Между концепциями бэк-офиса и фронт-офиса есть много общего. Для лучшего понимания полезно ознакомиться с тем, как бэк- и фронт-офисы взаимодействуют друг с другом.
Что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис
Иностранные языки убивают нашу жизнь. Понять, что скрывается за теми или иными определениями, может быть непросто. Эта статья посвящена некоторым основным понятиям, которые появляются в деятельности офисных работников.
Почти у каждой компании есть офис. Это могут быть небольшие офисы с двумя-тремя рабочими местами или огромные высотные здания с тысячами сотрудников. В крупных компаниях есть различные группы работников, которые выполняют различные типы задач и создают структуру компании.
- «Бэк» сотрудники. Сюда относят бухгалтеров, курьеров, секретарей, делопроизводителей, работников склада. Все они обеспечивают нормальное функционирование бизнеса, выполняют административные задачи. Составляют костяк коллектива, от их действий напрямую зависит успех.
- «Фронт» работники. В их обязанности входит работа с клиентами. Это могут быть разные направления. Все зависит от специфики компании.
- «Мидл» работники. Это менеджеры, маркетологи, помощники, другие лица, которые выполняют вспомогательную работу.
- Для функционирования компании, огромное значение имеет бэк офис — это активатор деятельности.
- С точки зрения получения прибыли, главным будет фронт офис. От добросовестного решения задач этого подразделения зависит лояльность клиентов. Именно для этого стоит создать профессиональный call центр для эффективной работы с заказчиками.
- С целью организации внутренних процессов, мидл офис незаменим, даже первостепенен.
Можно сделать вывод, что отсутствие элементов системы нарушает функционирование компании и приводит к многочисленным оперативным сбоям. Кроме того, каждое структурное подразделение обслуживает важный сектор бизнеса.
МСП, бухгалтерия, отдел кадров, юридическая служба, секретариат и аналитики объединены. Это позволяет компании избежать ненужных затрат, так как все отделы работают централизованно.
Истоки этой распространенной бизнес-терминологии можно обнаружить в планировке обычного здания.
Все здания в крупных компаниях строились по одному и тому же плану …
Начнем с того, что у нас был главный офис — Фасад здания. Клиенты или посетители должны были легко найти соответствующий отдел или конкретных сотрудников. Космос стоил дорого, потому что он был «лицом» компании. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты и дружелюбны к клиентам.
Вторая часть здания называлась бэк-офисом.. Вся производственная и административная работа проходила в этой зоне. Поскольку посетители сюда не приходили, ремонт, освещение и внутренняя отделка не могли быть представлены.
В фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, тогда как в бэк-офисе большую роль играли профессиональные качества персонала компании.
Различие в планировке здания — это мировой период двух отделов каждой компании. Парадный офис — это впечатляющий образ, который привлекает клиентов. Бэк-офис — это отдел развития компании, который контролирует все процессы.
Зачем бэк офис необходим вашей компании?
Руководители вновь созданных компаний сталкиваются с вопросом, нужен ли такой раздел.
Для нового бизнеса или даже уже состоявшегося предприятия его создание важно по трем основным причинам
Сегодня существует значительная конкуренция во всех сферах деятельности. Сотрудники бэк-офиса ежедневно своими действиями поддерживают репутацию бизнеса.
Например, аналитики и статистики каждый день совершают ошибки, чтобы улучшить работу организма.
Конечно, сотрудники фронт-офиса привлекают новых клиентов, но без бухгалтерского сопровождения денежные операции могут увеличить доход или уменьшить его.
Ответственность за риски новых сделок.
Работа менеджера фронт-офиса основана на поиске крупных клиентов. В то же время, ни одна сделка не может быть назначена без полной прибыли и ошибочной оценки потенциальных рисков для работников бэк-офиса.
Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности
Хотя термин «интерпретация» одинаков во всех отраслях бизнеса, на практике работники выполняют разные обязательства в разных компаниях.
Три примера того, за что отвечает бэк-офис в различных областях:.
В финансовых учреждениях это подразделение является бэк-офисом и отвечает за работу всей организации. Специалисты уделяют пристальное внимание кредитному законодательству и открытым счетам.
Когда компания за считанные секунды получает статистику о финансовом положении и результатах деятельности всех своих подразделений, это способствует максимальному управлению деятельностью компании изнутри.
