак, я сделал все, что наметил, часы показывают только десять вечера, завтра еще есть над чем поработать». Научитесь отдыхать! Это повышает производительность.
SMART
Это система постановки целей, которая превращает смутные мечты в конкретные планы, которые затем можно реализовать. И превратить абстрактные идеи в понятные задачи.
SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени.
Например, есть одна цель: расширить клиентскую базу. При такой формулировке неясно, как его следует рассматривать. SMART-цель выглядит иначе: за один рабочий день охватить не менее 50 клиентов и получить 5 заказов.
Мы точно знаем, что нам нужно делать — мы должны войти в базу данных с собранными номерами и позвонить. Мы измеряем это в цифрах — не менее 50 звонков и 5 заказов. Целесообразность означает, что за день можно обзвонить 50 человек и заставить 5 из них совершить покупку. Реалистичность означает, что мы разрабатываем процесс, на который мы можем повлиять. Определенность времени — это рабочий день.
Посмотрите, как развивались события. Если вы хотите освоить управление временем, знание планирования — это половина успеха.
Закон Парето
Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение между входом и выходом. Экономист Вильфредо Парето установил закон Парето, который гласит, что 20 % усилий приносят 80 % результата и наоборот. Этот закон действует во многих сферах: 20% группы выполняют 80% работы, 20% покупателей приносят 80% прибыли.
Именно здесь вступает в игру вышеупомянутый принцип Парето. Это правило обнаруживается при изучении различных явлений, особенно социальных, экономических и физических. Обычно это формулируется так: «20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий приводят только к 20%».
Эффективный тайм-менеджмент: основные правила
Прежде чем перейти к собственно технике дизайна, следует ознакомиться с основными правилами, которые применимы к любому типу дизайна.
Ставьте чёткие цели
Например, если у вас есть абстрактная цель, станьте счастливым. Подумайте о том, что сделает вас счастливым. Какие конкретные действия могут привести к этому? Возможно, вам не нравится ваша нынешняя работа, и она мешает вам быть счастливым? В этом случае цель смены работы становится более осязаемой и понятной. Вы можете установить четкий график для достижения такой цели.
Декомпозируйте
Цель — это всегда что-то большое. Определите отдельные маленькие шаги, которые приведут вас к цели. В книгах это правило называется «метод салями». Нельзя класть в рот целый кусок колбасы. То же самое относится и к цели. Нарежьте его тонкими ломтиками. Таким образом, ваше движение к цели станет четким. После каждого выполненного шага вы можете поставить галочку в своем дневнике и похвалить себя за результат.
Вернемся к примеру с работой. Просматривайте вакансии, разговаривайте с работодателями, посещайте тренинги, если это необходимо.
Расставляйте приоритеты
Уделяйте больше внимания важным и сложным задачам. Обычно это те действия, которые требуют наименьших усилий, но приносят наибольшие результаты. Начните свой день с этого. Люди наиболее продуктивны в светлое время суток. Когда тяжелая работа будет сделана, остальные задачи покажутся легкими.
Личный тайм-менеджмент: как уделить время себе
Если бизнес-планирование — это максимально эффективное использование времени, то личное время должно быть больше посвящено отдыху. Человек, который устал, не сможет многого добиться ни в работе, ни в саморазвитии. Вот четыре важных правила, которые необходимо соблюдать:
Разделяйте работу и личную жизнь. Обычно люди выполняют полузаконченные задания дома или ведут рабочие разговоры даже после окончания рабочего дня. Это не правильный путь. Если вы неэффективны на работе, переосмыслите свои рабочие задачи. Возможно, вам стоит подумать о профессиональном тайм-менеджменте. Или поговорите со своим руководителем о снижении нагрузки. Уставший сотрудник — плохой сотрудник.
Планируйте периоды отдыха. Чтобы быть здоровыми, людям необходимы свежий воздух, физические упражнения и отдых. Сходите в кино, отправьтесь в поход, покатайтесь на велосипеде или самокате. Активные и веселые выходные дадут вам энергию на всю рабочую неделю.
