Система 5S является отличительной чертой успешной компании. Он используется не только в производственных компаниях, но и в офисах и предприятиях сферы услуг (мэрии, больницы, торговля, банки, страховые компании).
Оптимизация персонального компьютера по системе 5 «S»
Как можно сократить сроки поставки за счет рациональной работы с компьютером?
Автор.
В интернете есть много информации и примеров того, как внедрить 5S на рабочем месте. Это понятно — результаты очевидны: фотография, которая «была», содержит очевидный хаос, фотография, которая «стала», содержит очевидный порядок. На офисных рабочих местах вся оптимизация происходит вокруг компьютера: Документы раскладываются по папкам, папки подписываются и заклеиваются, чтобы определить их положение по отношению друг к другу, канцелярские принадлежности подписываются, стол зонируется и т.д. Но сам рабочий инструмент, компьютер, не тронут. Причина очевидна: трудно оценить потери, трудно доказать, что это было именно так, и трудно контролировать.
Как я попытался показать на рисунке, в большинстве компаний гораздо большая часть времени доставки приходится на офисную деятельность, чем на производственную:
Поэтому, чтобы сократить время выполнения заказа, я бы предложил этим компаниям сосредоточиться в первую очередь на оптимизации офисной работы, а не производства, основываясь на принципе Парето.
В течение трех лет я участвовал в разработке производственной системы в NIPOM, уделяя основное внимание оптимизации производства. Улучшить процесс проектирования, закупок и продаж было очень сложно, поскольку для эффективной оптимизации необходимо поработать в этих отделах, чтобы прочувствовать и понять все нюансы и особенности работы. Сейчас я работаю менеджером проекта в небольшой строительной компании ООО НПФ «Новый дом» и принимаю непосредственное участие в планировании, и я рад, что теперь могу видеть процесс «изнутри». В компании нет прежнего оптимизатора, поэтому я рад возможности получить опыт оптимизации процесса проектирования. Теперь я представлю свои выводы о том, как улучшить работу с компьютером наиболее практичным и полезным способом. Я буду рад, если читатели применят один или два из них на практике или вдохновятся и придумают что-то свое.
Этап №1 – сортировка.
На компьютере много лишних элементов, и обычно человек не задумывается об их устранении, потому что каждый из них занимает очень мало времени, но если умножить это время на количество маленьких камней преткновения, которые постоянно всплывают, то общие потери могут быть очень велики.
1. Первое и самое очевидное, от чего нужно избавиться, — это ненужные файлы. Разочарование
Если вы сомневаетесь, что какие-то файлы вам еще нужны, создайте папку «junk» прямо в этой папке и поместите эти файлы туда. Это лучше, чем удалять их в корзине, потому что корзина иногда опустошается от скуки, и в ней довольно трудно что-то найти, а если вы ищете что-то связанное с этим проектом, но никак не можете найти, то имеет смысл поискать в папке «хлам» этого проекта. P.S. Честно говоря, все, что попадает туда, никогда не пригодится в дальнейшем. Это больше для успокоения нервов.
2. если клавиши «Sleep», «Wake» и «Power» расположены так, как показано на рисунке, возьмите отвертку, разберите клавиатуру, снимите эти клавиши и соберите клавиатуру. Они находятся в очень неудобном положении, и случайное нажатие на них приведет к выключению или спящему режиму работы компьютера, что вызовет дополнительную волну раздражения у пользователя.
3. отпишитесь от 80% рассылок в вашем почтовом ящике. Каждое письмо ничего не потребляет. Вы видите в ежедневной рассылке очередное письмо, которое вы никогда не читаете, вы сразу же удаляете его, теряете секунду и удаляете «без времени», потому что вам нужно потратить 18 секунд. Итак: вы не теряете ни секунды: вы видите, что пришло новое письмо — ваше внимание уже отвлечено; вам интересно, что в нем содержится. Вы открываете почту — очередная рассылка. Удалить. Если вы засечете по времени все действия, связанные с приходом этого письма, то получите не одну секунду, а гораздо больше.
4. удалите мусор из автозаправки. Что бы вы ни удалили из автозаполнителя, возможно, стоит вообще удалить его с компьютера.
Этап №2 – самоорганизация.
Специфика работы офисного работника такова, что максимальная эффективность достигается во время так называемой фазы «потока», то есть максимальной концентрации на работе, погружения в процесс. Когда сотрудник отвлекается от выполнения задачи, он теряет большой объем информации, которую обработал в голове, и, в свою очередь, ему требуется много времени, чтобы ее упорядочить. Это можно сравнить с вопросом человека, несущего большое количество дров, который час. Он опустил дрова на землю, посмотрел на часы на запястье, ответил на вопрос и долго, по одному полену за раз, подбирал все, что нес.
