Например, если компания явно выросла — увеличилось количество сотрудников, заказов и клиентов. Если год назад штат состоял из десяти человек, а сегодня — из ста, то, скорее всего, в бизнес-процессах уже произошли сбои.
Оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов — это улучшение деятельности компании и поиск наилучших решений для достижения целей компании. Таким образом, благодаря оптимизации можно сократить время работы, снизить стоимость товаров и услуг, улучшить качество продукции, повысить прозрачность операций и распределения ресурсов, улучшить контроль над организацией, высвободить ресурсы для развития бизнеса, улучшить системы управления и планирования.
Что такое оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация имеет смысл в следующих случаях:
- в случаях слишком медленного принятия и реализации управленческих решений;
- при неудовлетворительном качестве продукции;
- при отсутствии четко обозначенных границ ответственности;
- при слабой координации работы отделов;
- при несоответствии уровня производительности численности штата.
Необходимость в оптимизации также возникает, когда рентабельность компании снижается на фоне спада экономического роста или спроса и когда ищутся дополнительные источники роста для компании.
Управление оптимизацией бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов осуществляется в соответствии с определенными принципами:
- наличия платформы — описания процессов. Прежде чем преобразовывать те или иные процессы, требуется их описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов составляется в виде текстов или графиков и включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Если отдельные виды деятельности не удается описать из-за из переменчивости, то их необходимо стабилизировать;
- «чистки рыбы с хвоста». Правильные процедуры оптимизации всегда начинаются с изучения базовых элементов и отдельных операций в бизнес-процессах;
- расчета вероятностей «проседания» каких-либо потоков и соотношения вреда и пользы по результатам изменений при оптимизации отдельного процесса. Данный принцип предусматривает гибкость процессов оптимизации, то есть сглаживание отрицательных результатов;
- обеспечения информационной поддержки сотрудников и разъяснения преимущества внедряемых новшеств. Конечной целью оптимизации является не сокращение числа рабочих мест, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса.
Для оценки необходимости улучшения бизнес-процессов используются различные критерии. К ним относятся качество конечного продукта и промежуточных этапов, целесообразность действий сотрудников, компактность структуры и координация отдельных частей бизнес-модели, а также эффективность управления процессами.
Качество конечного продукта оценивается по отзывам (жалобам) потребителей, промежуточный результат — по легкости выполнения последующих операций, эффективность управления — по коэффициентам сложности процесса, потреблению ресурсов, технологичности (т.е. отсутствию логически нерациональных, не имеющих отношения к другим этапам действий), контролируемости работы и нормативности.
Оптимизация носит «эволюционный» характер и применяется так часто, как это необходимо для бизнеса.
Что такое бизнес-процесс в компании простыми словами
Термин «процесс» имеет общепринятое значение — это деятельность, которая приводит к изменению характеристик объекта — но для операционного процесса такого определения не существует.
Однако, когда все существующие расшифровки объединяются в одну, вырисовывается следующая картина:
Что значит оптимизация бизнес-процессов
Несмотря на четкую структуру, бизнес-процесс на предприятии — это не конвейер.
В бизнес-процессе все задачи выполняются пакетно: Результат каждого этапа работы зависит от результата предыдущего этапа. Чтобы обеспечить слаженную работу всех участников и не допустить непредвиденных потерь, важно оптимизировать бизнес-процессы.
Оптимизация означает разработку и внедрение методов изменения бизнес-процессов с целью достижения наилучшего
Какие цели преследуют оптимизаторы:
Оптимизация может касаться отдельных этапов, бизнес-процессов или всей компании. Последний способ требует больших затрат времени и поэтому используется редко.
Что можно оптимизировать
Иногда организация находится в таком глубоком кризисе, что простых изменений недостаточно. Тогда необходимо обращаться к антикризисному управлению, и мы говорим о таком понятии, как «реорганизация» — полное переосмысление курса компании.
КОНТАКТ
Подпишитесь на сервис голосовой почты Zvonobot и получите первые 20 звонков бесплатно!
- Повышение качества товаров или услуги и уровне удовлетворенности покупателей.
