В дополнение к рабочим чатам создайте неформальный онлайн-чат, где вы можете обмениваться мнениями, задавать вопросы, обсуждать побочные задачи, просить помощи у коллег или просто общаться в свободное время.
Контроль сотрудников на удаленке: программы и сервисы
Удаленные работники выгоднее для работодателя — им не нужно арендовать квадратные метры офисных помещений или тратить несколько часов каждый день на общественный транспорт. С точки зрения работника это может показаться идеальным, но с точки зрения эффективности все не так просто.
Чтобы сотрудники работали, а не сидели в Instagram, существует два метода контроля: постоянный контроль и контроль на контрольных точках. Мы расскажем вам, как их организовать.
Постоянный контроль — зачем он вам и как его создать
Постоянный мониторинг — это «держать руку на пульсе». Когда вы можете буквально отслеживать каждый шаг сотрудника в рабочее время и проверять, какие документы он кому отправил, своевременно ли ответил на запрос потенциального клиента, как взаимодействовал с другими отделами.
Неоспоримым преимуществом постоянного мониторинга удаленных работников является то, что вы можете оценить их производительность и зафиксировать нарушения, такие как просмотр социальных сетей. Также проанализируйте, почему сайт интернет-магазина бытовых товаров не может быть завершен, в то время как металлопрокатный стан сделал его вовремя и хорошо. Большим недостатком таких программ является то, что они психологически неприятны для самих работников. Из-за абсолютного контроля мотивация и производительность могут снизиться.
В этом могут помочь системы учета рабочего времени. Некоторые из них способны записывать все, что делают ваши сотрудники. Сотрудники устанавливают программу на свой компьютер, а затем вы можете просматривать отчеты и даже делать скриншоты.
Сервисы для контроля сотрудников на удаленке
1. Kickidler
Это программное обеспечение сочетает в себе несколько функций. Он может собирать информацию о нажатиях клавиш пользователей, вести учет экранного времени, контролировать эффективность работы персонала и генерировать отчеты. В нем также есть функция «автокик»: программа следит за тем, что делает сотрудник, и уведомляет его, когда его производительность падает.
Вот как выглядит отчет о рабочем дне — вы можете увидеть, кто выключает компьютер раньше, а кто работает дольше.
Стоимость услуги Kickidler зависит от количества сотрудников и продолжительности ее использования. Минимальная цена составляет 183 рубля в месяц на одного сотрудника. Существует бесплатная версия для 6 компьютеров, но ее функциональность ограничена: программа может только обеспечивать веб-трансляции с компьютеров сотрудников и записывать нажатия клавиш.
2. CrocoTime
См.
Это программное обеспечение полностью контролирует рабочее время сотрудников, ведя учет посещаемых ими веб-сайтов, делая скриншоты через определенные промежутки времени, отслеживая использование программ и поисковых запросов, а также создавая отчеты. Он также может блокировать нежелательные веб-сайты, например, социальные сети, и полностью предотвращать обмен информацией. При этом услуга может быть невидимой для конечного пользователя — ваших удаленных работников.
Мониторинг рабочего дня.
3. Bitcop
Bitcop предлагает две версии. Стоимость облачной версии составляет 210 рублей на одного сотрудника в месяц. Стоимость локальной версии составляет 3 300 рублей на одного сотрудника, лицензия действует неограниченный срок. Существует бесплатная облачная версия, но она поддерживает мониторинг только одного сотрудника.
Программа автоматически заполняет рабочие листы для каждого сотрудника, делает скриншоты их рабочих экранов и отслеживает посещение ими различных веб-сайтов. Вы можете получать по электронной почте уведомления о любых нарушениях и в любое время войти в компьютер сотрудника, чтобы проследить за тем, что он делает в Интернете.
Стоимость услуги оплачивается отдельно. Цена зависит от количества сотрудников и необходимых вам функций. Чтобы получить точную цену, отправьте запрос на сайте StaffCop.
4. StaffCop
Существует множество подобных сервисов — попробуйте их и найдите тот, который подходит вам больше всего. Они завоевали популярность в 2020 году и будут расти еще быстрее из-за повышенного спроса. Денис Голубцов, менеджер по развитию ABS Selvery Accelerator, комментирует:
‘Форма удаленной работы с неподготовленной инфраструктурой явно подчеркивает все потенциальные уязвимости, поскольку в компании больше нет контролируемой зоны. Источники информации теперь доступны отовсюду. Неважно, в какой сфере работает компания — производство, финансы или администрация — все находятся в одинаковом положении. Личные устройства обычно не защищены и находятся вне контроля органа информационной безопасности.
