В некоторых компаниях принято, что после утверждения готовится документ, официально признающий проект в компании (это характерно для внутренних проектов, когда клиент и менеджер работают в одной компании).
Простое руководство по созданию успешного устава проекта
Одним из первых шагов на этапах жизненного цикла управления проектом является составление устава проекта. Таким образом, каждый член команды получает информацию о том, кто несет ответственность и что необходимо сделать.
Давайте дадим определение устава проекта и обсудим, как его создать. Мы включили несколько полезных шаблонов плана проекта, чтобы помочь вам начать работу над проектом. Настройте их по своему вкусу и экспортируйте в виде изображений или SVG, чтобы вставить их в презентации или документы.
Что такое устав проекта?
Карта проекта — это документ, который описывает видение проекта, масштаб, цели, команду проекта и ее обязанности, ключевых заинтересованных лиц и то, как будет осуществляться проект, или план реализации. Его также называют описанием проекта и отчетом об определении проекта.
Он помогает определить полномочия руководителя проекта и направление проекта.
- Описывает цель и результаты проекта
- Юридически санкционирует начало проекта
- Помогает следить за сроками выполнения проекта
- Помогает выявить ограничения и риски и определить превентивные меры
- Описывает общий обзор бюджета
- Помогает согласовать цели проекта с интересами заинтересованных сторон
Устав проекта в сравнении с планом проекта
Устав проекта — это всеобъемлющий, проактивный документ, состоящий всего из нескольких страниц. В нем перечисляются цели проекта, сфера охвата, видение, команда, обязанности и заинтересованные стороны.
План проекта, с другой стороны, представляет собой подробный документ, в котором описывается, как будут достигнуты цели проекта. В нем излагаются результаты проекта, план действий, необходимые ресурсы и этапы.
Как разработать устав проекта
Ниже мы рассмотрим, как создать устав проекта и определить его ключевые элементы.
1. Определите видение проекта
Видение проекта выражается конечной целью и назначением проекта. Его можно разделить на,
Объем: объясните объем проекта с точки зрения целей проекта, результатов, затрат, графика и задач, которые должны быть выполнены. Определение объема проекта в начале жизненного цикла проекта очень важно, так как это повлияет на стоимость и график проекта.
Задачи: При постановке целей убедитесь, что они соответствуют критериям SMART, то есть являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени. Принимая во внимание общие цели организации, поставьте около 5 целей, которые должны быть достигнуты к концу проекта.
Результаты: Перечислите результаты, которые должны быть достигнуты в конце каждой успешной цели.
2. Определите заинтересованные стороны и клиентов
Заинтересованные стороны — это люди, имеющие значительный интерес или заинтересованность в успешном завершении проекта. Это могут быть внутренние или внешние люди, финансирующие ваш проект, а также члены команды и клиенты.
Вы можете использовать карту заинтересованных сторон, подобную приведенной ниже, для категоризации
3. Создайте организационную схему
Перечислите затраты, которые понесет ваша организация при выполнении проекта. Поскольку в ходе реализации проекта эти затраты могут измениться, можно сделать приблизительные расчеты. Также укажите лицо, которое будет отвечать за утверждение расходов.
Зависимости: Определите и перечислите зависимости проекта или виды деятельности, которые влияют на начало или завершение другой задачи.
4. Определите этапы проекта
Ограничения: Определите факторы, которые препятствуют достижению результатов проекта. Например, ограниченность ресурсов или времени.
5. Создание плана ресурсов
Давайте подробнее рассмотрим процесс «разработки устава проекта». На диаграмме ниже показаны входы, инструменты и методы, а также результаты этого процесса.
