Принципы делегирования в малом бизнесе: экономим время собственника. Что такое делегирование полномочий?

Пришло время оценить, насколько хорошо сотрудник справился со своей ролью. Для этого необходимо разработать четкие критерии оценки: «нравится — не нравится» — не вариант.

Как делегировать полномочия сотрудникам и заниматься бизнесом, а не рутиной

Если вы ведете онлайн-бизнес, у вас наверняка есть несколько сотрудников. По крайней мере, почтальон, менеджер, продавец. Максимум — целая команда, от фотографа до контент-менеджера и редактора блога. Что вы делаете — отдаете на аутсорсинг или делаете все сами, не доверяя никому? Вы хотите знать, что делают компетентные менеджеры? Тогда читайте нашу статью.

1. Чтобы самому эффективно использовать освободившееся от рутинных задач время. Руководителю всегда есть чем заняться — так пусть это будут стратегические и бизнес-задачи, а не мелкие дела.
2. Чтобы распределить задачи и выстроить систему, работающую как часы: от момента первого прихода клиента на сайт до совершения покупки и доставки заказанного товара.
3. Чтобы мотивировать сотрудников выполнять свои обязанности. В противном случае есть риск, что они разленятся: зачем стараться, если придет начальник и сделает всю работу сам?
4. Чтобы проверить, на что работники способны. Возможно, кто-то не справится с обязанностями — тогда есть смысл подумать о замене. А кто-то сидит не на своем месте: представьте, что в вашем курьере пропал талантливый продавец!

А может, не надо делегировать? Сам все сделаю!

Может, и так. Но зачем вам нужна эта дополнительная рутина? Если руководитель контролирует каждую деталь в работе подчиненных и пытается все сделать за них, у него просто не остается времени на прямые функции руководителя: лидерство, мышление, партнеров, стратегии развития. Такой руководитель рискует застрять в повседневных делах и не увидеть леса за деревьями.

Но ведь они сами не справятся, скажете вы. Попробуем развеять эти страхи

Действительно, основные причины, по которым менеджеры, особенно старшего поколения, сторонятся аутсорсинга, следующие:

1. Есть мнение, что хороший руководитель должен быть универсалом: и с покупателем пообщаться, и товар лично выбрать, и к поставщику съездить, и новость на сайте выложить. Такая модель давно устарела: каждый должен заниматься своим делом.
2. Многие просто боятся, что наемные работники не справятся с заданием и накосячат, нанеся урон любимому детищу. Такой риск, конечно, есть. Но, во-первых, волков бояться — в лес не ходить, а во-вторых, нужно тщательно выбирать наемных служащих.
3. Процесс делегирования полномочий — дело непростое. Нельзя просто взять и сказать: «так, с сегодняшнего дня ты начинаешь делать то-то и это». Человека нужно подготовить, научить, а потом проконтролировать работу — все это занимает время и силы. Чуть ниже мы расскажем, как это сделать пошагово.
4. Страх самому остаться без работы. В представлении многих руководить — значит сидеть сложа руки да покрикивать на подчиненных. Деятельным людям подобное времяпрепровождение смерти подобно. Выше мы уже писали, что управленцы обычно решают стратегические задачи: налаживают связи, думают о развитии и так далее.
5. Великий русский авось, или, по-простому, «и та-а-ак сойдет» — здесь обойдемся без комментариев.

А если я справляюсь один?

Во-первых, достаточно одного человека — также называемого курьером, покупателем или продавцом. Затем, по мере расширения, возникает потребность во внешней рабочей силе. И вот уже в ситуации появляются менеджер, курьер, телефонистка, а затем маркетолог, копирайтер, программист…. Вы не можете просто физически справиться со всеми задачами, которые выполняют эти профессионалы. В то же время без них невозможно обойтись: Вы будете сильно отставать от своих конкурентов.

Какие полномочия может делегировать владелец интернет-магазина?

