Что должен знать и уметь специалист по электронным торгам. Тендерный отдел чем занимается?

Когда весной в нашей стране была введена самоизоляция, продажа тендеров не замедлила себя ждать. Еще до пандемии профессионалы работали везде, где их заставал тендер: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.

Тендерный отдел: его функции и задачи

Тендерный отдел — это структурное подразделение, создаваемое руководителями крупных компаний, которые организуют поставки (заказчики) или продают товары, работы, услуги (поставщики). Крупные предприятия не могут работать без тендерного отдела, так как от него зависит успех всей деятельности и рост предприятия.

Менеджер, который планирует создать собственный тендерный отдел, должен с самого начала изучить, какие отделы составляют команду и каковы задачи каждого сотрудника. Если каждый сотрудник отвечает за свой участок, цели могут быть достигнуты быстрее. Для каждого руководителя крайне важно правильно распределить свои задачи.

Сотрудники заказчика должны организовывать и осуществлять государственные закупки в соответствии с Федеральным законом о закупках, то есть знать 44-ФЗ от А до Я и быть в курсе его изменений.

1. Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика
2. Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика
3. Каким образом распределены обязанности в тендерном отделе?
4. Как создать тендерное подразделение?
5. Принятие решения
6. Создание отдела на основе KPI
7. Распределите обязанности
8. Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика

Деятельность сотрудников отдела по организации поставщиков сводится к следующим функциям:

1. Оформление/продление квалифицированной электронной подписи.
2. Поиск тендеров согласно особенностям отрасли своей организации.
3. Подготовка документации для участия в закупках согласно требованиям заказчика.
4. Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий.
5. Полноценное сотрудничество с заказчиком, если заявка будет принята.
6. Следить за итогами торгов.
7. Работать с финансовыми учреждениями, когда потребуется банковская гарантия или тендерный кредит.
8. Заключение контракта и формирование сопутствующей документации.
9. Вести системную работу по уже состоявшимся торгам, анализу конкурентов.

Чтобы получить бесплатную консультацию в рамках поддержки наших предложений, просто заполните форму обратной связи или позвоните нам по телефону: 8 (800) 201-12-78.

Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим. Узнайте больше ниже.

Отдел тендеров поставщика должен не только провести вашу компанию через все этапы тендерного процесса, но и выстроить компетентные деловые отношения с другими участниками тендера и относиться к ним с максимальным уважением. Клиент будет делать вывод о работе тендерного отдела из работы всей компании. Сотрудники отдела торгов должны быть экспертами в своей области и компетентно представлять интересы своего руководителя.

Если в организации нет собственного отдела по тендерам, рекомендуется обратиться за помощью к сторонним организациям. Они предлагают как комплексную («под ключ»), так и одномоментную (локальную) поддержку. Внешние эксперты напишут предложение в лучшем виде и гарантированно примут его у клиента.

Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика

Внутреннее подразделение компании, которое занимается закупками и обеспечивает проведение тендеров в соответствии с планом, который оно получает от руководства. Необходимо соблюдать сроки на всех этапах, правильно оформлять соответствующую документацию и обеспечивать сотрудничество с другими подразделениями компании.

Специалисты по работе с клиентами занимаются поиском лучших поставщиков для выполнения контракта и выявляют нарушения закона и коррупционные действия.

Тендерный отдел клиента организует и проводит необходимые закупки. У этого подразделения есть свои обязанности:

• Проводить закупки различными способами (аукционы или котировки, закрытые или открытые, для нескольких участников или для единственного поставщика и т.д.).
• Готовить план-график закупок на будущий период.
• Подготавливать необходимую документацию, вычислять средние цены товара, работы или услуги на рынке.
• Своевременно размещать сведения в ЕИС, публиковать итоговые протоколы.
• Сообщать участникам об окончании процедуры и ее результатах.
• Уведомлять выигравшего участника о присвоении ему статуса победителя и направлять ему проект контракта на подпись.
• Вести отчетную документацию по закупкам.
• Консультировать другие службы компании в сфере своей компетенции.
• Хранить все документы по процедуре 5 лет.

Чтобы получить бесплатную консультацию в рамках поддержки наших предложений, просто заполните форму обратной связи или позвоните нам по телефону: 8 (800) 201-12-78.

Данный список обязанностей является общим и может отличаться для каждой компании

В отличие от школ и курсов для контрактных управляющих, практически нет учебных заведений, где работники могли бы приобрести навыки и квалификацию тендерного специалиста. В правилах не указано, что должен знать сотрудник, проводящий тендер: Многие учатся методом проб и ошибок. К компании, ищущей такого сотрудника, предъявляются определенные требования:

1. От руководства получают поэтапный план действий, отчитываются по проделанной работе.
2. От внутренних служб компании отдел получает техническое задание, по которому организовывается закупка, а со своей стороны предоставляют сведения о проведенных процедурах.
3. От бухгалтерии отдел узнает о перечислении обеспечительных мер со стороны победителя, а взамен подают заверенную ответственными лицами компании и победителем закупочную документацию.
4. Юристы готовят необходимые договоры и иную документацию на основе данных, полученных от тендерной службы.
5. При необходимости взаимодействуют с другими подразделениями по различным вопросам.

