Цепочка электронных взаимодействий EDI при заключении и исполнении сделки, а также при обмене документами для регламентированного учета*, представляется в виде трех этапов
Что такое EDI-система. Типы EDI-сообщений
Чем больше контрагентов, тем сложнее организовать закупки и отгрузки. Данное руководство предназначено для тех, кому надоели электронные таблицы Excel и большое количество бумажной документации, и кто хочет работать проще. Введите EDI через 10 минут.
EDI — это система электронного обмена данными. Она позволяет передавать коммерческую и логистическую информацию. Посредством EDI поставщики и покупатели отправляют заказы, прайс-листы, счета-фактуры, уведомления об отгрузке и другие документы.
Чем отличается от ЭДО
Разница между EDI и ЭДО заключается в том, что документы EDI не являются юридически обязательными и не имеют строгого формата. Их основная функция — ускорение бизнес-процессов. С помощью EDI документы создаются в строгом соответствии с требованиями законодательства и заверяются специальной электронной подписью. Это делает их юридически действительными и готовыми для представления в государственные органы.
С помощью SIS можно объединить EDI и EDI. Это ускоряет процесс доставки и обеспечивает соответствие электронных документов юридическим нормам.
Где используется EDI-система
Если раньше электронные заказы отправляли только крупные торговые сети, то теперь это делают и более мелкие розничные торговцы. Поставщики СБИС ЭДО были выбраны из более чем 70 торговых сетей и поставщиков по всей России.
Существует около 50 стандартных сообщений, но на практике требуется гораздо меньше. Давайте рассмотрим семь основных из них.
ПРИКАТ (прайс-лист) — список товаров с ценами и характеристиками. Отправка осуществляется поставщиком.
Order (Purchase Order) — заказ на покупку. Здесь покупатель перечисляет заказанный товар, количество, цену, дату доставки и адрес.
ORDRSP (ответ на заказ) — ответ на заказ. Здесь поставщик подтверждает или корректирует заказ.
DESADV (Dispatch Advice) — оповещение о доставке. Этот документ отправляется продавцом в момент отгрузки и содержит информацию о количестве и цене отправленных товаров.
RECADV (receipt advice) — уведомление о получении. Покупатель указывает число и количество полученных товаров.
RETANN (return notice) — обратное уведомление с указанием причины. Уведомление о возврате товара, отправленное покупателем, с указанием причины возврата.
INVOIC — план счетов-фактур. Она поступает от поставщика к покупателю.
Первые стандарты EDI появились за рубежом в 1980-х годах, в России были внедрены в 2004 году и стали популярны в быстрорастущем секторе розничной торговли продуктами питания.
Стандарты передачи данных в EDI
Информация не отправляется в EDI в каком-либо определенном порядке. Были разработаны и внедрены специальные стандарты и правила, которые позволяют отправителю и получателю данных «говорить на одном языке».
Из большого разнообразия стандартных сообщений (документов) EDI наиболее распространенными являются следующие
- Заказ. При необходимости оформить заказ у поставщика используют документ с названием ORDERS. Он наиболее востребован у представителей крупного ритейла, но его применяют и в иных компаниях — складских, транспортных и других. Документ содержит исчерпывающую информацию о заказываемых товарах — их наименования, количество, адреса, по которым их нужно доставить и другие сведения.
- Ответ на заказ. Поставщик может подтвердить заказ или отказать в его исполнении. Для этого он использует EDI сообщение (документ) ORDRSP. Поставщик вправе расширить стандартную информацию в нём и дополнить её предложениями альтернативных товаров, другими сведениями.
- Каталог товаров. Производители и поставщики заинтересованы в информировании своих клиентов об ассортименте имеющейся продукции. Они делают это с помощью ещё одного стандартного EDI-документа — PRICAT. Он представляет собой каталог с автоматически обновляющимися сведениями о товарной номенклатуре, ценах, основных характеристиках продукции.
- Счет-фактура. Чтобы в автоматическом режиме сформировать счёт-фактуру для оплаты поставленных товаров, используется такой документ EDI, как INVOIC. С его помощью можно не только оплачивать продукцию, но и отчитываться перед налоговой инспекцией (в последнем случае понадобится электронная цифровая подпись).
