Канбан хорошо подходит для управления небольшой командой или для организации личного расписания с обширным списком задач. Канбан позволяет легко отслеживать ход выполнения задач и поэтому подходит для отслеживания отдельных циклов задач и коротких спринтов. Этот метод можно комбинировать с другими методами, например, «90 на 30» или Zero Inbox.
7 лучших методов и 6 сервисов для управления временем
Если вы не хотите тратить свою жизнь и здоровье на бессмысленные дела и беготню, вы должны уметь грамотно распоряжаться своим временем. Искусство управления временем поможет вам работать более эффективно: Вы можете сосредоточиться на своей работе и избежать выгорания.
Эта статья для вас, если:
- Вы не знаете, с чего начать и что оставить.
- Нет желания начать работать. Вы же не хотите начинать все сначала.
- Сроки прошли, а задачи еще не выполнены.
- Трудно сосредоточиться на важных задачах и не отвлекаться от них.
Давайте разберем все, что касается управления временем, и как вы можете извлечь из этого максимальную пользу. В конце — пример того, как разработать технику управления временем для тех, кто любит оттягивать и не хочет слишком много бороться.
Топ-7 методик для эффективного тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент — это техника организации времени для наилучшего использования имеющихся ресурсов. Проще говоря, тайм-менеджмент — это планирование своего дня таким образом, чтобы успеть все сделать. Управление временем — это важный навык, который необходим каждому.
Все техники направлены на улучшение самоконтроля и концентрации — это правда — и все они отличаются тем, насколько легко их применять. Каждая техника может быть объединена или адаптирована к потребностям человека для достижения большего эффекта. Давайте рассмотрим самые популярные из них.
«Правило 10 минут»
- Попробуйте поработать над задачей в течение 10 минут, даже если вам не хочется.
- Если вы втянулись, продлите цикл еще на 10 минут.
- Если работа идет плохо, завершите цикл и отдохните.
Как работает метод
Прежде чем приступить к выполнению новой задачи, мозг подсознательно планирует ход работы, что может привести к чувству усталости: Это снижает мотивацию и продуктивность и вызывает лень. Правило предполагает короткий 10-минутный спринт и быстрое погружение в работу — без планирования и размышлений. Обычно 10 минут достаточно, чтобы снизить активность лимбической системы, которая отвечает за чувство лени и нежелание работать: Человек вовлекается в процесс, и появляется моральная сила для работы.
Кому подойдет
Правило 10 минут подходит для всех жизненных ситуаций. Этот метод снижает уровень стресса перед началом выполнения сложной задачи и позволяет быстрее набрать темп. Это первая из техник, которые вы должны начать использовать для управления временем и борьбы с промедлением.
Что почитать
Откладывать дела на потом — это нормально, но когда вся ваша работа исчезает в ящике стола до окончания срока, пора что-то с этим делать. Голландские психологи Таня ван Эссен и Анри Шувенбург подробно объясняют, почему мы медлим и когда это становится болезнью, которую трудно преодолеть.
Как попробовать
Подойдет любой таймер или часы. Для большего удобства можно использовать будильник на смартфоне, и когда он зазвонит, можно провести по нему пальцем, чтобы продлить цикл еще на 10 минут.
Pomodoro
- Один рабочий цикл длится 30 минут, из которых 5 минут — короткий перерыв.
- Каждые 4 цикла — 1 длинный 30-минутный перерыв.
Как работает метод
Идея Pomodoro заключается в том, чтобы разбить монотонную работу на короткие, круговые спринты. Короткий 25-минутный перерыв не дает вам устать от монотонной работы, а 5-минутный перерыв помогает снять напряжение и поддержать рабочий тонус. Чтобы сохранить эффективность работы, делайте более длительный перерыв каждые несколько циклов или полностью смените вид деятельности.
Кому подойдет
Технология предназначена для рутинных процессов, где не требуется выполнение сложных задач. Pomodoro подходит для всех офисных работников и фрилансеров, чей рабочий график характеризуется легкой, монотонной работой.
Что почитать
Все о методе «Помидор» из уст первооткрывателя: автор метода «Помодоро» объясняет, как научиться управлять временем, обращаясь за вдохновением внутрь себя и практикуя концентрацию и самоконтроль.
Где попробовать
Focus To-Do, Pomodoro Tracker, Pomodoro Timer, мобильные приложения Focus 10.
Метод «90 на 30»
- Сосредоточьтесь на сложных задачах и постепенно переходите к более легким.
- Работайте в 2-часовых спринтах, чередуя работу и отдых.
