Для многих задач необходимо заранее найти человека с необходимыми навыками и знаниями. В небольших компаниях это легко, поскольку руководитель имеет представление о навыках своих сотрудников. Однако когда штат компании достаточно велик, становится трудно найти эксперта в той или иной области.
Knowledge management: как наладить систему управления знаниями
Знания — это ценный и уникальный актив. Она растет по мере роста компании. Носители знаний — это люди, и задача компании — завладеть их знаниями и навыками, чтобы впоследствии передать их другим сотрудникам. Для этого необходима система управления знаниями.
Управление знаниями — это процесс создания, организации, использования и обмена коллективными знаниями в компании.
По данным International Data Corporation (IDC), компании из списка Fortune 500 ежегодно теряют около 31 миллиарда долларов из-за того, что не уделяют достаточного внимания процессам передачи знаний. Исследования показывают, что упрощение доступа к информации может сэкономить до 2 миллионов долларов в месяц для 4 000 сотрудников.
Потребность в достоверной информации возрастает по мере роста компаний. Это необходимо для хорошего обслуживания клиентов и повышения прибыли. Без управления знаниями сотрудники тратят слишком много времени на самостоятельный поиск и изучение информации. Это просто неэффективно.
Без системы управления знаниями компания также рискует потерять уникальный контент, когда эксперт или многолетний сотрудник покидает компанию.
Преимущества управления знаниями
Знания — один из самых ценных активов компании. Чем лучше система управления знаниями в компании, тем эффективнее ее бизнес-процессы.
Что предлагает управление знаниями:
Легкий доступ к информации.
Ускоренное принятие решений.
Улучшение совместной работы команды и совершенствование идей.
Повышение качества информации и данных.
Более упорядоченный процесс обучения.
Какими бывают знания
Концепция управления знаниями включает в себя процессы, которые помогают приобретать, объединять и делиться знаниями. Различные технологические платформы упрощают эти задачи.
Как владелец бизнеса может решить ключевые бизнес-задачи: вывести бизнес на новый уровень, улучшить репутацию, преобразовать процессы?
Этого можно добиться путем повышения квалификации персонала и создания кадрового резерва. Воспользуйтесь универсальным решением — готовым к использованию Корпоративным университетом!
Используйте онлайн-платформу, чтобы предоставить своим сотрудникам знания и навыки, необходимые для их профессионального развития и карьеры.
Подробности и регистрация
Существует две категории знаний, с которыми работают компании:
1. явные знания. Это задокументированные знания, которые можно легко передать: Отчеты, исследования, статьи, таблицы данных, белые бумаги. Они доступны, их можно записывать.
2. неявные знания. Это прикладные знания, а также знания, полученные на личном опыте. Их можно определить как навыки и идеи, которыми люди обладают, но не фиксируют.
Передача негласных знаний часто требует личных контактов и взаимодействия с другими специалистами. Сотрудники постепенно приобретают навыки и идеи, обучаясь у опытных коллег на учебных курсах и вебинарах. Технологические решения, позволяющие сотрудникам документировать и использовать негласные знания, также являются важной частью эффективного управления знаниями.
С другой стороны, явные знания можно легко сформулировать, систематизировать, хранить и извлекать. Он доступен для сотрудников компании, и коллеги могут без проблем обмениваться им. Явные знания можно передавать разными способами, начиная от специальных руководств, скриптов продаж и заканчивая видеороликами с практическими советами на учебной платформе.
Без системы управления знаниями компания также рискует потерять уникальный контент, когда эксперт или многолетний сотрудник покидает компанию.
Что такое система управления базами знаний?
Управление знаниями — это концепция, появившаяся около двух десятилетий назад, в 1990-х годах. Возможно, мы можем дать приблизительное определение «управления знаниями» — это организация и систематизация информации и знаний в компании. Однако это определение звучит несколько расплывчато и очень широко, и все же — что удивительно — оно не дает полной картины. На заре создания систем управления знаниями Томас Девенпорт предложил определение, которое используется и сегодня:
«Управление знаниями — это процесс сбора, распространения и эффективного использования знаний».
Несколько лет спустя Gartner Group предложила более подробное определение:
«Управление знаниями — это система, которая включает в себя интегрированный подход к поиску, захвату, оценке, извлечению и распространению всех информационных активов организации. Эти активы могут включать базы данных, документы, политику, процедуры, а также знания и опыт отдельных сотрудников, которые ранее не были зафиксированы.