- Уведомление об отгрузки. Существует EDI-аналог бумажного товаросопроводительного документа — DESADV. Это — уведомление об успешно состоявшейся отгрузке товаров со склада, которое содержит подробную информацию о поставленной продукции.
- Уведомление о приемке. Покупатель должен проинформировать поставщика о факте получения товаров. Для этого предназначено такое EDI-сообщение, как RECADV.
- Уведомление о возврате. Покупатель по тем или иным причинам может отказаться от получения товара и вернуть его поставщику. Для этого он использует такой документ, как RETANN, содержащий сведения о возвращаемых товарах и причинах отказа в их приёмке. У поставщика после получения RETANN возникает обязанность отреагировать и ответить покупателю.
Примечание: Приведенный выше список стандартных документов EDI не является исчерпывающим. В любом случае, стороны информационного обмена могут адаптировать его к своим потребностям.
ЭДО: понятие, сферы применения
EDI расшифровывается как «электронный документооборот». Это метод обмена документами по телекоммуникационным каналам, при котором документы сохраняют полную юридическую силу. Логичный вопрос — как это гарантировать, если у документа нет печатной версии. Фактически, это файлы, и конкретной реализации не существует. Для решения этой проблемы вместо рукописных подписей используются электронные цифровые подписи.
В системах EDI цифровые подписи, по определению, не эквивалентны рукописным подписям. Для этого, во-первых, необходим и даже действителен такой обобщенный сертификат ключа. Во-вторых, должны быть выполнены все требования, содержащиеся в сертификате.
Юридическая сила документа в системе EDI может быть оспорена только в том случае, если правильность электронной подписи проверяется только участниками обмена информацией. Сегодня есть решение этого вопроса. Цифровые подписи контролируются третьими лицами, т.е. электронными документами. Каждая из этих компаний уполномочена Федеральной налоговой службой и поэтому имеет право проверять правильность работы с электронными документами. Логично, что юридически важный электронный документооборот может осуществляться только с использованием аккредитованных операторов.
Сегодня EDI используется в самых разных сферах деятельности, особенно компаниями, поставляющими большие объемы товаров. Важно, чтобы они обеспечивали постоянное наличие на складе товаров, необходимых потребителю. Это может быть затруднительно при больших объемах традиционных бумажных документов. Системы EDI устраняют эту проблему, автоматизируя бизнес-процессы, делая работу поставщиков максимально эффективной.
Преимущества внедрения системы ЭДО
Использование системы EDI в компании имеет множество преимуществ, которые были бы невозможны без нее. Прежде всего, необходимо помнить о кадровом факторе. Сотрудники часто допускают ошибки, когда речь идет о ручной обработке документов на бумаге. Система EDI с ее богатыми автомобильными возможностями для многих рутинных процессов сводит человеческий фактор к минимуму.
Увеличение оборота капитала и труда, которое может обеспечить EDI, поразительно. Кроме того, важную роль играет быстрая и последовательная скорость обмена финансовой информацией с партнерами и сокращение кассовых разрывов.
Информация в печатных документах плохо защищена — злоумышленники могут копировать их, изменять и уничтожать. Системы EDI также решают эту проблему, поскольку они не требуют использования бумаги — критически важная информация надежно защищена.
Если между контрагентами используются электронные юридически обязывающие документы, соответствующие электронные счета-фактуры и транспортные памятки могут быть отправлены в сеть до возвращения машины на склад, поскольку они опираются на фактическую информацию.
EDI: что это такое, типы документов, расшифровка понятия — система электронного обмена данными
Технические стандарты EDI были разработаны Американским национальным институтом (ANSI). Их применение обеспечивает комфортные условия для развития и эксплуатации бизнеса. В связи с этим популярность технологии происходит не только в социальном секторе, но и в других областях экономики. Что такое — EDI (Electronic Data Interchange) или электронный обмен данными.