- В конце дня перейдите на технику Pomodoro.
Подборка приложений для управления временем
Для эффективного управления временем важно автоматизировать процессы планирования рутинных задач, иначе отслеживание и прогнозирование будут только отнимать рабочее время. Использование специального программного обеспечения значительно облегчает жизнь и улучшает концентрацию — вам больше не придется отвлекаться от работы и следить за таймерами и задачами.
Давайте рассмотрим программное обеспечение, которое подходит для планирования работы и управления временем.
Focus To-Do
- Веб-сайт: https://www.focustodo.cn/.
- Оно бесплатное, но есть покупки в приложении.
- Для тех, кому подходит Pomodoro.
Приложение является гибким и может использоваться для планирования рабочих задач, домашних дел или хобби. Программа поддерживает списки дел, может отправлять напоминания, а все выполненные задачи отслеживаются с помощью встроенной статистики. С помощью встроенного таймера и инструментов для автоматизации регулярных задач легко управлять своим рабочим графиком.
Удобные задачи со встроенными комментариями, списками и напоминаниями.
Таймер работает по принципу Pomodoro — если вы не вписываетесь в эту методологию, приложение будет неудобным.
Синхронизация всех устройств в рамках учетной записи
У меня возникают проблемы с получением разрешения для всех устройств, подключенных к моей учетной записи, когда я оплачиваю премиум-версию.
Инструменты автоматизации и шаблоны для регулярных задач
Белый шум воспроизводится во время работы приложения и не может быть заменен вашей собственной музыкой, даже в платной версии.
Trello
- Веб-сайт: https://trello.com/ru/platforms.
- Бесплатно, платные программы от $5/месяц.
- Бесплатная версия полностью функциональна.
Trello подходит для личной и групповой работы. В бесплатной версии доступна только одна доска Kanban. С подпиской вы можете планировать с помощью таблиц, списков и расписания.
Инструменты автоматизации доступны только в платных пакетах, а для подключения сторонних сервисов необходимо устанавливать дополнительные надстройки. Trello предлагает готовые к использованию сценарии настройки, предназначенные для стартапов, разработчиков и небольших проектных команд.
Удобный интерфейс: все карты доступны на одном экране, а действия выполняются 2-3 щелчками мыши.
Слабый набор инструментов для списков задач
Для расширения функциональности сервиса доступно несколько дополнений.
Когда на доске находится несколько сотен карт, программа замирает.
Все уведомления и сообщения собираются в одном письме, что очень удобно.
Отсутствие инструментов CRM, например, пользовательских полей и учета финансов по задачам.
Forest
Forest фокусируется на геймификации рабочих процессов. Приложение включает таймер Pomodoro — во время рабочего цикла для каждой задачи на экране растет дерево, которое умирает каждый раз, когда пользователь отвлекается.
В приложении есть статистика и система достижений, а также таблица лидеров, где вы можете соревноваться со своими друзьями в социальных сетях.
Приложение можно использовать для блокировки нежелательных веб-сайтов, которые отвлекают вас от работы.
Приложение лучше всего подходит для творческих людей — дизайн и инструменты не для всех
Встроенный таймер для управления временем Pomodoro.
Много назойливой рекламы в бесплатной версии приложения
Приложение интегрируется с электронной почтой, управлением задачами, Google Docs и электронными таблицами. Вы можете создавать собственные интеграции с более чем 2 000 приложений. Существуют расширения для браузеров.
Функциональный помощник по дому
Когда меня спрашивают о лучшем приложении для ведения бюджета и личных финансов, я без колебаний отвечаю — CoinKeeper, потому что пользуюсь им уже много лет, и на сегодняшний день оно лучшее.
Это настоящий личный бухгалтер на смартфоне! Он помогает управлять деньгами, вести учет расходов и доходов, составлять бюджет, анализировать расходы с помощью подробной статистики и т.д.
Если вы привяжете к приложению свои банковские карты (эта функция работает только на смартфонах с iOS), все расходы с этих карт автоматически переносятся в приложение. Это очень удобно, если вы забыли ввести сумму, которую вы потратили после каждой покупки.
Приложение разработано максимально удобным для пользователя: интуитивно понятный интерфейс, синхронизация с другими устройствами, возможность добавлять различные категории и подкатегории расходов и доходов, устанавливать лимиты, прогнозировать будущие расходы и т.д. Обязательно попробуйте организовать свои финансы с помощью CoinKeeper, и вам больше не придется думать, куда уходят ваши деньги)).
3. Sectograph
Визуальная шкала времени на циферблате часов для людей с ослабленным зрением.
