Менеджер по организации мероприятий — со стороны кажется, что это работа, где всегда вечеринки, веселье и все позитивно. Но у каждой работы есть свои особенности. Давайте начнем с положительных аспектов:
Кто такой event-менеджер: обязанности, обучение, сколько зарабатывает
Несколько лет назад я участвовал в конференции по цифровым технологиям. Среди организаторов был мой хороший друг, которого я давно не видел. Отлично, подумал я, тогда мы сможем разговаривать одновременно. Но это было не так — Алена носилась как белка в колесе, всегда находясь в центре событий и следя за тем, все ли идет по плану. Такая профессия — менеджер по организации мероприятий.
Event-менеджер — специалист, который готовит и организует офлайн или онлайн мероприятия и следит за выполнением их целей. Проще говоря, event-менеджер — это организатор мероприятий.
Когда мы говорим о мероприятиях, мы подразумеваем корпоративные мероприятия, рекламные мероприятия, имиджевые мероприятия. Например, всевозможные бизнес-конференции, презентации продукции, форумы, выставки, семинары, собрания коллектива, церемонии награждения и т.д. Организация свадьбы или юбилея — это совсем другое, это больше связано с бизнесом.
Чем крупнее мероприятие, тем больше менеджеров по организации мероприятий в нем задействовано. Чаще всего клиенты обращаются в агентства по организации специальных мероприятий. Но есть и частные организаторы мероприятий, чьи контакты передаются из уст в уста и держатся на уровне глаз.
Чем занимается event-менеджер
В зависимости от формата и масштаба мероприятия круг задач менеджера по организации мероприятий может меняться. Для небольшой конференции или выставки они могут сделать практически все сами — от продвижения мероприятия в социальных сетях до оформления помещения и персональных приглашений. Если уровень мероприятия выше, наймите целую команду менеджеров, между которыми распределяются обязанности.
- Ваша реклама показывается аудитории с точно заданными параметрами: пол, возраст, работа, гео, интересы, темы.
- Это гибкий и тонко настраиваемый на конкретный сегмент аудитории инструмент продвижения.
Каждый event-менеджер должен уметь делать все, что связано с организацией мероприятий. Рассмотрите список профессиональных задач на примере организации деловой конференции:
- Разработка концепции мероприятия, согласование ее с заказчиком. Внесение правок и изменений. Иногда за час до начала.
- Расчет и обсуждение бюджета. Нужно уложиться в сумму, обозначенную заказчиком.
- Поиск спонсоров, инвесторов, общение с ними.
- Подбор помещения и аренда.
- Оформление декора помещения. Создание фотозон с баннерами мероприятия.
- Разработка и обеспечение деловой и развлекательной программы. Нужно пригласить ведущего, а иногда и артистов, договориться о проведении банкета.
- Общение со спикерами начиная от первого приглашения на конференцию и заканчивая размещением в гостинице иногородних.
- Обеспечение технической части мероприятия: чтобы микрофон работал, слайды презентаций переключались и т.д.
- Разработка печатной продукции с символикой мероприятия, часто согласно брендбуку заказчика.
- Создание и продвижение лендинга конференции, запуск емейл-рассылок, написание постов в группе мероприятия.
- Обеспечение рекламной кампании конференции в СМИ, у блогеров, в соцсетях, написание пресс-релизов.
- Заказ необходимых для спикеров и гостей предметов: как минимум воды, блокнота, ручки.
- Поиск надежных поставщиков, которые обеспечат все вышесказанное, общение с ними, составление ТЗ, заключение договоров, контроль за выполнением работ.
- Переговоры, переговоры, бесконечные переговоры. С поставщиками, со спикерами, с заказчиками, с гостями. Каждый день, 24/7.
- Пост-продакшн: фотоотчеты о проведенной встрече, монтаж мини-фильма, сбор отзывов, другая работа с участниками.
Главное — это событие, клиент и участники.
Вероятно, существует не одно пересечение с другими профессиями. Да, именно так: event-менеджер — пиарщик и переговорщик, специалист по маркетингу и SMM и, конечно, хороший психолог.
Кто такой SMM-менеджер: чем он занимается, сколько зарабатывает и как им стать.
Об организации онлайн-мероприятий мы поговорим отдельно. Возьмем ту же конференцию — только в чисто онлайновом формате. Как описываются задачи менеджера онлайн-мероприятий в дополнение к обычным задачам?