1. Бухгалтерия. Здесь лучше сразу, еще на начальном этапе, найти толкового человека и отдать ему бухгалтерию и документацию на аутсорс. Пожалуй, эта часть работы съедает самое большое количество времени, даже если вы имеете экономическое образование. А платить каждый раз агентствам получается слишком накладно. Вам нужен надежный ответственный человек, который будет выполнять эту работу на постоянной основе.
2. Реклама и продвижение. Это целый пласт работ, в котором задействованы рекламщики, пиарщики, SEO-оптимизаторы, маркетологи. Реклама в интернете — дело ответственное, без специальных знаний вы рискуете неэффективно потратить рекламный бюджет. Поэтому лучше заказывать ее специалистам — искать их можно по знакомству или через рекламные агентства.
3. Контент-менеджеры, копирайтеры, редакторы блога помогут вам в наполнении интернет-магазина контентом. Новые позиции появляются постоянно, поэтому контент нужно обновлять. Лучше найдите одного автора и работайте с ним постоянно — и ему стабильно, и вам хорошо. То же самое касается фотографий — мы уже писали, как правильно делать фотографии для интернет-магазина. Лучше, если их будет делать один и тот же человек.
4. Программисты понадобятся тем, кто делал сайт интернет-магазина самостоятельно. Тем, кто воспользовался платформой InSales, эта проблема незнакома: техническая поддержка InSales оперативно и грамотно решает все возникающие вопросы по работе сайта.

Понятно, что привлечь всех этих людей в государство очень дорого: ведь кризис не за горами. Мы советуем вам нанять фрилансеров и освободить себя от многих из вышеперечисленных задач.

Что можно делегировать?

• Задачи, которые руководитель перерос: простые и рутинные поручения. Если долго оставаться на оперативном уровне, можно начать деградировать. Время собственника стоит дороже, чем время наемного работника, поэтому лишать себя возможности заработать больше не нужно.
• Подготовительные процессы: сбор информации для нового проекта, анализ конкурентов, формирование базы для обзвона.
• Задачи, которым легко научить: заполнить каталог интернет-магазина или ввести накладные в бухгалтерскую базу данных. Достаточно потратить полчаса, чтобы показать сотруднику как это делается, пару раз проконтролировать, и процесс будет идти уже без вмешательства руководителя. Все, по чему можно написать чек-лист или подробную инструкцию, должно быть делегировано.
• Регулярно повторяющиеся задачи: рассылка, публикация материалов в социальных сетях.
• Узкоспециализированная деятельность, требующая обучения или новой квалификации. Руководитель может пройти курсы по созданию сайта, но проще нанять специалиста. Это позволит сэкономить не только время, но и деньги.
• Разовые задачи, не требующие стратегического влияния – организация обучения, корпоратива, исследований.

• Ключевые вопросы бизнеса. В каждой организации своя специфика: где-то это формирование закупок, где-то переговоры с клиентами, где-то мониторинг финансовых показателей. Освободившись от рутины, руководитель обычно сосредоточивается на этих вопросах.
• Стратегическое планирование. Никто, кроме владельца бизнеса, не знает, как должна развиваться его компания.
• Рисковые проекты. Например, определение места открытия новой торговой точки.
• Взаимоотношения с сотрудниками. Собственник бизнеса должен осознавать, что оказывает большое внимание на свою команду. Мотивация, вручение грамот, выражение благодарности за вклад в работу – на значимость этих поощрений влияет статус руководителя, поэтому делегировать это не получится. В небольшой компании именно владелец бизнеса решает, кого принять на работу, а кого уволить.
• Статус. Если планируется встреча на уровне топ-менеджмента или собственников бизнеса, то нельзя отправить на нее рядового сотрудника.

Принципы делегирования полномочий:

1. Норма управления должна быть ограничена

Оптимальное количество подчиненных у начальника — 7-10 сотрудников. Если их больше, менеджер может оказаться не в состоянии координировать и контролировать выполнение задач. В быстрорастущей компании важно помнить об этом числе, чтобы избежать перекоса, когда одни начальники управляют 1-2 сотрудниками, а другие перегружены 20.

2. Начальник должен быть один

Работа выполняется конкретным руководителем, которому работник должен подчиняться. Если работник подчиняется более чем одному руководителю, может возникнуть несколько проблем: неправильное распределение рабочего времени, противоречивые инструкции, нечеткий круг обязанностей, сверхурочная работа или, наоборот, отсутствие нагрузки. Работнику запрещено приближаться к руководителю без ведома своего непосредственного начальника. А другим менеджерам запрещено давать работнику указания в обход его руководителя.