Про платформу
Контрагенты используют его для обмена информационными данными через Интернет. Здесь можно отправлять и получать финансовую, коммерческую и логистическую информацию. Диапазон отправляемых и получаемых документов неограничен. Также могут быть включены списки и сопроводительные бланки заказов. Пользователь немедленно обрабатывает заказ и отправляет документ поставщику или торговой сети. Усилия требуются минимальные, а взаимодействие происходит очень быстро. Еще одним преимуществом является то, что служба может проверять ошибки. Данные также могут генерироваться государственными системами, контролирующими производство, продажу и сертификацию продукции в России, такими как ЕГАИС.
Кроме того, платформа обеспечивает хранение созданных документов. Таким образом, вы можете найти необходимые документы, хранящиеся в защищенном идентификационном файле. Существует также возможность отчетности. Этому способствуют внедренные здесь инструменты бизнес-анализа.
На самом деле, представленная система не является новой. Расшифровка технологии EDI — это электронный обмен данными. Это инновация в умах российских бизнесменов, которые медленно принимают прогрессивные идеи для облегчения своей работы. Тем не менее, опыт пользователей показывает, что описанная здесь технология может помочь оптимизировать работу и в целом помочь бизнесу развиваться более эффективно. Ежемесячно можно отправлять тысячи запросов на заказы и обрабатывать информацию. Однако этот объем не является необходимым. EDI становится частью повсеместного документооборота, который вездесущ в большинстве компаний.
Например, EDI необходим, если компания занимается маркировкой определенных видов продукции (обувь, табак, одежда, алкоголь и т.д.). Программное обеспечение, предоставляемое Cleverence, также помогает облегчить и оптимизировать этот процесс.
Стандарты и способы передачи данных
Для обмена EDI можно использовать самый широкий спектр международных норм, чтобы удовлетворить любые требования. Однако сначала необходимо понять важность двух стандартных идентификаторов
GTIN-код
Global Trade Item Number, или уникальный цифровой штрих-код товара. Он заменяет USUPC и EuropeanEAN. Он выдается национальными реестрами и кодируется в геометрической форме. Он состоит из чисел 8, 12, 13 и 14. Он вносится в глобальную базу данных. Штрих-коды для этой категории товаров получены от производителей, владельцев торговых марок и импортеров. Он был разработан и внедрен международной организацией GS1.
GLN-код
Его полное значение — Global Location Number. Это уникальный код, состоящий из 13 цифр. Он должен идентифицировать пользователя в системе. Другими словами, в нем должны быть указаны все стороны, участвующие в поставке. Часто его расположение находится под штрихкодом. Помимо префикса страны, он содержит информацию о лицах, участвовавших в деле. Это: адрес, категория объекта, район объекта, номера телефонов и факсов, банковские реквизиты, требования и ограничения по доставке, а также имя представителя компании, с которым можно связаться.
Для того чтобы организация-поставщик могла установить партнерские отношения с коммерческой организацией, она должна получить GLN.
При выборе провайдера важно пройтись по другим провайдерам (в том числе международным), чтобы понять, обращать ли внимание на уровень обслуживания, стоимость сообщений и интеграцию. Также важно понять, как подключиться к его платформе.
Отличия ЭДО от EDI:
Информация может быть дополнена и изменена
Юридически значимые документы
Обязательные поля, которые не могут быть изменены
формы определяются законом.
Например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы (UDD) и государственная отчетность.
Для удобства и повышения эффективности бизнеса поставщики и розничные торговцы обычно соединяют EDI и EDI вместе. Заявление на отпуск. Мы поможем вам выбрать оптимальную услугу, соответствующую вашим потребностям.
Типы EDI документов и стандарты обмена данными
PRICAT (Price Catalogue)
Сообщение «Список товаров (услуг) с указанием цен». Он содержит полный или частичный перечень продукции, спецификаций и т.д. Сообщение отправляется поставщиком, розничной сетью или производителем.
ORDERS (Purchase Order)
Сообщение ‘Заказ на покупку’. Содержит перечень товаров (услуг), количество, цены, даты и адреса доставки. Отгрузка розничными сетями, производителями, складами, поставщиками сырья, перевозчиками и т.д.
ORDERS (Purchase Order)
Сообщение «Ответ на заказ», подтверждение или отказ от доставки товара. Это может включать ответы, содержащие аналоги продукта. Ее отправляют поставщики и розничные торговцы.