- Поставьте обновление электронной почты не чаще, чем раз в 30 минут, чтобы увеличить интервалы работы в режиме погруженности в процесс. Попросите своих коллег все не срочные вопросы направлять по электронной почте, а не задавать их по телефону.
- Создайте четкую структуру папок на своем компьютере и правильно проименуйте нужные файлы. Создайте удобную систему, которой будете придерживаться на автоматизме. Не переусердствуйте в этом стремлении – слишком длинный путь к файлу, сквозь 12 папок — тоже потери. Проанализируйте, к каким папкам вы чаще всего преодолеваете длинный путь и выведите их ярлыки на рабочий стол.
- Для устранения эффекта набора текста на противоположной раскладке клавиатуры ghbvthyj nfrbv j,hfpjv, удаления всего, что написал, и набора этого текста заново, могу порекомендовать установить бесплатную программу Punto Switcher, автоматизирующую данную операцию.
- Для ускорения расчетов, производимых на калькуляторе, могу порекомендовать установить бесплатную программу NumLock Calculator. Это обычная (или расширенная) программа-калькулятор, с тем лишь отличием, что мгновенно вызывается на экран нажатием клавиши NumLock, ей же и скрывается. Выглядит это следующим образом – вы заносите руку над дополнительной клавиатурой, нажимаете NumLock, с этой же дополнительной клавиатуры вводите цифры и знаки, и закрываете калькулятор той же клавишей.
- Если у вас ноутбук, и на нем ваша скорость набора текста падает из-за неудобной клавиатуры – не стесняйтесь и подключите внешнюю клавиатуру через USB. Клавиатуру покупайте с USB-портами для флеш-накопителя и питающего провода для вашего телефона. Безусловно, прошли те времена, когда для установки флешки необходимо было добраться до задней части системного блока, который стоит под столом, однако… не для всех.
- Компьютерную мышь рекомендую использовать с дополнительными клавишами по бокам, и дополнительную клавишу под большой палец запрограммировать, например, под действие «Назад», значительно ускорив ваш серфинг по папкам. Зашли в папку – не то. Не надо тянуться к кнопке проводника «Назад», просто мгновенно нажимаете большим пальцем дополнительную клавишу мыши и смотрите следующую папку.
- Добавьте в автозагрузку те программы, которые сразу запускаете в начале каждого рабочего дня.
Этапы внедрения 5С
Первый этап «Сортировка»
Сортировка означает очистку его рабочего места от всего, что не нужно для текущего производства или бумажной работы. На этапе сортировки одним из основных компонентов является определение деталей, которые понадобятся позже в заказе, и отсеивание ненужных деталей. Следует отметить, что при сортировке работники отбирают не только те предметы, которые точно не нужны, но и те, в отношении которых у них есть некоторые сомнения. Самое главное в сортировке — это эффективное использование ресурсов. Преимущества правильного выполнения этого этапа заключаются в следующем: — дополнительное место для хранения необходимых деталей и инструментов; — снижение затрат на транспортировку ненужных предметов, которые, возможно, придется упаковывать; — меньше времени тратится на поиск необходимых предметов, что также способствует поддержанию приятной обстановки; — необходимые предметы всегда находятся в рабочем состоянии, а поломки обнаруживаются гораздо быстрее; — более высокая производительность труда.
Следует отметить, что на данном этапе одна из основных трудностей заключается в том, чтобы определить, какие элементы являются избыточными или просто ненужными в данный момент времени. Наиболее эффективным методом выявления потенциально избыточных элементов и анализа уровня их полезности является так называемая «красная метка». По сути, идея заключается в том, что предметы, которые явно необходимы и не оставляют сомнений в этом, оцениваются сразу. Однако, если пункт вызывает сомнения, он помечается красной меткой.
Для того чтобы «краснознаменная компания» была эффективной, необходимо также вести документацию, которая для каждой компании является отдельной. Примером может служить ведение журнала учета или хранение всей информации в электронной системе организации. Исходя из этих результатов и их анализа, можно четко увидеть улучшения, которые принесло введение красных этикеток. Давайте проанализируем возможные проблемы, которые могут возникнуть на первом этапе внедрения 5Cs:
(а) полки и другие виды пространств, где складывались ненужные предметы, разделяли рабочую зону, вызывая трудности во взаимодействии между работниками; (б) поиск различных деталей стал занимать больше времени; (в) обслуживание ненужных предметов было дорогостоящим; (г) накапливалось много ненужных предметов, что в свою очередь влияло на работу в целом и на других людей. Если в процессе сортировки была обнаружена одна или несколько из вышеперечисленных проблем, необходимо повторить этот этап метода и выявить причины проблем.
