В этой статье мы представим некоторые популярные программы и сервисы для ежедневного планирования и контроля задач. Мы также поговорим о том, на что следует обратить внимание при выборе таких приложений.
Количество и качество: как развиваются таск-трекеры в условиях конкуренции
История знает не один десяток менеджеров задач, которые пытались покорить умы и сердца пользователей. Однако у последних достаточно преимуществ и недостатков, чтобы мотивировать разработчиков таких услуг на большее. Кроме того, существующих менеджеров задач не хватает, а спрос, как известно, рождает предложение.
Особенности этой ниши таковы, что бесплатные менеджеры задач вполне могут конкурировать с платными продуктами, крупные компании с небольшими группами пользователей-энтузиастов.
Если новый менеджер задач становится популярным, у него есть все шансы получить качественные отзывы от пользователей и попасть в специальные рейтинги менеджеров задач. Однако не всегда существует корреляция между положением продукта в рейтингах и мнением пользователей.
Корпорация Microsoft представляет новую услугу: Planner. Он станет прямым конкурентом популярного менеджера задач Trello. Если сравнить внешний вид и функциональность этих двух сервисов, можно увидеть много общего.
Планировщик
Trello
В Planner есть концепция «досок», каждая из которых посвящена отдельной задаче. В этих досках есть карточки, которые могут иметь срок действия, вложения, категории и обсуждения. «Карточки можно организовать в колонки (отсеки), которые можно раскрашивать и расставлять приоритеты.
Главное отличие Planner от конкурентов — интеграция с другими продуктами Microsoft. Например, разговоры в рамках сервиса будут доступны в Outlook, а файлы из Word, Excel и PowerPoint можно будет быстро прикреплять к «ведрам». Microsoft обещает включить Planner в пакеты приложений всех пользователей Office 365 «в ближайшие недели».
Trello
Trello — это онлайн-сервис для совместной работы, который использует карточки для организации и управления проектами.
Основное преимущество Trello заключается в том, что вы можете видеть несколько одновременно выполняемых проектов и их текущее состояние. Для сотрудничества с командой разработчиков или других исполнителей, работающих над проектами со сроками или целями, эта система может дать вам обзор хода выполнения проектов.
Trello фокусируется на стопках карточек. Каждая стопка показывает статус каждого проекта. Например, если вы нанимаете команду на работу, в первой колонке отображаются карточки с резюме, во второй — сами кандидаты на собеседования, в третьей — встречи, в четвертой
Появились новые формы разговора и больше возможностей для использования анимации.
Трекеры задач, менеджеры задач или сервисы совместной работы — главные цифровые помощники современных руководителей разного уровня. А также профессионалы, которые сами организуют свои задачи. С их помощью вы можете ставить задачи и сроки, контролировать процесс и управлять внутренней перепиской — и все это без хлопот, связанных с конференциями и совещаниями.
Дополнительная ценность программного обеспечения для совместной работы заключается в том, что вам больше не нужно отслеживать все задачи, которые необходимо выполнить. Давайте рассмотрим, как это работает, на примере системы отслеживания задач Zettaplan, которая теперь является частью системы Megaplan.
Asana
Это изображение ленты задач в Zettaplan:
В целом, это имеет смысл и очень просто.
Программы для совместной работы: выбираем лучший сервис!
А вот так выглядит форма задания:
Задачи могут быть определены в контексте конкретного проекта или как отдельные задачи. Чтобы определить новую задачу, просто заполните поля формы. Вы можете активировать напоминание о задаче, в том числе и через SMS.
Как выглядит работа в Task-tracker?
Zettaplan теперь является частью CRM-системы Megaplan, которая позволяет не только организовать совместную работу, даже удаленную, но и автоматизировать бизнес-процессы, вести клиентскую базу, управлять проектами и многое другое. Вы можете бесплатно протестировать систему «Мегаплан», зарегистрировавшись на сайте.
- Задачи внутри каждой вкладки можно отсортировать по различным параметрам, например, по времени до закрытия.
- Чат и прикрепление файлов – внутри каждой задачи.
- Есть отдельный раздел «Обсуждения» для общей или личной переписки с коллегами.
- В раздел «Контроль» попадают задачи и обсуждения, за которыми вы следите, то есть получаете все уведомления по ним.
- В разделе «Сотрудники» находится информация о каждом сотруднике, включая его загруженность. iВ разделе «Структура» отражается структура предприятия.
Как видите, научиться работать вместе совсем не сложно. Еще сложнее выбрать из всего этого многообразия правильный трекер задач. Ниже приведены характеристики и возможности 10 популярных трекеров задач, чтобы вы могли выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
Task-tracker был разработан в 2008 году и полюбился многим за свою простоту и прозрачный интерфейс. После ребрендинга, проведенного в 2015 году, интерфейс стал не только удобным и интуитивно понятным, но и более приятным на вид. Существуют приложения для iOS и Android. Для небольших групп до 15 человек пользование бесплатное. Тот факт, что нет русской версии, является недостатком, но выучить одно или два английских слова не является большой проблемой. Нет возможности установить программу на свой сервер.