3. Задачу нужно передавать на наиболее низкий уровень

Любые задания, выполняемые лицом, не являющимся руководителем

4. Передача полномочий сотруднику не снимает ответственности с руководителя

Поручение определенной задачи подчиненному предполагает, что подчиненный уполномочен выполнять эту задачу. Трудно представить, что начальник поручил подчиненному получить заказ от поставщика, но не выдал ему доверенность, без которой невозможно получить товар. Однако очень часто возникают ситуации, когда подчиненный должен подписать, например, рекламный план с агентством, но руководитель участвует во всех этапах разработки, фактически не давая сотруднику реализовать свои полномочия. Причины этого могут быть разными: Недоверие, сомнения в компетентности исполнителя, нежелание уступать свои права или личные страхи перед руководителем. Однако принцип делегирования должен соблюдаться независимо от сложности задачи.

5. Обязанности = права

Работник может попросить помощи, совета или информации, чтобы выполнить порученное ему задание. Руководитель не должен отказывать подчиненному в помощи, поскольку ответственность за надлежащее выполнение работы также лежит на подчиненном.

6. Исполнитель должен получать поддержку

Если что-то идет не так, сотрудник обязан сообщить об этом руководителю, чтобы процесс можно было исправить.

7. Сотрудник должен информировать руководителя об отклонениях от курса

При делегировании обязанностей следует четко представлять, каков будет результат работы. Цель должна быть конкретной, измеримой и достижимой. Цель не должна быть расплывчатой: «Мне нужен отчет о работе организации». Важно указать, что именно будет анализироваться, какие показатели будут рассматриваться и когда должен быть готов отчет. Чем конкретнее задача, тем лучше будет результат.

8. Конечный результат должен быть конкретным

В большинстве случаев рабочая нагрузка менеджера превышает его рабочее время. Назначение дел освобождает время владельца для более интересных задач. Многие предприниматели, особенно те, кто начинал как владельцы малого бизнеса, считают, что они должны разбираться во всех тонкостях и нюансах, и очень переживают, что кто-то сделает хуже. Но менеджер не может быть экспертом во всем. Мудрее делегировать задачу квалифицированному сотруднику, чем тратить время на освоение новых навыков. А владелец может посвятить свое свободное время стратегическому управлению, которое будет двигать компанию вперед. Учитывая принципы аутсорсинга, можно выделить следующие этапы:

Этапы делегирования

Чаще всего это задачи, которые не интересуют владельца — слишком простые, слишком обычные или те, которые требуют дополнительного обучения. Аутсорсер также должен ориентироваться в выборе задач: Старайтесь поручать подчиненному более сложные задачи, чем те, которые он выполняет,

1. Выбрать задачи, которые можно делегировать

Не следует делегировать хаотично, т.е. поручать задание человеку, который не входит в вашу сферу компетенции, только потому, что он случайно оказался в этой области. Также не следует поручать двум людям одно и то же задание в надежде, что хотя бы один из них хорошо справится с работой. Это приведет к конфликтам и ухудшению психологического климата. Когда перед командой ставится задача, лидер должен четко распределить роли, чтобы все члены команды выполняли ее в соответствии со своими способностями. Опытные сотрудники могут взять на себя сложную часть задачи, а рядовые сотрудники — более простую и обычную. Командная работа потребует проведения большего количества совещаний для контроля эффективности.

2. Определить исполнителя

Самое главное в написании инструкций — это ясность, полнота и однозначность толкования. Желательно убедиться, что подчиненный понимает, что от него требуется. Если сотрудник работает удаленно, лучше всего уточнить детали по телефону или видеозвонку, поскольку для некоторых задач письменных инструкций может быть недостаточно.

Срок должен быть реалистичным. Сроки «надо было еще вчера», столь любимые российскими менеджерами, только отпугивают сотрудников. Для крупных проектов следует установить контрольные точки для мониторинга прогресса. План также должен учитывать риски того, что душеприказчик может совершить ошибку или заболеть. Задержка с выполнением задания не должна приводить к фатальным последствиям.