Еще один риск, который необходимо отслеживать, заключается в том, что люди чувствуют себя более расслабленно в домашней обстановке — вне офиса — и могут не только саботировать рабочие процессы, но и передавать конфиденциальные данные третьим лицам в личных целях.
Риски работы на удалёнке
Небрежность персонала также может привести к удалению конфиденциальной информации без возможности ее восстановления при удаленной работе.
Поскольку доступ к сети компании часто осуществляется с частного компьютера, злоумышленники могут получить доступ к ней по неосторожности или халатности специалиста.
Невозможно вручную фиксировать все действия сотрудников, особенно если это не маленькая компания с пятью сотрудниками, а крупная организация. Специальные системы ИТ-безопасности необходимы для отслеживания всех запросов данных и аномалий в трафике компании.
Для контроля действий персонала используются различные методы и программы.
К сожалению, не все сотрудники подключаются к своему рабочему компьютеру через VPN. В основном, подключение осуществляется непосредственно с ноутбука дома, без учета требований безопасности. Конечно, можно установить агентов на частных компьютерах, но это практически нереально как с технической, так и с этической точки зрения.
Как организовать контроль работы сотрудников на удаленке?
Для повышения эффективности можно перенести акцент с удаленного мониторинга выделенных рабочих станций на защиту массивов хранения данных, содержащих критически важные корпоративные данные, и сетевого оборудования от атак.
Одним из таких методов является использование DLP-систем. Однако эти решения работают только в том случае, если программное обеспечение агента установлено на компьютере пользователя. Эта проблема частично решается при выдаче корпоративного оборудования при переезде в удаленное место.
Оптимальным решением является использование специальной службы аудита, которая постоянно отслеживает доступ к базам данных, проверяет законность доступа к информации и, в случае подозрительных запросов, посылает сигнал в службу безопасности или автоматически блокирует доступ.
Методы контроля удаленных сотрудников
Garda DB является одним из таких решений. Система постоянно контролирует доступ пользователей к базам данных и веб-приложениям и блокирует несанкционированный доступ к конфиденциальной информации. В условиях удаленной работы это оказалось наиболее востребованным решением для защиты информации, независимо от того, где специалист входит в корпоративную сеть.
Еще одним важным фактором контроля для отдела безопасности является возможность видеть в реальном времени, что происходит во всех частях сети, будь то атаки, заражение вирусами с шифровальщиками, попытки внешнего вторжения, SQL-инъекции, аномалии трафика на незакрытом порту и другие нарушения. Другими словами, все, что происходит в сетевой инфраструктуре компании, контролируется, независимо от расстояния между филиалами и самими сотрудниками.
Давайте на примере решений Garda Technologies посмотрим, как осуществляется мониторинг и хранение важной деловой информации и общих сетевых коммуникаций внутри и снаружи.
Анализ сетевого трафика (NTA) Система анализа сетевого трафика класса Garda Monitor позволяет обнаруживать события соединения на всех сетевых ресурсах как внутри, так и вне сети. Решение позволяет видеть все события в корпоративной сети и контролировать работу сотрудников. Это позволяет ИТ-менеджерам автоматически определять, в каких сегментах сети и бизнес-процессах возникают новые подключения, и быстро оценивать их легитимность.
Контроль действий сотрудников, работающих удаленно, включает отслеживание доступа к корпоративным ресурсам на уровне данных. Сихерх
Большинство планировщиков задач предлагают ограниченные бесплатные версии, бесплатный доступ для небольших групп или демонстрационный период. Вы можете попробовать несколько вариантов, чтобы выбрать наиболее удобный.
Помните, что вначале у сотрудников могут возникнуть проблемы с самоорганизацией. Домашняя обстановка, домашняя работа и отсутствие начальника могут отвлекать. Рекомендуется заранее установить правила удаленной работы: Рабочее время, время контакта, сроки выполнения текущих задач. Рекомендуется составлять ежедневные краткосрочные графики, по которым сотрудники должны отчитываться в конце дня. Вы можете вести общий «дневник», в котором каждый член команды ежедневно отмечает выполненные задания.