Основные функции и возможности сервиса совместной работы Asana:
Система отладки и управления проектами для команд, использующих agile-методы разработки. Поддерживает несколько вариантов развертывания: Облако, сервер, центр обработки данных. Существует приложение для смартфонов на базе Android и iOS. Это программное обеспечение для совместной работы не имеет русской версии, но пользовательский интерфейс ясен и прост для понимания. Существует бесплатный пробный период продолжительностью 7 дней
Одна из первых программ для совместной работы и одна из самых популярных. В процессе разработки Basecamp был создан фреймворк Ruby on Rails, который впоследствии использовался для разработки многих сервисов совместной работы. Этот трекер задач занял второе место в рейтинге Tagline в 2016 году, хотя это не самая дешевая подписка. Однако для некоммерческих или благотворительных организаций действует 50% скидка, а студенты и преподаватели могут пользоваться им бесплатно. Пробная версия работает в течение 30 дней. Существуют приложения как для iOS, так и для Android. Его нельзя развернуть на выделенном сервере. Отзывы — Служба отслеживания задач Basecamp имеет гибкую и дружелюбную службу поддержки.
Обзор бесплатных и платных таск-трекеров
Asana
Рабочий хаос, пропущенные сроки, потерянные документы — слова ужаса для любого исполнителя и руководителя. Не существует волшебной таблетки, решающей все эти проблемы, но с помощью сервисов задач вы можете минимизировать некоторые из них и улучшить работу команды.
С помощью сервисов можно сократить список параллельных задач и повысить как производительность команды, так и качество работы. Приборные панели также позволяют быстро выявить слабые места в команде и определить, где команда «застряла» на заданиях. Самое приятное, что вам не нужно бегать туда-сюда между столами и кабинетами, а можно видеть все на экране в любое время.
- Создание нескольких проектов с разными группами сотрудников.
- Возможность создания нескольких рабочих разделов для работы с разными проектами или разными командами.
- Задачи при необходимости разбиваются на подзадачи. Отличительная особенность – можно создавать подзадачи любой глубины вложенности.
- Приоритизация задач.
- Групповой календарь.
- Командный чат.
- Поиск по вхождению слова или по полю. Фильтр поиска можно сохранить.
- Возможна группировка задач по тегам.
- Есть возможность управления горячими клавишами.
Jira
Налоговые услуги уже давно перешли в цифровой мир и активно используются не только IT-стартапами и компаниями, но и обычными пользователями, которые хотят грамотно планировать свое время и организовывать рабочий процесс. Если вы тоже хотите попробовать создать качественный продукт в срок, вы можете воспользоваться такой платформой. Мы составили для вас подборку популярных услуг, проинформировав о преимуществах каждой из них.
Платформа: Web, iOS, Android.
- Отслеживание проектов и дефектов.
- SCRUM и Kanban доски.
- Agile-отчеты.
- Возможность выбрать из стандартных процессов или создать свой собственный.
- Настраиваемые фильтры (с помощью JIRA Query Language).
- Приоритизация задач.
- Чат.
- Большое количество надстроек для разных задач. iИнтеграция с другими инструментами. Например, с Confluence, Bitbucket, Bamboo.
- Portfolio for JIRA – визуализация всех проектов и команд.
Простой бизнес
Цена: Существует бесплатный план и 14-дневная пробная версия. Стоимость платной версии составляет от 420 рублей в месяц за каждого пользователя.
- Управление проектами и задачами.
- Диаграмма Ганта.
- Лента новостей по рабочим проектам.
- Разграничение доступа к информации.
- Управление удаленными сотрудниками.
- Хронометраж рабочего времени.
- Бесплатная внутренняя телефония.
Kaiten — это инструмент для управления деловыми и ведомственными задачами в одном месте. Kaiten может быть установлен в частном облаке или на сервере компании для обеспечения максимальной безопасности данных.
Basecamp
Преимущества включают в себя возможность видеть несколько графиков на одном экране, что означает, что вы можете видеть всю ситуацию в целом — вам не нужно переключаться между графиками, вы можете собрать все графики, которые хотите, на своем экране. Также очень легко связывать карты между собой. На первый взгляд, это простая, базовая функция управления задачами, но на самом деле вы можете видеть зависимость определенных сотрудников от других команд, сотрудничать с другими командами и даже создать новую команду.
Для чего они нужны?
Один из самых известных цифровых аналогов доски Канбан. В Trello вы можете создавать бесконечное количество персонализированных досок, карточек и списков. Интерфейс приложения прост и интуитивно понятен, а регистрация и базовая настройка выполняются всего за один час. С помощью этого менеджера задач вы можете назначать задания, устанавливать сроки и добавлять описания к каждому заданию, используя специальные вкладки.
Также можно сотрудничать с коллегами (10 досок в бесплатной версии). Если количество задач увеличится, вам придется перейти на платную версию.
