В небольших компаниях должности финансового директора и главного бухгалтера могут быть совмещены. В качестве альтернативы, только одна из этих должностей может быть размещена в финансовом отделе, а другая может быть передана руководителю компании.
Организация работ финансово-экономической службы
Проверенные решения, которыми делятся успешные финансисты, могут помочь создать эффективную систему работы финансового отдела и соответствующие системы мотивации, наладить диалог с остальными подразделениями компании и минимизировать риск передачи бухгалтерской работы на аутсорсинг.
Приходите в новую компанию, и вам нужно создать финансовые операции с нуля? Для решения проблемы не обязательно иметь соответствующий опыт. Необходим четкий алгоритм действий. Сначала необходимо обозначить основные цели отдела и перенести их на процессы, а затем на локальные процессы. Сложнее приступить к полной перестройке финансовых операций и адаптировать их к новым бизнес-процессам. Необходимо разрушить существующие привычки, преодолеть сопротивление сотрудников, соблюсти сроки и бюджет проекта. Правильно выстроенные бизнес-процессы в финансовой деятельности еще не гарантируют эффективной работы сотрудников. Системы оплаты труда специалистов должны не только влиять на качество работы в отрасли, но и стимулировать работников к активному участию в ее оптимизации.
С чего начать построение финансовой службы
Хорошо, если финансовый директор уже имеет опыт создания или модернизации финансовых и финансовых служб (FES). Если вы впервые создаете отдел или только что открыли свой бизнес, необходимо решить ряд вопросов С чего начать; простой, но не всегда эффективный способ — нанять внешнего консультанта для разработки структуры MSF для вашей компании. Первый этап включает в себя презентацию объемом не менее 30 страниц. В данной презентации представлено видение финансовой операции, выделены только затраты на разработку и внедрение, а также сроки внесения корректировок. Если высшее руководство уже определило структуру РП, график разработки, бюджет проекта и другие требования, стоит пригласить консультанта. Что вы можете сделать своими силами?
Экспертное мнение: Ирина Григорьева, финансовый директор, финансовый директор
Как правило, перед созданием или реструктуризацией ФЭС финансовые менеджеры консультируются с владельцами бизнеса по ключевым стратегическим вопросам обозримого будущего развития. Вместе они разрабатывают рейтинг ключевых финансовых и бизнес-показателей, которые лягут в основу проекта. Таким образом, определяются приоритеты развития службы, ее структура и необходимые ресурсы.
Схема и функции финансового отдела
Фактический рост начинается с того, что финансовый директор берет большой лист ватмана и делит его на две части, озаглавленные «как есть» и «как нужно». Если первый столбец пуст, проблем нет. Следующий шаг. Создайте команду и наймите экспертов для руководства ключевыми областями проекта. Например, компании среднего размера с небольшим оборотом и десятками отчетов для создания отдела планирования потребуется развить первые три направления — финансы, финансирование и документооборот.
Вы можете начать с разработки финансового раздела, в котором будут описаны бизнес-процессы, за которые вам предстоит отвечать. Не перегружайте описание, так как невозможно «охватить всю картину». Используйте подход «сверху вниз». Начните с основ, а детали объясните позже. Например, можно рассмотреть распространенный бизнес-процесс под названием «калькуляция условно-постоянных затрат», который используется на производственных предприятиях с большим количеством продуктовых линий или в дочерних компаниях иностранных компаний, и сравнить операционную эффективность. Используя стандартные инструкции от ИТ-разработчика компании, возьмите интервью у бухгалтера организации и создайте блок-схему бизнес-процесса. Осталось только добавить функции FES, которых еще нет на диаграмме.
В качестве примера рассмотрим конструкцию Ariston ThermoRusFES. Предположительно, основным бизнес-процессом и функцией отдела является планирование. Ежедневно, ежемесячно или в каждом конкретном случае отдел выполняет следующие виды работ: планирование
- расчет плановой себестоимости продукции – один раз в год либо при запуске нового вида продукции;
- изменение плановой себестоимости продукции – по необходимости, например при модернизации уже выпускаемого типа водонагревателя;
- формирование бюджета доходов и расходов – ежегодно;
- пересмотр бюджета – ежеквартально, с учетом достигнутых показателей;
- составление бюджета движения денежных средств – ежегодно, с помесячной корректировкой;
- расчет окупаемости инвестиций, планируемых в рамках бюджета.