Разве не было бы удобно, если бы, взглянув на часы, вы могли мгновенно увидеть свои задачи на этот час? Сервис «Сектограф» реализовал эту функцию наилучшим образом. Приложение переводит ваши планы из календаря Google в 12-часовые часы, и вместо линейного списка ваше расписание превращается в четкую круговую диаграмму.
Этот формат идеально подходит для тех, кто лучше усваивает информацию в визуальной форме. Он сразу показывает время начала и окончания, продолжительность встречи, тренинга или парикмахерской, а также свободное время. Это дает вам лучшее ощущение времени и позволяет использовать его более эффективно.
4. MindMeister
Обслуживание смарт-карт для крупномасштабного планирования
Крупные проекты и дела, рассчитанные на длительный период времени (неделя, месяц, квартал), лучше всего планировать в виде mindmaps, чтобы вы могли видеть общую картину и ничего не упустить. Для этого я использую MindMeister — с его помощью можно быстро и легко спланировать даже очень сложный и многоуровневый проект, например, начало нового курса или самостоятельное путешествие.
Над большими картами со множеством ответвлений удобнее работать с компьютера или iPad, поэтому была добавлена функция синхронизации между различными устройствами. И вы всегда можете поделиться своей картой с коллегами или друзьями и отредактировать ее вместе.
Используйте менеджер задач и расписаний. Вы можете создавать задачи на день или установить общее распределение времени с функцией напоминания. Вы можете редактировать услугу индивидуально или в группах, по своему усмотрению.
Приложения для совместной работы
Как только вы научитесь составлять список задач и управлять своим временем, вы сможете перейти к работе с другими людьми. Далее вам понадобятся приложения для планирования групповых проектов и задач.
Trello
Не просто приложение, в котором можно программировать, а целая система командной работы. Подходит для отслеживания личной производительности в соответствии с индивидуальными целями, а также для работы в команде. Trello можно использовать как приложение для составления списка задач.
Разработана в соответствии с принципом японской доски Канбан. Пользователь имеет возможность создавать карточки с текстом, списками и метками. В сервисе можно настраивать кнопки, перемещать карточки из колонки в колонку и отслеживать ход проекта по записям. Мультимедийные файлы загружаются на карточки, а для отслеживания хода выполнения проекта прилагается контрольный список с таймингами.
С помощью этого приложения проект может отслеживать работу других членов совета директоров.
Возможности Trello:
- Канбан-планирование.
- Управление доступом команды к доске.
- Интегрированная система автоматизации.
- Создание пользовательских шаблонов.
- Система оповещения.
- Установление сроков для отслеживания соблюдения и прогресса.
- Интеграция с сервисами: Slack, Evernote, Gmail, Zendesk, Dropbox, Outlook, Twitter и другими.
Доступна для загрузки для ПК, Android и iOS, работает в браузере.
Оплата за версию:
- Trial или Standard — бесплатно для создания собственной доски и командной работы, до 10 досок.
- Стандарт — $5 за неограниченное количество досок и неограниченное хранилище.
- Премиум-тариф — $10 в месяц со всеми функциями предыдущих тарифов и некоторыми улучшениями в настройках платы.
- Корпоративная — ставка рассчитывается исходя из количества работающих людей. Включает все предыдущие тарифы, но больше подходит для предприятий, которым необходимо все систематизировать.
Asana
Приложение для командной работы, определения задач, общения и обмена материалами, создания дорожных карт и совместного управления проектами и задачами. Сервис включает в себя множество функций и интеграций, так что пользователям больше не придется тратить время на переключение с одного приложения на другое.
В Asana создается проект, который может отображаться в виде доски Канбан или списка задач. Каждый участник проекта получает свой собственный список задач, который можно настроить. Пользователи видят статистику выполненных задач и планируют свои проекты в соответствии с рабочей нагрузкой. Приложение лучше всего подходит для команд и проектов, которыми необходимо управлять.
Возможности Asana:
- Создавать и структурировать проекты.
- Подключайте участников к проектам и управляйте доступом.
- Структурируйте задачи и списки дел.
- Интеграция с Gmail, Jira, Slack и более чем 100 другими серверами.
- Автоматизируйте повторяющиеся задачи.
У Asana есть веб-версия, а также приложения для Android и iOS.
Бесплатно при ограниченном количестве функций и группе до 15 человек. Если вы хотите управлять проектами, просматривать графики и подключать большую команду, вам нужен премиум-план за $10,99. Для предприятий есть план за 24,99 доллара с программой создания целей и масштабной постановкой целей.