Избегайте принимать деловые звонки, электронные письма и сообщения в мессенджерах в нерабочее время, особенно в праздники. Освободите свой разум от рабочей рутины и потока информации. Только так можно по-настоящему расслабиться.
Не тратьте свободное время только на рутинные дела. Безделье — это не плохо. Найдите время, чтобы почитать любимый журнал или посмотреть развлекательное видео на YouTube.
Методы тайм-менеджмента
Сейчас мы расскажем вам, какие существуют техники управления временем и как их использовать. Мы собрали для вас 10 самых популярных техник управления временем.
Матрица Эйзенхауэра
Эта техника была изобретена Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США. Он позволяет разделить задачи на задачи с более высоким и более низким приоритетом.
Разделите задачи на четыре категории:
Срочно, важно. Большая часть вашего времени должна быть потрачена на эти задачи. Они должны быть выполнены самостоятельно и как можно быстрее.
Важные, не срочные. Выполнение этих задач приносит большую пользу, но нет причин торопиться с их выполнением. Этот вид работы является наиболее удобным.
Срочно, не важно. Рекомендуется передавать выполнение таких задач на аутсорсинг. Они бесполезны и отнимают много времени, которое можно было бы использовать для первых двух категорий.
Тривиальные, несрочные. Вычеркните такие задачи из своего списка дел.
После составления списка задач, которые необходимо выполнить, распределите их по отдельным дням, чтобы не переутомиться. В этом вам поможет следующий метод.
Вы должны выполнять 1 большую задачу, 3 средние задачи и 5 маленьких задач в день. Например:
Основная задача — написать длинное эссе,
Средние задачи — купить продукты на неделю, поменять автомобильные шины, сделать рентген,
Мелкие дела — помыть микроволновку, записаться на массаж, приготовить ужин, положить белье в стиральную машину, сделать онлайн-заказ.
Таким образом, мелочи, которые так или иначе нужно сделать, не накапливаются, и нагрузка на день распределяется равномерно.
Канбан
Канбан — это система организации рабочего процесса. С помощью этого метода вы отслеживаете, что вы уже сделали и что еще ждет вас в будущем. Метод подходит для целых рабочих команд, а также для решения профессиональных и личных задач.
Для этой техники вы можете использовать старую добрую доску и стикеры или воспользоваться программным обеспечением (Trello, Kaiten, JIRA). Создайте три колонки: «Выполнить», «В работе», «Выполнено». Напишите каждое задание на отдельном стикере. Как только вы начнете выполнять задание, переместите его в колонку «В работе», а затем в колонку «Выполнено». Колонок может быть несколько или они могут иметь разные названия. Главное — удобство и наглядность.
Принцип трёх дел
Этот метод похож на принцип 1-3-5. Она заключается в том, чтобы выбрать 3 важных дела на день и сосредоточиться на них.
Эта техника подходит для тех, кто не может постоянно переключаться между разными задачами. Не тратьте энергию на мелочи.
Fresh or Fried
Свежие или жареные. К сожалению, наш мозг не всегда может работать оптимально. Утром, после длительного отдыха, он «свеж» и готов к действию. Вечером она усталая, «запеченная» и не такая эффективная. Когда вы планируете свои дела, вы должны учитывать эту характеристику.
Сложные задачи и те, которые не хочется выполнять, следует планировать на утро, когда мозг еще «свеж». Оставьте мелкие и легкие задачи на вечер. Таким образом, вы успеете сделать больше за день и меньше устанете.
Метод автофокуса
Не успеваете никуда и хотите продлить свой день на несколько часов? Поверьте, эти дополнительные часы вас не спасут. Потому что причиной общей проволочки является не само время, а неумение разумно им распоряжаться.
Задание на взаимопроверку
Прежде чем продолжить урок, предлагаем вам интересное упражнение.
Предложите план на день, будь то будни или выходные. Начните с того времени, когда вы проснулись, и закончите тем временем, когда вы ложитесь спать. Не вдавайтесь в излишние подробности, просто запишите самые важные задачи. Это задание поможет вам потренироваться и описать, насколько хорошо вы умеете планировать в данный момент, следующим образом:
- независимо от того, хорошо ли вы все спланировали или нет,
- ли вы очень подробно,
- не слишком ли абстрактен ваш рисунок.