3. Предоставить инструкции

Самый сложный и важный этап. Исполнитель должен понимать, что он может проявлять инициативу в работе, демонстрировать свои способности и независимость — это вдохновляет сотрудника. А руководитель должен осознать, что задача теперь находится в чьих-то руках, и дать ему свободу действий для ее выполнения.

4. Установить конкретный срок исполнения

Информирование коллег может осуществляться через список рассылки компании. Своевременное уведомление коллег экономит время на переговорах и создает дополнительные внешние стимулы для человека, выполняющего задание.

5. Наделить подчиненного свободой исполнения

Существует три важных уровня делегирования полномочий:

6. Проинформировать коллег, задействованных в процессе

Каждый из этих уровней делегирования решает определенный набор проблем. Профессиональный сотрудник лучше разбирается в технической информации и быстрее принимает грамотное, продуманное решение, чем менеджер с поверхностным знанием предмета. Поэтому вполне логично и эффективно делегировать этим сотрудникам определенные полномочия по развитию интернет-магазина.

Организация процесса распределения обязанностей

Этапы делегирования полномочий:

• низкий (подчиненному будет доверено право исследования определенных важных направлений, вопросов, с целью осведомления руководства, предоставления личных профессиональных рекомендаций);
• средний (позволяет анализировать самостоятельно нужную информацию, принимать решения, внедрять их на практике, после консультации с руководителем);
• высокий (исследование информации, внедрение практических решений происходит единолично сотрудником без предварительных обязательных консультаций с руководством).

Эффективность испытательного срока может быть оценена на основе различных критериев. Это может быть выигрыш, полученный в результате переговоров с простым менеджером с расширенными правами на действия. Может оказаться, что у бухгалтера нет проблем с налоговыми органами или другими аудиторскими агентствами. Были ли представлены перспективные идеи для развития электронного магазина? Стала ли работа команды более эффективной, снизился ли процент откликов, вырос ли интерес к компании после последнего повышения? Каждый из этих и подобных случаев показывает, что распределение прав и обязанностей не было напрасным.

Для того чтобы поручить ему ответственные задания, владелец компании должен выбрать подходящего человека. Этот человек должен знать обязанности, связанные с проведением мероприятия. При выборе профессионала следует придерживаться основных рекомендаций:

1. Осознание того, что определенные обязательства стали отнимать слишком много времени, которое нужно направлять на развитие компании, полноценный отдых, важные, ответственные переговоры;
2. Далее потребуется выделить основные задачи, которые в состоянии будут выполнить штатные кадры, наемные работники, специализированные компании (например, аутсорсинговые компании, фрилансеры);
3. Нужно посчитать, сколько средств, времени уйдет на найм нового подчиненного, обучение (иногда лучше с доверенного лица снять маловажные обязательства и загрузить полезной работой);
4. Выбор исполнителя обязательств (потребуется объяснить суть работы, все тонкости, обязанности, права, ответственность, вознаграждение);
5. После расписания всех обязательств, нужно предоставить человеку испытательный срок, за который он покажет своё рвение к работе, способности, заинтересованность;
6. Оценка результативности подчиненного в соответствии с возложенными на него обязательствами;
7. Принятие решения о выборе исполнителя или поиск нового кандидата.

Если рабочий выбран правильно, результат будет положительным. Чтобы человек не чувствовал себя перегруженным новыми задачами, их можно передавать постепенно, чтобы специалист мог привыкнуть к новым задачам.

Кому делегировать полномочия? Выбор сотрудника

Чтобы сделать делегирование более эффективным, руководитель должен потратить время на подготовку людей, которым он доверяет. Это может включать в себя проведение полных собраний для сближения сотрудников с руководством. Сотрудники с новыми полномочиями будут чувствовать себя более уверенно, если будут знать, что за возможные ошибки их не будут строго наказывать, а дадут совет, подскажут и направят. Таким образом, в команде выстраиваются доверительные отношения, которые полностью компенсируют затраченное время.

• квалифицированный опытный работник примет более верное, взвешенное решение, чем неквалифицированный (например, опытный менеджер по продажам и студент, недавно закончивший обучение);
• нагружать специалиста следует по его возможностям (прибавление новых полномочий не даст положительного результата в случае чрезмерной загруженности рабочего);
• подчиненный должен быть заинтересован в развитии компании.