Приложение для формирования привычек
Еще одно приложение, о котором стоит упомянуть в связи с управлением временем, — это приложение для формирования привычек. Вы можете не только научиться планировать время, но и сделать это привычкой, чтобы тратить меньше осознанного времени. Помимо всего прочего, вы можете создать еще несколько привычек, чтобы адаптировать и упростить свою жизнь.
Habitica
Смесь игры и менеджера — лучшее приложение для программирования из всех геймифицированных приложений. Вы можете ставить перед собой задачи и записывать привычки. По мере того, как вы записываете дела, ваш персонаж растет, меняет снаряжение и получает награды за выполнение целей. Вы можете общаться с другими персонажами и даже уничтожать боссов, которые нападают на ленивых людей. Вы можете настроить свой список дел в соответствии со своими привычками.
Приложение не помогает планировать множество задач и определять в них десятки подзадач, а также создавать единое рабочее пространство с другими пользователями.
Особенности приложения Habitica:
- Ставьте цели и отслеживайте привычки.
- Ставьте цели и вырабатывайте привычки, определяйте цели и вырабатывайте привычки, отслеживайте состояние.
- Общайтесь с другими пользователями.
- Разделите цели на теги.
- Геймифицируйте приложение.
- Подключение к групповому значению.
Доступно в версиях для Android и iOS, а также в браузере.
Приложение бесплатное, но есть возможность перейти на групповую цену, которая включает не только вас, но и некоторых других пользователей. Групповая цена составляет $9 за первый месяц и $3 за последующие месяцы.
Заключение
Нет лучшего приложения для составления расписания, каждый может выбрать приложение, которое соответствует его конкретным потребностям и целям.
Если вы хотите выбрать приложение для отслеживания времени, то Smartertime, RescueTime, Toggl или Focus booster — хорошие варианты.
Если вы хотите планировать свое время и ставить задачи, вам подойдут приложения Todoist, TickTick, Any.DO или Sectograph.
Для индивидуальных проектов и групповых задач вам нужен Trello. А чтобы создать привычки, вы можете включиться в игру с помощью приложения Habitica.
Когда у вас одновременно 10-20 и более задач, трудно что-то не забыть. И красочных стикеров на стене или заметок в календаре для всех них недостаточно. Вы можете планировать задания для следующих служб.
В процессе работы вы можете собирать информацию, которая не актуальна в данный момент, но может понадобиться в будущем. Данные могут храниться на компьютере, в облаке, на флэш-накопителе или даже на обычном листе бумаги. Но когда возникает необходимость в сохраненной информации, начинается поиск: где она хранится, как маркируется. Это отнимает много времени. Хорошо, что существуют услуги по хранению и структурированию заметок.
Notion
Стоимость: от $4 для бизнес-пользования, бесплатно для частного использования.
Notion — это сервис, где вы можете хранить буквально любую информацию: Текст, изображения, ссылки, видео, аудио, коды, таблицы. Вы можете создавать и хранить заметки. Данные также могут быть структурированы. Вы можете работать с текстами непосредственно в сервисе. Если вы создаете базу данных, вы можете открыть доступ для других пользователей. Кстати, Notion может заменить Trello благодаря шаблону Kanban. Также можно использовать электронные таблицы, аналогичные Excel и Google Sheets.
Вы можете использовать Notion в качестве веб-приложения, настольного или мобильного приложения.
Evernote
Стоимость: от
Сервисы для блокировки отдельных сайтов
Вы когда-нибудь решали отдохнуть от работы, посидеть в социальных сетях 5-10 минут и не заметили, как пролетела пара часов? Эта ситуация болезненна для многих надомников и фрилансеров. Кажется, что у нас много времени, и несколько минут для «отдыха мозга» не повредят. Но в итоге теряется много часов. Блокчейн-сервисы предлагают решение. Они просто блокируют доступ к определенным веб-сайтам в рабочее время.
Freedom
Стоимость: от 3500,42+ за пользователя в месяц, доступна бесплатная пробная версия.
Служба блокирует ресурсы, которые отвлекают вас от работы. Вы можете выбрать, что именно вы хотите заблокировать: социальные сети, веб-сайты или приложения. При необходимости вы можете даже заблокировать доступ в Интернет. Вы можете выбрать, как долго вы хотите блокировать интернет, или установить автоматические периоды по расписанию. Если вы беспокоитесь о том, что доступ может быть «взломан», просто включите функцию блокировки на определенный период времени.