Вы получите обратную связь как от тех, кто выполняет задание, так и от вас.
Поскольку это задание рецензируемое, сначала проверьте задания двух других пользователей, а затем загрузите свое. Когда вы будете рассматривать работы друг друга, вам нужно будет оценить проекты друг друга по каждой шкале.
Напоминаем вам, что для нормальной работы сайта необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы видите это сообщение в течение длительного периода времени, это означает, что настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу функционировать должным образом.
Мы рекомендуем вам перейти к следующему разделу.
Как этому научиться?
Не секрет, что все мы рождаемся с разными способностями и предрасположенностями. Но, конечно, у всех разные способности и предрасположенности, и если одни люди имеют врожденную склонность к эффективному управлению своей жизнью, то другим необходимо развивать и совершенствовать эту способность. В любом случае, это можно сделать. И снова хорошая новость: вы можете сделать это сами, без необходимости проходить специальное обучение или покупать дорогостоящие курсы. Вам не нужно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, вы можете просто следовать программе онлайн-обучения, которую вы читаете.
При прохождении этого курса необходимо помнить о двух важных моментах. К ним относятся:
Теоретическая база — информация, которую вы можете получить на предлагаемых нами курсах.
Практическое обучение — применение полученных знаний в повседневной жизни.
Именно с учетом этих важных моментов мы и разработали данный тренинг. Каждый урок построен таким образом, чтобы помочь вам усвоить теоретический материал, изложенный интересным, понятным и доступным языком. А также убедиться, что вы мотивированы и способны применять полученные знания, не дожидаясь удобного момента, а прямо «здесь и сейчас». Все, что вам нужно, это желание освоить новый навык и немного свободного времени, которое вы, конечно же, найдете, мы не сомневаемся.
Хотите проверить свои знания?
Если вы хотите проверить свои теоретические знания о курсе и выяснить, подходит ли он вам, пройдите нашу викторину. На каждый вопрос может быть только 1 правильный ответ. После того как вы выбрали вариант, система автоматически перейдет к следующему вопросу.
Напоминаем вам, что для нормальной работы сайта необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы видите это сообщение в течение длительного периода времени, это означает, что настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу функционировать должным образом.
Уроки по тайм-менеджменту
Изучив опыт многих людей в области обучения тайм-менеджменту, мы пришли к выводу, что, как мы уже говорили, вы можете освоить основы самостоятельно. После внесения некоторых корректировок и дальнейшей адаптации материала для самообучения, мы подготовили серию уроков, направленных на развитие полезных навыков для полного овладения этим умением. Далее следует краткое введение к каждому уроку:
Урок 1: Основы тайм-менеджмента: предпосылки для управления временем. Этот урок призван помочь вам понять особенности и тонкости управления временем и то, как эффективное управление временем может помочь вам достичь своих целей, развить свой личный потенциал и положительно повлиять на вашу жизнь в целом.
Курс охватывает такие темы, как цель управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Вы также узнаете множество советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те, которые подходят именно вам.
Урок 2: Определение цели. Как известно, каждое действие человека напрямую связано с тем, что для его совершения требуется определенное количество времени. И хотя Урок 1 учит вас определять и записывать свои временные обязательства и организовывать управление временем, знания, полученные здесь, помогут вам определить, на что следует, а на что не следует тратить свое время.
Речь идет о постановке целей: Вы научитесь определять свои настоящие и второстепенные цели, чтобы не тратить время впустую, чтобы даже самые незначительные усилия приносили максимальные результаты.
Урок 3: Планирование задач: составление списков и определение приоритетов. Достижение результата — это процесс, который всегда имеет свои особенности. Важно понимать, что не все действия являются эффективными. Вам нужно уметь держать все в перспективе, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели означает наличие плана по ее достижению. В данном курсе будут рассмотрены эти и другие интересные темы.
Вы узнаете, что означает процесс планирования, каковы методы расстановки приоритетов и наиболее эффективные техники составления планов и списков. Вы также узнаете некоторые важные принципы, которые помогут вам сэкономить время, улучшить результаты и избежать многих ошибок, которые люди часто совершают на пути к управлению временем.
