Если ваши сотрудники работают удаленно, важно поддерживать связь с коллегами и обмениваться информацией для обеспечения бесперебойного рабочего процесса. Полезно использовать программное обеспечение для отслеживания задач, чтобы знать, сколько времени требуется сотрудникам для выполнения задач проекта.
Коммуникации по субъекту и средствам коммуникаций
Коммуникации с помощью информационных технологий, технических средств
Общение с помощью информационных технологий и технических средств имеет решающее значение в современном мире. Они осуществляются с помощью телекоммуникационных систем, электронной почты и информационных систем управления (MIS). Например, с помощью MIS менеджеры могут связаться с другими сотрудниками, чтобы получить информацию, необходимую для решения проблем, а также узнать о текущих событиях в определенной области, которая их интересует.
Межличностные коммуникации
Межличностное общение — это общение, которое происходит между людьми в личных и групповых ситуациях с помощью слов и без слов. Этот тип общения является наиболее важным для изучения. На межличностное общение влияют несколько факторов (рис. 1).
Рисунок 1: Факторы, влияющие на межличностное общение.
Эффективность межличностного общения во многом зависит от обратной связи. Отправитель использует его, чтобы понять, было ли сообщение доставлено, было ли оно получено, и было ли оно правильно получено и понято получателем.
Получатель должен иметь возможность доверять компетентности отправителя. Разные люди могут по-разному интерпретировать одно и то же сообщение в зависимости от своего опыта и компетенции, что подразумевает разные подходы к кодированию и декодированию информации. Процесс коммуникации может не состояться, если отправитель некомпетентен.
Доверие получателя к отправителю, как к человеку, так и к руководителю, является очень важной предпосылкой для общения. Получатель должен признать право отправителя на отправку сообщения.
Что касается ожиданий получателя, то следует отметить, что люди принимают только то, что готовы получить. Неожиданная информация не может быть принята.
Любой вид совместимости влияет на эффективность межличностного общения. Психологическая несовместимость между отправителем и получателем или неприятие получателем целей сообщения способствуют нарушению коммуникации.
Ситуация отправителя может восприниматься получателем по-другому. Получатель может признать это и следовать инструкциям отправителя, или же он может воспринять ситуацию как личную угрозу, которая мешает или даже прерывает процесс коммуникации.
Межличностное общение зависит от социокультурной среды, в которой оно происходит, включающей систему ценностей, обычаев и традиций. Этот фактор необходимо учитывать при общении между национальными культурами. Культурные различия выражаются как в вербальном, так и в невербальном общении.
Формальные коммуникации
Формальные коммуникации позволяют ограничивать и классифицировать информационные потоки. Они определяются следующими правилами:
- Организационные (например, организационная схема),
- Функциональные (например, положения о департаментах и отделах, включая раздел «взаимоотношения между департаментами»).
- Формальные каналы коммуникации распространены в компаниях с иерархической структурой управления.
Неформальные коммуникации
Неформальное общение — это социальное взаимодействие между людьми, которое является выражением человеческой потребности в общении. Неформальное общение дополняет формальное общение. Неформальное общение в организации называется «слухами», потому что информация часто распространяется через слухи. По данным различных исследователей, слухи достоверны как минимум на 75%.
Слухи — один из самых быстрых способов распространения информации. Руководство часто использует этот канал для изучения мнения сотрудников, их готовности к изменениям и принятию новых вопросов (направлений), а также для выявления узких мест в управлении.
Интересный факт. С менеджером в качестве первого имени
Служба маркетинговых исследований HeadHunter опросила 747 компаний, чтобы выяснить, как в настоящее время люди ведут себя по отношению к подчиненным и начальникам.
В 58 % компаний принято обращаться к начальнику формально — на «ты». 36 % организаций предпочли использовать менее формальную форму «вы». В таких компаниях дистанция между подчиненным и начальником не столь ощутима, а отношения в коллективе более тесные. Чем больше число сотрудников в организации, тем чаще отношения носят формальный характер. В организациях, специализирующихся на информационных технологиях, отношения более простые и тесные (70% обращаются друг к другу по имени), в то время как в производственных и междисциплинарных компаниях отношения более формальные (86% используют слово «ты»).
Большинство опрошенных HR-менеджеров заявили, что руководитель организации может легко общаться с подчиненным на различные отвлеченные темы. А в 33 % компаний рядовой сотрудник может поделиться своими проблемами с начальником и поговорить с ним о том, что его беспокоит. В 17 % компаний существует более жесткая форма общения: между подчиненным и начальником нет неформальных отношений.
44 % опрошенных компаний считают, что неформальные контакты обязательно должны быть частью корпоративной культуры. 16 % респондентов придерживаются другого мнения — они не допускают неформального общения на рабочем месте.
