Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать. Чек лист что это такое

Контрольный список — это контрольный список вещей или задач, которые вам необходимо выполнить или проверить. После компиляции вы сможете отметить то, что УЖЕ было выполнено. И сразу видите: что именно ЕЩЕ предстоит сделать.

Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Контрольный список — это простой и удобный инструмент для управления сложными рабочими процессами. Современные производственные компании работают в режиме многозадачности. Руководителям отделов сложно следить за качественным и своевременным выполнением всех операций, соблюдением норм и правил техники безопасности. Контрольные списки помогают упростить этот процесс. Их грамотное использование экономит время сотрудников и повышает эффективность работы. Рассказываем, как составить чек-лист, как правильно его применять и какие есть способы автоматизировать контроль.

Термин «контрольный список» можно перевести как «контрольный список». И хотя это название до сих пор для многих непривычно, с самим явлением наверняка сталкивался каждый, как на работе, так и в быту. Чек-лист — это не что иное, как список пунктов, которые необходимо выполнить в определенной последовательности для получения определенного результата. На самом деле под это определение подходит даже обычный список покупок. Но нас интересует система чек-листов в производственных компаниях.

Производство – это та область, где каждая мелочь влияет на конечный результат: даже незначительное нарушение технологии может привести к браку. А несоблюдение техники безопасности может стоить кому-то здоровья и жизни. В таких условиях необходима постоянная и полная концентрация. Но учесть все задачи невозможно, особенно когда их много и они одновременны, а такие ситуации типичны для производства. Здесь на помощь приходят контрольные списки.

Для чего нужен контрольный список

Так для чего же нужен чек-лист и какие задачи можно решить с его помощью?

  • Не упускайте из виду важные детали. Скорее всего, сотрудник, работающий по списку, не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий будет очень сложным;
  • Улучшить качество работы. Контрольный список определяет четкие критерии оптимального результата по каждому пункту;
  • Избегайте повторяющихся ошибок. Постоянно практикуясь в использовании чек-листов, менеджеры видят, какие ошибки чаще всего допускают сотрудники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить подобные ошибки в будущем;
  • Улучшить дисциплину в компании. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап и меньше отвлекаются;
  • Быстро внедрить любое новшество. Совершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: рабочие едва отвыкли от прежнего алгоритма. Включение новых элементов в контрольный список поможет вам быстрее восстановиться;
  • Экономьте рабочее время. Производственный цикл состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист по всем процессам, тогда не придется каждый раз планировать работу заново;
  • Освободите ресурсы для важных задач. Когда в компании внедрена и успешно работает система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого вы можете сосредоточиться на чем-то более существенном, например, на изучении новых материалов, оборудования, методов работы.

Контрольные списки можно использовать как план действий или как документ для проверки и отчета. Таким образом, они помогают организовать работу и контролировать ее выполнение.

Как создать чек-лист

Контрольные списки разрабатываются и составляются начальниками подразделений и должностными лицами, ответственными за отдельные рабочие процессы на производстве. Они также контролируют выполнение элементов списка.

Написание чек-листа — сложная и трудоемкая задача. Чтобы инструмент был действительно эффективным, необходимо соблюдать определенные правила при его разработке и внедрении. На практике менеджеры часто допускают ошибки, поэтому чек-листы только создают дополнительные проблемы, а не решают их.

Итак, как написать контрольный список? Он составляется по следующему алгоритму:

  • Разделите задачу на этапы — это будет своего рода рамка списка. Например, чек-лист по охране труда может быть представлен в виде разделов «Обучение персонала», «Хранение материалов», «Ход работ», «Пожарная безопасность», «Электробезопасность» и т.п.
  • Детализируйте каждый этап, разделите его на отдельные операции. Поэтому в пункте «Электробезопасность» могут быть следующие подпункты: «Все электроприборы заземлены», «Электрооборудование регулярно проверяется», «С электроинструментом может работать только персонал, имеющий соответствующую группу по электробезопасности», «Работники обеспечены электрозащитными средствами» и другие.
  • Подумайте об ошибках, которые работники могут совершить на любом из этих этапов, и добавьте в список соответствующие напоминания/предупреждения.
  • Попробуйте тестовую версию, полученную из контрольного списка.
  • При необходимости внести исправления и дополнения.