Урок 4: Системы управления временем. Хотя термин «тайм-менеджмент» известен в русском языке не так давно, многие выдающиеся деятели уделяли внимание организации времени сотрудников для достижения целей и повышения производительности. Возможно, именно поэтому они добились такого успеха, ведь от умения управлять самым важным ресурсом — временем — часто зависит способность справиться со всеми делами, упорно и эффективно работать в любой ситуации и выйти победителем.
Для того чтобы всегда добиваться поставленных целей и не чувствовать себя загнанной лошадью, необходимо знать, что такое тайм-менеджмент, и активно применять эти знания на практике. Управление временем — это то, что необходимо каждому: Руководители, предприниматели, простые рабочие, студенты и домохозяйки.
Заключение
Если вы узнали, что такое тайм-менеджмент, но все еще сомневаетесь в необходимости применять его в своей жизни, я рекомендую вам взять пример с успешных людей.
Они не пускают свою жизнь на самотек, а контролируют все процессы: ведут календари, строят планы, ставят глобальные цели. Если вы хотите быть успешным в бизнесе, не тратьте время впустую, потому что время — это самый важный и дорогой ресурс в жизни человека.
По данным исследования, проведенного сайтом salary.com, 89% американцев признаются, что ежедневно отвлекаются на работе. Больше всего времени отнимает интернет (26%), за ним следуют бесполезные рабочие встречи и разговоры с коллегами (по 24%).
Тайм менеджмент — что это значит
Что такое управление временем? Это наука эффективного управления временем, ведения учета и организации. Что такое управление временем?
- Так вы сможете сделать больше всего за наименьшее количество времени,
- Это поможет вам сосредоточить свои усилия на самых важных вещах,
- Это не позволит вам забыть о том, что нужно расслабиться и наслаждаться жизнью в полной мере.
Все это звучит просто, но…. практически невозможно. Это потому, что мифы о тайм-менеджменте живут и процветают в нашем сознании. О них подробно рассказал Роджер Пайп в своей книге «Развитие мозга»:
- Миф о равновесии. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда работе, семье, хобби, спорту и здоровью уделяется одинаковое время. Но это невозможно! Во-первых, нужно либо начать заниматься спортом 8 часов в день, либо сократить рабочее время в два-три раза. И это нереально. Нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично сосуществовали разные виды деятельности, не ставя под угрозу ни один из них.
- Миф о том, что время можно контролировать. В действительности мы можем контролировать только себя и свою деятельность и не можем контролировать время. Поэтому, если вы хотите успеть сделать больше, не нужно злиться или расстраиваться из-за того, что ваш день такой короткий. Вам нужно изменить свои действия, приоритеты и мотивацию. У вас есть возможность влиять на них.
- Миф о нехватке времени. У всех нас не хватает времени на занятия спортом. Или для прогулок в лесу. Но почти у всех хватает времени на просмотр фильмов и телепередач и регулярное обновление своих лент в социальных сетях. Один из секретов управления временем заключается в том, что наша главная проблема заключается не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и для чего мы его используем.
Управление временем — настолько обширная тема, что даже десятка статей будет недостаточно. Поэтому в данном документе мы лишь осветим основы тайм-менеджмента и приведем список книг для более углубленного изучения этой науки.
Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
Используйте эти 9 основных элементов управления временем, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.
Планируйте
Всегда что-то планируйте: на день, неделю, месяцы и годы. Убедитесь, что ваш план включает в себя порядок и сроки выполнения заданий.
Брайан Трейси, мотивационный оратор и автор десятков бестселлеров по саморазвитию: — Планирование своего дня занимает всего десять-двадцать минут, но эта небольшая «жертва» экономит как минимум два часа потраченного впустую времени и усилий в течение дня.
Ставьте четкие цели
Чтобы достичь чего-либо, сначала нужно правильно поставить цели своей деятельности. Посмотрите на свой список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на правильном пути. Это техника постановки целей SMART.
Подробнее о SMART (постановка целей на год).