Кроме того, ФЭС отвечает за разработку мер по обеспечению эффективного использования ресурсов мощностей (сокращение необоснованных простоев), материалов (сокращение потерь отходов) и рабочей силы (перегруженность). Конечно, работа по всем направлениям была бы невозможна без взаимодействия между производственно-техническими службами и отделом закупок. Например, при планировании планового ремонта оборудования техническая служба должна учитывать сезонный спрос (в случае с Ariston Termo Rus наибольший спрос приходится на весенние месяцы). Это означает, что профилактическое обслуживание приходится проводить зимой, когда компания не может выполнять работы в зимний период.
Невозможно представить работу компании без контроля со стороны ее спонсоров. Во-первых, это касается планирования отдела продаж (годового, квартального и месячного) и производственного отдела (ежедневного). Эти функции выполняют все сотрудники ФЕС, но акцент делается на сферах деятельности (фонды, документооборот, программирование).
Еще одной важной функцией ФЭС является анализ и подготовка административных решений. Некоторые элементы этой работы включают
- учет и анализ результатов деятельности совместно с бухгалтерией, подготовка plant report – производственного отчета, где отражается выполнение плана производства, анализ отклонений фактической себестоимости от плановой;
- контроль бюджета продаж с помощью sales variances report – отчета, в котором сведены отклонения факта от плана продаж с учетом средней цены по группе товаров, объемов продаж и т.д.;
- расчеты экономической эффективности деятельности в соответствии с требованиями головного офиса («Аристон Термо Русь» принадлежит итальянским собственникам);
- составление пояснительной записки к годовому отчету совместно с бухгалтерией;
- подготовка необходимых обобщающих материалов и справок по запросам местных органов власти;
- формирование статистической отчетности компании – совместно с бухгалтерией ФЭС собирает необходимые материалы, обобщает и на основании этих данных готовит отчетность.
Сотрудники обязаны анализировать финансовое положение организации, оценивать ситуацию, прогнозировать будущее развитие событий и предлагать варианты, которые только улучшат прибыльность.
Функции финансового отдела компании
Обязательства финансовых служб изложены в нормативных документах, регулирующих утверждение подразделения и его деятельность. Основными задачами, возложенными на отдел, являются
- Планирование доходности, ведение отчетности, определение себестоимости товаров, формирование прогнозов инвестиций.
- Ведение оперативной деятельности. Сюда можно включить согласование заявок на совершение затрат и капиталовложений, контроль дебиторской и кредиторской задолженности, управление вложениями и др.
- Анализ финансовой и инвестиционной деятельности предприятия, правильности ведения бухгалтерского учета и основных показателей эффективности работы фирмы.
- Формирование положений, процедур, форм, программного обеспечения, схем оптимизации, финансовых договоров.
Важно: Функция финансовых служб напрямую связана с управлением финансами компании.
Профессиональные качества работников финансового отдела
Внедрение финансовых услуг — это сложный многозадачный процесс, в котором необходимо учитывать множество деталей. Наиболее важным для успешной работы отдела является профессиональный персонал. Сотрудники сектора должны иметь четкий образ мышления.
- уметь переводить все операции в финансовое выражение;
- слаженно работать со всеми структурными подразделениями предприятия;
- на высоком уровне выполнять анализ экономической деятельности и выявлять слабые стороны финансирования;
- компетентно планировать дальнейшую работу компании.
Специалисты в области экономики должны быть высококвалифицированными, иметь высшее образование и соответствующую подготовку в области финансов, бухгалтерского учета или программирования.
Объекты деятельности финансового отдела фирмы
Цели финансового отдела компании — это ключевые, неосязаемые элементы, с которыми имеют дело сотрудники отдела. Что входит в комплект:.
- прибыли и убытки компании, ценовую политику;
- отчетность компании, в том числе, локальную, управленческую и бухгалтерскую;
- денежные средства и капиталы;
- вложения, налоговые обязательства;
- бизнес-процессы и ключевые экономические показатели.
Сотрудники финансового отдела используют объекты для выполнения определенных действий при выполнении поставленных перед ними задач. Например, они планируют прибыльность компании, создают ценовую политику и управляют денежными средствами.