Freedom поддерживает устройства Mac, Windows, Android, iOS и Chrome. Если вы используете расширения для браузера, вы можете просматривать статистику о том, как долго вы посещаете определенные веб-сайты, и устанавливать лимиты посещения.
FocusMe
Стоимость: от $8,49 в месяц, есть 2-недельная пробная версия и бесплатная версия для Android.
Очень интересное приложение для всех тех, кто часто отвлекается от работы на интернет-серфинг и ничего не может с этим поделать. С помощью FocusMe вы можете блокировать любые сайты, приложения и игры на компьютере и телефоне. Время блокировки может варьироваться от нескольких часов до постоянного ограничения. Если вы используете облегченную версию, вы можете изменить настройки. Однако в более строгом режиме вы не сможете получить доступ к ограниченному ресурсу, пока не истечет время блокировки.
FocusMe работает с macOS и Windows. Существуют расширения для браузеров. Приложение бесплатно для Android.
Мы надеемся, что среди перечисленных сервисов и приложений вы найдете инструмент, который поможет вам управлять своим временем. Вместо того чтобы пытаться запомнить все задачи и планировать оптимальное расписание, вы можете делегировать эти процессы программным решениям и выполнять задачи напрямую.
+ Для личного пользования до $14,99 на пользователя в месяц в групповом плане.
Сервис для хранения заметок в различных форматах: Изображения, текст, ссылки, PDF-файлы, веб-страницы, электронные письма. Имеется сканер для визитных карточек и рукописных заметок. Вы можете вводить задачи и сортировать их по приоритету. Можно настроить уведомления. Вы можете связать свой аккаунт Google Calendar и добавить интеграцию с различными сервисами.
Существуют приложения для iOS, Android, браузера, Windows, Mac и Linux. Возможна синхронизация между устройствами. Вы можете даже делиться заметками с людьми, у которых нет учетной записи Evernote.
Google Keep
Стоимость: бесплатно.
Очень простой и удобный сервис от Google. Здесь можно создавать заметки в виде цветных стикеров, устанавливать напоминания и создавать ярлыки. Вы можете сортировать заметки по важности и помещать самые важные заметки в верхней части экрана.
Приложение доступно онлайн и на вашем телефоне. Или вы можете просто перейти с Gmail на Google Keep, где заметки интегрированы по умолчанию. Все версии синхронизируются друг с другом, поэтому не имеет значения, на каком устройстве вы создаете заметку.
Skitch
Стоимость: от + для личного пользования до $14,99 за пользователя в месяц для группового плана.
Сервис команд Evernote используется для создания моментального снимка, на котором можно писать или рисовать. Вы можете сохранять свои идеи в виде эскизов, надписей и рисунков. К сожалению, в настоящее время приложение доступно только для Mac, iPad и iPhone.
Сервис отслеживает время работы других приложений, продолжительность звонков и время, проведенное на веб-сайтах. Сервис также предлагает предупреждения об отвлекающих факторах, общую статистику и рейтинг отвлекающих приложений.
Google Календарь — это планировщик, похожий на календарь, с функцией синхронизации. Вы можете подключить его к любому приложению и получить все необходимые данные.
Календарь Google работает в большинстве браузеров. Нет необходимости устанавливать отдельное приложение
- В календаре можно организовывать встречи и события.
- Можно отправлять уведомления о предстоящих событиях.
- Вы также можете добавить цели в календарь, и приложение предложит оптимальное время для их достижения.
● Все события из вашей учетной записи Gmail вводятся автоматически — так что вы больше никогда не забудете время вылета, дату сдачи отчета или день рождения.
● Синхронизация с календарем на телефоне.
Доступ с любого устройства через аккаунт Google.
Стоимость. Бесплатно. Все, что вам нужно сделать, это зарегистрировать учетную запись Google.
Мнение Чекрой. Практичный и гибкий онлайн-календарь, подходящий как для личного, так и для делового использования.
EverNote
EverNote — это функциональное приложение для ведения и хранения заметок.
Шаблоны помогут вам работать быстрее и облегчат повседневную жизнь.
- Вы можете делать заметки на компьютере и телефоне.
- Он может сохранять ссылки на полезные веб-сайты.
- Приложение может отправлять и получать данные от других служб.
● Вы можете использовать готовые шаблоны, которые экономят время и облегчают планирование и ведение записей. В приложении есть десятки вариантов — от шаблона меню до бизнес-плана и плана отслеживания проекта.
● Имеется функция распознавания рукописного текста. Evernote понимает 11 языков, включая русский, и быстро преобразует бумажные заметки в цифровой текст.
