Если вы хотите быть более продуктивным и одновременно экономить время, Notion — отличный инструмент для достижения вашей цели. Но прежде чем начать знакомство с приложением, давайте рассмотрим его плюсы и минусы.
Как работать в Notion: установка, регистрация и инструкции по использованию
Стремление к продуктивности стало неотъемлемой частью жизни современного человека. Мы записываем планы на день и год, составляем списки целей и задач, записываем важные события в календарь и устанавливаем напоминания, чтобы ничего не забыть. Эти занятия помогут вам распределить время на работу и на личные дела.
Планирование задач и времени организует не только ваш рабочий процесс, но и ваш мыслительный процесс. Порядок в вашем разуме, в свою очередь, приносит порядок в вашу жизнь. Но анализ информации не обязательно должен проводиться только в голове или в бумажном календаре. Вы можете положиться на свой компьютер и воспользоваться специальными услугами, которые помогут вам организовать свою работу и повседневную жизнь. Это значительно облегчит вашу жизнь и уменьшит беспокойство по поводу того, что вы, например, забыли позвонить родственникам, сдать отчет в определенное время или принять таблетку перед ужином.
В этой статье мы расскажем об одном из таких помощников — Notion.
Для чего нужен Notion
Notion — это многофункциональное организационное приложение. Программа похожа на бумажный календарь, но ее возможности гораздо шире. Вы можете создавать в Notion страницы для учебы или личных дел, управлять любыми проектами и работать в командах.
Организованное пространство в Notion экономит много времени: вам больше не нужно переключаться между различными приложениями, папками и вкладками в браузере, вся информация находится на одной странице, которую можно перестраивать и настраивать.
Несмотря на большое количество инструментов, интерфейс приложения минималистичен, а навигация понятна и удобна. В Notion нет лишних элементов, отвлекающих вас от выполнения задач.
В приложении вы можете:
- делать рабочие записи,
- сохранять личные заметки, ссылки, файлы и документы,
- вести списки и контрольные списки для отслеживания привычек,
- создавать и сортировать электронные таблицы,
- добавлять события в календарь,
- добавить таблицы Канбан,
- создавать информационные панели,
- управление проектами,
- Фильтруйте и структурируйте информацию,
- отслеживать расходы и денежные поступления,
- обмениваться материалами через ссылку,
- импортировать данные из других проектов.
Набор функций Notion очень обширен. Не обязательно использовать все инструменты одновременно. Выберите функции, которые вам нужны: например, вы можете сосредоточиться на создании списков и заметок или узнать, как создать электронную таблицу в Notion, и попрактиковаться в этом. Изучите функции и постепенно адаптируйте свое рабочее пространство.
Как скачать Notion
Скачайте программу с официального сайта и установите ее на свой компьютер. Вы можете использовать Notion на Windows и Mac.
Существует также мобильная версия Notion для iOS и Android. Загрузите его бесплатно из App Store или Google Play и создайте свое идеальное рабочее пространство.
Если вы не хотите устанавливать приложение на свой компьютер, вы также можете использовать его в браузере. Для этого зайдите на сайт и создайте учетную запись. Читайте дальше, чтобы узнать, как создать учетную запись.
Вы можете использовать Notion в обоих вариантах: на смартфоне или на компьютере. У сервиса есть приложения для iOS и Android и приложения для ПК для Windows и macOS. Вы также можете воспользоваться услугой онлайн через любой браузер.
Весь контент в Notion хранится на страницах, которые разделены на различные блоки: Коды, списки, тексты, изображения, ссылки и т.д. Таким образом, список элементов за несколько секунд превращается в контрольный список, а текст — в ссылку или собственную страницу.
Блок памяти — это базовая сущность Notion, единица информации, которую пользователь может использовать по своему усмотрению: разместить фотографию, текст, код, список дел, шаблон для голосования или модуль камеры.
С помощью Notion можно создавать и экспортировать документы в формате MD и PDF. Имеется веб-резак, удобные фрагменты ссылок, редактор, поддерживающий импорт медиафайлов и разметку Markdown.
Веб-резак позволяет пользователю сохранить любое изображение, текст или страницу из Интернета. Это расширение можно использовать как в настольной версии, так и в версии для смартфонов.
Сниппеты являются важной частью поисковой рекламы. Это программный код, используемый поисковыми системами. Мы узнали об этом в этом курсе по SEO от Skillbox. В Notion вы можете сохранять фрагменты и применять их позже, аннотировать их и группировать.
Notion – управление проектами
Notion предлагает доски Kanban для сложных проектов и контрольные списки и вложенные списки задач для простых проектов. Доски Kanban работают по тому же принципу, что и Trello. Вы можете передать им любой проект — файлы передаются одним щелчком мыши. Сервис поставляется с шаблонами календаря, дорожными картами и недельными расписаниями; он может легко заменить любое планирование задач.