Прибыли и убытки компании, ценовая политика
Аудиторы отвечают за планирование прибылей и убытков, определение понесенных затрат и рентабельности. На небольших предприятиях они выполняют практически все задачи, связанные с учетом и планированием финансового оборота.
На более крупных предприятиях существуют финансовые службы, в которых работают несколько финансовых аудиторов, отвечающих за конкретные обязанности. Например, один управляет финансами производственного бюро, второй — финансами отдела маркетинга, третий — финансами отдела продаж.
Финансовые аудиторы также отвечают за определение ценовой политики компании и установление отпускной цены на ее продукцию. Это связано с тем, что конечная стоимость продукции напрямую связана с затратами, осуществляемыми компанией и рассчитываемыми финансовыми аудиторами.
Отчетность
Счета составляются бухгалтерской службой. Однако в случае оформления документации в соответствии с международными стандартами или внутренними правилами, за пенсии отвечают финансовые службы. Подразделение также составляет прогнозы доходов и расходов и готовит отчеты по программированию.
Затем финансовые аналитики сравнивают планы с фактическими данными. На основе анализа они разрабатывают рекомендации по повышению эффективности функционирования компании.
Денежные средства и оборотный капитал
На малых и средних предприятиях финансовые аудиторы управляют денежными средствами и собственным капиталом. Более крупные компании предпочитают организовывать в рамках бизнес-подразделения отдел мини-фондов, возглавляемый кассиром, который занимается финансами и капиталом.
Капитальные финансовые вложения
Финансовые службы отвечают за функцию управления денежными средствами. На основе анализа финансовые аналитики дают рекомендации по использованию финансовых ресурсов. Для увеличения прибыли предлагаются рыночные инвестиции или инвестиционные фонды.
Налоги
Если бухгалтерская служба занимается справками и налоговыми платежами, ее сотрудники должны анализировать налоговые обязательства и рекомендовать способы оптимизации налогового бремени. Разработать новые системы оплаты взносов, несовместимые с действующим законодательством Российской Федерации.
Важно, чтобы сотрудники финансовой службы участвовали в закрытии контракта. Они знакомы с финансовыми элементами договора, проводят анализ и указывают на ошибки, допущенные при формировании договора.
Регулирование отношений с участниками рынка в процессе ведения бизнеса требует понимания концепций, целей, методов и ключевых показателей финансового менеджмента. В нем объясняется, где их применять, как их применять и как измерить их эффективность.
Как компании создать финансовый отдел
Самостоятельное управление компанией может быть сложным. Особенно когда речь идет о финансах. Вам необходимо распределять финансовые ресурсы, заниматься экономическими стратегиями, разрабатывать бизнес-планы, анализировать деятельность компании, следить за своевременным и полным выполнением обязательств, контролировать расходы и доходы. Все это делает финансовый отдел.
Вот некоторые способы создания хорошо оснащенного финансового отдела
Какой должна быть структура финотдела
Чтобы понять, какие отделы должны быть включены в финансовый отдел, необходимо определить задачи, которые будут выполняться.
В классическом варианте функции финансовых служб включают в себя
- Финансовый контроллинг. В частности речь идет об учёте, анализе, планировании и организации бизнес-процессов.
- Казначейская функция. Подразумевается управление денежными потоками, определение порядка взаиморасчётов и очередности платежей, контроль платежей и остатков на счетах компании.
- Привлечение финансирования. Деятельность направлена на получение кредитов на выгодных условиях, выпуск ценных бумаг, внедрение факторинга.
- Нормирование. Функция предполагает нормирование оборотных активов, показателей и затрат с целью предотвращения выхода компании за пределы текущих возможностей.
- Экспертиза инвестиционных проектов. Финансовый отдел оценивает проекты, возможные риски и потенциальную прибыль.
- Организация и ведение бухгалтерского и налогового учёта. Помимо непосредственно учёта, финансовый отдел занимается формированием учётной и налоговой политики.
Для финансового отдела существуют дополнительные обязательства по управлению другими отделами компании.
- Разработка и внедрение финансово-правовой схемы деятельности компании. Предполагает работу с договорами. Хотя непосредственно составлением договоров занимается юридический отдел, но необходимо и согласование со стороны финансового отдела.