Оба определения имеют очень организационный, корпоративный характер — в конце концов, системы управления знаниями исторически зародились в организациях. Суть системы управления знаниями, возможно, заключается в сборе и регистрации информации и знаний от сотрудников и обмене этими знаниями со всеми членами команды.
Состав системы управления знаниями на примере IBM
Чтобы проиллюстрировать, что представляет собой система управления знаниями, мы используем приборную панель управления знаниями, разработанную IBM, которая основана на различии между сбором информации и встречами с людьми. Мы передаем его с небольшими изменениями:
- Внутренние и внешние базы данных
- Архитектура контента
- Поддержка информационных служб (требуется обучение)
- Сбор информации о передовом опыте/уроках и анализ деятельности
- Сообщество и обучение
- Руководства, система «желтых страниц», система поиска навыков (эксперты, которые знают знания и навыки каждого члена команды и могут определить подходящего человека для работы. Это относится к крупным компаниям с большим количеством сотрудников. )
- Инструменты для облегчения поиска информации, инструменты для совместной работы.
- Группы реагирования
- Культурная поддержка
- Повышение осведомленности о существующих профилях и базах данных
- Сбор информации, полезной в чрезвычайных ситуациях или ситуациях с высоким давлением
- Поиск информации о передовом опыте
- Культурная поддержка
- Пространство — физическое и виртуальное: библиотеки, рекреационные пространства; программы продвижения и совместного использования культуры
- Поездки и участие в совещаниях и мероприятиях
Источник: Том Шорт, старший консультант по управлению знаниями, IBM Global Services
Явные, потенциально явные и неявные знания
В литературе знания обычно делят на явные и неявные (которые находятся в головах сотрудников). Однако эта классификация кажется очень упрощенной и даже вводящей в заблуждение. Существует более подробная и подходящая классификация знаний: явные, потенциально явные и неявные знания.
Эксплицитно: Информация или знания, записанные на материальных носителях.
Потенциально откровенный: Информация или знания, которые еще не зафиксированы в материальной форме, но могут быть преобразованы в явные знания.
Неявное: Информация или знания, которые трудно зафиксировать на материальных носителях.
Классический пример «негласного» знания предпринимателей Нонака и Такеучи часто встречается в литературе по этой теме: Для разработки и запуска домашней хлебопекарной машины требовались такие «кинетические» знания, которые инженеры могли приобрести, только работая рука об руку с пекарями и познавая ощущения от замешивания настоящего хлебного теста (Nonaka and Takeuchi, 1995).
Опасность упрощения знаний на явные и неявные заключается в том, что мы начинаем чрезмерно упрощать методы управления знаниями: для явных знаний мы используем методы «сбора информации», для неявных знаний — методы «соединения людей». Легко упустить тот факт, что в большинстве случаев неявные и потенциально явные знания также должны быть преобразованы в явные, т.е. записаны на материальных носителях.
Кроме того, возможна интеграция KMS с чат-ботами и корпоративным сайтом. Таким образом, можно поддерживать связь с клиентами по различным каналам и сократить время, необходимое для обновления информации на различных ресурсах.
Информационные технологии
Информационные технологии обеспечивают техническую инфраструктуру, которая делает это возможным:
- Систематизировать знания
- Накапливать знания
- Знание магазинов
- Обмен
- Для этого используются такие системы, как ERP, KRM, CMS и т.д.
Система управления знаниями
Механизмы Системы управления знаниями
Финансовые результаты SMS
SMS-задачи — технологические решения
Внедрив SMS, компания получит следующие преимущества
Значительное повышение эффективности производства, поскольку свободный доступ к знаниям позволяет быстрее и эффективнее решать проблемы.
Сокращение элементов затрат. Нефтегазовые компании первыми в экономике внедрили SMS. BP, например, сэкономила 7,4 миллиарда долларов благодаря внедрению KMS.
Устранение зависимости знаний от людей, которые ими обладают. Вы больше не столкнетесь с проблемой, что когда сотрудник покидает вашу компанию, это означает потерю знаний, которыми он обладал.
Наконец, ваша компания сможет производить собственные знания и тем самым получить новое конкурентное преимущество.
