Это делает утверждение опубликованного документа одношаговым процессом для некоторых ваших коллег — но это не обязательно должно быть так. Упомянутые выше функции утверждения и рабочего процесса можно использовать для контроля над тем, как происходит обмен документами и как сотрудники обрабатывают информацию в своей компании.
Microsoft SharePoint
SharePoint доступен в двух основных продуктах:
Также доступен инструментарий Microsoft Office SharePoint Designer (SPD) Toolkit.
Windows SharePoint Services (WSS) — это бесплатное приложение Windows Server. WSS обеспечивает базовую инфраструктуру для совместной работы — редактирование, хранение документов, контроль версий и т.д. Он также включает такие функции, как «пути» документооборота (платформа рабочего процесса), списки задач, напоминания и веб-чаты. WSS ранее была известна как SharePoint Team Services.
Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) — это платный компонент для интеграции функций SharePoint в приложения MS Office. Он является дополнением к WSS и расширяет его возможности. Он содержит инструменты для бизнес-анализа. MOSS обеспечивает доступ через браузер к формам Microsoft Project Server и Microsoft Office InfoPath в центральном месте в соответствии с концепцией многомодульного портала. Он поддерживает определенные библиотеки, например, библиотеки шаблонов PowerPoint. MOSS ранее был известен как SharePoint Server и SharePoint Portal Server.
Microsoft Office SharePoint Designer (SPD) — HTML-редактор в стиле WYSIWYG (бывший FrontPage), предназначенный для создания страниц SharePoint и управления документами для сайтов WSS. СПД предоставляет доступ к функциональности механизма рендеринга через Microsoft Expression Web и среду разработки Microsoft Visual Studio. Это бесплатный продукт с весны 2009 года.
Преимущества
Панели мониторинга
Одной из важнейших особенностей продукта является возможность для конечных пользователей (руководителей и менеджеров, а также рядовых сотрудников) организовывать все отчеты компании в информационные панели и создавать графические интерфейсы без необходимости привлечения IT-специалистов или дополнительного программирования. А эти интерактивные приборные панели, созданные для облегчения анализа информации, формируются на основе списков и таблиц из различных источников (включая пространственные и аналитические). Очень важной, конечно, является способность системы создавать так называемое «дерево декомпозиции», которое позволяет разложить отдельные показатели на влияющие факторы (то есть проследить динамику изменения этого показателя во времени, для отдельных работников, по регионам и т.д.). Инструменты визуализации данных MS Share Point также включают индикаторы в виде минимальных счетчиков, которые дают возможность быстро определить состояние отдельного значения данных. Показатели могут использоваться по отдельности в приборных панелях или в отчетах в свободной форме и обычно используются в таблицах или диаграммах для визуального представления данных в строках или столбцах. Однако самым важным преимуществом продукта является то, что он позволяет всем сотрудникам размещать и использовать важную информацию в четкой и понятной форме.
Документы в SharePoint Smart Repository можно структурировать по имени отдела, имени клиента, статусу, размеру, типу (счет, отчет, контракт) или даже сумме контракта. Таким образом, время, необходимое для поиска записей в общем хранилище, будет минимальным. Вы можете установить различные политики хранения для всех данных, указывая, как долго должен храниться тот или иной документ. Система также позволяет уведомлять пользователя о том, что файл был изменен. На этом же уровне находятся инструменты для управления рабочими процессами, например, уровни утверждения документов и многое другое.
В целом, платформа Microsoft SharePoint — это ECM-платформа, предназначенная для управления бизнес-информацией. SharePoint сочетает в себе функции портала, системы хранения контента и совместной работы, интегрированных средств автоматизации бизнес-процессов, а также мощных средств корпоративного поиска и анализа. Преимущество этой платформы в том, что все функциональные возможности предоставляются «из коробки», и клиенту не нужно приобретать дополнительные опции для реализации каких-либо услуг. Практичным является и то, что система может поддерживаться и развиваться внутренним ИТ-специалистом, а также может управляться с мобильных устройств. По данным Gartner (по состоянию на сентябрь 2010 года), эта платформа является лидером мирового рынка ECM.