Планируем рабочие задачи
Ваши сотрудники могут воспользоваться опытом других сотрудников, работающих удаленно. Регулярно проводите вебинары по организации рабочего места, планированию своего времени и борьбе с промедлением.
Независимо от того, насколько хорошо спланированы задачи, иногда сотрудникам необходимо сотрудничать в режиме реального времени. Для этого тоже есть онлайн-решения. Например:
- Google Календарь — подходит, чтобы указывать сроки исполнения проектов и настраивать напоминания;
- «Планировщик» Microsoft — можно прописывать планы, создавать группы, назначать задачи и настраивать уведомления об их назначении, обновлять сведения о состоянии;
- Asana — в web-приложении, доступном на iOS и Android, можно прописывать задачи и дедлайны, устанавливать приоритеты, отслеживать выполнение;
- Trello — позволяет систематизировать задачи, обсуждения и идеи на единой доске;
- «Битрикс24» — сервис включает планирование проектов и дедлайнов, таск-менеджмент, возможность обмена документами, визуализацию данных на календаре. Создание отдельных рабочих групп;
- «Мегаплан» — можно назначать задачи отдельным сотрудникам, следить за их выполнением и сохранять завершённые проекты;
- «Яндекс.Трекер» — удобно планировать спринты, управлять задачами на виртуальной доске, согласовывать макеты и документы, визуализировать данные;
- Slack — здесь можно настраивать задачи, устанавливать сроки, общаться с коллегами, согласовывать проекты;
- Pyrus — предусматривает общение, списки задач, загрузку файлов, интеграцию с облачными хранилищами.
Важно, чтобы информация хранилась и была доступна в любое время. Это можно сделать с помощью облачного хранилища. Например, вы можете использовать:
Если материалы проекта хранятся на устройствах сотрудников, существует риск, что они будут утеряны или временно недоступны в нужный момент.
При удаленной работе правильный контроль и стимулирование определяют успех проекта. Нет необходимости следить за действиями сотрудников в режиме реального времени. Самое главное — установить сроки и следить за их соблюдением.
Вы можете разделить большие задачи на несколько более мелких подзадач со своими сроками выполнения. Привлеките всех сотрудников к ответственности за их работу или ежедневно отмечайте выполненные ими задачи/подзадачи в планировщике.
Обеспечиваем возможность совместной работы
Проводить регулярные совместные видеоконференции для обсуждения текущих проектов и обмена предложениями по их реализации. Прототипом в автономном режиме являются ежедневные пятиминутные утренние совещания или «летучие советы».
- Google Документы — сервис подходит для совместной работы над текстовыми документами, таблицами, презентациями;
- Miro — интерактивная доска для совместной работы над схемами и мудбордами, подходит для проведения брейнстормов, интегрируется со многими популярными сервисами;
- Figma — онлайн-сервис для дизайнеров, позволяющий вместе работать над прототипами и интерфейсами;
- Netboard — инструмент для сбора, организации и обмена контентом, позволяющий совместно создавать и редактировать тематические страницы;
- Bubbl.us — бесплатный веб-сервис для брейнсторминга, в котором можно создавать интеллектуальные карты;
- Twiddla — подходит для совместного обсуждения веб-страниц, фото и графики.
Планируйте различные виды мотивации. Например, если вы платите по количеству выполненных задач, то «удаленным работникам» просто нерентабельно откладывать проекты. Вы можете ввести систему поощрений за быстрое выполнение заданий или сокращение сроков.
- Dropbox — от бесплатных 2 ГБ до неограниченного пространства в платной версии;
- «Google Диск» — бесплатно 15 ГБ + платное расширение хранилища;
- «Яндекс.Диск» — 15 ГБ бесплатного пространства с возможностью платного увеличения на 100 ГБ или 1 ТБ;
- OneDrive — от 1 ТБ на пользователя до безлимита в бизнес-версии;
- «Облако Mail.Ru» — 8 ГБ бесплатно + до 4 ТБ на платном тарифе;
- pCloud — 10 ГБ бесплатно и до 2 ТБ для бизнес-аккаунтов.
Примером успешной системы контроля и стимулирования является онлайн-школа английского языка Skyeng. Изначально он создавался как виртуальный проект. В настоящее время команда Skyeng насчитывает всего 42 штатных сотрудника и более 10 000 учителей, живущих в разных странах мира.
