Начало трех обязательств означает, что вам необходимо ежедневно выполнять три самые важные задачи. Сосредоточьтесь в первую очередь на них и не выходите из рутины. Это помогает тем, кто придерживается обыденности и не имеет времени обращать внимание на главное.
Тайм-менеджмент
Создайте информационный бюллетень менее чем за 15 минут с помощью программы Newsletter Maker. Отправляйте до 1 500 электронных писем в месяц бесплатно.
Тайм-менеджмент — это набор приемов, которые помогают распределить энергию и время для более эффективной работы. Этот термин буквально переводится как «управление временем».
Во времени он называется ресурсом. Каждый человек имеет право определять ограниченные секунды своей жизни. Некоторые люди лежат на развлечениях или диване, другие «платят» за исследования, профессиональное развитие или путешествия. Распределяя ресурсы нашей жизни, мы используем наше время как инвестиции в проекты, личное развитие и заботу о здоровье.
Существуют различные техники управления временем. Обсуждаются два основных аспекта управления временем Исключения из алгоритмов, снижающие производительность, и методы правильного таргетинга и построения расписания.
Пожиратели продуктивности
Первое, что нужно сделать, прежде чем повышать темп работы, — избавиться от вещей, которые замедляют ваш темп. Эти факторы немногочисленны и редки, но они регистрируются в нашей повседневной жизни и не уйдут без боя.
Вредные привычки
Вы никогда не знаете, сколько времени тратится впустую на сигареты, общение в социальных сетях или ненужные перерывы на телефонные разговоры.
Все эти факторы не только отнимают ценные минуты, но и снижают эффективность работы. Это означает, что на скорость вашей работы также влияют ваше здоровье и настроение.
Алкоголь, курение, нездоровое питание и недостаток сна снижают способность мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения и создавать идеи.
Паника «Мы умрем», которая царит в ленте новостей — после прочтения сообщений, защищенных авторским правом, — еще больше мешает сосредоточиться. Спокойные, творческие ситуации и позитивный настрой благоприятны для работы. Неслучайно они постоянно говорят об информационной гигиене. Бесконтрольное поглощение бесполезной информации также приравнивается к вредным привычкам.
Если вы хотите понять, что происходит в мире и внутри страны, выберите 1-2 источника с репутацией, нейтральным стилем изложения и объективностью в подаче информации.
Все вышеперечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отнимают время, здоровье, внимание и эмоциональные ресурсы. Очистите это пространство, и вам станет легче дышать.
Если вы привыкли проводить много времени в социальных сетях, существуют различные приложения, которые изучают, сколько времени вы проводите на своем смартфоне. Они только собирают статистику, но вы также можете ограничить доступ к приложениям. На play market существует множество сервисов для «ограничения времени» и «блокировки приложений на некоторое время». StayFree имеет больше всего положительных отзывов — попробуйте.
Существуют также службы, контролирующие поведение пользователей компьютеров. Например, нежелание Google Chrome работать с производительностью. Productivity Owl позволяет пользователям блокировать веб-сайты на несколько секунд, прежде чем просматривать их. Только сайты из «белого списка», установленного самим пользователем, могут быть доступны без ограничений.
Однако если нужно обработать много информации и полное исключение нецелесообразно, ситуацию можно изменить и ограничить доступ к чувствительным ко времени ресурсам. Так, например, он работает со StayFocusd. Это позволяет тратить ограниченное количество минут на запрещенные сайты.
Прокрастинация
Сложный термин, с которым знаком каждый.
Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы заниматься важными делами, мы находим отговорки. Мы смотрим мелодраму, ласкаем кошку или читаем переписку. Если есть кофе, мы его начинаем.
Исследования показывают, что промедление — это симптом, а не болезнь. Промедление указывает на проблему, в которой мы не хотим признаваться.
- задача слишком сложная;
- непонятно, с чего начинать;
- мы перегрузили себя, не можем работать;
- мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.