Делегирование задач может оказать значительное влияние на развитие интернет-магазина. Во избежание негативных последствий для компании и снижения прибыли, работникам не следует предоставлять право на увольнение:

Эти решения должны приниматься исключительно руководством организации.

Преимущества и недостатки делегирования

Явные преимущества делегирования:

• постановку целей на развитие бизнеса;
• принятие срочных, сложных, нестандартных решений, результат которых будет являться стратегически важным.

Недостаток аутсорсинга: риск низкого качества и невыполнения работы в срок.

Этот недостаток можно устранить путем более тщательного отбора сотрудника. Желательно, чтобы эту работу выполнял действительно опытный профессионал. Предыдущий опыт работы с таким специалистом может помочь улучшить работу и построить более доверительные отношения. В идеале, сотрудник должен иметь предыдущий опыт выполнения подобных задач.

• появление у руководителя самого ценного ресурса человека – времени;
• сложные специализированные вопросы теперь решаются профессионалами своего дела;
• сокращение расходов, за счет сокращения использования времени руководителя или за счет объединения ряда полномочий для делегирования их одному специалисту;
• повышение мотивации, заинтересованности работников, что приводит к сплочению команды, росту профессионализма, развитию бизнеса.

Как вы делегируете работу подчиненным, когда вы один, а их много? Используйте ассистентов. Одна из них — CRM-система, которая в SalesapCRM выглядит, например, так.

Вы назначаете человека для выполнения задачи, вы определяете саму задачу. Вы устанавливаете крайний срок и можете определить правила и ресурсы, например.

CRM и делегирование полномочий в организации

Ход выполнения задания отслеживается через интерфейс системы. Руководитель также получает уведомление о превышении установленного срока в программе, SMS или телеграмме.

Вы узнали, как научиться делегировать ответственность — все кажется очень простым. Но… если бы все было так просто, все руководители давно бы уже делегировали ответственность своим подчиненным! Почему этого не происходит? Потому что бывают ситуации, когда лучше все сделать самому:

Делегируя административные задачи, вы можете не только снять с себя ненужные обязанности, но и создать дополнительный стимул для своих сотрудников. От этого выигрывают все: подчиненные чувствуют вашу уверенность в себе и креативность, а вы можете сосредоточиться на действительно важных вещах.

Автор.

• Найм/увольнение. Тут принимать решение должен только непосредственный руководитель, хотя советы от персонала учитывать можно.
• Генеральное планирование. Также можно обсуждать детали и нюансы коллективно, но итоговый план и стратегию должны утверждать только вы, и ответственность за него также будет на вас.
• Срочные дела. Делегирование редко бывает быстрым, в случае ЧП нужно всё сделать самостоятельно.
• Конфиденциальные дела, а также дела с повышенным риском.

Оцените эту статью по пятибалльной шкале

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

• check захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• check автоматизация процессов и аналитика;
• check календарь для записи клиентов;
• check калькулятор стоимости услуг;
• check шаблоны документов и писем;
• check IP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• check бесплатный тестовый период 7 дней.

Средняя оценка: 3,7 / 5. Количество оценок: 3

Отзывов пока нет. Отзывов пока нет.

Для автосалона, который уже создал специальные службы, gi

Тогда существует высокий риск того, что работа будет провалена или окажется некачественной. Вы всегда должны надлежащим образом оценивать компетентность работника, включая его текущую рабочую нагрузку. В противном случае человек может подумать, что он расстроен. Эта ошибка также может произойти, если доставка осуществляется в последнюю минуту, а сроки поджимают — спешка не пойдет вам на пользу.

