Обязанности специалиста по закупкам. Чем занимается отдел закупок

Расчет себестоимости товаров. Вносить информационные данные в систему (если в компании нет специального раздела) или проверять правильность импорта данных (если есть отдел оперативного учета). Определите статус продукта и способ его продажи/утилизации/оценки.

Должностная инструкция отдела закупок: особенности документа

Должностная инструкция специалиста по снабжению — это документ, который по закону составлять не обязательно, но без него может быть очень сложно. И описание очень простое.

Дело в том, что обязанности этих сотрудников могут сильно варьироваться в зависимости от направления и масштаба деятельности компании. Поэтому такой документ должен существовать, чтобы люди четко понимали объем своих прав и обязанностей.

Функции отдела закупок

В сегодняшних рыночных условиях важно повышать маржу прибыли. Простой и эффективный способ сделать это — снизить производственные затраты.

Это можно сделать по более выгодным ценам, чем у поставщиков товаров и сырья. Это обычно рассматривается в разделе рынка. Этот раздел часто рассматривается как раздел, который не влияет на финишную прямую бизнеса. Однако это не так. Это означает, что грамотная работа в данном разделе может оказать значительное влияние на общий результат бизнеса.

Помимо заключения контрактов с поставщиками на наиболее выгодных условиях, необходимо также обеспечить достаточный ассортимент поставок. Только при правильной работе отдела можно удовлетворить потребности клиентов.

Функции отдела закупок

Таковы функции департамента.

  • закупка товара в нужном количестве, исходя из запросов клиентов, сезонности и конъюнктуры рынка в целом;
  • обеспечение нужной оборачиваемости товаров;
  • организация логистики, транспортировка товаров от склада до клиента;
  • взаимодействие с поставщиками до момента поставки товара на склад;
  • уменьшение расходов на хранение и транспортировку товара, разработка направленных на эти цели мероприятий;
  • организация взаимодействия с другими службами компании.

Во время своей работы отдел рынка взаимодействует с такими отделами, как логистика (отвечает за поставку и доставку товаров), финансы (расчеты с контрагентами) и маркетинг (выявление потребностей потенциальных клиентов). Другими словами, работа отдела рынка оказывает значительное влияние на другие сферы деятельности организации.

Простой пример может показать, как работает вся система. Финансовые службы отвечают за мониторинг превышения предварительно утвержденных бюджетов. Он контролирует лимиты, предоставляемые компанией для комитета в месяц.

Финансисты рассчитывают целесообразность инвестиций в акционерный капитал и контролируют проекты в отделе закупок. Используя ряд данных (количество заемных средств, каков фактический процент собственного капитала и недостатки акций), он рассчитывает сумму, которую можно инвестировать в основные средства. Финансовая служба также получает информацию по этим вопросам от специалиста по закупкам. В этом случае сектор рынка предоставляет информацию о планируемых уровнях запасов, количестве, которое будет закуплено, а также о движении избыточных и излишних запасов в течение предстоящего периода.

Люди решают все. Самая важная часть любого бизнеса — это люди. Профессионалы в этом секторе оказывают значительное влияние на будущую прибыль. Это связано с тем, что они способны управлять львиной долей доходов компании. Управляя работой специалистов, строго ограничивая их права и обязанности, можно добиться стабильности компании на рынке. Поэтому правильно спрогнозированное описание работы в секторе рынка может помочь решить эту проблему.

Необходимость должностной инструкции для специалиста по закупкам

Текущие тенденции на рынке труда указывают на то, что наибольшую занятость обеспечивает сектор продаж и рынка. Однако проблема заключается не в том, чтобы найти подходящего сотрудника, а в том, чтобы четко сформулировать его обязанности, а также предлагаемые компетенции.

Однако даже если должность одна и та же, обязанности и задачи могут быть принципиально разными.

Должностная инструкция специалиста по закупкам — это документ, в котором описаны обязанности и задачи, необходимые работнику. Те, кто подходит к вакансии наугад, не обращая особого внимания на описание требуемой деятельности, совершают серьезную ошибку.

Необходимость в должностной инструкции специалиста по закупкам

Первым и самым важным шагом на пути к достижению конкретных целей, поставленных работодателем перед своим подчиненным, является описание его обязанностей. Они позволяют отслеживать выполнение ранее определенных задач на более позднем этапе.

Включая наиболее полный перечень информации, менеджер по закупкам может использовать должностную инструкцию для выполнения более широкого круга задач.

В связи с различной природой организаций, маловероятно, что найдутся две абсолютно идентичные организации, в которых маркетологи работают по схожему алгоритму и выполняют одни и те же действия. Как правило, в секторе корпоративного маркетинга функция менеджера рынка может пересекаться с другими должностями, такими как бренд-менеджер, менеджер линии и различные линейные менеджеры. В МСП и компаниях, где закупки не являются основным видом деятельности, эти должности могут быть объединены и представлены как одна.

Поскольку расходные материалы могут относиться к конкретному продукту, менеджеры должны быть знакомы с технологией и производственными процессами конкретного продукта.

Если работодатель хочет, чтобы подчиненные точно выполняли определенные задачи, он должен как можно точнее сформулировать их в должностной инструкции и определить все требования к специалисту. Все это позволяет руководству предъявлять разумные требования к работнику в будущем.

В небольших компаниях функцию обеспечения товарами и необходимыми материалами может выполнять небольшое количество сотрудников. Для крупных строительных компаний, особенно для тех, которые работают по контракту на строительство объектов для таких специфических отраслей, как нефтегазовая промышленность, это совсем другое дело.