Например, творческим людям не нравится рутина, которая не меняется изо дня в день.
Борьба — это не промедление, а его причина. Делегируйте сложные и непонятные задачи другим специалистам, избавьтесь от бесполезной деятельности, разбивайте крупные проекты на более мелкие задачи и выделяйте время для отдыха.
Техники тайм-менеджмента
Победа над пожирателем — это только начало. Теперь давайте узнаем, как правильно планировать свою работу, четко формулировать задачи и не отвлекаться, чтобы успеть сделать больше.
Ежедневное планирование
Управление временем начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет вам организовать свою работу, а также мотивировать (или обескураживать) себя.
Одно из основных правил — не писать слишком много информации за день и не пытаться составить расписание по минутам. Если вы не достигнете своих целей, то будете разочарованы и почувствуете себя неудачником. А с расписанием по минутам вы можете быть уверены, что что-то пойдет не так и ваш план провалится.
Превратите составление плана в увлекательный ритуал. Выделите время для вечерней чашки какао или утреннего кофе и начните планирование в хорошем настроении.
Запишите его в свой календарь или воспользуйтесь приложением или сервисом. Например, многие выбирают Календарь Google. Там вы записываете время, информацию о событии и его продолжительность. На экране задания отображаются в виде разноцветных блоков. Чем больше блок, тем больше рабочего времени запланировано. Это позволит вам сразу увидеть объем работы на день и эффективно распоряжаться своим временем.
Также полезно указать на важные встречи и события, которые были запланированы заранее. Откройте свой ежедневник, чтобы сразу увидеть, сколько времени у вас осталось на день.
Календарь Google для запланированных встреч
Необходимые условия: ставить не более четырех важных задач в день и описывать их в порядке срочности. Планируйте свой отпуск на вечернее время. Если вы считаете, что у вас достаточно времени, выполните несколько небольших подзадач, которые вы не против отложить на завтра. Никогда не захотите сказать своей маме, что вы рекомендуете бездействие.
SMART
Эта система постановки целей превращает смутные мечты в конкретные планы по их реализации. И абстрактная идея произведения, которую легко понять.
SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква представляет собой метрику. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными.
Например, есть цель расширить клиентскую базу. В такой формулировке неясно, как его следует рассматривать. SMART-цели бывают разные. То есть, обзвонить не менее 50 клиентов и получить пять заказов за рабочий день.
Мы точно знаем, что нужно делать — получить доступ к базе данных с собранными номерами и инициировать звонки. Мы считаем это в цифрах — не менее 50 звонков и пять заказов. Достижимость означает, что обзвон 50 человек в день и убеждение пяти из них в необходимости покупки — вполне выполнимая задача. Реалистичность означает разработку процесса, который может оказать воздействие. Определенность времени — рабочие дни.
Посмотрите, как все реализовано. Специализация в программировании — это уже половина успеха для тех, кто хочет доминировать в управлении временем.
Закон Парето
Также известен как закон 80/20 — золотое соотношение между входом и выходом. Экономист Вильфредо Парето разработал закон Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон распространяется на многие отрасли. 20% команды выполняют 80% работы, а 20% клиентов приносят 80% прибыли.
Объясните цели SMART. Назовите цели, для которых анализируются цели. Записывайте их и устанавливайте сроки. Теперь у вас есть четкий план действий.
Определение
Термин «тайм-менеджмент» происходит от двух английских слов time и manage, что буквально означает «управление временем». Изначально это определение относилось к организации рабочих процессов компании. Позже она была перенесена в повседневную жизнь вместе с принципами и подходами, определяющими ее. Сегодня тренинг личной эффективности был бы невозможен без него.
Тайм-менеджмент — это набор специальных методов, приемов и способов, которые помогают повысить производительность труда за счет правильной организации времени. Включив их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает иметь больше времени. Его техники универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.
Тайм-менеджмент основан на знании психологии человека. Обширный исследовательский опыт выявил объективные закономерности в психике людей, которые определяют продуктивность.