6. Установите бюджет проекта
Описание проекта — это словесное описание продуктов, услуг или результатов, которые будут получены в ходе проекта. Для внутренних проектов инициатор проекта или подрядчик предоставляет описание задач на основе потребностей бизнеса, требований к продукту или услуге. Для внешних проектов техническое задание может быть запрошено клиентом как часть конкурсной документации или как часть контракта. Это отражено в техническом задании проекта:
7. Перечислите зависимости, ограничения и риски
Бизнес-кейс или аналогичный документ предоставляет информацию, необходимую с точки зрения бизнеса для определения того, стоит ли проект требуемых инвестиций. Обычно он используется ответственными за проект лицами для принятия решений. Бизнес-кейс обычно включает в себя бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод для обоснования проекта и определения его масштабов. Этот анализ обычно проводится бизнес-аналитиком на основе различной информации, полученной от заинтересованных сторон. Подрядчик должен согласовать содержание и границы бизнес-кейса. Бизнес-кейс инициируется одним или несколькими из следующих факторов:
Экспертная оценка часто используется для оценки исходных данных, использованных для разработки устава проекта. В ходе этого процесса все технические и управленческие детали оцениваются экспертами. Этот опыт предоставляется любым лицом или группой лиц, обладающих специальными знаниями или подготовкой, и может быть получен из различных источников:
Разработка устава проекта
Методы создания команды могут широко применяться в процессах управления проектами и способствовать созданию устава проекта. Примеры основных методов включают мозговой штурм, разрешение конфликтов, решение проблем и управление совещаниями. Фасилитаторы используют эти техники, чтобы помочь командам и отдельным людям выполнить задачи проекта.
Входы процесса «Разработка устава проекта»
Устав проекта — это документ, изданный инициатором или спонсором проекта, который официально санкционирует существование проекта и разрешает менеджеру проекта использовать ресурсы организации для работы над проектом. Он документирует бизнес-потребность, предположения, ограничения, понимание потребностей клиентов, требования высокого уровня и новый продукт, услугу или результат, который должен быть создан, например:
- Бизнес-потребность. Бизнес-потребность организации может быть основана на рыночном спросе, технологическом прогрессе, правовых требованиях, постановлениях правительства или соображениях, касающихся защиты окружающей среды. Обычно бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод включены в бизнес-кейс для обоснования проекта.
- Описание содержания продукта. Описание содержания продукта включает характеристики продукта, услуги или результатов, для создания которых предпринимается проект. Описание должно также отражать взаимосвязь между создаваемыми продуктами, услугами или результатами и бизнес-потребностью, которую должен удовлетворить проект.
- Стратегический план. Стратегический план включает стратегическое видение, цели и задачи организации, а также высокоуровневое описание миссии. Все проекты должны соответствовать стратегическому плану организации. Соответствие стратегическому плану позволяет каждому проекту способствовать общим целям организации.
Руководитель отдела управления проектами в PM Invest Group
- требование рынка (например, автомобилестроительная компания авторизует проект по изготовлению более экономичных автомобилей в ответ на дефицит бензина);
- потребность организации (например, в связи с высокими накладными расходами компания может объединить функции персонала и оптимизировать процессы для сокращения затрат);
- требование заказчика (например, электрическая компания авторизует проект по строительству новой подстанции для электроснабжения нового промышленного района);
- технологический прогресс (например, авиакомпания авторизует новый проект по разработке электронных билетов для замещения билетов, отпечатанных на бумаге, основываясь на технологических достижениях);
- юридическое требование (например, производитель красок авторизует проект для разработки руководящих указаний по обращению с токсичными материалами);
- экологические воздействия (например, компания авторизует проект для уменьшения своего воздействия на окружающую среду);
- социальная потребность (например, неправительственная организация в развивающейся стране авторизует проект по предоставлению систем питьевого водоснабжения, туалетов и санитарного просвещения сообществам, страдающим от высокого уровня случаев заболеваний холерой).
Инструменты и методы процесса «Разработка устава проекта»
Давайте рассмотрим процесс разработки устава проекта (пример может быть дополнен и изменен) шаг за шагом.
- другие подразделения в рамках организации;
- консультанты;
- заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры;
- профессиональные и технические ассоциации;
- отраслевые объединения;
- эксперты по предметной области;
- проектный офис.