Стоимость. Бесплатная базовая версия предлагает 60 МБ новых загрузок в месяц, поиск по тексту и изображениям, работу с блокнотом в автономном режиме и синхронизацию между двумя устройствами. При желании вы можете приобрести премиум-версию за 1 990 рублей в год с 10 ГБ новых загрузок.
Evernote — это универсальное хранилище для заметок и замена бумажному блокноту для тех, кто привык все держать под контролем.
Microsoft To-Do
Microsoft To-Do — это служба хранения, которая позволяет планировать задачи и ставить цели для эффективного управления временем.
Незавершенные задачи переносятся на следующий день, а уведомления о сроках выполнения помогут вам лучше управлять своими задачами.
- Вы можете создавать и настраивать задачи и устанавливать для них сроки.
- Вы можете создавать списки и контрольные списки и группировать их по темам.
- Вы также можете создавать списки дел и контрольные списки, чтобы лучше управлять ими и отслеживать свой прогресс.
● Сервис ежедневно отправляет уведомления с напоминаниями о задачах из еженедельного списка.
● Личные данные могут быть переданы другим пользователям.
● Чтобы ничего не забыть, и ваше планирование было эффективным, вы можете добавить цветовые акценты к тексту.
● Услугой можно воспользоваться из любой точки мира. Он синхронизируется с устройствами iPhone, Android и Windows 10, а также с веб-приложением.
Мнение Чекрой: Microsoft To-Do — это гибкий планировщик задач для всех, кому необходимо привести в порядок личные или домашние дела.
Стоимость. Существует бесплатная базовая версия, которая подходит для личного использования. Если вы хотите работать в команде и количество проектов не ограничено, стоит приобрести расширенную версию за $10 в месяц на одного пользователя.
Сервисы для планирования времени и задач
Особенности. Приложения Google синхронизируются друг с другом. Для этого необходимо войти в систему с учетной записью Google.
Календарь Google планирует задачи по дням и времени. Добавляются рисунки и геометрические фигуры. Чтобы создать цель, определите, сколько часов в неделю вы готовы тратить на эту деятельность. Затем система самостоятельно рассчитывает ваше оптимальное время.
Он работает на мобильных устройствах и настольных компьютерах.
Чем он полезен. Долгосрочное планирование на ближайшие месяцы. Вы можете ставить задачи для своей команды: есть функция общего календаря.
Преимущества. Удобный интерфейс. Автоматический импорт событий из Gmail. Например, если вы купили билет на самолет, напоминания о полете появятся в вашем календаре. Вы можете отслеживать задачи без подключения к Интернету, если сохраните данные на своем устройстве.
Недостатки. Вы не можете создавать недатированные списки.
Интерфейс Календаря Google
Особенности. Легко создавать списки задач и отслеживать прогресс. К каждой задаче можно добавить дополнительную информацию: Дата, время, подзадачи. Пользователи сортируют списки по дате или в собственном порядке.
Работает на ПК, Android и iOS.
Для чего он подходит. Небольшие личные и профессиональные задачи.
Преимущества. Синхронизируется с Gmail и Google Calendar на всех устройствах, работает в автономном режиме, проста в использовании.
Недостатки. Невозможно добавлять ссылки или изображения в задания.
Пример работы в Google Task
Особенности. Инструменты включают списки дел, списки покупок, календари, напоминания, календарь. Вы можете создавать задачи голосом, прикреплять фотографии, добавлять теги и подзадачи.
При использовании премиум-аккаунта задачи имеют цветовую маркировку, можно выбирать темы и устанавливать повторы, если это ежедневная задача. Размер вложений не ограничен.
Доступно для Windows, macOS, Android и iOS.
Чем он полезен. Легко использовать для решения личных и профессиональных задач.
Преимущества. Множество функций в одной услуге. Синхронизация учетных записей на всех устройствах.
Недостатки. Мешают рекламные баннеры, предлагающие приобрести платный аккаунт.
Ценообразование. Базовая версия бесплатна, премиум-версия стоит $5,99 в месяц.
Интерфейс календаря Any.do
Особенности. Автоматическое определение приоритетов задач. Можно синхронизировать с Gmail и календарем. Есть функция быстрого добавления задач, которая позволяет быстро добавлять важные задачи в список.
Платные версии предлагают несколько участников на одной доске, разнообразные темы оформления и фильтры задач.
Он работает на всех компьютерах и мобильных устройствах.
Чем он полезен. Личные вопросы и работа в команде. Например, вы можете создавать задачи и назначать их коллегам.