Второй этап «Свои места для всего»
После успешного завершения первого этапа в компании, внедряющей рассматриваемую систему, стоит перейти ко второму этапу, который называют «местами всего». Речь идет о размещении предметов таким образом, чтобы ими можно было легко пользоваться, и об их маркировке, чтобы каждый сотрудник мог быстро и без особых затрат времени найти нужный ему предмет. Наиболее распространенными видами траты времени являются: Переезд, отсутствие мер предосторожности, поиск товаров из переизбытка, работа с некачественными товарами. Можно сделать вывод, что главной особенностью этого этапа является сокращение времени, которое требуется работникам для поиска нужного предмета, что впоследствии влияет на производительность труда. Выбор оптимального места для размещения различных инструментов происходит в результате расчета минимальных перемещений для извлечения и использования предмета, что сокращает количество отходов. Отходы — это операции, которые потребляют время и ресурсы, но не добавляют ценности продукту или услуге для потребителя. Таким образом, удобное расположение предметов способствует сокращению отходов, и карта 5С часто используется в компаниях с этой целью. Суть карты 5С заключается в том, что это механизм, который помогает оценить расположение различного оборудования и предметов, необходимых для работы, и выбрать наиболее рациональное расположение этих предметов. Его можно разделить на две части. Для наглядности на рисунке 1 представлен план 5С, на котором показано расположение функций машины до внедрения системы 5С.
Проблемы при внедрении системы 5С
В настоящее время можно сказать, что данная концепция организации рабочего места успешно применяется во многих странах, но редко используется на российских предприятиях, особенно в Пензенской области. Одной из основных причин неудач российских компаний по внедрению системы 5S является неправильная интерпретация и применение этой концепции руководителями или сотрудниками, рассмотрим их основные ошибки. Таким образом, на первом этапе внедрения метода 5S могут возникнуть следующие проблемы: — низкая расстановка приоритетов руководителями компании; — контроль за внедрением находится не в тех руках; — неэффективность из-за ориентации деятельности компании; — нечеткое понимание системы 5S и ее преимуществ; — определенные ошибки при внедрении. Давайте проанализируем каждую из этих проблем отдельно. Во-первых, низкий приоритет для менеджеров. Руководитель всегда должен знать, что его поведение вызывает восхищение у подчиненных сотрудников, а его отношение анализируется, потому что если руководитель не видит необходимости или не заинтересован в реализации, сотрудники будут относиться к нему так же. Более того, сегодня стало модным привозить зарубежный опыт, и часто это делается только для вида, так что некоторые руководители даже не считают нужным самим посещать курсы, а то, что посещают только сотрудники, будет не очень эффективно. Для внедрения системы 5С необходимо выделить время, и иногда руководители пренебрегают этим. Во-вторых, при внедрении системы 5С не следует забывать о систематическом мониторинге всех этапов, но при назначении и делегировании этой обязанности необходимо учитывать такие вещи, как наличие у сотрудника полномочий для осуществления этой деятельности, а также ресурсов для своевременного проведения мониторинга, поскольку бумажная работа может отнимать много времени даже в средней компании. Третья серьезная проблема для компаний заключается в том, что не все сферы деятельности оказывают одинаковое влияние. Например, эффективность системы 5С очень низка для компаний, работающих в металлургическом секторе, поскольку ее достаточно для поддержания оборудования в хорошем состоянии, а другие элементы мало влияют на общую производительность. Непонимание системы 5С и ее преимуществ является причиной нежелания сотрудников переходить на эту модель. Этому есть много причин, но главная из них заключается в том, что недостаточно внимания уделяется обучению сотрудников этой модели, ее преимуществам для каждого сотрудника и компании в целом. Некоторые из неудач в реализации являются более специфическими проблемами. Например, если этап отбрасывания ненужного чрезмерно акцентируется, сотрудников заставляют избавляться практически от всех предметов на рабочем месте, что поддерживает иллюзию создания порядка, а на самом деле становится неприятно работать без мелких предметов, что в свою очередь влияет на отношение к системе 5С в целом. Для того чтобы эта система действительно работала в российских компаниях, которые начинают ее внедрять, необходимо понимать, что самое главное — это желание сотрудников и особенно руководства использовать ее для эффективности производства, а не только для получения ваучера.