Вот несколько простых советов, которые помогут вам избежать ошибок при составлении чек-листа:

  • Старайтесь не создавать слишком длинные списки: они неудобны как для художников, так и для рецензентов. В идеале он должен содержать не более 20 пунктов, а лучше шесть-восемь. Если задача слишком большая, рекомендуется разбить ее на несколько этапов и сделать для каждого отдельный чек-лист.
  • Для длинных списков применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки — структурированную информацию легче воспринимать.
  • Каждый элемент должен соответствовать одному действию. Не пытайтесь объять необъятное: исполнителю будет сложно сконцентрироваться на сложных задачах.
  • Расположите элементы в соответствии с логикой рабочего процесса: вы можете перейти к следующему действию только после завершения предыдущего.
  • Используйте ясный и простой язык. Важно, чтобы пункты списка были понятны не только составителю чек-листа, но и исполнителю. Формулируйте задачи кратко, без лишних подробностей — они отвлекают от главного.
  • Если возможно, используйте один тип контрольного списка для всех процессов компании. Единый стиль оформления и общая система оценки результатов упрощают отчетность и анализ.
  • Оставьте место для правок. В дальнейшем, вероятно, потребуется внести изменения и дополнения в документ, поэтому лучше всего, если контрольный список будет иметь гибкую структуру.

Самый простой чек-лист выглядит как список пунктов с квадратиком для проверки результата напротив каждого: по завершении исполнитель должен его проверить. При необходимости в чек-лист включаются дополнительные столбцы (флажки), например, срок выполнения, время выполнения сотрудником задачи.

Где я могу создавать и хранить контрольные списки

Контрольные списки — популярный метод организации работы. Ringostat расскажет, как составлять и запускать чек-листы. Мы также даем инструкции о том, как создать контрольный список командной работы в Google Таблицах, и предоставляем набор готовых к использованию контрольных списков для маркетологов и менеджеров по продажам.

Смотрите видео о том что такое чек-лист:

Чек-лист будет Вам полезен если Вы:

  • Инфопредприниматель.
    О, у вас есть как минимум 2 варианта использования:

1) Вы можете составить классный чек-лист, где будете доказывать, что вы ЭКСПЕРТ в определенной области. И разместите его в нашем общедоступном каталоге чек-листов. А еще, разместите ссылку на свой сайт или страницу в социальной сети прямо в чек-листе (подсказка: пишите адрес с http:// и тогда ссылка будет кликабельной!)

Посетитель изучит ваш чек-лист и вызовет УВАЖЕНИЕ и ДОВЕРИЕ к его Автору (т.е к вам). И, скорее всего, он хочет узнать о вас больше. И они с удовольствием перейдут по оставленной вами ссылке. Для вас это бесплатный «теплый» трафик. В конце концов, наш сервис чек-листов пользуется большой популярностью, и со временем ваш чек-лист увидят тысячи людей! См пример 1 и пример 2.

Удобно, правда? Начните с простого руководства и создайте свой первый контрольный список!

Какие типы чек-листов бывают?

Вы можете создать 2 типа чек-листа:

    частный, контрольный список для «личного или коллективного использования», выбрав при его создании категорию «ЧАСТНЫЙ (не показывать в Каталоге)». Это будет видно ТОЛЬКО вам и никому другому.

Мы опишем это более подробно в разделе «Помощь и часто задаваемые вопросы

Не теряйте времени и создайте свой первый чек-лист прямо сейчас!
Это быстро и совсем не сложно >>> регистрация бесплатная >>>

Теперь настроим автоматический подсчет прогресса. Для начала посчитаем, сколько задач вам нужно выполнить. В этом поможет функция COUNTA или COUNTA:

Что такое чек-лист в Инстаграм

Со знанием чек-листа в Инстаграм, а точнее, что это такое, те, кто задумался над темой, как раскрутить бизнес-аккаунт в Инстаграме, сталкиваются с продажами. На самом деле без четкого алгоритма, которым служит чек-лист, в таком случае не обойтись.