- Внедрение информационных технологий. Как правило, данными задачами занимается IT-отдел. Однако финансовый отдел должен определить насколько целесообразно и возможно внедрение той или иной технологии.
С учетом этих функций структура финансовых услуг может быть представлена следующим образом
В малых и средних предприятиях один отдел может отвечать за разные области. Например, разделы бухгалтерского учета и налогового планирования могут быть объединены. В зависимости от размера компании, состав каждой секции определяется количеством сотрудников.
Как правило, финансовый статус финансовой службы находится в руках финансового директора и главного бухгалтера. Финансовый директор занимается финансовым планированием и экономической политикой компании, а главный бухгалтер — финансовым ведением и управлением.
Если в компании есть и финансовый директор, и бухгалтер, они не попадают друг к другу в руки, а представляются непосредственно руководителю компании.
В небольших компаниях должности финансового директора и главного бухгалтера могут быть совмещены. В качестве альтернативы, только одна из этих должностей может быть размещена в финансовом отделе, а другая может быть передана руководителю компании.
Какие регулирующие документы необходимы
Следующие документы призваны регулировать работу финансовых служб
- «Положение о финансовом отделе» — определяет структуру отдела, численность штата, основные задачи и функции, порядок взаимодействия сотрудников и подразделений, порядок разрешения споров, показатели оценки деятельности.
- «Положение о подразделениях финансового блока» — описывает практически то же, что и вышеупомянутый документ, но более подробно для отдельного подразделения.
- «Положение о мотивации сотрудников финансового отдела» — содержит информацию о денежных и неденежных методах поощрения и премирования.
- Должностные инструкции — составляют для каждой отдельной должности в финансовом отделе, описывая функциональные обязанности, права и ответственность, сферу компетенции и критерии оценки качества работы.
Предоставление: извещений банковских учреждений о виновных кредитах, выданных покупателями и заказчиками; информации о покупателях, задержавших или отказавшихся принять оплату счетов-фактур; извещений о применении банковских санкций к покупателям и заказчикам.
Задачи
Организация финансовой деятельности предприятия, направленная на обеспечение планов распределения финансовых ресурсов, безопасности, эффективного использования основных и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов, своевременной оплаты обязательств перед государственным бюджетом, поставщиками и поставщиками банковскими учреждениями.
- Структуру и штаты утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.
- В состав отдела могут входить подразделения (сектор, бюро, группа) финансового планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, организации расчетов с поставщиками, инкассации, кассовых операций и др.
Экономисты — это профессия с очень широким спектром рабочих обязанностей, разновидностей и отраслей. У экономистов есть целый список различных наименований должностей и неполноценных обязанностей, которые так или иначе требуются везде. В пределах .
Оперативная работа
Совет по финансовому аудиту, также ведет деятельность в этой области. Эта услуга в первую очередь связана с выполнением различных заданий. Между ними:
- Обеспечение пополнения бюджета через платежи в установленное время. Сюда же относится контроль за выплатой платежей по займам — как долгосрочным, так и краткосрочным, выдача зарплаты сотрудникам точно в срок, все кассовые операции.
- Платежи поставщикам за работу или товары.
- Покрытие расходов на затраты, включенные в планы.
- Оформление кредитов по договорам.
- Ежедневный контроль за реализацией продукции, прибыли, поступающей от нее, и прочих источников дохода организации.
- Контроль за осуществлением требований материального плана и всей материальной ситуации организации.
Однако на этом функции фискальных и финансовых служб не заканчиваются.
Контрольно-аналитическая работа
Выше уже упоминалось, что Фео отвечает за контроль денежных поступлений. Эта обязанность считается одной из важнейших функций Министерства финансов и казначейства. Однако он не единственный, не менее важно рассчитать бюджет бизнеса и возможность использования кредитных средств. Сюда входит и банковский кредит.
В прошлом все обязательства сектора финансов и бухгалтерского учета исполнялись бухгалтерами. Со временем, однако, каждый взял на себя ответственность за свою работу. Это объясняется тем, что в исследуемом секторе было больше задач. Это означало, что пришло время перейти к независимым услугам. После появления некоммерческих организаций и различных организационно-правовых форм последних стало больше обязательств. Частная передача государственной и муниципальной собственности также оставила свой след, и развитие национальной независимости стало более активным.