- Снижение издержек и себестоимости товара.
- Сокращение трудозатрат на выполнение задач.
- Перераспределение ресурсов компании.
- Повышение управляемости.
- Автоматизация производства.
Мы можем помочь вам подготовиться к автоматизации, просто выберите бесплатную услугу!
Быстрое внедрение, гибкое внедрение, внедрение проекта. ISO 9001:2015. Бесплатное предложение!
Успех компании в значительной степени зависит от качества работы, которую выполняют все сотрудники компании. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу компании и тем чаще он сталкивается с отсутствием производительности труда на рабочем месте. Умный руководитель постоянно ищет пути улучшения работы компании. Одним из самых популярных способов, приносящих ощутимые результаты, является оптимизация существующих бизнес-процессов.
Оптимизация бизнес-процессов (BPO) — это комплекс действий, направленных на совершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации.
Оптимизация бизнес-процессов компании
Оптимизация бизнес-процессов может вдохнуть новую жизнь в организацию, снизить нагрузку на сотрудников и тем самым улучшить показатели эффективности. Однако важно помнить, что процесс оптимизации не следует начинать в компании до тех пор, пока не будут изучены все нюансы и этапы бизнес-процессов.
Многие работники считают, что «оптимизация» и «сокращение штата» в бизнесе — это одно и то же. Это убеждение порождает страх перед экспертами, изучающими текущее состояние организации. В действительности оптимизация бизнес-процессов — это совершенствование действий для достижения бизнес-целей путем выбора наилучшего способа действий. Лучшим вариантом считается тот, который наиболее полно отвечает требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:
Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее положения на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты финансового сегмента делают упор на ценовой демпинг (предложения, скидки, дешевые продукты), в то время как элитные магазины делают упор на свежесть, качество и эксклюзивность.
Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия
Однако есть и такие случаи, когда оптимизация вряд ли принесет ожидаемые выгоды. В основном это малые предприятия, где выводы об эффективности можно сделать без дорогостоящей и длительной работы. В обратном случае, то есть когда количество сотрудников превышает определенный размер (по разным источникам от ста до двухсот человек), имеет смысл изучить и оптимизировать отдельные сферы деятельности.
Что подразумевается под «оптимизацией»?
На первый взгляд, кажется очевидным, почему текущие бизнес-процессы необходимо оптимизировать — чтобы они выполнялись быстро, а их стоимость для компании снижалась. Но все не так просто. Чтобы выяснить истинную цель того, что мы делаем, следует использовать эффективный метод «Пять причин». Сейчас:
- Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
- Снижение себестоимости изделия или услуги;
- Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
- Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
- Высвобождение ресурсов для развития компании;
- Совершенствование управляемости и планирования.
Во-первых, необходимо назначить руководителя проекта, от которого зависит 90% успеха оптимизации. Руководитель такого крупного проекта должен обладать не только правильной должностью и необходимыми ресурсами, но и правильным характером. Обычно эту задачу выполняет генеральный директор в небольших компаниях и его заместители в крупных компаниях. Когда эти обязанности делегируются руководителям отделов, часто возникает проблема коммуникации и бюрократии.
Важен также состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективно, когда над проектом работают как специалисты компании, так и внешние консультанты. Чаще всего они поручают своим сотрудникам изучить и улучшить существующие бизнес-процессы, а внешние эксперты, уже владеющие методами оптимизации бизнес-процессов, проводят обучение методам оптимизации.
- На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
- Отсутствует контроль ключевых операций;
- Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
- Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
- Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
- Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.
К выбору внешней компании следует подходить ответственно: Обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не ведитесь на специальные предложения с низкими ценами, как можно лучше информируйте себя о потенциальном партнере, ведь на кону стратегическая деловая информация, которая может попасть в чужие руки.
Помимо непосредственного контроля и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь значительно повысить квалификацию сотрудников. Хотя в Интернете есть много хороших источников информации, богатые экспертные знания уберегут вашу компанию от серьезных ошибок самоучек. Самообразование — это здорово и необходимо, но, сотрудничая с профессионалами, вы сможете получить новый опыт гораздо быстрее. Обучив своих сотрудников, вы сможете сэкономить деньги на будущих аналогичных задачах, наняв штатных специалистов, которые знают все важные возможности оптимизации.