Конечно, для каждого конкретного бизнеса она будет разной. Но концепция всегда одна и та же. Чтобы привлечь аудиторию в свой профиль, нужно позаботиться не только о том, чтобы разобраться в массовом поиске, но и изучить самые популярные темы блога в Инстаграме, чтобы посты были интересны пользователям.

Что такое чек-лист в Instagram

Таким образом, они будут с удовольствием посещать аккаунт, а вероятность того, что они обратятся за продвижением сайта через Яндекс, будет намного выше. Для того, чтобы напоминать о себе, рекомендуется регулярно использовать теги, что повысит раскрутку аккаунта и приведет пользователя к покупке. Постоянно обновлять контент, размещая информацию о товарах или услугах.

Что такое чек-лист в торговле

В заключение поговорим о том, что такое чек-лист в трейдинге и как его правильно применять. Начнем с того, что структура плана будет синонимична списку раскрутки профиля в Instagram. Однако некоторые профессиональные аспекты, такие как уплата налогов, покупка товаров и стоимость доставки, будут различаться.

Если речь идет об официально сертифицированном коммерческом предприятии с формой собственности, что лишний раз подчеркивает серьезность его намерений, то в этом случае пунктов в контрольном списке будет гораздо больше.

Бывает, что бизнес-предпринимателю необходимо выполнить столько же задач в день, сколько обычный человек делает за неделю. Конечно, все эти заботы не занимают много времени, но их масштабы явно не учитываются. Например, если товара нет на складе или кто-то из сотрудников уходит в отпуск, необходимо спланировать все пути решения возникших проблем.

Что такое чек-лист в трейдинге

По сути, чек-лист — это своеобразный секретарь, который, как постоянное напоминание, будет оповещать вас о несовершенных действиях. Особенно, если это приложение, загруженное на ваш телефон. Это своего рода нумерация страниц, поскольку нумерует порядок вещей в соответствии с их важностью и скоростью выполнения. Иногда даже самая популярная CRM-система не так помогает бизнесу, как готовый чек-лист.

Что еще можно сделать с помощью Mobile Auditor? Фиксируйте несоответствия, фотографируйте и прикрепляйте фотографии к задачам. Менеджер может следить за ходом работ и видеть статус в режиме реального времени.

Основные преимущества использования чек-листов

Прежде чем мы приступим к составлению чек-листа, необходимо рассмотреть его основные преимущества. Они следующие:

  1. Отличный инструмент напоминания. Чек-лист — это пошаговая инструкция по выполнению определенного процесса. Он показывает, что делать в первую очередь, а что потом, когда делать то или иное действие. Это, пожалуй, самое важное преимущество чек-листа. Благодаря ему многие люди эффективно решают большинство проблем.
  2. Использование контрольного списка в качестве анализа. Многие руководители фирм, компаний или организаций используют такие планы для слежки за своими сотрудниками. Этот метод позволяет понять, кто из сотрудников лучше всего работает и соответствует требованиям, прописанным в чек-листе.
  3. Контрольный список незаменим в бизнесе, даже в Интернете. Например, есть планы создать сайт или написать статьи в виде чек-листов. Вы точно ничего не пропустите и все сделаете правильно. Подобные чек-листы есть в моем блоге, можете их посмотреть.

Это основные преимущества чек-листа, они позволяют работать по плану и не пропускать запланированные задачи.

Чек-листы — отличное подспорье для бизнеса и продаж. С их помощью любой предприниматель или сотрудник любой компании может улучшить свою работу. Например, если новичок применяет чек-листы на практике как инструкцию, то продавать товары в Интернете он может кому угодно.

Или бизнесмен, ведущий свой интернет-бизнес, создает для своих подписчиков чек-лист, чтобы они могли все сделать по этой инструкции. Например, заработок в Интернете. Эта опция позволит вам не объяснять все многим пользователям по несколько раз. Это экономит ваше время.