Например, ученые установили, что максимальное время концентрации внимания при выполнении одной безостановочной работы составляет 90 минут. Затем мозг начинает непреднамеренно изменяться. Эти знания легли в основу различных законов и принципов управления временем.
Сегодня во многих российских вузах и колледжах существуют кафедры тайм-менеджмента. Появилась новая профессия: тайм-менеджер. Он специалист по оказанию помощи людям в организации их деятельности максимально эффективно, с учетом их психологических особенностей. Клиенты «Тайм-менеджера» — это в основном руководители компаний, которые хотят оптимизировать свой рабочий процесс и повысить производительность.
Для чего нужен тайм-менеджмент
Темп жизни в современном мире ускоряется с каждым годом. Только тот, кто идет в ногу со временем и не отстает ни на шаг, может преуспеть и достичь успеха в жизни.
Сегодня трудно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что умеет делать все. Дом, школа, работа, спорт и семья требуют нашего внимания, энергии и времени. Как жаль, что день длится всего 24 часа! -люди вздыхают и продолжают свою неистовую погоню за счастьем. Невозможно увеличить количество часов в вашем распоряжении, но вы можете максимально эффективно использовать свое время.
Представьте на мгновение, что вы перенеслись в обусловленный кармой мир Эрла.
В обычных условиях трудно уложиться в отведенное время, и около полуночи вы свободны. Используя методы управления временем, время, которое вы тратите на все эти виды деятельности, можно сократить в полтора-два раза.
В управлении временем нет ничего сложного, вам не нужны какие-то сверхъестественные знания или навыки. Для тех, кто работает на себя и занимается саморазвитием, эта система — настоящий дар Божий. Немного времени на изучение и применение техник, немного самодисциплины — и вы хозяин Своего времени!
Управление временем основывается на трех столпах: постановке целей, расстановке приоритетов и планировании. Давайте рассмотрим, как каждый пункт может помочь нам управлять своим временем.
Целеполагание
Постановка правильных целей может сэкономить вам много времени на начальном этапе. Держите их в руках, иначе вы будете постоянно наступать на их места.
У вас должны быть общие цели, которых вы хотите достичь, и промежуточные цели для их достижения.
Например, вы начали изучать английский язык и решили за год перейти с начального уровня на средний. Вам нужно разбить эту цель на более мелкие задачи. Это сделает взаимодействие с ним более простым и комфортным. Это означает 10 лет обучения на английском языке, накопление словарного запаса в 2 500 слов, обучение грамотной речи и пониманию речи других людей.
Тайм-менеджмент определяет такие задачи, используя принцип SMART.
Исходя из этих принципов, каждый проект должен быть проверен по пяти критериям
- Конкретность (Specific). В ней не должно быть общих расплывчатых формулировок вроде “много”, “лучше”, “больше”. Все, что может быть выражено в числовом эквиваленте, должно быть выражено в нем. Например, “выучить 500 новых слов” вместо “увеличить словарный запас”.
- Измеримость (Measurable). У вас должны быть четкие критерии, по которым вы поймете, что выполнили задачу. На помощь вам опять же придут числа и другие объективные показатели.
- Достижимость (Attainable). Задача должна быть реалистичной. Пример нереалистичной задачи – похудеть на 30 кг за неделю.
- Адекватность поставленной цели (Relevant). Нужно убедиться в том, что задача действительно приближает достижение глобальной цели. Например, задача “пройти курсы повышения квалификации” соответствует цели “начать зарабатывать на 30 % больше”, а задача “начать заниматься в спортзале” – нет или очень косвенно.
- Ограниченность по времени (Time-bound). Вы должны определить четкие временные рамки на выполнение каждой задачи. Иначе они могут навсегда остаться нереализованными.
Расстановка приоритетов
Определив конкретные цели, необходимо научиться расставлять приоритеты. Существует множество целей. Некоторые из них более важны, некоторые менее важны, некоторые совсем не важны. Сделайте их хаотичными, и у вас может не хватить времени, чтобы сделать что-то важное.