Преимущества. Командная работа. Интеграция с более чем тридцатью сервисами отслеживания времени и производительности, управления проектами и электронными таблицами.
Программы для управления проектами
Особенности. Сервис выглядит как виртуальная доска с карточками. Каждому из них присвоен приоритет и срок выполнения, дано описание, ссылки, файлы, изображения и исполнитель. Когда человек выполняет задание, он/она перемещает карточку в соответствующую колонку.
Работает в браузере, есть мобильное приложение.
Для чего он подходит. Задания с несколькими этапами, работа в команде.
Преимущества. Простой интерфейс.
Недостатки. Отсутствие анализа и отчетности о результатах работы сотрудников.
Ценообразование. Бесплатная версия подходит для личного использования. Стандартный — $5 в месяц, подходит для небольших проектов. Premium — $10 в месяц для групп до ста человек. Enterprise включает все функции сервиса. Цена зависит от количества человек. Для тысячи человек это составляет $13 в месяц.
Пример электронной таблицы Trello
Особенности. Программное обеспечение для управления проектами с четкой функциональностью. Единое рабочее пространство, в котором пользователи отслеживают задачи, обмениваются файлами и создают списки задач. Имеется встроенный чат и лента новостей. Календарь синхронизируется с учетными записями Outlook и Google.
Он работает на компьютере и мобильных устройствах.
Чем он полезен. Бесплатная версия предназначена для преподавателей и студентов. Платная версия — для работы над корпоративными проектами.
Преимущества. Все необходимые инструменты входят в комплект поставки, никакого другого программного обеспечения не требуется.
Недостатки. Интерфейс на русском языке отсутствует.
Ценообразование. Базовая версия бесплатна. Бизнес-цена без ограничений — $99 в месяц.
Особенности. В приложении «Управление проектами» можно удобно отслеживать задачи и рабочее время сотрудников. Программа синхронизирована с другими продуктами «Битрикс24»: CRM, Сотрудники, Задачи и Проекты. Общая статистика доступна для всех проектов. Вы можете назначить ответственного за каждую задачу и установить сроки.
Он работает на компьютере и мобильных устройствах.
Для чего он подходит. Работает в малых и больших командах.
Преимущества. Расширенная функциональность, интегрированная CRM-система.
Недостатки. Свободный интерфейс — требуется обучение.
Цена. Существует бесплатная версия с 5 ГБ хранилища. Базовый тариф с накопителем на 24 ГБ для пяти пользователей стоит ₽1990 в месяц. Стандартная цена за 100 ГБ и 50 пользователей составляет ₽4 790 в месяц. Professional — за 1024 ГБ для неограниченного числа сотрудников — ₽9 590 в месяц.
Пример работы в Битрикс24
Особенности. Сервис для командной работы и составления расписания. Добавьте описание к каждой задаче, прикрепите файлы, назначьте сотрудника, установите приоритет и крайний срок. Дополнительная информация указана в комментариях к карте. Статистика разбивает затраченное время.
Работает только на компьютерах.
Для чего он подходит. Работает в малых и больших командах.
Преимущества. Простой интерфейс.
Недостатки. Нет мобильного приложения.
Ценообразование. Если в проекте работает не более пяти сотрудников, услуга предоставляется бесплатно. Стоимость для организаций с численностью сотрудников до ста человек составляет 258 ₽ в месяц за пользователя. Для организаций с 250 и менее сотрудниками она составляет ₽222 ₽ в месяц, а для более чем 250 человек — ₽185.
Сервисы для заметок
Особенности. Он сочетает в себе функции Trello и Google Docs. Создавайте списки дел, сохраняйте документы, планируйте время, управляйте проектами в приложении.
Приложение представляет собой записную книжку. На каждую страницу можно добавить текст, таблицы, видео, изображения и ссылки.
Он работает на компьютере и мобильных устройствах.
Для чего он подходит: Работа, учеба и личные задачи.
Преимущества. Услуга является универсальной. Вам не нужно использовать другие программы: Функциональность включает все необходимые инструменты.
Недостатки Интерфейс доступен только на иностранных языках.
Цены. Существует бесплатная версия и программа Pro для личного пользования. Последний стоит $4 в месяц и включает неограниченное количество посетителей и скачивание файлов. Стоимость групповой версии составляет $8 в месяц на одного пользователя.
Заметки о концепции
Особенности. Простая программа, в которой пользователи могут рисовать от руки, писать заметки, прикреплять изображения и аудиофайлы, а также отмечать записи цветными стикерами.
Он работает как в веб-версии, так и в версии мобильного приложения.