Виды и примеры досок
Преимущества Trello :
Нет, вы можете снять задачу (если она стала неактуальной), провалить (если вы не смогли ее выполнить), поставить на паузу (если вы хотите вернуться к ней позже) и завершить ее. Все, что вносится в трекер задач, записывается и остается там навсегда.
Большинство программного обеспечения на рынке ориентировано на новичков и поэтому имеет простой интерфейс, который можно освоить за несколько часов. Для более сложного программного обеспечения некоторые разработчики помогают с внедрением. Например, у «Мегаплана» есть собственный учебный центр, который помогает пользователям быстро освоить функции CRM.
Особенно в зависимости от количества потенциальных пользователей и продолжительности использования. Так что если вам нужен менеджер задач для индивидуального использования, вы можете найти эффективное и бесплатное решение. Когда речь идет о командной работе, вам следует обратить внимание на платную версию: Он обладает расширенными функциями, которые положительно влияют на удобство и эффективность работы с программой.
Возможно, вас также заинтересует это:
Asana — это веб-сервис, предназначенный для совместной работы над проектами, отслеживания задач и развития командного общения. Этот трекер задач подходит не только для командной работы, но и для личной самоорганизации.
Проекты можно рассматривать как список задач, а также как доску Канбан, которая позволяет организовать задачи проекта так, чтобы сотрудники могли четко видеть задачи и их приоритет. Задачи в Asana — это основной элемент оптимизации работы команды. К созданным задачам можно добавлять описания, устанавливать их приоритет, прикреплять файлы, устанавливать сроки выполнения и людей, а также добавлять к задачам теги.
Сервис обладает большими возможностями для детального описания задач, позволяет общаться с командой внутри сервиса, имеет интеграцию с облачными сервисами, систему уведомлений, контроль доступа, интеллектуальный поиск и функцию разделения приоритетов для задач.
- Специальная аналитика, которая позволяет качественно оценивать рабочие процессы.
- Высокая степень защищенности (private cloud, on premises)
- Интуитивно понятный интерфейс.
- Инструмент легко подстраивается под ваш процесс, а не наоборот.
- Русскоязычная техподдержка.
Trello
Нет, вы можете снять задачу (если она стала неактуальной), провалить (если вы не смогли ее выполнить), поставить на паузу (если вы хотите вернуться к ней позже) и завершить ее. Все, что вносится в трекер задач, записывается и остается там навсегда.
К преимуществам менеджера задач относятся автоматическое резервное копирование, широкая интеграция со сторонними сервисами, такими как Google Drive, Dropbox и другими, а также функциональная система цветовых фильтров.
Основные функции сервиса предоставляются бесплатно. Чтобы получить расширенные возможности, такие как управление правами доступа и загрузка файлов, необходимо перейти на один из платных планов — Standard, Premium или Enterprise.
Веб-сервис Trello поддерживается всеми современными браузерами. Более того, инструмент доступен в настольной версии и на мобильных устройствах.
Наконец, я хотел бы отметить, что при выборе услуг программирования следует учитывать следующие критерии:
- Есть панель мониторинга KPI (ключевых показателей успешности команды).
- Удобная сортировка карточек.
- Шаблоны для быстрого создания новых проектов и досок.
- Быстрая синхронизацию между ПК-версией, браузером и приложением для мобильных устройств.
- Интеграция с большим количеством популярных сторонних сервисов.
Вопросы и ответы
Может ли исполнитель, имеющий доступ к трекеру, удалить задачу?
Вы прочитали обзор 10 менеджеров задач для команд разного уровня и для индивидуального использования. Вы сами решаете, какие из них использовать для управления рабочим процессом и своевременного выполнения задач.
Что делать, если сотрудники ранее не работали с таким ПО, как трекеры задач?
От чего зависит цена на трекер задач?
Asana
Trello
Советы по выбору таск-менеджера
- Не имеет значения, выбираете вы таск-трекер для себя или для компании, важно, чтобы продукт имел интуитивный интерфейс – даже при первом использовании вы сразу должны понимать, как создается задача, устанавливаются сроки и т.д.
- Наличие автоматических уведомлений поможет вам, не отвлекаясь от текущей работы для самостоятельных проверок статусов заданий, не упустить ничего важного.
- Обратите внимание на варианты отображения задач. Многие программы предоставляют информацию в разных видах: это могут быть канбан-доски, списки, диаграммы Ганта, а также календари.
- Необходимо учесть возможности для управления ресурсами: сервис должен помогать вам отслеживать, сколько времени каждому работнику требуется на выполнение ежедневных задач, и помогать контролировать загрузку сотрудников.
- Чтобы таск-менеджер всегда был под рукой и мог оповестить вас о новых задачах или горящих сроках, необходимо наличие мобильного приложения.
- Облегчить рабочий процесс и упростить коммуникацию в команде помогает интеграция с другими приложениями и сервисами: мессенджерами, календарями и пр.
- Не менее важна поддержка таск-трекером функции создания отчетов, которые позволят оценить эффективность работы и проанализировать финансовую составляющую.