Определение целей оптимизации
Первый случай, когда адаптируются только отдельные части процесса, является наиболее распространенным примером оптимизации. Это наименее радикальные и наиболее болезненные изменения для компании в целом. Примером такого типа оптимизации может быть внедрение автоматизированной системы управления документами, тогда как раньше все документы управлялись вручную.
Подготовка к оптимизации
Во втором случае оптимизация проводится на уровне отдельного бизнес-процесса с целью повышения его эффективности (экономия времени, повышение удовлетворенности клиентов, снижение производственных затрат и т.д.). Пример: Компания, производящая мебель, регулярно получает жалобы клиентов на получаемую продукцию.
Анализ жалоб показал, что основной проблемой является плохая транспортировка товара со склада к клиенту. Клиенты не имеют информации о времени доставки, отсутствует координация между менеджерами складов и курьерами, перевозчики отказываются доставлять негабаритную мебель из-за слишком низкой платы, товары часто плохо упакованы или даже доставляются с внешними царапинами.
В результате компания сталкивается с большим количеством отказов от покупок и множеством негативных комментариев в социальных сетях, что отрицательно сказывается на репутации компании. В этом случае речь не идет о неэффективности организации в целом. Это отдельный процесс, который нуждается в корректировке и который оказывает негативное влияние на всю операцию.
Оптимизация на уровне предприятия — самый редкий, сложный и трудоемкий вид оптимизации бизнес-процессов. Оно требуется, когда компания по каким-либо причинам находится в глубоком кризисе или несет значительные убытки в течение длительного периода времени. В этом случае кризисное управление предполагает радикальные и революционные изменения в структуре самой организации и затрагивает все без исключения процессы организации.
Читайте: Для чего в компании проводится анализ бизнес-процессов, какие методы и виды оценки бизнес-единиц используются на практике?
- Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
- Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
- Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
- Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
- Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
- Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
- Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.
Анализ текущей ситуации всегда должен быть отправной точкой перед оптимизацией всех или отдельных процессов компании. Этот анализ включает в себя как изучение всех процессов, составляющих организацию, так и выявление тех, которые являются проблемой на данном этапе или нуждаются в реорганизации.
Виды оптимизации бизнес-процессов
Первым шагом на этом этапе является тщательное изучение существующих процессов и их классификация. Всегда есть основные и вспомогательные процессы. В целом, можно выделить три основные группы процессов:
- Оптимизация отдельных частей одного бизнес-процесса
- Оптимизация целого бизнес-процесса
- Оптимизация на уровне всего предприятия
После изучения существующих процессов в организации, вторым шагом является выбор соответствующей стратегии для планируемых изменений. В настоящее время существует множество стратегий и методов оптимизации бизнес-процессов. Поэтому выбор подходящей стратегии в каждом конкретном случае не является тривиальным z
Сам процесс оптимизации состоит из шести последовательных и взаимосвязанных этапов. Он начинается, как уже упоминалось выше, с подробного анализа начальных условий.
Шаг 1: Изучение существующей ситуации и создание схематической графической модели существующей ситуации, чтобы была возможна объективная, а не эмоциональная оценка ситуации.
Шаг 2: Расчет ключевых показателей эффективности. Обычно это время, затраченное на производство продукта или оказание услуги, и полученная прибыль. Также стоит получить обратную связь от сотрудников и клиентов — насколько они удовлетворены текущей ситуацией и есть ли между ними удовлетворение или недовольство.
Шаг 3: Определите избыточные узлы. Сюда входят промежуточные или избыточные виды деятельности, которые можно устранить или автоматизировать.
Шаг 4: Разработка идей. Это этап моделирования идеального бизнес-процесса с учетом интересов бизнеса, клиентов, сотрудников и ресурсов, необходимых для достижения желаемого результата.
Как происходит процесс оптимизации?
