Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой. Онлайн касса как пользоваться

Решение — это пакет «все в одном». Это кассовый аппарат и облачное устройство, интегрированное в сайт. Сам кассовый аппарат, разумеется, находится в неподключенном магазине или пункте выдачи. В то же время устройство может принимать платежи на сайт и отправлять электронные чеки.

Как пользоваться и работать с онлайн-кассой

Хотя электронный кассовый аппарат отличается от своего предшественника, он мало повлиял на работу персонала. Бухгалтер по-прежнему заполняет бумаги, натыкается на улики и печатает отчеты о закрытии смены.

Чтобы обработать кассовую книгу, бухгалтер должен

  • ознакомиться с типовыми правилами эксплуатации кассы;
  • расписаться в специальном журнале о том, что знает правила работы с онлайн-кассой;
  • заключить договор о полной материальной ответственности.

В начале рабочего дня казначей получает материалы, необходимые для работы.

Не требуется доказательств, когда казначей получает или сдает разменные монеты. Эта информация должна быть внесена в приходно-кассовую книгу, выданную казначеем (форма № КО-5).

Аренда онлайн-кассы МТС касса 5

Аренда онлайн-кассы МТС касса 7

Открытие смены

Перед использованием онлайн-кассы необходимо распечатать экспликацию начала смены. Он отправляется в ОФД и содержит информацию о машине, накопителе налогов, смене и учете.

Отчет об открытии кассовой смены в режиме онлайн

Пример экспозиции начала смены

Лучше не открывать смену, если вы не уверены, что сегодня у вас есть хотя бы один клиент. Если вы часто отправляете отчеты об открытии и не выбиваете один чек в течение дня, это привлечет налоговую инспекцию. Рекомендуется открывать смену до того, как первый клиент заплатит.

Как выдавать чек покупателю

В момент оплаты казначей выполняет следующие функции

  • считает итоговую сумму и называет её;
  • получает оплату от клиента и называет полученную сумму;
  • печатает чек на онлайн-кассе;
  • называет сумму сдачи и отдает её с чеком.

Казначей предоставляет клиенту распечатанный чек или отправляет электронный чек (в виде ссылки на страницу чека по электронной почте или SMS). ОФД может отправить электронный чек от вашего имени. В этом случае просто узнайте контактные данные клиента и передайте их оператору.

Тарифы на отправку электронных чеков при использовании электронного кассового аппарата

Пример цен для отправки квитанций клиентам

Клиенты могут запросить электронный чек двумя способами.

  • сказать свой номер телефона или адрес электронной почты;
  • предоставить телефон с мобильным приложением ФНС, на котором будет изображен QR-код с зашифрованными личными данными.

Применение федеральных налоговых служб в отношении электронных кассовых аппаратов

Приложение FTS шифрует номер телефона и почтовый адрес клиента.

Клиент возвращает товар

Бухгалтер ошибочно ставит печать на чеке

Составляется карточка коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по фонду.

Клиент оплатил депозит

Выдать кассовый чек, используя метод оплаты «авансом». После оплаты регистрация была пробита по всем правилам и предоставлена «полная оплата» (АС-4-20/21345@ налоговой службы РФ от 11 ноября 2016 года).

Мы готовы помочь!

Спросите экспертов в конце статьи. Мы незамедлительно отреагируем на суть. Комментарий.

Электронная подпись уполномоченного лица (ЭП) является цифровым эквивалентом собственноручной подписи, выданной должностному лицу организации для заверения документов.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Перед началом смены бухгалтера необходимо подготовить к началу рабочего дня. Бухгалтер должен:.

  • Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
  • Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
  • Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
  • Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Экспозиция начала смены включает данные бухгалтера и положение с наличностью на начало дня. Как и все последующие операции, этот отчет направляется в ОФД, а затем в налоговую инспекцию.

Когда казначей получает «остаток», в книге учета средств должна быть сделана соответствующая запись. Сотрудники, ответственные за выдачу валюты главным кассиром, должны создать кассовый ящик для регистрации операции. Количество банкнот обычно указывается для каждого номинала.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, сотрудникам необходимо изучить алгоритм выдачи чеков клиентам.

  • Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
  • Покупатель передает кассовому работнику оплату
  • После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронные версии кассовых чеков отправляются по электронной почте или на телефонный номер клиента, в зависимости от необходимости.

Чтобы упростить процесс импорта персональных данных, разработчики создали приложение ФНС, которое позволяет покупателям передавать персональные данные кассиру с помощью QR-кода.

Когда вы оплачиваете покупку, вам может потребоваться заплатить разными способами. Например, если у клиента недостаточно денег на карте, он может оплатить оставшуюся сумму наличными. В этом случае кассир выдаст только один чек. Оба способа оплаты учитываются, и соответствующие суммы показываются.

К операциям, требующим выдачи чека во время выполнения, относятся следующие

  • Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
  • Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
  • Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
  • Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
  • Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
  • Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Расчетные сигналы — необходимый элемент кассового чека, указывающий на причину получения или выдачи денег в фонды организации или из них.

