Здоровье, энергия и мотивация являются ключевыми факторами эффективного проведения времени и улучшения качества жизни. Наши жизненные ресурсы не безграничны, и главная задача — научиться сохранять и правильно распределять их.
Тайм-менеджмент: 17 инструментов + 31 лайфхак
Можете ли вы управиться с делами за 24 часа? Или вы считаете, что не можете справиться с текущими задачами и с радостью удаляете их из своего ежедневника?
Нехватка времени была названа «болезнью 21 века», а управление временем стало всеобщим лекарством. Но я не буду утомлять вас рассказом о том, что он делает, а сразу перейду к техникам, которые помогут вам правильно распоряжаться своим временем.
Техники УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
Управление временем — популярная тема в программах обучения и коучинга. Разработаны сотни методик, в том числе собственные методики, которые помогут вам планировать свое время. Но я не буду говорить обо всех из них; я упомяну только самые лучшие техники.
Начнем с метода Никиты. Суть его такова: три дела для ежедневного планирования, одно основное и два второстепенных. Ваша задача на день — выполнить запланированное задание.
Одни оправдания не помогут. Если, как в форс-мажорных обстоятельствах, на Землю вторгнутся инопланетяне, это не имеет значения. Вам нужно выполнить три задания? Да!!! И они тоже.
Конечно, если какое-то из дел не может быть выполнено спонтанно, разбейте его на более мелкие дела. Однако если вы выполните запланированную задачу достаточно быстро и останется достаточно времени, измените очередь или выполните обычную задачу.
Техника 2. от Ицхака Пинтосевича
Этот метод управления временем помогает устранить поток мыслей из головы. А чтобы применить его, возьмите три листа бумаги. Первый лист должен быть заполнен в четырех частях. См. образец ниже.
| Название | Расшифровка |
| Миссия | – Чего Вы хотите добиться в жизни? |
| Видение на 5-7 лет | – Что для этого нужно сделать в ближайшие 5-7 лет? |
| Главная цель на 1 год | – Выбираем одну крупную цель на год, которая является частью миссии и видения на 5-7 лет |
| 2 главных проекта | – Цель на год разбиваем на две задачи, которые называются проектами |
В результате реализованный проект обеспечит достижение целей на год, которые являются частью плана на 5-7 лет, и приблизит вас к выполнению вашей миссии.
Второй лист должен быть разделен на две части, как показано в следующем примере. Заполните его соответствующим образом.
| Н азвание | Расшифровка |
| Проекты | – Две главные задачи на год, которые будут гореть красными фонарями. Думайте о них каждый день, чтобы добиться успеха |
| Действия | – Что Вы сделаете, какие шаги предпримете для реализации проекта: дополнительное обучение, новое место работы, знакомство с другими сферами жизни |
Затем подготовьте третий лист для списка «входящих» и записывайте все новые мысли, которые приходят в голову. Затем определите каталог, к которому он принадлежит. Если идея не работает, удалите ее как ненужную.
Это должно сработать для вас.
Кроме того, если вы не знаете, как использовать доску Эйзенхауэра, не мучайте себя. Все, что вам нужно сделать, это потратить больше времени на планирование. Используйте метод ABCD, чтобы расставить приоритеты в своих ежедневных задачах.
Определение
Термин «тайм-менеджмент» происходит от двух английских слов time и manage, что буквально означает «управление временем». Изначально это определение относилось к организации рабочих процессов компании. Позже она была перенесена в повседневную жизнь вместе с принципами и подходами, определяющими ее. Сегодня тренинг личной эффективности был бы невозможен без него.
Тайм-менеджмент — это набор специальных методов, приемов и способов, которые помогают повысить производительность труда за счет правильной организации времени. Включив их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает иметь больше времени. Его техники универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.
Тайм-менеджмент основан на знании психологии человека. Обширный исследовательский опыт выявил объективные закономерности в психике людей, которые определяют продуктивность.
Например, ученые установили, что максимальное время концентрации для выполнения одной непрерывной задачи составляет 90 минут. Затем мозг начинает непреднамеренно изменяться. Эти знания лежат в основе различных законов и принципов управления временем.
Сегодня во многих российских вузах существуют кафедры тайм-менеджмента. Появилась новая профессия — тайм-менеджер, специалист, помогающий людям организовать свою деятельность максимально эффективно, учитывая психологические особенности. Клиентами Time Managers являются в основном менеджеры крупных компаний, которые хотят оптимизировать свой рабочий процесс и повысить производительность.
Для чего нужен тайм-менеджмент
Ритм жизни в современном мире ускоряется с каждым годом. Только те, кто может идти в ногу с сезоном и не отступать назад, могут добиться успеха и завершить жизнь.
Сегодня трудно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что умеет делать все. Дом, школа, работа, спорт и семья требуют нашего внимания, энергии и времени. ‘О. Как жаль, что в сутках всего 24 часа!». — Люди вздыхают и продолжают отчаянную охоту за счастьем. Невозможно увеличить количество часов, имеющихся в нашем распоряжении, но мы можем максимально эффективно использовать то время, которое у нас есть.