Приказы следует понимать как приказы, а не как просьбы, и общение должно быть как можно более формальным. Неформальное общение в горнодобывающей промышленности, например, между подчиненным и начальником, в большинстве случаев недопустимо. С другой стороны, работникам сферы образования, юриспруденции и гуманитарных услуг легче говорить о своих проблемах с начальством. Отношения «проще» и теснее в компаниях, специализирующихся на ИТ (70%). Подчиненные в производственных и многоотраслевых компаниях почти никогда не обращаются к своим руководителям по имени (5-10 %).
Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам, включает:
- Предстоящие понижения или повышения в должности,
- изменения в структуре компании,
- предстоящее сокращение штата и предлагаемую реструктуризацию,
- предполагаемые меры по ужесточению дисциплины на рабочем месте,
- информация о личных делах менеджеров и т.д.
Слухи
Таблица 2 — Типы слухов и их значение.
Это самые позитивные слухи, которые способствуют креативности сотрудников.
Они отражают надежды и чаяния сотрудников, которые распускают слухи.
Интересный опыт. Зачем организациям нужен отдел внутренних коммуникаций?
Современные руководители компаний не только проводят регулярные встречи с высшим руководством компании, но и встречаются лицом к лицу с рядовыми сотрудниками. Например, председатель совета директоров SUN Interbrew Джо Стрелл каждый месяц приглашает на обед 25 сотрудников со всей страны (по два сотрудника от каждого завода и по одному от каждого отдела продаж). «Во время обеда у наших сотрудников есть возможность задать президенту любые вопросы, которые они хотели бы задать.
После встречи вопросы и ответы публикуются и вывешиваются на информационных досках в каждом отделе организации. По пятницам проводится обед, чтобы дать сотрудникам возможность провести выходные в Москве. Покрываются расходы на проживание и проезд», — говорит Любовь Елисеева, специалист по внутренним коммуникациям компании SUN Interbrew.
Не стоит обсуждать свои финансы за пределами близкого круга друзей и родственников. Плохая привычка — спрашивать у своих коллег или потенциальных знакомых, сколько они зарабатывают. То же самое относится и к личному финансовому успеху.
Общеизвестные запретные темы
Политика. Эксперты по этикету давно советуют не обсуждать политику на рабочем месте или на светских мероприятиях, и не зря: политические предпочтения могут вызвать серьезное напряжение даже среди близких людей. Держите свое мнение о политических кандидатах, партиях и событиях при себе.
Религия. Религиозные убеждения людей очень личные и могут быть связаны с сильными культурными или семейными узами. Избегайте разговоров о религии и не делайте ничего, что может быть расценено как попытка прозелитизма.
Межличностные отношения
Ваше поведение по отношению к коллегам, руководителям или сотрудникам. Нам не всегда нравятся люди, с которыми нам приходится работать. Однако неприязнь к человеку иногда приводит к тому, что вы делитесь своим мнением о нем с другими. Высказывания типа «Он идиот, интересно, почему он до сих пор здесь работает» или «Эта компания — отстой, жду не дождусь, когда расторгну с ними контракт» могут испортить отношения, что негативно скажется на рабочей атмосфере и производительности труда. Более того, подобные высказывания могут повлиять на вашу карьеру и даже стать причиной для изменения условий партнерства с партнером.
Проблемы на работе. Если у вас возникли проблемы с начальником, коллегой или сотрудником, не стоит открыто выражать свое недовольство. Если проблема не имеет большого значения, рекомендуется поговорить с психологом, супругом или надежным другом, не имеющим отношения к вашей работе.
Ваше желание сменить работу, вашего партнера. Никому не рассказывайте о своих планах — они станут известны вашему начальству. Однако если вы планируете взять на себя больше ответственности и начать новый бизнес или сделать новую карьеру, ваш руководитель (партнер) обязательно должен знать об этом. Просто не говорите слишком много, если вы не полностью готовы к переменам.
Финансы
О финансовых проблемах не следует говорить по двум причинам. Во-первых, ваши коллеги могут подумать, что вы говорите о них, чтобы попросить о кредите, повышении зарплаты или изменении условий вашего контракта. Вторая проблема заключается в том, обоснованно или нет, что многие люди негативно думают о людях, имеющих финансовые проблемы, включая руководство вашей компании и ваших нынешних сотрудников.
Дорогой рынок. Не говорите на работе о дорогих праздниках или недавних покупках высокотехнологичной электроники. Упоминание о крупных расходах может вызвать недовольство менее обеспеченных коллег в офисе и сделать вас уязвимым для воровства. Сведите к минимуму упоминания о своем образе жизни и имуществе, чтобы обеспечить свою безопасность и сохранить отношения на работе.