Характеристики поселения могут быть определены в четырех вариантах

  • «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
  • «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
  • «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
  • «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 1 января 2019 года вступают в силу требования по обновлению ФФД версии 1.05. Новая редакция будет включать требования к подписи субъекта расчетов, например, «выигрыш в лотерею», «беспошлинные товары», «услуги», депозиты, вклады и т.д., с указанием конкретной цели расчетов.

Применение чека коррекции

Если расчет производится без применения электронного кассового аппарата, кассир готовит исправленный чек.

  • Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
  • Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
  • Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В обоих этих случаях кассир должен подготовить квитанцию о внесении поправок. Разница между проверкой поправок и обычной проверкой очень важна.

  1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
  2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:
  • «приход» при обнаружении излишков
  • «расход» при обнаружении недостачи

К корректурному листу всегда должна прилагаться записка с указанием причины исправления. Федеральная налоговая служба уделяет особое внимание чекам, поэтому пояснительная записка может быть полезна в случае налоговой проверки.

Корректировочные чеки часто путают с возвращенными чеками. Чек возврата создается, когда кассиру необходимо внести изменения в уже проведенную операцию. Например, если кассир нажимает на дополнительный товар. В этом случае необходимо создать новый налоговый документ с маркером расчета «возврат чека» и отменить операцию. В квитанции также должна быть указана сумма ошибочного чека. Кроме того, выдается новый чек, в котором указана правильная сумма покупки.

Предприниматели также должны придерживаться кассовой дисциплины. Однако для них существует упрощенный процесс. Если вы предприниматель, то что вам не нужно делать, так это

Особенности применения кассовых аппаратов для продажи товаров/услуг через интернет

10. купить/арендовать кассовый аппарат в интернет-магазине и продолжать работать по 54-ФЗ с 1 июля 2017 года?

  • Использовать внешнюю службу доставки. Если покупатель платит наличными при доставке, кассу должен использовать курьер, который передает товар.
  • Использовать безналичный расчет (интернет-банкинг). В случае когда деньги передаются на счет интернет-магазина без использования карты, касса до 01 июля 2018 года не нужна.

Да, возможно. Оба электронных кассовых аппарата могут использоваться для электронных платежей и выдавать как электронные, так и печатные чеки. Например, кассовый аппарат АТОЛ может использоваться как для сдачи, так и для электронных платежей, при этом обязательная функция печати бумажного чека отключена.

Банковские автоматы АТОЛ 30F+

12.Существует онлайновый книжный магазин. Отсутствие автономного магазина или кассира. Можно ли использовать (или каким-либо образом создать) физический кассовый аппарат, который получает информацию с сайта, где пользователь приобретает товар (удаленный хостинг), и отправляет ее в ОФД?

Именно так работает интернет-касса, чтобы соответствовать законодательному требованию высылать чек в момент оплаты. Вот как работает онлайн-сервис ATOL. Все делается автоматически, без участия оператора (кассира). Главное, чтобы CMS сайта (или используемый платежный накопитель) был интегрирован с кассиром.

13.Пункт 9 статьи 7 Федерального закона. 290 от 3 июля 2016 года о возможности не использовать кассовый аппарат до 1 июля 2018 года? не действовал ранее, и это не нарушало закон.

Это зависит от используемого способа оплаты. Если оплата производится с использованием электронных средств платежа без введения реквизитов платежной карты (электронный кошелек, перевод физического лица через электронный банк или отделение банка), то до 01.07.2018 кассовый аппарат не требуется.

14.Электронная касса должна использоваться, если услуги предлагаются в виде рекламы на сайте, без продажи товаров. Оплата услуг может производиться только физическими лицами, в частности, посредством централизованных платежей.

В настоящее время может быть выдана форма точного учета (БТФ). С 7 января 2018 года необходимо использовать кассовый аппарат. Однако это требует от продавца обеспечить доставку платежа покупателю в момент оплаты. Это очень трудно сделать. Теперь рекомендуется перейти к налогообложению договоренностей и передачи электронных доказательств. Это заменяет кассовый аппарат.

15.Если наш продукт — информационно-консультационный бизнес, нужно ли нам использовать электронный кассовый аппарат?

Да, это так. Среди предпринимателей, освобожденных от применения кассовых аппаратов, таких категорий нет.

16.Могу ли я использовать кассовый аппарат для интернет-магазина и торговой точки?

Да, это возможно. Тот же кассовый аппарат при оплате товара через Интернет может отправить покупателю электронный чек при оплате в торговой точке, но для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

17.Кто должен выписывать чеки при использовании системы дропшиппинга?

Основное правило заключается в том, что чек используется лицом, получающим оплату от покупателя.

18.Если электронный платеж получен от нерезидента в иностранной валюте через (иностранную) платежную систему, нужно ли выписывать чек фонда? Если да, то в какой валюте?

Использование платежных агрегаторов

19. нужно ли использовать электронный кассовый аппарат при приеме платежей через яндекс.деньги?