Автоматизация бизнес-процессов компании на платформе Microsoft SharePoint позволяет создать не только систему управления взаимоотношениями с клиентами, но и системы управления деловой документацией, управления персоналом, технической поддержки и финансового управления. Таким образом, система снижает операционные расходы, наводит порядок в документах, повышает эффективность работы с клиентами и увеличивает производительность бизнеса за счет ускорения передачи информации и автоматизации рутинных процессов.
2018: Возможность совместной работы в смешанной реальности
25 мая 2018 года компания Microsoft объявила о добавлении бизнес-функций в SharePoint, чтобы сделать опыт совместной работы более захватывающим и предоставить пользователям интеллектуальные возможности с помощью искусственного интеллекта, и анонсировала SharePoint Server 2019.
По словам разработчика, виртуальные среды Microsoft SharePoint Spaces позволяют пользователям легко и быстро создавать видео 360° и пространства смешанной реальности на основе существующих шаблонов и с возможностью интуитивного добавления 3D-объектов, документов и других необходимых элементов. Просмотр с помощью гарнитуры Windows Mixed Reality или в браузере поддерживается без необходимости приобретения специальных устройств. Созданным проектом можно поделиться с коллегами для совместной работы в захватывающей визуальной среде.
С помощью Microsoft SharePoint Spaces компании могут создавать специализированные приложения, разработка которых с нуля может быть очень дорогой. По словам компании, их можно использовать для проведения экскурсий для новых сотрудников, обучения персонала, совместной разработки продуктов и многого другого. В будущем Microsoft планирует включить SharePoint Spaces в пакет Office 365 для коммерческих пользователей.
По словам представителей Microsoft, технологии искусственного интеллекта обеспечат максимальную персонализацию работы и быстрый поиск необходимых файлов и контактов. В число функций искусственного интеллекта входят:
Веб-сайт группы «Первый вариант»: Веб-сайт группы используется для обмена документами, общения с членами вашей команды, управления задачами и отслеживания событий.
Продукты SharePoint
SharePoint развертывается как клиент Microsoft SharePoint Foundation и сервер Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint включает в себя:
- Foundation — приложение для Windows Server, предоставляющее возможность изменять, сохранять и просматривать назначения версий документов и т.д., включая отслеживание пути отправленных документов, напоминания и веб-чаты.
- Server 2010 — компонент для организации работы в MS Word с функциями Sharepoint.
- Workspace — программа для синхронизации данных.
- Designer — редактор стилей HTML, специально разработанный для страниц Sharepoint и управления документами для сайтов WSS. Он открывает доступ к функциям Performance Engine.
- Server 2013 — это комплексный пакет программного обеспечения, разработанный для более продуктивной работы, совместной работы и повышения производительности труда сотрудников. Он сосредоточен на облачных, мобильных и социальных функциях, которые позволяют делиться идеями, отслеживать действия коллег, искать информацию и многое другое.
Что такое Microsoft SharePoint
Microsoft Sharepoint — это быстро развертываемый программный продукт, предназначенный для быстрого создания внутренних веб-сайтов. Задачи, которые решают эти сайты:
Возможности продукта включают гибкую настройку прав доступа к ресурсам и сайтам, создание обычных веб-страниц, блогов и форумов.
У каждого сотрудника компании есть своя страница с личными данными. Другими словами, Sharepoint — это своего рода аналог локальной социальной сети.
Для создания отчетов можно также загружать данные из файлов Excel, баз данных и онлайн-источников.
Что такое SharePoint Designer
Дизайнерский компонент пакета Sharepoint позволяет быстро выполнить пошаговую настройку с использованием шаблонов, наполнить систему модулями и создать качественный дизайн и макет проекта.
Приложение обладает всеми функциями, необходимыми для быстрого и простого управления веб-сайтом без необходимости знания системного кода. Достаточно знания визуального дизайна веб-сайта. Он не входит в базовые приложения Microsoft Office и должен приобретаться отдельно.
Это рабочее окно:
Приложение интуитивно понятно и может быть использовано любым человеком, знакомым с веб-редакторами.