Чем он полезен. Личные заметки, когда нужно быстро что-то написать.
Преимущества. Программа синхронизируется со всеми сервисами Google через Gmail. Он также имеет удобный интерфейс.
Недостатки. Совместное использование приложения не предусмотрено.
Пример заметки в Google Keep
В приложении есть таймер Pomodoro и функция фонового белого шума. Вы можете управлять групповым списком задач, делиться списками с другими участниками и назначать задачи отдельным лицам.
7. Google Keep
Google Keep можно использовать в сочетании с Google Calendar — эти сервисы прекрасно дополняют друг друга. Здесь можно создавать списки, рукописные и устные заметки, а также добавлять заметки с картинками. Эта услуга отлично подходит для быстрых заметок в ситуациях, когда не хватает времени на подробное описание идеи или задачи, например, когда вам нужно сделать заметки для презентации на конференции:
8. Skitch
Это бесплатный сервис для ведения заметок от создателей Evernote. Вы можете делать снимки, к которым затем легко добавлять свои заметки и комментарии. Это приложение для тех, кто учится визуально.
9. ColorNote
Приложение, которое любит стикеры и по функциональности похоже на Google Keep. Удобен для заметок и напоминаний. Подходит для Android.
10. OneNote
Альтернатива Evernote, разработанная корпорацией Microsoft. В этом приложении вы можете помечать свои заметки, например: Звонить клиентам, обсуждать с командой, напоминать. Пользоваться им можно бесплатно.
Сервисы для контроля времени
Возможно, это даже важнее, чем составление расписания услуг, потому что проблема нехватки времени часто заключается не в перегрузке, а в бесконтрольном использовании этого невосполнимого ресурса. Некоторые приложения позволяют отслеживать, сколько времени вы тратите на ежедневную рутину и другие задачи, находя способы оптимизировать свой график. Другие предназначены для того, чтобы помочь вам сосредоточиться и отвлечься, например, от социальных сетей и новостей.
11. Toggl
Чтобы решить проблему, необходимо найти ее причины. Тайм-трекер Toggl поможет вам сделать именно это. Он позволяет отслеживать время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи, определять, когда оно используется неэффективно, и своевременно принимать меры для исправления ситуации. Вкладка «Хронология» позволяет увидеть, куда уходят эти драгоценные минуты и часы, если, конечно, вы правильно активируете трекер в начале каждой новой деятельности:
Для личного пользования есть бесплатный пакет, а для групп плата составляет от 8 usd в месяц.
12. RescueTime
С помощью этого трекера вы можете отслеживать, сколько времени тратится на выполнение задач. Кроме того, служба также предлагает пакет тренингов для улучшения конструктивного управления временем и отдельный пакет для организации работы в команде. Для каждого пакета предусмотрен бесплатный пробный период.
13. SelfControl
Полезная программа для блокировки доступа к развлекательным ресурсам в рабочее время. Пользователь может выбрать сайты, которые будут заблокированы. Это бесплатное приложение доступно для Mac OS.
14. Focus Booster
Если вы хотите использовать популярный метод управления временем «Помидор», то Focus Booster — это именно то приложение, которое предупредит вас о том, что пора переключиться на альтернативный режим. В двух словах, суть Tomato заключается в том, что задания делятся на 35-45 минутные секции, с 5-10 минутным перерывом после каждой секции. Перерывы называются «помидорными перерывами», отсюда и название.
После каждого четвертого «помидорного» перерыва рекомендуется 15-30 минутный перерыв.
15. Everhour
Это приложение интегрируется с другими инструментами организации работы, такими как Asana, Trello и Jira. Пользователи могут использовать его для учета времени, затраченного на выполнение задач, координации задач внутри команды и решения организационных проблем. В личном кабинете вы можете создавать отчеты за нужный вам период времени, проверять рабочее время коллег и получать обзор времени, затраченного на каждый из ваших проектов:
Вывод
- «Освободите разум»,
- Определите, куда уходит время,
- Разделите нагрузку,
- Используйте энергию в правильном направлении,
- Организуйте хаос вещей и структурируйте задачи,
- Расставьте приоритеты при составлении списка и сосредоточьтесь на главном,
- Научитесь самодисциплине,
- Стать более продуктивным на работе и иметь больше времени для личных дел,
- Возьмите свою жизнь под контроль.
Для того чтобы использование услуг по управлению временем принесло ожидаемые результаты, необходимо честно ответить на вопрос, какую проблему вы хотите решить с помощью такого приложения, а затем выбрать одно или два, которые позволят вам решить эту конкретную задачу.