Яндекс.Деньги (yandex.kassa) — это сервис оплаты с помощью различных платежных инструментов, таких как банковские карты и электронные кошельки. При оплате картой фонд должен использоваться с 1 июля 2017 года; если принимаются деньги с электронных кошельков, фонд должен использоваться с 1 июля 2018 года.

20. используется ли регистрация электронных денег при приеме платежей через яндекс.кассу или другие платежные батареи?

Да, это обязательно. Потому что, согласно Федеральному закону 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц от зарплатных агентов» (ст. 1, ст. 2):.

Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, связанные с расчетной деятельностью

(4) Наличные без наличных; и

(5) банк и банковская деятельность, осуществляемая в соответствии с».

Таким образом, концентраторы заработной платы освобождаются от использования кассовых аппаратов, а обязанность по использованию кассовых аппаратов возлагается на интернет-магазин.

21. пользоваться услугой начисления заработной платы и получать от него информацию о поступлении оплаты один раз в день. Когда я должен предоставить доказательства?

После получения информации о поступлении платежа.

Чеки и доставка товаров

22.Когда товар доставляется курьером, можно ли выдать покупателю только электронный чек?

Нет. Покупатель должен предоставить электронный чек. Это такое же правило, как и для обычных транзакций. Покупатель имеет право потребовать доказательство на бумаге, и интернет-магазин должен быть в состоянии его предоставить. Курьер должен постоянно иметь при себе кассира, так как в месте сверки он должен предъявить электронный чек. Отправка электронных чеков из офиса является незаконной и противозаконной, их необходимо распечатать перед сдачей курьеру вместе с распечатанным чеком.

23. могу ли я подключиться к ATOL Online и распечатать квитанции на месте с помощью мобильного принтера и мобильного телефона, используя специальное программное обеспечение для мобильных операторов?

Нет, потому что кассовый аппарат должен использоваться в пункте оплаты. То есть, когда курьер получает деньги. Это требование четко прописано в законе.

24.Могу ли я использовать модель кассира с маркировкой «FS» как для онлайн-оплаты, так и для доставки товара в пункт получения?

Нет, это не так. Кассовые аппараты с маркировкой «FS» не печатают бумажные чеки. Пункты инкассации — это оффлайновые магазины, где клиенты имеют право потребовать бумажные и электронные чеки. Невыдача клиентам бумажного чека в оффлайн-точке является нарушением закона.

Однако есть категории предпринимателей, которые освобождены от необходимости сохранять эти отчеты, и к ним относятся индивидуальные предприниматели. В таких предприятиях движение денежных средств регистрируется путем заполнения книги учета доходов и расходов.

Инструкция по подключению онлайн-кассы

Если вы самостоятельно подключили кассовый аппарат к внешнему интерфейсу и серверу Федеральной налоговой службы, то пошаговая процедура выглядит следующим образом

Регистрация данных ИС на сайте FTSWeb.

Получение криптографической подписи или ЭЦП. Это можно сделать через Госуслугу.

Запустите программное обеспечение кассового аппарата онлайн. Для этого подключите его корпус к компьютеру (ноутбуку или планшету) через USB-разъем. Затем необходимо инициировать процесс аутентификации нового устройства на компьютере. Как правило, программное обеспечение авторизуется, загружается и устанавливается. Компьютер сам ищет драйверы и программное обеспечение и устанавливает их на жесткий диск. После первоначальной установки компьютер будет перезагружаться и распознавать устройство при каждом последующем подключении.

Подключение к уже работающим кассовым аппаратам и операторам налоговых данных. Такого оператора можно выбрать из списка аффилированных лиц на сайте ФНС. После оплаты услуги пользователь получает доступ к своему личному кабинету. Личный кабинет может управлять всеми кассами интернет-магазина и отслеживать динамику продаж по каждому POS.

Зарегистрируйтесь на сайте ФНС. В разделе «Учет денежных средств» выберите опцию «Кассовая книга», после чего настройки приложения необходимо ввести вручную. Если все данные в кэш-регистре верны, сервер FBS автоматически присвоит устройству уникальный 16-значный регистрационный номер.

Введите регистрационный номер в электронный реестр. Для этого в настройках устройства выберите режим обслуживания и в открывшемся окне укажите уникальный номер и номер НДС компании или индивидуального предпринимателя.

Сформируйте отчет по кассовому аппарату. Это делается через ваш личный кабинет на сайте Федерального налогового управления. Кассовая книга появляется на вкладке «Учет денежных средств», а напротив нее появляется кнопка «Отчет по кассовой книге».

Получите регистрационную карточку для кассового аппарата. Это является подтверждением успешного налогообложения. Последним шагом во всем процессе является отправка информации оператору налоговых данных. Это можно сделать через Личный кабинет на сайте OFDWeb. Теперь вы готовы к использованию электронного регистра. Вы можете начать вводить квитанции.

Оцените статью
Бизнес блог