Самый простой способ расставить приоритеты на каждый день называется методом ABC. Он предполагает редактирование вашего ежедневного списка дел в порядке важности, от самого важного к наименее важному. Затем попробуйте выполнить их в том же порядке. Таким образом, вы не потеряете ничего важного.
Первая задача в списке обычно занимает больше всего времени. Как бы ни был силен соблазн отложить это на потом, вы не можете этого сделать. У вас может не хватить энергии, чтобы сделать это после завершения всех других дел.
Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже если все остальное будет выполнено. Однако если вы сделаете это первым, то вскоре почувствуете себя свободным и полным сил для выполнения более мелких задач.
Это правило, изложенное автором бестселлеров Брайаном Трейси о психологии успеха. Это называется «есть лягушек на завтрак». Лягушка» в данном случае — это самое трудоемкое и сложное, что вы можете выполнить сегодня.
Метод ABCD подходит не для всех случаев. Представьте, что в вашем доме прорвало трубу, и вам срочно нужно устранить проблему. Возможно, это не так важно для ваших общих целей, но откладывать это нельзя.
Существует две основные области современного тайм-менеджмента: индивидуальный (личный) и корпоративный (организационный).
Мифы о тайм-менеджменте
До сих пор некоторые люди пренебрегают или боятся организовывать свое время. И все это потому, что в обществе до сих пор господствует множество мифов. Давайте рассмотрим их и опровергнем.
№1. Управлять временем невозможно
Нет никаких разногласий, время движется неуклонно, и нельзя мешать собственному движению. Однако при управлении временем лучше управлять собой, своими решениями и действиями.
№2. Это не работает!
Это часто говорят люди, которые попробовали только один метод и разочаровались в управлении временем как таковом. Это происходит, когда люди не мотивированы должным образом и ставят перед собой недостаточно четкие или важные цели.
№3. Придется больше и усерднее работать
Смысл такого подхода заключается в том, чтобы сделать акцент на более важных вещах и заниматься только ими. Первое, что нужно сделать, это не делать больше, а выделить самое главное и делать именно это.
№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству
Этот миф возник после того, как первый тренинг призвал людей планировать каждую минуту. Сосредоточение на чем-то одном и освобождение от отвлекающих факторов было приоритетом.
№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит
Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Никому не приходит в голову назвать это явление.
№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает
Эта техника не о времени, а о достижении целей. Однако каждый человек всегда ставит перед собой цели, независимо от степени их точности (или отсутствия таковой).
№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией
Да, некоторые люди более организованы и более мотивированы, но есть и те, кому это дается с трудом. Однако промедление — это психологический феномен, и с ним иногда можно бороться.
На другой стороне находятся те, кто использует тайм-менеджмент очень усердно или переиначивает его принципы.
№8. Нельзя стать успешным без управления временем
Успех зависит от того, какие решения вы принимаете в данный момент. Будучи первым лицом в своей организации, вы мало чего сможете добиться, если будете отдавать приоритет вещам, которые не приносят никакой пользы.
№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем
Все люди разные. Пока не существует методики, которая охватывает весь мир и помогает всем организоваться. Существует множество методик. Вы должны попробовать их.
№10. Тайм-менеджмент экономит время
Это не волшебные таблетки, а просто инструменты. Да, вы можете делать все вовремя, но рассеянность — это только концентрация и отсутствие. Эта техника не добавляет времени в ваш день.
Техники тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент включает в себя ряд инструментов и практик, которые могут помочь вам правильно организовать свое время и повысить личную эффективность. Ниже перечислены наиболее популярные техники.
Правило 10 минут
Если есть работа, которую вы не хотите делать, скажите себе, что вы будете делать ее только 10 минут. Затем быстро двигайтесь дальше. В течение этого времени вы, скорее всего, будете продолжать легко понимать.