- Подобрать оптимальную платформу для проведения онлайн-встречи.
- Позаботиться об обратной связи: смогут ли зрители общаться со спикерами в прямом эфире?
- Предупреждать о дате конференции, прислать ссылку на платформу.
- Продумать систему оплаты, разработать систему промокодов, если актуально.
- Разослать по базе участников запись конференции, презентации участников, какие-то дополнительные материалы.
Что нужно знать event-менеджеру
Давайте сначала поговорим о профессиональных навыках — hard skills. Однако внимательный читатель заметит, что они не настолько профессиональны. Например, чтобы стать специалистом по SEO или веб-мастером, необходимо разбираться в целом ряде программ и услуг. В этой профессии такого нет, поэтому «hard skills» лучше называть базовыми навыками, без которых в профессию лучше не входить.
- Навыки управленца. Нужно найти, скоординировать и проконтролировать не один десяток людей. И отвечать, если что-то пойдет не так.
- Навыки многозадачности. Это не линейная работа, где нужно делать одно дело. В этом вы уже убедились из предыдущего раздела.
- Гибкое мышление, способность оперативно реагировать. В event-индустрии все может поменяться в последнюю минуту. Простой пример: спикер заболел или передумал за 2 дня до мероприятия. Надо срочно искать нового с похожей темой выступления. А если не получится — менять программу, заново выстраивать хронометраж, предупреждать подписчиков в соцсетях.
- Знание трендов и тенденций event-рынка, бизнеса и маркетинга. Особенно это важно для имиджевых мероприятий, ведь репутация бренда складывается из многих факторов, в том числе и соответствия современным стандартам.
- Хорошо подвешенный язык, общительность. Разговаривать, просить, убеждать придется много.
Что такое мягкие навыки, как их развить и оценить их текущий уровень?
Существуют также личные навыки и компетенции, которые облегчают жизнь менеджера по организации мероприятий:
- Творческое мышление, креативность, чтобы предлагать интересные небанальные идеи.
- Грамотная речь, умение хорошо писать.
- Личное обаяние, чтобы найти подход к любому человеку.
- Стрессоустойчивость. Думаю, без комментариев.
Большой круг знакомых также будет полезен. Если срочно требуется флорист, копирайтер и рерайтер
Event-менеджер кто это и чем занимается
Менеджер по организации мероприятий постоянно консультируется с клиентом. Он выбирает параметры мероприятия (место проведения, персонал, тематику) и представляет весь список клиенту на утверждение.
Если вас интересует, где можно узнать о event-менеджере, вам стоит взглянуть: Выбор курсов для менеджеров по организации мероприятий
Самые важные шаги для эффективного управления мероприятиями
Менеджер по организации мероприятий обладает следующими профессиональными навыками:
- встреча с заказчиком (созвон, переписка) для обсуждения деталей события;
- в случае если клиент затрудняется назвать детали, предложить собственный план вечеринок;
- анализ заведений для планируемого праздника, бронирование;
- планирование бюджета, смет, сроков и чёткое следование им;
- составление списка необходимых контактов (директор банкетного зала, оформители, доставка шаров и т.д.);
- подбор тематики события, оформить помещение в соответствии с этим (или работать в паре с декоратором, дизайнером интерьера);
- обеспечение посетителей печатной продукцией: листовки, брошюры (при необходимости);
- контроль за всеми процессами в ходе мероприятия;
- по итогам события — составление отчётности;
- ведение документооборота и контроль оплат по всем счетам;
- привлечение спонсоров, журналистов и написание пресс-релизов.
Кроме того, менеджер по организации мероприятий должен быть всегда доступен и не бояться решать нестандартные проблемы.
Менеджер по организации мероприятий обладает такими качествами, как:
Ежедневные советы от диджитал-наставника Checkroi прямо в твоем телеграме!
Что должен знать и уметь
- работать в режиме многозадачности;
- иметь высокий уровень работоспособности;
- управленческие и организаторские навыки;
- координаторские и логистические умения;
- уметь решать разные проблемы в короткие сроки.
Личные качества
- высокий уровень коммуникабельности;
- креативность;
- стрессоустойчивость;
- быстро принимать правильные решения;
- умение быть оратором и выступать перед публикой:
- лидерский характер;
- способность находить нестандартный подход к решению проблем.