Анализ системы 5С показывает, что ее эффективное внедрение в российских компаниях возможно, так как самое главное в этой системе — это желание и понимание всех сотрудников разных уровней извлечь из этой системы пользу конкретно для них и для компании в целом. В то же время мы никогда не должны останавливаться на достигнутых результатах, а всегда стремиться к совершенству и систематизации.
Литература:
1) Хироюки Х. 5 S для работников: Как улучшить свое рабочее место — М.: Институт перспективных стратегических исследований, 2006. С. 32. 2. Таппинг Д., Данн Э. Бережливый офис. М.: Альпина Паблишер, 2012 3. Растимешин В.В. Куприянова Т.М. Порядок / 5S — система порядка, чистоты и дисциплины с привлечением всех сотрудников.
Денис Рогозик
Шаг 1 – утвердить начало внедрения системы 5S
Первое, что необходимо сделать, — сформировать рабочую группу по внедрению системы (проекта), которую должен возглавить лидер — первый менеджер.
Заместителем руководителя рабочей группы и ответственным за реализацию может быть сотрудник, например, менеджер по качеству или заместитель первого руководителя, который действует в интересах проекта не только от своего имени, но и от имени руководителя рабочей группы.
Предпочтительно, чтобы членами рабочей группы были назначены ключевые эксперты и соответствующие сотрудники.
Состав рабочей группы является примерным:
- Руководитель рабочей группы (статусный лидер и лидер изменений) – это первый руководитель компании, несет ответственность за результативность и эффективность применения системы 5S и обеспечивает ее реализацию на всех уровнях организации).
- Заместитель руководителя рабочей группы (лидер изменений) – осуществляет консолидацию информации, разработку инструкций, ответственный за контроль и организацию мероприятий по внедрению системы.
- Члены рабочей группы (лидеры и агенты изменений) – специалисты и руководители, осуществляют разработку и согласование инструкций, координацию и дополнительный контроль внедрения этапов системы.
Состав рабочей группы утверждается мандатом компании. Выбранным лицам будут назначены новые роли и задачи. Поэтому внедрение системы будет одобрено.
Шаг 2 – составить план внедрения системы 5S
Задача рабочей группы — подготовить годовой план (дорожную карту) по внедрению системы 5S во всей компании.
План должен включать следующее:
- Объявление кампании о внедрении системы.
- Разработку базовых инструкций для первых этапов.
- Назначение и обучение аудиторов, обучение персонала.
- Проведение основных этапов внедрения системы.
- Проведение аудитов на каждом этапе.
- Подведение итогов на каждом этапе.
- Составление нового годового плана продвижения системы.
Для каждого подразделения, в зависимости от его специфики, могут быть подготовлены отдельные дорожные карты с подробным описанием мероприятий для каждого этапа внедрения системы, которые со временем будут вытекать из общего плана.
На этом этапе также будут разработаны руководящие принципы для первого, второго и третьего этапов. (Или, по крайней мере, для первого, остальные позже).
— Почему план на год, а не на больший или меньший срок?
Поскольку внедрение системы и ее последующее развитие не ограничивается одним годом и пятью этапами (на пятом этапе и далее усилия переходят на поддержание и дальнейшее развитие системы), целесообразно составлять ежегодные планы и улучшать результаты. Например, внедрение новых инструментов управления и бережливого менеджмента.
Также не имеет смысла устанавливать более короткие сроки, поскольку опыт, скорее всего, закончится неудачей, что еще больше затруднит убеждение сотрудников в необходимости внедрения улучшений. (Однако это на усмотрение организации).
— Почему именно руководство для каждого этапа, а не шаблон?
По моему опыту, лучше всего, если руководства разрабатываются отдельно для первого, второго и третьего этапов, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на каждом этапе реализации. Тем более что четвертый этап заключается в создании подробного, гибкого и понятного шаблона требований уже в вашей системе 5S, который соответствует конкретным потребностям организации и закрепляет ее успех.
Однако организации могут напрямую ссылаться на стандарты или правила, которые были разработаны для себя или в других компаниях.
Рекомендую изучить информацию из национального стандарта РФ ГОСТ Р 56906-2016 — «Бережливое производство. Организация рабочего места (5S)» и книга Растимешина В.Е. и Куприяновой Т.М. «Упорядочение. Путь к созданию качественного рабочего места. Практическое руководство».