DESADV (Despatch Advice)
Сообщение об уведомлении об отправке. Содержит полную информацию об отправлении. Это позволяет планировать поступление товаров.
RECADV (Receiving Advice)
Сообщение ‘Уведомление о получении’. Содержит информацию о фактически полученном продукте. Позволяет поставщикам создавать соответствующие счета-фактуры.
RETANN (Announcement for Returns)
Сообщение ‘Возврат уведомления’. Содержит список товаров, подлежащих возврату, и сроки доставки. Создается по приказу или по желанию.
INVOIC (Invoice)
В цепочке документооборота могут появляться и другие типы данных, в зависимости от характера деятельности компании и требований контрагентов. Например, списки отслеживания, приложения к уведомлениям об отправке и т.д. Доступность в системах EDI зависит от технических возможностей провайдера.
Международные стандарты Edifact и GS1 EANCOM определяют правила передачи данных, безопасности, структуры и формы.
Они были согласованы комитетом ООН по регулированию обмена данными в сфере управления, торговли и транспорта. Он состоит из набора правил построения, протоколов обмена и стандартных сообщений.
Они объединяют потоки электронной информации и натуральных товаров, используя GLNs* — датировку продуктов, местонахождения и коммерческих партнеров.
В *GLN указываются юридические лица и разделы. Это ключ из 13 символов, содержащий информацию о контактном и коммуникационном менеджере, типе установки, банке, требованиях и ограничениях на поставку. При транзакциях большинство EDI-документов передается в GS1 компании Eancom.
Контакт. Получение GLN по мере необходимости.
Как работает EDI-обмен между торговой сетью и поставщиками
Поставщики могут создать список товаров и отправить его розничному торговцу. Этот шаг иногда опускается. Там, где сорта известны заранее или где уже налажено сотрудничество. В качестве альтернативы поставщик может проинформировать партнера о товаре другим способом. В этом случае обмен данными начинается с отправки торговой сетью поставщику заказа (ордера). Заказ содержит подробную информацию о товаре, количестве и месте доставки.
В зависимости от этого поставщик отправляет заказ и принимает/отклоняет его полностью или частично. Если продукция отсутствует на складе или в достаточном количестве, поставщик может предложить только соответствующий продукт или часть продукта.
После принятия всех условий и деталей поставщик отправляет уведомление о доставке (DESADV). В документе фиксируются детали отправления: количество отправленного груза, пункт доставки, передача, время доставки и т.д.
Розничный продавец получает товар и заключает договор. Если все в порядке, он отправляет поставщику уведомление о принятии (RecADV). Цепочка может принять только часть товара и определить в документе забракованную или невывезенную продукцию. Поставщик должен вернуть деньги или заменить товар, чтобы выполнить условия договора.
Как только розничная сеть принимает товар по запросу, поставщик отправляет универсальный передаточный документ (УПД), подписанный РЭК, через систему EDI. Это заключительный этап процесса доставки. UDD используется для оплаты НДС и выставления счетов-фактур.
Для обмена EDI можно использовать самый широкий спектр международных норм, чтобы удовлетворить любые требования. Однако сначала необходимо понять важность двух стандартных идентификаторов
RECADV
Ответное сообщение DESADV, подтверждающее принятие товара, — Recadv. На этом небольшой цикл обмена данными EDI-сообщений завершен.
Уведомление о приемке направляется покупателем поставщику. Он содержит перечень полученных товаров, принятых или не принятых, а также любую другую сопроводительную информацию. RecADV соответствует пункту доставки/отгрузки.
Поставщики могут выставить счет на оплату или провести сверку своих «основных» счетов на основе RecADV.
Если между контрагентами используются электронные юридические документы, правильные электронные счета-фактуры и накладные могут быть отправлены в сеть до возвращения машины на склад, поскольку они основаны на реальной информации.
На самом деле, традиция может быть закрыта в тот же день. Это особенно важно для поставщиков, которые получают платежи и работают с сетью. И в большинстве случаев он начинается в тот день, когда розничный продавец получает соответствующий документ о закрытии. Реальная экономическая выгода здесь очевидна.
Для иллюстрации материала использована репродукция картины Иоахима Беклера «Мясная лавка».