Высшее образование (право, финансы, технологии).

Какие квалификационные требования к нему предъявляют

Опыт работы с тендерными процедурами (обычно требуется не менее 3 лет).

Знание действующего законодательства в области закупок

Контрактные агенты и контрактные менеджеры должны иметь высшее образование или дополнительную профессиональную подготовку в области закупок.

Знание иностранных языков иногда является дополнительным преимуществом. Она дает возможность расширить кругозор и принять участие в международных соревнованиях.

Требуется умение работать с различными автоматизированными системами. Важным фактором является наличие определенных личностных качеств, например, чувство ответственности, независимость, аккуратность, готовность приобретать новые знания и навыки.

Важными компетенциями для специалиста по тендерам являются:

Тендерный специалист — это сотрудник, обладающий высокой квалификацией и навыками в различных областях.

Должностная инструкция специалиста по закупкам зависит от того, чьи интересы представляет этот сотрудник: интересы заказчика или интересы участника тендера.

• способность проводить анализ и оценку экономического эффекта от тендера;
• грамотность в сфере законодательства, как в общих его вопросах, так и в специфических;
• грамотность в сфере использования различных автоматизированных систем и оборудования;
• владение вопросами делопроизводства (для корректного оформления пакетов документов участника).

Подготовка и участие в тендерах — этим занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностная инструкция сотрудника по проведению тендеров со стороны участника торгов требует, чтобы он обладал способностью искать возможности для участия в тендерах. Если контракт на специалиста тендерного отдела заключает закупочная организация, необходимы следующие навыки:

Какие навыки ему необходимы

Показано, что в обязанности тендерного менеджера входит следующее:

Этот список не является исчерпывающим. Однако оказывается, что сотрудник сопровождает весь процесс тендера — от поиска тендера до наблюдения за переговорными процедурами.

• мониторинг проводимых процедур;
• подбор оптимальных конкурсов для участия;
• комплектование требующегося пакета документов;
• оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
• контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.

Специалист по закупкам несет ответственность:

• мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
• обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
• определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
• формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
• контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
• контроль формирования сметы по заказу;
• разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
• ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
• регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.

Ответственность на такой должности значительна, и отсутствие знаний и навыков приведет к финансовым потерям или попаданию участника в список недобросовестных поставщиков.

Образец должностной инструкции

В 1996 году окончила СГПИ по специальности «преподаватель английского и русского языков». В 2003 году окончила Московскую академию права и управления по специальности «юрист». В 2007 году окончила Российскую академию народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ по специальности «Менеджмент».

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ;
• за правонарушение или преступление в период работы в соответствии с действующим законодательством РФ;
• за причинение ущерба предприятию.

Основные функции тендерного отдела описаны ниже:

Как видите, список проектов довольно обширен. Поэтому если вы «повесите» всю эту работу на имеющегося сотрудника, у которого есть другие обязанности, вы потерпите полное фиаско в этой области. И простая «женская» секретарша не способна сделать все это в полном объеме. Личный опыт доказывает это снова и снова.

Функции тендерного отдела

Основным показателем качества работы тендерного отдела является количество одобренных заявок на участие в закупочных процедурах и объем заключенных по их результатам контрактов.

1. Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
2. Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
3. Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
4. Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
5. Изучение и анализ документации, технического задания;
6. Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
7. Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
8. Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
9. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
10. Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
11. Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
12. Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
13. Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
14. Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
15. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
16. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
17. Заключение контрактов.

Опять же, структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Это зависит от размера организации и объема работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже приведен пример одного из возможных вариантов такого отдела.

Руководитель отдела. Руководитель отдела является связующим звеном между отделом и другими отделами организации, координируя и контролируя работу всего отдела и согласовывая технические и финансовые аспекты тендеров с руководством организации.

Структура тендерного отдела

Специалист по мониторингу и анализу. Занимается поиском информации о проводимых тендерах, проводит анализ интегрированных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.

Адвокат. Отвечает за правильность ведения документации агентства, проверяет тендерные документы на наличие ошибок и нарушений законодательства, готовит необходимые документы (в том числе для получения НЭБ), заказывает сертификаты и расчеты, готовит жалобы и иски, представляет интересы агентства в ФАС и в суде.