Не распыляйтесь
Хорошая новость заключается в том, что не стоит пытаться делать слишком много дел одновременно, так как это может повлиять на вашу энергию и концентрацию. Вы можете быть не в состоянии нормально сосредоточиться на чем-либо. Даже если вы работаете в режиме многозадачности, не беритесь за выполнение более 2-3 задач одновременно.
Читайте о том, как записывать задачи на день: 3 простых и эффективных метода.
Расставляйте приоритеты
Бизнес-консультант и автор бестселлера «Семь привычек высокоэффективных людей» Стивен Кови советует использовать диаграмму Эйзенхауэра при определении приоритетности задач — популярный формат в тайм-менеджменте, который показывает, как сэкономить время.
Как я могу правильно сгруппировать вещи?
- Вопрос является срочным, если он не решается в ближайшее время, и становится неактуальным.
- Оно важно, если является одним из главных жизненных приоритетов и используется для достижения важных целей, и/или если его неудача влечет за собой значительные неприятные последствия.
По словам Стивена Кови, эффективные люди избегают вещей из полей 3 и 4, в то время как поле 2 является основой для эффективного управления личностью. Например, занятия спортом по утрам и совершенствование своих навыков — это поле 2. Если не прилагать усилий, чтобы делать эти вещи каждый день, рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: Боль в спине или вы перестанете быть востребованным профессионалом на рынке.
Отдыхайте и расслабляйтесь
Вы не можете работать непрерывно — ваша производительность в любом случае пострадает. Поэтому делайте небольшие перерывы во время работы. Например, используйте технику «Помидор», изобретенную дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х годах:
- Займите себя работой на 25 минут,
- сделайте перерыв от 3 до 5 минут. В это время вообще не думайте о работе — ходите по комнате, мечтайте, разговаривайте с коллегой, пейте воду, поливайте цветы,
- после каждых 3-4 «помидоров» (25 минут работы и 3-5 минут перерыва) отдыхать 20-30 минут.
Вам не нравится эта техника управления временем? Постарайтесь разделить свою работу на полуторачасовые отрезки. Именно такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, не работает».
Вместо заключения: рекомендуем почитать
Все, что вам нужно сделать для улучшения управления временем, — это применить эти принципы на практике. А чтобы глубже ознакомиться с темой, мы рекомендуем некоторую полезную литературу:
- Эффективный тайм-менеджмент» Брайана Трейси.
- Стивен Кови, «7 привычек высокоэффективных людей».
- Брайан Трейси, «Хватит скупиться, съешь лягушку!
- Франческо Чирилло Техника выращивания томатов.
- Дэвид Аллен, «Как добиваться поставленных целей». Искусство быть продуктивным без стресса».
- Алан Лакейн «Искусство добиваться поставленных целей».
- Даниил Гранин «Эта странная жизнь».
Теперь, когда вы знаете, что такое тайм-менеджмент, достижение любой цели станет проще. Возможно, вас интересует, как ставить цели на год и достигать их. Или, может быть, вас интересует, как программное обеспечение CRM может помочь вам управлять своим временем и задачами.
Планирование — это всеобъемлющая концепция. Вы можете составить список целей на ближайшие 10 лет, ежемесячный список дел также считается планом, даже обычный список покупок уже является планом.
Тайм-менеджмент: как управлять временем
Тайм-менеджмент — это, в буквальном смысле, управление временем. Более конкретно, набор знаний, принципов и методов, направленных на повышение эффективности работы. Они помогают вам успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Тайм-менеджмент в узком смысле может относиться к организации работы конкретного человека на рабочем месте. Однако в более широком контексте речь идет о личной продуктивности в самых разных областях и на разных этапах жизни, а также о повышении эффективности любой организации.
Вопрос о том, как управлять своим временем, задавался на протяжении веков. Даже некоторые высказывания древних философов можно интерпретировать в терминах «управления временем». Например, Сенека пишет в первом из своих «Нравственных писем к Луцилию»: «Так сделай же это, мой Луцилий! Отвоевывайте время для себя, берегите и сохраняйте то время, которое было отнято у вас раньше или украдено, прошло впустую». Жаль, что Сенека не дожил, иначе он использовал бы в своей прокламации принцип Парето, также известный как принцип 20/80.