Важность бэк-офиса на финансовом рынке
Как известно, мобилизация средств на финансовом рынке, предоставление кредитов, осуществление различных валютно-финансовых операций + это не что иное, как размещение финансовых ресурсов в производство какого-либо продукта. То, что мы называем финансовыми рынками, — это весь спрос на деньги и их предложение со стороны кредиторов и заемщиков в разных странах и государствах.
Бэк-офисы играют ключевую роль в функционировании всей системы глобального финансового рынка.
Бэк-офис и рынок капиталов
Рынки капитала — еще одно место для бэк-офисной деятельности, поскольку они являются одним из компонентов финансовых рынков. На этом рынке появились так называемые «длинные деньги». Длинные деньги» — это деньги, выпущенные в течение календарного года или более. В течение такого длительного периода потребность в бэк-офисе возрастает с лихвой. Также на рынке капитала происходит перераспределение массы (в некотором роде) свободных денег и инвестирование их в прибыльные финансовые и денежные активы.
Стоит добавить, что финансовые ресурсы форм могут быть очень разными. В любом случае, бэк-офисы играют уникальную роль.
Подводя итог, можно подчеркнуть исключительную важность бэк-офисов на современном рынке финансовых услуг. К сожалению, в некоторых странах важность бэк-офиса все еще недооценивается, но эта тенденция постепенно устраняется, поскольку компетентным финансистам становится ясно, что бэк-офис — это надежный инструмент для снижения различных рисков, которые могут угрожать их экономическому здоровью. Эта тенденция будет развиваться и дальше. Процветающие предприятия.
Несмотря на регулярные контакты с контрагентами, сотрудники бэк-офиса не имеют дело непосредственно с клиентами. Аналогичные обязанности возлагаются на сотрудников среднего звена. Функции бэк- и фронт-офиса должны быть разумно оптимизированы для достижения максимальной эффективности. Это критерий, который играет решающую роль в экономическом успехе компании.
Подбор цифровой платформы
В современных условиях эффективное управление центральным бэк-офисом невозможно без цифровых решений. Их функциональность и качество могут определить успех организации на начальных этапах ее деятельности и ее дальнейшую судьбу. К программному обеспечению предъявляется ряд требований
- Совместимость с остальными программами. В процессе принятия решения о централизации работы подразделения, в организации, скорее всего, уже будут использоваться некоторые базовые программы, например, «1С». В таком случае, любое цифровое решение, необходимое для эффективного управления офисом, должно предусмотреть возможность интеграции с популярными или всеми возможными программами.
- Использование системы через разные каналы. Сегодня интернет-портал, это основной канал связи с офисом. Именно он является поставщиком большинства заявок. Но, на подстраховке должны быть другие каналы, которые в случае необходимости могут также подойти сотрудникам главных подразделений. Каждый из этих каналов должен являться частью одной платформы.
- Формирование отчётности и наличие счётчиков. Для эффективной оценки работы обслуживающих подразделений и понимания эффективности работы конкретного сотрудника необходимо внедрять максимально точные средства контроля. Для этого в платформе установлены специальные счётчики. Также её работу нужно оптимизировать таким образом, чтобы отчёты формировались автоматически и включали максимально точные данные об эффективности работы каждого подразделения.
- Коммуникация между подразделениями. Это становится особенно важным в ходе выполнения сложных проектов с участием нескольких сотрудников различных офисных подразделений. Реализация сложных заявок будет значительно облегчена в случае, если программное обеспечение позволит выделять конкретные бизнес-процессы, а также определять ответственных лиц и конкретные сроки выполнения поставленных задач.
Оптимизация бизнес-процессов
При создании эффективного бэк-офиса можно контролировать все бизнес-процессы по отдельности. Другими словами, они должны быть едины. Если ИТ-инфраструктура различных филиалов организована по-разному, следует позаботиться о применении единых алгоритмов при создании сервисов. Интеграция необходима для того, чтобы убрать ненужные бизнес-процессы и сделать все остальные максимально эффективными.
В будущем это позволит сократить расходы на бэк-офис и повысить качество работы. Кроме того, автоматизируйте бизнес-процессы. После этого их внимание становится менее сложным. Однако руководители компаний должны осознать, что им необходимо прибегнуть к услугам экспертов для управления соответствующими бизнес-процессами, их фокусировки и оптимизации.