Как составить чек-лист? Наряду с различными методами существует программа xMind, которая умеет составлять чек-листы различных типов. Контрольный список создается в этой программе довольно быстро. Напишите основное название задачи и от него отдельными абзацами пропишите другие варианты последовательных задач. Эта программа бесплатна и совместима со всеми операционными системами Windows, включая телефон.

Итак, теперь мы точно знаем, что такое чек-лист и для чего он нужен.

Что такое чек-лист и для чего он нужен? Этот вопрос задают некоторые пользователи сети. В этой статье мы подробно узнаем, как составить такой план, какие задачи он решает, и рассмотрим его основные особенности.

Ringostat для руководителя отдела продаж

  • Контролируйте работу менеджеров: слушайте аудиозаписи звонков, смотрите отчеты о пропущенных звонках и о загрузке конкретных сотрудников.
  • Будьте в курсе всего: Ringostat мгновенно уведомит вас о пропущенном звонке или оставленной голосовой почте.
  • Сократите объем рутинной работы в отделе благодаря интеллектуальной интеграции CRM и Ringostat, которая создает сделки, задачи и контакты в один звонок.
  • Узнайте, какое будет оптимальное время работы отдела: Ringostat покажет, в какие дни и часы самые частые звонки.

Ringostat для менеджера по продажам

Как оформить чек-лист в Google Таблицах

Google Spreadsheets — это бесплатный онлайн-сервис электронных таблиц. Создать контрольный список в Google Sheets очень просто. Перечислите задачи в столбце, затем выберите соседний столбец и выберите «Вставить — Флажок.

как составить чек-лист, дизайн чек-листа, шаблоны чек-листа

В каждой ячейке появятся галочки, где можно отметить пробег. Таким списком можно пользоваться даже со смартфона, если установить на него приложение Google Sheets.

Теперь настроим автоматический подсчет прогресса. Для начала посчитаем, сколько задач вам нужно выполнить. В этом поможет функция COUNTA или COUNTA:

=COUNT(диапазон с элементами контрольного списка)

Важно! Функция COUNT, которую справка предлагает вам использовать в первую очередь, здесь бесполезна. Он считает только ячейки с цифрами, а список дел обычно текстовый.

Затем считаем, сколько точек уже отмечено. Для этого используйте формулу СЧЁТЕСЛИ, также известную как СЧЁТЕСЛИ.

=СЧЁТЕСЛИ(диапазон с флажками; «=истина»)

В конце можно подсчитать процент выполнения. Для этого разделите количество выполненных дел на общее количество задач и установите в ячейке процентный формат.

Как составить чек-лист на неделю, чек-лист для проверки, чек-лист для работы

Этого достаточно для самоорганизации, но некоторые вещи нужно делать в команде. Для совместной работы над чек-листом добавьте графу «Исполнитель» и укажите ответственных.

После этого мы создадим проверку прогресса для каждого из них. Перечислите каждого исполнителя отдельно, если их много, вам поможет функция UINQUE.

= уникальный (диапазон, в котором установлены исполнители)

Это даст вам список всех, кто работает над контрольным списком

Затем подсчитайте количество точек для каждого с помощью знакомой функции СЧЁТЕСЛИ) .

=СЧЁТЕСЛИ(диапазон, в котором указаны исполнители; ячейка, с именем конкретного исполнителя)

Как считать выполненные дела исполнителями, разработка чек-листа

Теперь давайте узнаем, сколько выполненных заданий у каждого участника. Для этого вам понадобится функция СЧЁТЕСЛИМН. Позволяет задавать различные условия подсчета очков:

=СЧЁТЕСЛИ(диапазон с именами; имя исполнителя; столбец с флажками; «=true»)

В итоге получаем количество выполненных задач по каждому. И тогда вы можете теперь посчитать процент завершенных дел для каждого из них, как мы делали это раньше:

Вы можете скопировать готовый шаблон этого чек-листа по ссылке:

Ссылка на шаблон чек-листа

Откройте и скопируйте документ на свой диск.

Оцените статью
Бизнес блог