Зачем нужен тайм-менеджмент
У нас всегда слишком мало времени. Люди говорят об этом везде: от близких дома, коллег по работе, профессиональных тренеров в интернете.
Общество живет в спешке, с бесконечным потоком передач: на работе, в производстве, в социальных и коммуникативных процессах. Люди находятся в состоянии постоянного стресса, что усугубляет суету. В то же время люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают им иногда выполнять самые важные задачи.
Одно из явлений, которое напрямую связано с концепцией управления временем и с которым тайм-менеджмент стремится бороться, — это промедление. Неспособность сосредоточиться и уделить внимание важным задачам, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции появились в принятой сегодня форме примерно в одно и то же время — в 1970-х и 1980-х годах в западных социальных науках.
Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, направленных на борьбу с промедлением, личной неэффективностью и беспорядком в работе и личной жизни. Это помогает снять стресс, вызванный постоянной нехваткой времени.
Принципы тайм-менеджмента
Деловая и психологическая литература по управлению временем и личной эффективности предлагает широкий спектр классификаций и подходов. В книге «К черту все! Go ahead and do it!» Ричарда Брэнсона все еще продолжается. Более подробная информация содержится в книге Дэвида Аллена «Как все успеть». Брайан Трейси в своей книге «Эффективное управление временем» предлагает особый подход. Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, наверняка нашел что-то уникальное и неповторяющееся, 80% чего приходит из одних и тех же источников.
Ниже приведены некоторые основные принципы, из которых можно вывести логическую структуру подходов к управлению временем. Вы наверняка найдете их в любой книге, курсе или видеоролике на YouTube о том, как начать работать. Обычно вы смотрите их вместо того, чтобы что-то делать.
Бизнес
PWA-приложения: Что это такое, зачем они нужны предприятиям?
PWA-приложения: Что это такое, зачем они нужны предприятиям?
Мотивация
Во-первых, вы должны четко понимать, что вы собираетесь делать и зачем. Любая ваша работа, особенно если она значительная и сложная, конечно же, является частью общей картины: Ваша работа, ваш бизнес, ваш образ жизни или ваши ценности. Не обязательно анализировать все досконально, но если какая-то задача зашла в тупик, возможно, стоит изучить ситуацию, в которой она оказалась. Почему вы не можете или почему вам трудно работать над этим? Почему вы не можете что-то сделать, или можете, но плохо и медленно?
Ниже приводится ограниченный перечень возможных причин:
- Вы не считаете это важным, это кажется бессмысленным, вы не видите в этом никакой ценности,
- Вы испытываете негативные чувства по этому поводу,
- вам не хватает знаний и средств, чтобы сделать это,
- Вы не хотите этого делать, но вы должны это сделать,
- Вас постоянно отвлекают от работы посторонние люди,
- Постоянно возникают задачи, которые кажутся все более срочными и неотложными. Или они дают их вам, и вы не можете от них отказаться, объяснив свою ситуацию.
Постарайтесь понять. Если вы регулярно оказываетесь в подобных ситуациях и все они в чем-то похожи, вы можете определить общую проблему. Статья о концентрации поможет вам ее обнаружить.
Принцип планирования
Как только вы немного подумали о том, где вы находитесь, что вы делаете и что хотите начать делать и почему, пришло время для планирования. И это основное правило управления временем, краеугольный камень концепции. Сначала вы ставите цель, затем намечаете план ее достижения, а затем начинаете двигаться в этом направлении. Если цель проста, вы берете и делаете ее. Это кажется простым. Однако при этом может возникнуть ряд трудностей.
- Во-первых, не всем и не всегда легко планировать свой день или, по крайней мере, свой рабочий график.
То есть, даже само планирование должно быть с самого начала подвержено определенному управлению. Они могут не видеть смысла в самом планировании. Несомненно, это сделает нашу деятельность более продуктивной, а жизнь — проще.
Если вы никогда раньше не занимались планированием, вам может быть трудно начать — кажется, что на это нет ни времени, ни сил. На практике, однако, даже заранее составленный список покупок может сэкономить массу ресурсов и значительно улучшить результат такого, казалось бы, простого и легкого дела, как поход по магазинам.