Используя эту систему, вы можете распределить поступающие задания по четырем категориям. Этот подход подходит, если у вас накопилось много задач, и вы не знаете, что с ними делать. Что такое категории:.
1 -до. Сюда входят очень важные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Его нельзя отложить или поручить коллеге.
2 — Представительство. Это означает поручить задачу кому-то другому, например, коллеге, помощнику или секретарю. Это полезно, если задание не может быть выполнено вами.
3 — Удалить. Входящие задачи, которые не являются ни важными, ни актуальными, перечислены здесь.
4 — Задержка. Не срочные задачи перечислены здесь. Только во время отсрочек следует назначать четкую дату возвращения к этому предмету.
Эта система не подходит для долгосрочного проектирования.
90 на 30
Суть этого инструмента заключается в том, что занятие проводится в течение полутора часов, с перерывом в полтора часа. Круг повторяется. Сначала решаются задачи с наивысшим приоритетом, а затем продвигаются наиболее важные задачи. Этот подход подходит для тех, кто думает и распределяет работу на двери через четко определенные промежутки времени.
Если вы понимаете, что у вас нет сил работать полтора часа без перерыва, используйте другой вариант метода «52 к 17» — «90 к 30». Это 52-минутный рабочий цикл и 17-минутный перерыв.
Fresh or Fried
Этот инструмент управления временем подходит для людей, которые любят оттягивать время и не успевают. Идея заключается в том, чтобы выполнять задачи, которые необходимо сделать первым делом утром после пробуждения. На данный момент мозг еще свеж и не успел загрузиться. Накануне вечером вам нужно составить список задач на утро.
GTD расшифровывается как «GettingThingsDone». Эта система фокусируется на последовательном доведении дел до конца. Она включает в себя манипулирование информацией, а также управление временем. Этот метод требует хорошей дисциплины и организованности и подходит не всем. Вся поступающая информация должна регистрироваться.
Как это работает — все поступающие задания записываются в папку входящих сообщений с тем же именем. Периодически эта информация должна сортироваться и классифицироваться по различным категориям. Содержание категорий может быть определено вами. Следующий уровень — присвоение определенного статуса каждому элементу или задаче. Распределение осуществляется аналогично системе 4D. После завершения сортировки необходимо продолжить выполнение. При сортировке необходимо соблюдать следующие правила
- В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
- Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
- Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
- Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
- Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.
Полезная литература
Наконец, мы хотели бы предложить вам несколько книг, которые помогут вам лучше освоить тайм-менеджмент.
- Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
- Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
- Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
- Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
- Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
- Марк Форстер «Сделай это завтра».
Мы закрываемся здесь. Читайте книги, применяйте техники и применяйте тайм-менеджмент в своей жизни — это очень полезно 😉
12. повысить производительность труда. Работа должна быть структурирована таким образом, чтобы при минимальных затратах времени и усилий достигались максимальные результаты.
Анализируйте свой опыт
Инструменты и методы управления временем не являются универсальными, они должны быть адаптированы к конкретным людям и ситуациям. Например, у каждого есть свои «пожиратели времени» и свои ошибки в управлении временем. Документируйте их, чтобы вы могли видеть, что нужно улучшить.
Не используйте все инструменты управления временем вслепую. Убедитесь, что вы знаете, что работает. Составьте список лучших практик.
Мотивация
Важно уметь мотивировать себя, чтобы всегда придерживаться своего плана.
Мотивация может быть положительной — «сделай это сегодня, и я куплю торт» — или отрицательной — «сделай это сегодня, или я не буду есть торт в течение месяца». Другими словами, вы либо поощряете, либо наказываете себя. Подумайте, какая мотивация подходит вам больше всего. Мы рекомендуем использовать оба метода.
В конце периода (один месяц или один год) запишите все, чего вы достигли. Позаботьтесь о том, чтобы подбодрить себя.
Часто говорят, что время уходит. Это обескураживает и останавливает прогресс. Вместо этого направьте свои мысли на хорошие вещи в жизни. Поговорите и подумайте об этом.