Этап 1: описание должности. На этом этапе создаются характеристики всех планируемых товаров и услуг, которые определяются в бизнес-плане.
Выходы процесса «Разработка устава проекта»
На этом этапе в карту должны быть включены следующие показатели:
- назначение или обоснование проекта;
- измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
- высокоуровневые требования;
- допущения и ограничения;
- высокоуровневые описание и границы проекта;
- высокоуровневые риски;
- укрупненное расписание контрольных событий;
- укрупненный бюджет;
- список заинтересованных сторон;
- требования к одобрению проекта (т. е. что именно составляет успех проекта, кто решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает проект);
- назначенный руководитель проекта, сфера ответственности и уровень полномочий;
- ФИО и полномочия спонсора или другого лица (лиц), авторизующего (авторизующих) устав проекта.
Этап 2: Подготовка бизнес-исследования. Цель — собрать всю необходимую информацию, чтобы оценить, имеет ли смысл проект в целом или нет.
Разработка устава поэтапно
В бизнес-исследовании должны быть изложены следующие пункты:
Этап 3: Формулировка проектных соглашений. Это предполагает изложение первоначальных намерений проекта в форме контрактов и аналогичных письменных документов.
Этап 4: Изучение факторов бизнес-среды. Это предполагает составление списка потенциальных факторов, которые могут повлиять на проект. Эти факторы были определены как:
- Бизнес-потребность компании, которая основывается, как правило, на рыночном спросе в данный момент.
- Описание содержания товара/услуги. Подразумевается определение всех характеристик по продукции, планируемой к реализации. Здесь же отражается взаимное влияние товара/услуги на конечные результаты.
- Формирование стратегического плана подразумевает определение видения целей, миссии проекта, его основных задач.
. это карта. Общая компетенция дает предпринимателю возможность осуществлять любую разрешенную законом деятельность. Общая компетенция характерна для большинства предприятий; она ограничена.. исключительной властью общего собрания. Унитарное предприятие — это коммерческая организация, не имеющая права собственности на имущество, переданное ей собственником.
Этап 5: Аудит активов организации. Это предполагает анализ следующих явлений:
- требования и реалии рынка;
- потребности самой организации;
- установленные требования со стороны заказчика;
- будущий технологический процесс;
- юридические аспекты;
- вопросы экологии и влияния на окружающую среду;
- социальная значимость проекта.
Основные методы составления подзаконных актов можно классифицировать следующим образом:
На основе вышеуказанных этапов и с использованием вышеуказанных методов окончательно составляется устав. Это документ, выданный инициатором проекта, который позволяет организатору проекта использовать накопленные средства.
Женский сайт по созданию бизнеса
Он документирует бизнес-потребности, предположения, ограничения, ключевую информацию, требования и результаты проекта.
- структура проекта и его руководство;
- распределение ресурсов в географическом плане;
- стандарты со стороны государства;
- имеющаяся инфраструктура;
- ;
- ;
- рыночные прогнозы и рыночная ситуация;
- политическая составляющая;
- коммуникационные отношения компании;
- информационная система компании.
- бизнес-процессы компании;
- установленные шаблоны документов компании;
- база накопленных данных.
Методы разработки устава
- метод экспертных оценок используется для оценивания входящих ресурсов проекта с привлечением специальных экспертов;
- метод организации групповой работы может быть представлен таким способом, как мозговой штурм, который позволяет стимулировать творческий подход к идеям проекта со стороны сотрудников и исполнителей.
Состав устава проекта
- обоснованность проекта и его актуальность;
- критерии успеха по проекту;
- требования, допущения и ограничения;
- измерение уровня риска;
- формирование графика событий (контрольные точки);
- глобальное формирование бюджета доходов и расходов;
- руководитель и команда проекта;
- спонсоры и все заинтересованные стороны проекта;
- принципы организации и управления проектом.