Если бизнес небольшой, бухгалтер берет на себя задачи финансовой части организации. Это связано с тем, что в бизнесе мало сотрудников и, соответственно, небольшой оборот капитала. Однако, что касается более крупных организаций или открытых или закрытых обществ с ограниченной ответственностью, то управление службой осуществляется самой службой. Это связано с высоким оборотом капитала и большим количеством работников.
Финансовый менеджмент
Вы часто слышите этот термин, но не всегда понятно, что он означает. Он относится к управлению всеми доходами и расходами. Чтобы увеличить прибыль организации, ресурсы должны быть использованы наиболее эффективно за счет бюджета компании и внешних ресурсов.
Работа финансовой составляющей компании включает в себя анализ отчетов по различным показателям и прогнозирование будущих доходов. FM разрабатывает наилучшие возможные стратегии и тактики для решения финансовых вопросов. Это требует финансового управления компанией.
Как вы уже выяснили, обязательства финансовой части бизнеса сильно различаются. Однако эта служба была создана в первую очередь для того, чтобы организация процветала и ее прибыль росла.
2.3 Оформлять запрашиваемые кредиты в соответствии с действующими правилами кредитования и обеспечивать их возврат в согласованные сроки.
Ключевые показатели
Показатели, отражающие прибыльность бизнеса:.
- EBT (Earnings before Taxes) – прибыль до уплаты налогов;
- EBIT (Earnings before Interest and Taxes) – прибыль до уплаты налогов и процентов;
- EBITDA (Earnings before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) – прибыль до выплаты налога на прибыль, процентов и амортизации;
- NP (Net Profit) – чистая прибыль;
- NOPAT (Net Operating Profit Adjusted Taxes) – скорректированная чистая операционная прибыль после уплаты налогов, до выплаты процентов;
- EP (Economic Profit) – экономическая прибыль;
- EVA (Economic Value Added) – экономическая добавленная стоимость;
- ROI (Return on Investment) – инвестированный капитал;
- ROE (Return on Equity) – рентабельность акционерного (собственного) капитала;
- WACC (Weighted average Cost of Capital) – средневзвешенная стоимость капитала;
- EPS (Earning per Share) – прибыль на акцию;
- NPV (Net Present Value) – чистая текущая стоимость;
- IRR (Internal Rate of Return) – внутренняя норма доходности;
- PI (Profitability Index) – индекс рентабельности инвестиций.
Многие из основных показателей концепции VBM одинаковы. Наиболее часто используются EVA и CFROI (возврат денежных потоков на инвестиции).
Как разработать и внедрить систему
Подготовка перед нанесением системы.
- обучите персонал – без этого не получится командной работы;
- организуйте систему информационного обмена, чтобы оперативно реагировать на изменения в работе предприятия;
- разработайте стандарты управленческого учета для всех подразделений;
- автоматизируйте расчеты с помощью современных IT-технологий.
При разработке системы управления учитывайте следующее
- целевую модель компании;
- ключевые индексы эффективности;
- текущее финансовое состояние предприятия.
Решите, кто будет отвечать за управление финансами. На малых и средних предприятиях этим часто занимается владелец бизнеса или генеральный директор. В качестве альтернативы вы можете привлечь к участию в процессе независимого консультанта или назначить финансового менеджера (управляющего).
Работа.
Как создать собственный интернет-магазин с нуля: что нужно и с чего начать
Как создать собственный интернет-магазин с нуля: что нужно и с чего начать
Как оценить эффективность
Эффективность вашей администрации оценивается на основе финансовых показателей вашего бизнеса. Однако не делайте поспешных выводов. Если накануне подачи заявки на управление бизнес близок к банкротству, даже успешный администратор не улучшит ситуацию в краткосрочной перспективе.
Сокращение доходов не всегда свидетельствует о неэффективном управлении. Поэтому поручите качество управления опытному аналитику для рассмотрения неочевидных, но важных оттенков.
Работайте только с целевой аудиторией и надежными партнерами, чтобы сделать свой бизнес прибыльным. CallTouch Anti-Fraud помогает выявлять спорные звонки, устранять нежелательные электронные письма и экономить рекламные бюджеты.
Автоматически выявляет звонки низкого качества, которые не приводят к продажам, а просто растрачивают ваш бюджет.