Читайте также
Управление по agile: scrum, kanban, lean
Узнайте больше.
- Познакомитесь с опытом практикующих экспертов и евангелистов agile
- Сможете поменять стиль управления в бизнесе и донести ценность продукта до клиентов
- Научитесь управлять скоростью вывода продукта на рынок
Вывод
Чтобы повысить свою эффективность и иметь больше времени для выполнения следующих действий
- поставить чёткие цели и задачи,
- зафиксировать все пункты,
- расставить приоритеты.
Следуйте указаниям, изложенным в вашем плане.
- фокусироваться на важном,
- анализировать свой опыт и биоритмы и корректировать на основе этого планы,
- планировать отдых,
- навести порядок на рабочем месте: физическом и электронном,
- фильтровать окружающую информацию, контролировать время выполнения действий, останавливать в себе порывы перфекциониста.
Мотивируйте себя на дальнейшие действия:.
Мнения автора и редакции могут отличаться. Хотите написать колонку для Нетологии? Ознакомьтесь с условиями публикации. Подписывайтесь на Telegram-канал Нетологии, чтобы быть в курсе событий и читать новые статьи.
Тайм-менеджмент не превратит вас в славу времени, он лишь научит вас делать больше, чем вы привыкли. Большинство ее техник просты и доступны каждому. Поэтому не стоит отчаиваться из-за громких и неправдоподобных фраз. За ними скрывается много невинного содержания.
Системы
Она не является монолитной. Сегодня существует множество «школ» и систем, которые занимаются вопросом личной эффективности и противоречат друг другу в нескольких аспектах. Перечислим лишь некоторые из них.
Классический Это даже не система, а набор приемов и техник, возникших во второй половине 20 века. Однако именно это направление у большинства людей обычно ассоциируется с «управлением временем».
Главная особенность классического тайм-менеджмента — очень рациональный и прагматичный подход к повышению личной эффективности без адаптации к индивидуальной психологии или индивидуальным особенностям. Примерами такого подхода являются метод ALPA и разумная постановка целей.
В то же время популярны классические техники. Они активно используются предпринимателями и менеджерами разных уровней, изучаются в университетах и на курсах личной эффективности.
GTD (Getting Things Done). Самая популярная система на сегодняшний день. Его разработал американский специалист Дэвид Аллен и описал в своей книге Getting Things Things Done (в нашей стране он появился под названием How To Get Things Things Done).
Основная функция GTD — «программирование без стресса», и основана она на двух принципах
- Все дела должны храниться не в голове, а на внешнем носителе (например, в записной книжке или в ).
- Для планирования и принятия решений следует опираться на продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.
GTD — это мощная, универсальная система, используемая представителями самых разных профессий и социальных групп.
Гибкие результаты. Система основана на наиболее популярных гибких методах, используемых в разработке программного обеспечения и управлении проектами. Г.Д. Майкрософт Мейер адаптировал эти методы для личного использования и описал систему в раскрытом виде в своей книге Get Results The Agile Way (2011).
В отличие от других систем, Agile Results фокусируется в первую очередь на достижении результатов, а не просто на выполнении работы. В то же время (как следует из его названия), он гибок и способствует достижению этих результатов даже в условиях нестабильности и неопределенности.
Техника джедаев. Эта система была разработана Максимом Дрофиевым из Russian Personal Efficiency и описана в книгах «Jeddie Techniques for an Empty Inbox» (2017) и «The Jeddie Way» (2019).
В «Технике Джедди» широко используется современная психология и учитываются особенности нашего времени (нехватка времени и общего внимания). Акцент в этой системе делается на когнитивных ресурсах («топливо для мыслей») и борьбе с промедлением.
‘Джедайские техники более популярны в России, в основном среди рабочих, менеджеров и фрилансеров.
Обратите внимание, что все вышеперечисленные системы редко используются в чистом виде. Обычно каждый «приспосабливается» к своим потребностям, хотя бы немного.