Представьте, что в этот день вам нужно сделать пять важных дел. Написать доклад по йобу, сходить к детям в поликлинику, вымыть все окна в квартире, заняться онлайн-уроками английского и тренировками в спортзале.
При обычных обстоятельствах вам будет трудно уложиться в отведенное время, и, скорее всего, вы освободитесь около полуночи. С помощью методов управления временем вы можете тратить на все эти вещи в 1,5-2 раза больше времени.
В управлении временем нет ничего сложного. Никаких сверхъестественных знаний и навыков не требуется. Для тех, кто работает для себя и своего личного развития, эта система — настоящий подарок от Бога. Время на изучение и применение техник, немного самодисциплины — и вы хозяин своего времени!
Управление временем основывается на трех столпах: постановке целей, иерархии приоритетов и программировании. Давайте рассмотрим, как все столпы помогают нам управлять своим временем.
Постановка целей.
Правильно поставленные цели могут сэкономить вам много времени в начале пути. Найдите их. Иначе их всегда будут топтать. Вам нужны сферические цели, которых вы хотите достичь, и вехи, которые работают в этом направлении.
Например, вы начинаете изучать английский язык и решаете за один год перейти с начального на средний уровень. Вам необходимо проанализировать эту цель на более мелкие задачи, с которыми легче справиться и которые более комфортны. Другими словами, проучитесь 10 лет на английском языке, соберите 2 500 словарных слов, научитесь грамотно говорить и понимать речь других людей.
Тайм-менеджмент использует разумные принципы для определения таких обязательств.
Исходя из этого принципа, каждое задание должно проверяться по пяти критериям
- Конкретность (Specific). В ней не должно быть общих расплывчатых формулировок вроде “много”, “лучше”, “больше”. Все, что может быть выражено в числовом эквиваленте, должно быть выражено в нем. Например, “выучить 500 новых слов” вместо “увеличить словарный запас”.
- Измеримость (Measurable). У вас должны быть четкие критерии, по которым вы поймете, что выполнили задачу. На помощь вам опять же придут числа и другие объективные показатели.
- Достижимость (Attainable). Задача должна быть реалистичной. Пример нереалистичной задачи – похудеть на 30 кг за неделю.
- Адекватность поставленной цели (Relevant). Нужно убедиться в том, что задача действительно приближает достижение глобальной цели. Например, задача “пройти курсы повышения квалификации” соответствует цели “начать зарабатывать на 30 % больше”, а задача “начать заниматься в спортзале” – нет или очень косвенно.
- Ограниченность по времени (Time-bound). Вы должны определить четкие временные рамки на выполнение каждой задачи. Иначе они могут навсегда остаться нереализованными.
Иерархия приоритетов
Теперь, когда вы определили конкретные цели, вам нужно научиться расставлять их в порядке приоритетности. Целей может быть много — одни более важные, другие менее важные, третьи совсем несущественные. Если вы перегруженный отик, у вас может не хватать времени на то, что важно.
Самый простой способ расставить приоритеты на каждый день называется методом ABC. Это предполагает составление ежедневного списка работ с набором по степени важности — от одной из самых важных до самой важной. Затем попробуйте сделать это в том же порядке. Это гарантирует, что ничего важного не будет потеряно.
Первая работа в списке обычно занимает больше всего времени. Каким бы сильным ни было искушение отложить это на потом, вы не сможете этого сделать. У вас может не хватить на это сил, потому что все остальные задачи уже выполнены.
Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже если все остальное будет выполнено. Но сделайте это в первую очередь, и вскоре вы почувствуете себя свободным и полным энергии для выполнения мелочей.
Это правило, изложенное автором бестселлеров Брайаном Трейси о психологии успеха. Это называется «есть лягушек на завтрак». Лягушка» в данном случае — это самое трудоемкое и сложное, что вы можете сделать сегодня.
Чья жизнь похожа на жизнь безжизненной машины? Думаю, ответ очевиден. Не планирование и поддержание программ превращает нас в роботов, а отсутствие осознания и контакта с жизнью.
7 правил тайм-менеджмента
Есть несколько простых правил, которым необходимо следовать, чтобы все было правильно.
Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»
Во-первых, цель должна исходить из вашего желания и не должна быть навязана обществом или семьей. Только тогда она станет активной. Должно быть четкое представление о том, зачем вам нужно достичь этой цели. Как изменится ваша жизнь, когда вы ее достигнете?
Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас работаете продавцом в магазине и мечтаете о собственном автомобиле Porsche, вы можете не начинать ничего делать для достижения этой цели по двум причинам:.
- Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
- Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.
Правило 2 — Ставить цель по системе SMART
S — Конкретно.
Цель — четко сформулировать, к чему вы в конечном итоге стремитесь. Одна цель — один результат.
М — Измеримый.
Цель должна быть измеримой. Это показатель, который помогает определить, была ли цель достигнута в 100% случаев.
A — Достижимый или достижимый.
Цель должна быть в пределах ваших возможностей, и вы должны понимать, что у вас есть знания, навыки, опыт и ресурсы для достижения цели в требуемые сроки.
R-Related.