Специалист по тендерам. Аккредитация (переаккредитация) на электронных торговых площадках, создание рабочего места для участия в электронных торгах, подготовка заявок (в том числе Форма 2), участие в торгах. Этот специалист также готовит заявления на разъяснение документов и поддерживает связь с клиентами.

Курьер. Доставка бумажных предложений по адресу клиента. На практике бумажные заявления отправляются сотрудником клиенту или через курьерские службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).

В Интернете сейчас полно предложений по созданию тендерного отдела «под ключ». Это не тендерная или аутсорсинговая услуга, а помощь в создании отдела в вашей организации. Цены на эти услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников. Диапазон цен на создание отдела составляет от 30 до 100 тысяч рупий. Сроки создания — от 2 недель до 3 месяцев.

Что включает в себя перечень услуг по созданию отдела? Это:

Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?

Одна из самых распространенных ошибок при создании и развитии тендерного отдела — распределение задач и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые никогда раньше этим не занимались и не имеют достаточных знаний в этой области.

Например, юрист в дополнение к основным задачам отвечает за развитие тендерного отдела. Это не юрист, но в некоторых компаниях задачи по разработке тендеров возлагаются на секретаря, помощника руководителя или бухгалтера. Это неэффективный подход, который в конечном итоге влияет на результаты тендера.

1. Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
2. Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
3. Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
4. Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
5. Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
6. Обучение специалистов отдела;
7. Запуск и “обкатка” работы отдела.
8. Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.

Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

Эффективное участие в тендерах требует не только опыта, но и знаний в этой области. Наиболее рациональным и

Руководитель тендерного отдела: 2.1. 2.2 Координирует участие в тендерах с директором компании или руководителями отделов, в зависимости от специфики деятельности отделов. 2.3 Анализирует участие конкурентов в тендерах и предоставляет руководству департамента информацию, необходимую для подачи финансовых заявок. 2.4 Участвует в подготовке запросов на разъяснение закупочной документации в сотрудничестве с юридическим отделом; 2.5 Отвечает на рутинные запросы о подготовке тендерной документации представителям департаментов и организаторам тендеров. 2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела. 2.7 Контролирует подготовку тендеров (финансовых и технических), смет и планов работ специалистами Компании и устанавливает сроки предоставления документов специалистами Компании, переданных в тендерный отдел руководителями подразделений; 2.8 Контролирует подготовку тендерной документации сотрудниками отдела. 2.9. участвует в заполнении форм документов в соответствии с закупочной документацией; 2.10. готовит пакеты документов для стратегических тендеров в соответствии с требованиями закупочной документации. 2.11. Контролирует отправку документов для тендеров. 2.12. Подготавливает и представляет директору компании справочные документы. 2.13. Предоставляет необходимую информацию сотрудникам компании в случае победы в тендере. Ответственность за внесение изменений в графики, технические предложения и т.д., необходимые для выполнения контракта, возлагается на специалистов выигравших подразделений. 2.14. Информировать юридический отдел о необходимости выдачи банковских гарантий и сроках подачи документов. 2.15. Информировать бухгалтерию об информации, необходимой для выплаты тендерных гарантий, и о сроках представления платежных поручений в тендерный отдел. 2.16. отслеживает изменения в законодательстве, правовые основы подготовки тендерной документации и осуществления государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией. 2.17. Контролирует деятельность подчиненных сотрудников, принимает меры по обеспечению соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка. 2.18. Вносит предложения о повышении или наказании сотрудников отдела, способствует повышению их квалификации.

Руководитель тендерного отдела управляет процедурой, осуществляя планирование, мониторинг, контроль и анализ и принимая административные решения.

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты проекта во внутренних документах отдела. На практике можно планировать составление тендеров с помощью Excel. То есть, ведите таблицу с информацией о заказчике, объеме закупок, начальной (максимальной) цене, цене участника торгов, сроке приема документов, сроке пересчета и другой информацией, которая может пригодиться в работе. Эта таблица может быть использована для отчетности перед руководством.

В качестве альтернативы этому варианту отчетность может быть направлена в специализированные агентства и программы.

Тендерный отдел и управление процессом

Давайте рассмотрим процесс работы тендерного отдела в компании-провайдере и систему взаимодействия внутри компании.

Тендерные процессы начинаются с получения информации о проводимых тендерах в соответствии с полученной от руководства компании информацией о потребности в услуге. То есть менеджер по тендерам или руководитель тендерного отдела сначала осуществляет поиск тендеров в соответствии с критериями отбора по цене, региону, объему тендера или другой информации, полученной от руководства.

Процедура завершается при следующих условиях: — Получение результатов тендера — Распространение информации среди заинтересованных лиц на предприятии.

Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или, в случае коммерческого тендера, может быть получена устно от заказчика или на сайте заказчика. Затем полученная информация передается в соответствующий отдел через систему CRM либо по электронной почте, либо устно. Если тендер выигран, направляется дополнительная информация о дате публикации результатов тендера, размере обеспечения контракта и графике выполнения контракта. Затем заказчик участвует в подготовке банковской гарантии и заключении контракта. На практике ответственный за заключение договора часто является юристом компании или специалистом тендерного отдела. Если в заключении контракта участвует специалист тендерного отдела, то процесс завершается подписанием контракта с клиентом.

Тендерный отдел и его технология работы

Необходимым условием продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное одобрение руководством участия в тендере, которое включает в себя предварительный отбор, пост-отбор и окончательный отбор тендера. На этапе предварительного отбора администратор отбирает конкурсные предложения на основе критериев цены, площади и объема предложения. При вторичном отборе отобранные закупки анализируются на предмет пригодности руководителем тендерного отдела и руководителями соответствующих департаментов. Анализируются критерии оценки и определяется адекватность предложения с учетом стоимости проезда и возможных скидок, предлагаемых конкурентами.

На последнем этапе технические требования и сроки поставки анализируются специалистами соответствующего отдела. Руководитель тендерного отдела анализирует предыдущие закупки клиента на аналогичные поставки, анализирует цены конкурентов и рассчитывает прогноз возможного снижения цен для

Единая информационная система содержит широкий спектр информации о государственных закупках: Планы, графики, информация о закупках, реестр договоров, реестр неправомочных поставщиков, реестр жалоб, проверки и их результаты. Кроме того, на сайте размещены типовые договоры, нормативные акты и другие необходимые документы.

Каковы преимущества этого ресурса? Благодаря информационной функции можно просмотреть список компаний, работающих на платформе, и получить информацию о конкретных участниках. Вы также можете искать покупателей и потребителей интересующих вас проектов и услуг и узнавать о потребностях и предложениях проектов и услуг организаций, представленных на сайте. Платформа также служит мощным аналитическим инструментом, позволяющим сравнивать эффективность работы компаний и выбирать подрядчиков по различным критериям.

Следующие ресурсы предоставляют информацию о клиентах/участниках:

Информация о клиентах является важной частью задачи, поскольку вы можете отслеживать, какие конкуренты выходят на рынок. Регистры.

Ресурсы для специалиста по тендерам

Клиенты разработали профессиональные стандарты, которые они должны применять к своим сотрудникам. Это следующие документы:

Подрядчик должен обучить своих работников выполнять задачи работы в соответствии со стандартами. У поставщика нет такого обязательства, хотя сотрудник, заключающий контракты или осуществляющий продажи с помощью тех же ресурсов и контрактов, должен быть осведомлен о некоторых вопросах. Специалисту по работе с поставщиками не обязательно участвовать в планировании, нормировании и отчетности, но ему следует ознакомиться с соответствующими документами, чтобы понять, как нормируются поставки конкретного заказчика и как заказчик устанавливает график. Закупка, анализ, оценка документов и соответствие требованиям — это навыки, необходимые квалифицированному поставщику.

• Электронные торговые площадки (таких площадок сейчас 6). Поставщикам нужно разбираться в регламентах таких площадок и даже в интерфейсах, поскольку у каждой площадки свои особенности. Заказчику в этом смысле проще — он вправе выбрать ту площадку, где ему удобнее работать.

Специалист по тендерам может развивать свой профессиональный уровень и навыки в основном на рабочем месте, приобретая опыт. Однако они также могут пройти дополнительную подготовку в учебном центре (очно или дистанционно).

• Поисковая система Контур.Закупки. Прежде всего она рассчитана на поставщиков. Они ищут информацию о закупках — это задача поставщика. Подобные площадки позволяют не только производить поиск, но и осуществлять аналитическую работу: какие жалобы были на заказчика, как он платит и т.д.

Для получения дополнительного профессионального образования обязательно наличие высшего или среднего профессионального образования (т.е. необходим документ, подтверждающий его наличие). Или вы должны быть студентом в процессе обучения.

• Реестры: ЕГРЮЛ/ЕГРИП; Реестр недобросовестных поставщиков (можно проверить, числится ли в нем конкретная компания); Реестр жалоб (можно изучить поведение заказчика или поставщика: часто ли на заказчика жалуются и насколько любит жаловаться поставщик).

Станислав Грузин, заместитель директора по обучению и правовой экспертизе OTC.RU и эксперт по вопросам закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ, советует участвовать в малых тендерах по 44-ФЗ

• Официальные сайты органов исполнительной власти, министерств и ведомств.
• Справочные системы: Консультант, Гарант, Контур.Норматив.
• Сообщества и социальные сети.

Какими навыками должен обладать тендерный специалист

• Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»
• Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок»

Как стать специалистом по тендерам: рекомендации экспертов