Тайм-менеджмент — это метод сознательного контроля и организации распределения времени. С его помощью можно своевременно достигать поставленных целей и задач, повышать эффективность и результативность.
Преимущества применения тайм-менеджмента
Работники, владеющие техниками управления временем:.
- развивается в разных сферах деятельности;
- правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
- продуктивно работает в любых ситуациях;
- четко выделяет цели в порядке приоритетности;
- избегает ненужных ошибок;
- не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
- выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
- справляется с делами в минимальные сроки;
- менее других подвержен стресс-факторам;
- поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
- уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.
Такие специалисты бесценны для всех предприятий. Многие успешные компании стараются «подчеркнуть» такие качества в своих сотрудниках и улучшить их дисциплину и навыки самоорганизации. С этой целью администрация регулярно организует учебные конференции, семинары и уроки, на которых рассматриваются практические знания по управлению временем.
Настоящие убийцы времени
Курс охватывает следующие темы
- Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
- Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
- Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
- Системы управления временным ресурсом.
- Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.
Компании, применяющие эти методы, могут создать трудолюбивые команды, сосредоточенные на ключевых задачах. Это позволяет не терять время и способствует достижению максимально возможных результатов.
Планирование также помогает преодолеть наиболее важные препятствия, которые затрудняют выполнение работы.
- прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
- перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.
Согласно правилам тайм-менеджмента, продуктивность не повышается, если работать сверх скорости. Производительность труда повышается благодаря устранению сотен мелких, бессмысленных задач, отделению их от работы персонала и устранению отвлекающих факторов, которые мешают основной деятельности — проведению времени.
Сенека, управляющий временем
На старте бизнеса электронной коммерции необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успех и конкурентоспособность проекта. В некоторых компаниях есть особое место для тайм-менеджеров. Эти специалисты обучают самоорганизованных и плановых работников.
Главные принципы управления временем
Наука управления временем состоит из системы принципов. Эти принципы лежат в основе каждого инструмента, используемого для управления временем.
- Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
- Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
- Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
- Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
- Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
- Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
- Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.
Правила управления временем
Планирование — это ключ к успеху. Большинство успешных людей планируют свой день ежедневно.
Эффективные методы планирования
От теории к практике мы рассмотрим эффективные инструменты управления временем, используемые в различных отраслях бизнеса.
Матрица Эйзенхауэра
Таблица Эйзенхауэра — это хорошо известная концепция управления временем для временных иерархий. Основная цель этой техники — быть разумным в категориях срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, поможет вам легко определить, что является наиболее важным, и не потеряться в бесконечном списке задач.
Важность темы определяется ее влиянием на бизнес, а срочность — временем/датой. Каждая задача должна быть вставлена в таблицу-схему и распределена по отдельным столбцам в соответствии с ее типом.
- Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
- Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
- Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
- Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.
Сначала необходимо выполнить первый тип задания, а затем второй. Третий тип задач может быть распределен на весь день или на подчиненных. Такая последовательность предотвращает кризисные ситуации, которые наносят ущерб бизнесу, и дает проекту новые возможности для развития. Следите за тем, чтобы важные вопросы не переносились в чрезвычайные ситуации.
Матрица Эйзенхауэра.
ABCDE
Этот метод включает в себя распределение дел по степени их важности. После тщательного анализа текущего каталога, задачи иерархизированы в соответствии с «a» — «e».
- «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
- «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
- «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
- «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
- «E». Занятия, от которых стоит отказаться.
К работе на каждом последующем уровне следует приступать только после завершения предыдущего уровня. Рекомендуется установить сроки, планируя завершить каждый процесс до определенного времени.
SMART
После того, как сформулированы основные цели, необходимо определить индивидуальные обязательства. Для этого отлично подходят интеллектуальные методы.
Местные цели должны соответствовать определенным критериям.
- Specific – конкретика.
- Measurable – измеримость.
- Attainable – достижимость.
- Relevant – актуальность (истинность).
- Time-based – временная ограниченность.