Если вас интересует тема планирования времени, обратите внимание на книги по тайм-менеджменту Манна, Иванова и Фербера.
База знаний и структура
Это очень важный блок для организации информации. Чтобы создать базу знаний в Notion, просто создайте пустую страницу. Все остальные страницы, размещенные в верхней части, имеют кликабельные заголовки, в которых можно разместить все, что угодно. Каждый из них можно визуально редактировать с помощью эмодзи и изображений заголовков. Система работает по строгой иерархии: верхняя страница — главная, все, что ниже — подстраницы. Оглавление создается автоматически. Если вы удаляете элемент, имеющий заголовок, то удаляется и сама страница. Кстати, очень важно заранее продумать структуру.
С помощью этого сервиса можно создавать таблицы с нуля, размещать их на страницах, импортировать в документы и переносить информацию из других приложений. Для базовых задач, не требующих сложных расчетных формул и четких таблиц, это программное обеспечение легко сравнится с Excel.
Лично мы уверены, что есть вещи, с которыми Excel не справится. Например, сводные таблицы или диаграммы. Вы можете стать профессионалом Excel, пройдя курс в Skillbox, доступный по этой ссылке.
Мой бизнес Русскоязычное обслуживание дизайнерских проектов. Задачи и личные задания можно разбить по дням в календаре. Цветные и цифровые дисплеи помогают следить за выполнением задач. Имеются функции голосового ввода и отслеживания производительности.
Все в Notion — блоки
Представьте, что каждый фрагмент информации, который вы добавляете на страницу — будь то текст, картинка или таблица — это кирпичик. Каждая страница — это стопка строительных блоков, которые вы можете собирать по своему усмотрению.
Вот пример использования различных типов блоков:
Все эти блоки можно добавить на страницу, просто набрав /:
- Текст
- Заголовки (H1, H2, H3)
- Изображения
- HHH (H1, H2, H3, H2H, H2H, H2H, H2H, H2H, H2H)
- Флажок
- Страницы (в пределах страниц)
- Таблицы
- Доски
- Календари
- Галерея
- Видео
- Карты
- Кодовая часть
- Архив
Формат гибок
Любой блок в Notion может быть преобразован в блок другого типа для использования, отображения или реорганизации этой информации новым способом без потерь.
Вот лишь несколько случаев, когда это может быть полезно:
- Задачи → Таблица: перетаскивание задач для реорганизации и сортировки списка задач.
- List Items → Pages → Pages: превратите маркированный список идей в список страниц, куда можно добавить дополнительные исследования, задания и пояснения.
- Таблица → Календарь: отображение данных в удобном для вас виде.
Организация любого уровня
В Notion нет папок, но вы можете организовать страницы внутри страниц внутри страниц. Нет никаких ограничений в том, как организовать свои данные, и вы всегда можете найти то, что вам нужно, на боковой панели.
- Для всего есть свое место. Упрощайте или смотрите на общую картину
- Каждый элемент базы данных — это отдельная страница (которая может содержать несколько страниц).
Существует множество вариантов организации задач. Для простых задач управление осуществляется быстрее с помощью контрольных списков и вложенных списков, а для сложных проектов проще использовать таблицы Канбан, которые помогают визуализировать задачу и извлечь максимум пользы из своей работы.
Мы не охватили все возможности. В Notion можно использовать формулы, вставлять кликабельный текст, добавлять таблицы внутри отдельных страниц и другие таблицы, фильтровать по тегам, назначенным пользователям и другим параметрам. Спектр функций огромен, и с его помощью выполняются всевозможные проекты.
Например, SMM-эксперт Илья Слюсарев создал на Notion чек-листы для SMM-специалистов, в которых он перечисляет, с одной стороны, ежедневные задачи, а с другой — пункты, которые необходимо выполнить для создания качественного поста.
Отрывок из контрольной работы Ильи Слюсарева
Валерий Алексеев привязал Notion к домену и использует сервис как примитивную CMS-систему. Он также создал коллекцию ресурсов для веб-дизайнеров и базу знаний для своей образовательной платформы Coursly.
Платформой пользуются не только частные лица, но и известные бренды. Сервис онлайн-прототипирования Figma превратил Notion в базу знаний для своих сотрудников. А сервис изучения английского языка Duolingo создал дорожную карту продукта.
Notion гибкий и многофункциональный, но вы не можете автоматизировать процессы и упростить интерфейс. Если вы хотите создать удобное рабочее пространство, начните с малого. Например, только с досками задач. Постепенно ваши сотрудники привыкнут к сервису и научатся пользоваться другими функциями. Они также привыкнут к нему и смогут переносить туда все новые и новые процессы.
А если у вас нет времени на обучение, но вы хотите попробовать Notion прямо сейчас, вы можете создать цитату в Workspace. Исполнители могут настроить услугу в соответствии с вашими потребностями и объяснить, как ею пользоваться.