Важно понять, насколько изменится ваша жизнь, когда ваши цели будут достигнуты. Что произойдет с вами, окружением, в котором вы находитесь, вашим доходом и уровнем жизни.
Ограничения по времени.
Использование целей, ограниченных по времени, дает вам больше контроля над своими целями. Это также дает вам представление о том, насколько эффективно вы достигаете своих целей.
Правило 3 — Деньги не могут быть целью
Не нацеливайтесь на наличные деньги. Деньги — это не цель, это ресурс, который мы используем на этом пути.
Неправильная цель: Я хочу накопить 3 000 000 рублей.
Правильная цель: я хочу BMW X6 (и здесь уже имеется в виду сумма денег, необходимая для покупки этого автомобиля).
Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра
Главное умение очень эффективных людей — правильно распределять ресурсы. Поэтому вам необходимо четко спланировать свой день и разделить все дела на четыре группы.
- Важные и срочные дела – те дела, которые внесут весомый вклад в достижение главной цели.
- Важные и несрочные – дела, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
- Срочные и неважные – на такие дела не рекомендуется тратить много времени. Так как их выполнение не имеет вес в достижении цели.
- Неважные и несрочные – дела, которые воруют наше время. Чаше всего такие дела можно делегировать.
Правило 5 — Принцип равномерного распределения
Узнайте, как равномерно распределить нагрузку. Это значит делать каждый день понемногу, а не раз в неделю, но много.
Тайм менеджмент и лягушка
Если первое, что вам нужно съесть утром, — это живая лягушка, утешением будет то, что это худшее, что может случиться с вами за весь день.
Лягушка — самая уродливая, самая большая и в то же время самая важная вещь, которая приближает вас к вашей главной цели. Это единственное дело, которое вы с удовольствием отложите на завтра, послезавтра, следующий месяц и т.д. И каждый раз, когда вы будете вспоминать, что еще не сделали этого, вы будете чувствовать себя так плохо и так неуютно внутри себя.
Вам нужно научиться делать эти вещи вместе. Например, начните свой день с «поедания лягушек».
Планируйте свой день так, чтобы самые важные и крупные дела происходили в первой половине дня. Заставляйте себя есть лягушек каждый день, пока лягушки не войдут в привычку.
Каковы преимущества употребления лягушек в пищу?
Во-первых, вы очистите свой разум от назойливых напоминаний о неприятных задачах.
Во-вторых, выполнив самое амбициозное задание, вы почувствуете прилив энергии, гордость и уверенность в себе и своих силах.
В-третьих, вы будете видеть свой прогресс с каждой съеденной лягушкой. Вы станете более эффективными и продуктивными.
10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента
Эти шаги являются основой управления временем. Приняв их в свою жизнь и научившись правильно их использовать, вы в конце концов продвинетесь вперед и начнете действовать.
Шаг 1 — Принять решение
Вам нужно принимать решения здесь и сейчас и брать на себя ответственность за эти решения. ‘Я хочу похудеть’ — почему? По любой причине; что это даст? Какие методы вы будете использовать для достижения этой цели? Действительно ли это необходимо?
Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела
Расставьте приоритеты по степени важности, используя метод ABCD, например
A — очень важные вещи, которые необходимо сделать
B — недолговечные и малозначительные, которые необходимо выполнить
C — То, что должно быть сделано, но без последствий
D — Что можно и нужно выделить
E — неважные вещи, ничего не произойдет, если вы их обрежете.
Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно
Вы можете сосредоточиться на одном деле и не отвлекаться, пока оно не будет сделано. Это сокращает время выполнения на 80%. Именно концентрация и самососредоточение помогают вам быть очень продуктивным и доводить начатое до конца.
Шаг 4 — Организуйте порядок во всём
Ваше рабочее место, домашняя обстановка, ваше мобильное устройство — все должно быть в порядке. Это сэкономит ваше время на поиск того, что вам нужно.
Шаг 5 — Продуктивно используйте время
Слушайте аудиокниги или смотрите полезные программы в дороге, в очереди или во время лечения.
Сотрудники Университета Южной Каролины пришли к выводу, что прослушивание аудиопрограмм во время вождения может обеспечить образовательный эквивалент одного курса колледжа.
Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс
Важно качество времени, проведенного дома и на работе. Помните, что мы работаем, чтобы обеспечить свою жизнь, свое здоровье и свои семьи, так же как и не работаем.
Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач
Чем лучше вы научитесь справляться с основными задачами, тем меньше времени вы будете тратить на них, особенно если они ежедневные.
Шаг 8 — Планируйте каждый день
Рекомендуется планировать каждый вечер. Таким образом, мозг на подсознательном уровне во время сна уже начинает обрабатывать и выполнять эти задачи.
Шаг 9 — Будьте максимально энергичным
Все каналы, по которым энергия течет без необходимости, должны быть удалены. Успешные люди умеют управлять и поддерживать почти каждый момент своей жизни. Следует помнить о трех ключевых элементах: диета, физические упражнения и отдых.
Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год
Раз в год останавливайтесь и проверяйте все действия и цели. Остаются ли ваши цели актуальными для вас? Нравится ли вам то, что вы получаете от достижения своих целей?