Поэтапный чек-лист делегирования

Делегирование без соблюдения сроков

• Выберите правильную задачу. Начните делегирование с рутины. Потренируйтесь на обычных делах, которым легче обучать. Так вы постепенно освободитесь от страха, что кроме вас никто не справится, и наладите коммуникацию с подчиненными, отшлифуете все организационные моменты.
• Определите исполнителя. Посоветуйтесь с заместителем или своим руководителем – возможно они давно заметили способных сотрудников. Проведите небольшое совещание, спросите у членов команды, кто готов приступить к вашим делам, – вдруг будут добровольцы.
• Предоставьте инструкции. Заранее напечатайте рекомендации и правила, подготовьте записи экрана, если нужно объяснить работу в программе. Чем подробнее и понятнее инструкция, тем меньше будет вопросов.
• Установите сроки. Сотрудник меньше отвлекается и глубже погружается в процесс, если точно знает время дедлайна.
• Наделите подчиненного свободой исполнения. Креатив и нестандартные решения помогают превзойти первоначальные ожидания. Иногда даже полезно посмотреть, как другие подходят к решению проблем.
• Проинформируйте сотрудников. Предупредите коллектив, что теперь за ряд задач отвечаете не вы, и представьте уполномоченных. Пусть все привыкают к тому, что по многим вопросам обращаться нужно уже не к вам.
• Предоставьте возможность обратной связи. Не перекладывайте полностью ответственность и не пытайтесь окончательно оградиться от дел, которые вы делегировали. Если подчиненный жалуется на сложности – это не всегда капризы, – возможно вы действительно что-то упустили и стоит это обсудить.
• Защититесь от возврата поручения. И у вас, и у сотрудника должны быть гарантии. Если вы его правильно замотивируете, дадите адекватную задачу и заранее обсудите оплату труда – проблем не будет.
• Проконтролируйте выполнение. Легче на каждом этапе проводить контроль, чем разбираться в конечном результате. При этом не нужно излишне давить на подчиненных и неожиданно требовать отчитаться – стресс все только испортит. Подготовьте форму отчета, объясните, как ее заполнять, когда отправлять, и ждите.

Не забудьте установить крайний срок. Обычно руководитель ожидает, что подчиненный отложит дела и немедленно приступит к работе, но это не всегда так. Конечно, сотрудник запомнит вашу работу, но отсутствие дедлайна вводит его в вялое состояние.

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Частые ошибки делегирования

Делегирование задач неподходящим сотрудникам

Путаница и спешка могут привести к тому, что задание попадет не в те руки, например, к человеку, который не имеет представления о предмете. С другой стороны, это может быть проверка профессиональной компетентности, но при этом руководитель ставит сотрудника в очень неловкое положение. Единственный способ для подчиненного получить такое задание — это иметь подробную и правильную информацию, а также мотивацию и поддержку.

Назначение заданий без информации и инструктажа.

Потратьте время и усилия, чтобы провести мини-тренинг для сотрудника. Если вы можете выполнить работу быстро и легко, это не значит, что ваши сотрудники смогут это сделать. Ознакомьте его с вашими источниками идей и информации для его работы, это будет иметь для него большое значение. Сообщите о своих ожиданиях и критериях качества.

Бизнес

И в оффлайне: Реальные истории бизнеса в эпоху перемен.

И в оффлайне: Реальные истории бизнеса в эпоху перемен

Представим себе менеджера небольшого магазина одежды. Каждый вечер после закрытия магазина он сверяет наличные и безналичные чеки, проверяет их, пересчитывает выручку и сам закрывает кассу, потому что не доверяет персоналу. В конце концов, однако, он приходит к выводу, что нет причин не доверять им, тем более что подсчет занимает много времени. Поэтому он поручает эту задачу одному из сотрудников и объясняет бухгалтерии, как готовить отчеты. Теперь кассир чувствует доверие со стороны менеджера, и общая атмосфера в коллективе меняется к лучшему, потому что это новый уровень взаимодействия.

Или другой пример: главный редактор каждый день пишет четыре новостные статьи, и это отнимает ценное время и энергию. Ему приходится откладывать основное редактирование и планирование контента на потом. Это может привести к ухудшению качества текстов и общей производительности. И вот в редакцию приходит новый стажер, которого нужно трудоустроить.

Главный редактор дает ему задание писать новости. Он направляет стажера, дает ему примеры того, как может быть написан текст, и предоставляет ему свободу действий. Время от времени главный редактор проверяет работу стажера, чтобы вовремя ее исправить. Через несколько дней стажер осваивает написание новостей, а главный редактор уделяет больше времени глобальным задачам.

Делегирова

Примеры делегирования полномочий

• Автотегирование звонков
• Текстовая расшифровка записей разговоров