Обязанности специалиста по закупкам: что в них входит?

Каковы обязанности специалиста по закупкам: что в них входит?

Полезные загрузки.

файл pdf

Видеообзор изменений в сфере государственных закупок, связанных с COVID-19

Изменения в законодательстве о государственных закупках

файл pdf

Поставка от единственного поставщика (подрядчика или субподрядчика)

Новые условия для прямого распределения

файл pdf

Аукционы в электронном формате

Обзор нормативно-правовой базы и процессов действия и участия

файл pdf

Планы закупок на основе 44-ФЗ

файл pdf

Персонал ниже 44-ФЗ

Требования к контрактным службам, комитетам по закупкам, приемочным комиссиям и профессиональным стандартам

Если вы найдете какие-либо несоответствия в этой статье, пожалуйстаОставить заявку Сэкономьте 30% на курсах по государственным закупкам

Из этой статьи вы узнаете:.

  • Чем конкретно занимается специалист по закупкам
  • Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
  • В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

По закону бюджетные учреждения могут приобретать продукцию, проекты или услуги только через систему государственных закупок, т.е. через тендеры. В большинстве случаев они не могут связаться с подрядчиками напрямую. Поэтому в каждой организации есть отдел (или, по крайней мере, один специалист), который занимается работой с третьими лицами. Такие люди есть и в коммерческих организациях. На специалиста по закупкам возложены все обязанности, связанные с проведением аукционов, тендеров, конкурсов и составлением соответствующей документации. Именно этому посвящен данный документ.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам

Специалист по закупкам на начальном этапе подготовит документацию, которая позволит организации разместить заказ на специальном онлайн-ресурсе, контролировать все процессы тендера и решать контрактные вопросы после определения победителя.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам?

И клиентам, и подрядчикам требуется человек, понимающий, как организовать тендер. Поэтому эта профессия сегодня очень востребована. Обязанности специалиста по закупкам несколько различаются в зависимости от того, кто работает, и целей работодателя.

Если человек работает в государственной организации, важно, чтобы он сначала направил на место комиссию для сбора полного пакета документов, контроля за всем процессом и сопровождения заключения контрактов. Его обязанности в данном случае заключаются в следующем.

  • подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
  • контроль всех этапов процесса;
  • анализ расходов;
  • ведение базы заказов;
  • возвращение залога участникам торгов;
  • аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
  • анализ заявок участников, их прием и отклонение.

В обязанности менеджера по закупкам на стороне поставщика входит

  • поиск закупок по профилю компании;
  • сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
  • формирование предложений о ценах;
  • подача документов в сроки, установленные заказчиком;
  • соблюдение условий, установленных процедурой.

Контрактная деятельность регулируется 44-ФЗ, включая профессиональную квалификацию. Например, закон (часть 6, статья 38) предусматривает, что сотрудники государственных органов должны обладать специальными знаниями, которые позволяют многим понять, как работают все процедуры заключения контрактов. Они должны пройти профессиональную подготовку или переподготовку и, в некоторых случаях, обладать специальными знаниями в области, в которой проводятся закупки (Статья 39(5)).

В коммерческих организациях, выступающих в роли поставщиков, менеджеры по закупкам с различными задачами и требованиями могут не проходить специализированную подготовку.

Все государственные органы, самостоятельно занимающиеся государственными закупками, нуждаются в специалистах в этой области. Статья 38 44-ФЗ предусматривает, что Как правило, в государственной организации есть целый отдел закупок и большое количество людей в его штате.

Количество сотрудников в закупочной организации определяется годовым объемом закупок. Если государственная организация осуществляет закупки на сумму более 100 млн рублей в год, она обязана создать контрактную службу. Однако нет необходимости создавать специальный отдел, который будет заниматься исключительно закупками.

Если организация осуществляет закупки на сумму менее 100 млн рублей, контрактная служба может отсутствовать. В таких случаях администрация отвечает за проведение тендера и назначает лицо, ответственное за выполнение каждого контракта.

44-ФЗ определены основные направления, в которых функционирует организатор закупок.

В обязанности этого человека входит следующее.

  • составление плана закупок на определенный период;
  • контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
  • определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
  • постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.

Как указано выше, все это должно быть описано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, выполнять требования работодателя и знать свои права.

Что должен знать специалист по закупкам. Профессиональная модель:.

  • требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
  • основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
  • основы антимонопольного законодательства;
  • основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
  • особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
  • методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
  • основы информатики в части применения к закупкам;
  • этика делового общения и правила ведения переговоров;
  • дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
  • требования охраны труда.

Позиции и обязанности специалиста по закупкам

Навыки специалиста по закупкам включают

  • мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
  • составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
  • анализ заявок поставщиков;
  • отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
  • ведение переговоров, составление заявок и предложений;
  • отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
  • создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
  • анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
  • взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.

Документация, регламентирующая работу специалиста по закупкам:.

  • законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
  • должностная инструкция;
  • трудовой договор;
  • внутренние акты компании.

Кроме того, вы можете создать документ, определяющий задачи специалиста. По сути, это то же самое, что и задача специалиста, но создается в более общем виде. Например

  • сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
  • организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
  • подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
  • организация и проведение всех закупочных мероприятий;
  • подведение итогов закупки;
  • выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.
Оцените статью
Бизнес блог