Шаг 3 – Объявление кампании о внедрении системы 5S
На этом важном этапе, когда рабочая группа провела всю необходимую подготовку, план проекта и цели ясны, первый руководитель собирает сотрудников организации и объявляет о внедрении системы.
Во-первых, он должен объяснить сотрудникам, для чего будет использоваться система, то есть какие результаты получат сотрудники компании, менеджеры, владельцы, клиенты и аудиторы.
Здесь же представлена центральная группа по внедрению — заместитель директора и члены центральной рабочей группы.
Главная цель этого мероприятия — показать сотрудникам намерения и приверженность первого руководителя. Также будет дана общая информация о системе и целях.
Конкурс на лучшее название
Кроме того, можно организовать конкурс среди сотрудников на лучшее название системы 5S, чтобы они имели уникальное имя и могли участвовать в реализации проекта уже на этом этапе.
Рабочая группа должна выбрать название и наградить победителя.
Этап 1 – Сортировка и избавление от лишнего
Первый шаг — убрать из зоны все, что считается там лишним и ненужным. Например, вам не нужно иметь на кухне двенадцать кастрюль и сковородок. Выберите те, которыми вы пользуетесь чаще всего и которые оптимально подходят по размеру для вашей семьи. Художественным книгам также не место на кухне, как и пылесосу в ванной или стиральной машине в детской комнате (если только вы не выделили для этих предметов место для хранения).
В отношении других предметов, инструментов и оборудования следует проводить различие между теми, которые используются постоянно, и теми, которые используются лишь время от времени.
Этот этап очень похож на систему уборки вещей «Флайледи» и «Анонимные слюнтяи» (читайте «Метод Везувия и Рашмора» и «Метод горы Вермонт»).
Этап 2 – Соблюдение порядка
На этом этапе необходимо выделить определенное место для хранения всех необходимых предметов и предметов, которые мы определили как постоянно используемые. Чтобы эти предметы были:
- легко найти;
- они были легкодоступны;
- их без проблем возвращались на место.
Другие редко используемые предметы следует хранить в той же комнате, но подальше: в подвесных или выносных шкафах, на антресольном этаже.
Вы можете писать этикетки на полках, ящиках и контейнерах. Должно быть ясно, что должно храниться в них. Тогда ваш муж не будет спрашивать, где его носки и брюки (конечно, не все мужья такие), а дети не будут бегать вокруг и спрашивать, куда положить свои вещи.
Положите рядом с ним инструкцию по эксплуатации стиральной машины. И каждый член семьи может легко управлять стиральной машиной и выбирать подходящий цикл стирки.
Этап 4 – Стандартизация
Вы можете сделать фотографию убранной комнаты, полки, шкафа или определенного участка, распечатать ее и положить в нужное место. И если реальность отличается от шаблона, вы можете четко увидеть, что нужно изменить, убрать или исправить. Не будет вопросов о том, что нужно удалить.
Установите правила «работы» на сайте. Они не обязательно должны быть в письменной форме. Самое главное, чтобы все члены семьи знали их и следовали им. Иногда это может быть самое основное правило, но почему-то все его игнорируют. Затем полезно распечатать его и разместить в удобном месте. Например, «Когда ешь, убирай за собой», «Когда приходишь с улицы, чисти свою обувь».
Эффективно расставьте вещи так, чтобы ими было легко пользоваться, находить и складывать обратно. Рациональное расположение неотделимо от сортировки. Когда все элементы отсортированы, остаются только те, которые действительно необходимы для текущей деятельности. Следующий шаг на пути к порядку и аккуратности — убедиться, что каждый сотрудник сразу знает, где искать предметы и куда их положить, когда они понадобятся.
Уборка означает регулярное мытье полов, протирание оборудования и постоянное стремление к чистоте. Состояние рабочего места оказывает определенное влияние на качество продукции. Уборка — это трудоемкая мера, позволяющая избежать накопления грязи, пыли и отходов в лабораториях.
Уборка должна производиться ежедневно в сочетании с осмотром оборудования.
Стандартизация отличается от сортировки, рационализации и очистки. Первые три этапа — это различные виды деятельности, а стандартизация — это метод, с помощью которого вы можете достичь последовательных результатов в процессах первых трех этапов — сортировки, упорядочивания и очистки.
Второй этап — рациональное расположение
Стандартизация тесно связана с каждым из первых трех этапов, но особенно с очисткой. Одним из результатов стандартизации является чистота машин, отсутствие грязи, пыли и мусора на рабочем месте. Стандартизация — это состояние, достигаемое через определенный период времени при соблюдении регулярных процедур очистки.
В контексте системы 5S совершенство означает, что