5 Шаг: Применение разработанного алгоритма в повседневной практике. На этом этапе сотрудников также обучают новым методам ведения бизнеса, объясняя им необходимость инноваций и их преимущества для компании и коллектива в целом.
Шаг 6: Запись результатов и их анализ. Анализ результатов включает учет баланса прибыли и затрат, оборота, удовлетворенности клиентов и мониторинг работы персонала в соответствии с новыми алгоритмами.
- Основные, необходимые для получения прибыли и удовлетворения потребностей клиентов;
- Вспомогательные, которые необходимы для стабильной работы предприятия, но сами по себе не приносят прибыли;
- Управленческие. Они позволяют определять цели и задачи организации, управлять отдельными подразделениями, осуществлять контроль за выполнением указаний.
Чтение: Суть моделирования бизнес-процессов: цели, правила и шаги.
При описании бизнес-процессов важно помнить:
- Инжиниринг – это комплекс информационных технологий, основанных на моделировании организационной структуры предприятия и построении новых процессов, включенных в бизнес-окружение. Данный метод предназначен в основном для вывода деятельности компании на новый уровень информационного характера. На практике он выражается в вводе новых технологий и сокращении существующих, анализе проблемных мест в оптимизируемом процессе, обучении персонала новым алгоритмам действия. Метод инжиниринга одинаково применим к любым типам процессов. Это может быть само производство, логистика, исполнение услуг, поддерживающие службы, коммуникация. Как правило, он реализуется в виде экспертных консультаций, когда собственные внутренние специалисты или приглашенные со стороны разрабатывают практические рекомендации по усовершенствованию существующих в компании сценариев действий.
- Реинжиниринг – это подход, основанный на отказе или полном преобразовании существующих процессов, методов и правил. По сути это кардинальная перестройка всей работы всей организации или какого-то её подразделения. Часто в результате реинжиниринга появляется совершенно новый бизнес, основанный на иных принципах организации.
- Total Quality Management (Всеобщее управление качеством). Этот метод заключается в том, что в управление процессами организации вовлечены все сотрудники, а не только высшее руководство. Такой подход повышает личную ответственность каждого работника, его мотивацию и лояльность по отношению к компании. В рамках данного метода оптимизация бизнес-процессов становится не разовым событием, конечным во времени, а самовоспроизводящимся процессом, в который вовлечен весь коллектив организации. Метод особенно успешно работает в небольших компаниях с облегченной коммуникацией и простой структурой.
- Continuous Process Improvement (CPI) – Постоянное совершенствование. Чрезвычайно распространенный в настоящее время метод, применяемый в большинстве современных организаций, особенно работающих в информационной сфере. Внедрение этой стратегии обеспечивает предприятию существенное конкурентное преимущество за счет постоянной адаптации к внешним вызовам и непрерывного совершенствования всех процессов в организации.
Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании
Процессы делятся на несколько этапов, чтобы подробно описать все действия. Предположим, что процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или же процессы выполняются в большом количестве, и на работу принимаются люди с небольшим опытом.
Чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного этапа, мы сначала выбираем его, а затем рисуем блок-схему процесса. Не обязательно следовать шаблону, можно, например, символически обозначить людей, предметы или оборудование. Затем мы делаем пошаговую презентацию, описывающую процесс с помощью таблицы и текста. Вы также можете вставить фотографии или снять видео.
Контроль бизнес-процессов должен быть оптимально разработан, чтобы он не мешал работе, но в то же время не позволял ситуации выйти из-под контроля.
Я часто сталкиваюсь с тем, что в компаниях на одного менеджера приходится несколько начальников
Затем необходимо было подготовить квартальные планы заказов с ежемесячными корректировками. Заказы лучше всего делить на более мелкие партии, чтобы меньше тратить денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к экономии наличности на 10 %.
Автоматическое определение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета денежных средств, анализ проектов и областей бизнеса и другие бизнес-инструменты.
Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Например, отчет о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы в компании работают эффективно, а какие — нет.
Возьмем пример компании, которая производит станки.
Правила описания процессов
- отображать только нормальный ход процесса;
- не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;
- удерживаться на выбранном уровне детализации.