Бэк-офис — это одно из основных подразделений организации, необходимое для эффективного управления всеми бизнес-процессами, планомерного увеличения прибыли и устранения неэффективных и нерентабельных процессов. В зависимости от сферы деятельности компании у сотрудников бэк-офиса могут быть разные обязанности. Поэтому необходимо тщательно продумать детали деятельности подразделения и придерживаться установленных внутренних правил. Успех компании зависит от выполнения каждым сотрудником своих обязанностей.
Для достижения первых результатов уже предприняты три шага. Если вы изучили справочник истории затрат компании на бэк-офис (см. шаг 1), вы можете сравнить их после интеграции функций бэк-офиса. Цифры показывают, насколько сократились расходы на бэк-офис.
Функции и различия бэк офис и фронт офис
Фронт-офис — это в некотором смысле «лицо» компании, ее структурное подразделение, которое в первую очередь отвечает за связь с клиентами и ответственность перед ними.
Название этой части компании происходит от того, что сотрудники фронт-офиса всегда находятся на глазах у клиента, в то время как обслуживающий персонал «невидим» для клиента, и поэтому его присутствие может остаться незамеченным.
Фронт-офисы могут относиться к разным видам деятельности в разных компаниях (в зависимости от профиля компании). Например, в финансовых компаниях фронт-офис обычно отвечает за такие сферы, как продажи, сделки, слияния и поглощения (M&A).
Менеджеры фронт-офиса являются настоящими создателями денег, то есть теми, кто непосредственно генерирует прибыль для компании. Однако некоторые ставят под сомнение функцию исследования акций, поскольку они не занимаются непосредственно зарабатыванием денег, как продавцы. Это неправда, поскольку аналитикам активов приходится встречаться с клиентами лицом к лицу гораздо чаще, чем любому другому сотруднику.
Маркетологи, с другой стороны, редко встречаются с клиентами лицом к лицу, но все же работают в офисе.
Должности в фронт-офисе обычно считаются более престижными и лучше оплачиваются, чем должности в бэк-офисе. Например, работу в фронт-офисе сложнее всего найти в инвестиционных банках и других финансовых учреждениях. Требования обычно очень высоки с точки зрения образования и профессионализма, а также личных качеств и даже внешнего вида.
Бэк-офис — это место, где отделы или службы компании выполняют второстепенные бизнес-функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие решений или выполнение других рутинных операционных процедур. Другими словами, бэк-офис выполняет обычные административные и эксплуатационные функции по ведению бизнеса как такового. Функции бэк-офиса также включают в себя IT-задачи (управление базами данных, обслуживание клиентов), бухгалтерский учет и работу с персоналом. Сюда входит статистический и детальный учет продаж, закупок, остатков на складах и в архивах. Все это также относится к обязанностям бэк-офиса. В банковских учреждениях задачи бэк-офиса включают клиринговые задачи и ежедневное управление денежными средствами.
Интересно, что планировка помещений компании обычно разрабатывается таким образом, чтобы фронт-офис находился на переднем плане (это позволяет клиентам легко и быстро войти в компанию и найти нужного человека. Отсюда и название «фронт-офис»), в то время как «задний двор» включал производство, различные административные офисы, отделы разработки и тестирования продукции, склады и т.д. И, конечно же, руководство компании всегда стремилось к тому, чтобы фронт-офис выглядел хорошо, чтобы произвести наилучшее впечатление на клиентов. Чтобы добиться этого, они провели дорогостоящий ремонт и вложили скромные средства в дизайн интерьера.
Помещения бэк-офисов часто самые непритязательные, немного темные и не очень чистые. Это связано с тем, что в помещение бэк-офиса было вложено не так много средств. Он выглядит не очень презентабельно, поскольку там все равно нет клиентов. Однако важно отметить, что в большинстве случаев именно сотрудники бэк-офиса вносят наибольший вклад в развитие бизнеса. Сегодня бэк-офисы не всегда находятся географически близко к головному офису компании. Вместо этого они, как правило, перевозятся в места с низкими затратами, например, в Юго-Восточную Азию. Сегодня нередко функции бэк-офиса передаются на аутсорсинг (т.е. другим компаниям).