Продумываем систему контроля и мотивации
Преподавание в школе ведется через специальную онлайн-платформу, включающую видеосвязь, демонстрацию учебных материалов, приложение для мобильного телефона, личный кабинет и так далее. Учителя не выигрывают от срыва программ или низкого качества услуг, поскольку это напрямую влияет на их зарплату.
Для управления в определенные моменты достаточно CRM-системы или сервиса управления проектами, такого как Trello, Notion и другие. А если сотрудников всего несколько, достаточно даже чата в Telegram.
Для постоянного мониторинга были разработаны специальные программы. Они могут не только фиксировать действия сотрудников, но и предотвращать потерю данных. Популярные программы:
Он учитывает рабочее время и показывает, как оно распределяется: сколько часов сотрудник отвлекался и сколько часов работал продуктивно. Он отслеживает используемые веб-сайты и приложения — вы можете увидеть, сколько времени сотрудник провел с таблицами Excel и «ВКонтакте».
Таков формат выставки. Вы можете просматривать данные как по каждому сотруднику, так и по каждому отдельному проекту.
Программа доступна в облачной и локальной версии. Облачная версия требует подключения к Интернету и может быть установлена за несколько минут. Стоимость этой версии составляет 250 рублей в месяц на одного сотрудника. Вы можете приобрести локальную версию без подключения к Интернету за неограниченную лицензию. Стоимость зависит от персонала. В обоих случаях предоставляется 14-дневный пробный доступ.
Программы для контроля сотрудников на удаленке
Он также регистрирует время и запоминает службы, с которыми взаимодействовал персонал. Он делает скриншоты через определенные промежутки времени, контролирует просмотр страниц во всех популярных браузерах и может блокировать доступ к определенным ресурсам во время работы. Например, блокируйте отвлекающие факторы на сайтах социальных сетей.
Стандартные ежедневные отчеты и электронная приборная панель, показывающая, кто чем занимается.
CrocoTime
Программное обеспечение может немедленно предупредить вас о нарушениях и запоминает поисковые запросы, введенные сотрудником. Среди других особенностей — дискреционные функции и встроенная DLP-система, защищающая от утечки информации.
Bitcop имеет облачную версию и локальную версию. Облачная версия стоит от 99 рупий в месяц на сотрудника, а локальная версия — от 3 300 рупий на сотрудника бессрочно. Вы можете опробовать функциональность на бесплатном тарифном плане pro-employee.
Фиксирует рабочее время сотрудников и делает снимки их экранов. Собирает отчеты о веб-сайтах и программах, с которыми взаимодействует сотрудник, и автоматически разделяет их на продуктивные и непродуктивные. Он может заполнять рабочие листы, записывая, сколько часов человек отработал в день.
Bitcop
Вот как выглядит отчет для конкретного сотрудника
Программное обеспечение может отправлять предупреждения, если сотрудник что-то сломал, а также если он покинул рабочее место в неположенное время. Вы также можете следить за рабочим столом сотрудника в режиме онлайн: Войдите в систему, и вы сможете увидеть все на его или ее экране.
Стоимость программного обеспечения зависит от необходимых вам функций и количества сотрудников. Вы можете подать заявку на бесплатный доступ, проверить удобство, а затем решить, хотите ли вы присоединиться.
Новости из мира цифровых технологий, ответы экспертов на актуальные темы, опросы, статьи и многое другое. Зарегистрируйтесь на сайте: https://t.me/workspace
StaffCop
До сих пор речь шла о соглашениях с нашими сотрудниками. То, как мы контролируем соблюдение требований, зависит от типа проекта.
«Максилект» больше фокусируется на реализации сложных проектов «под ключ». Таким образом, мы решаем
Поскольку все происходит внутри команды, удаленное управление мало чем отличается от управления в офисах распределенных компаний, где, например, одна часть команды находится в регионе, а другая — в столице. Потенциальные сроки, задержки отдельных сотрудников и другие проблемы, если они возникают, замечаются в течение недели или около того, так что вы можете немедленно отреагировать на ситуацию. Другими словами, здесь нет никаких фундаментальных трудностей.
Для некоторых проектов у нас есть сроки для внутренних нужд. Конечно, это делается не с помощью автоматического мониторинга, а с помощью ручной отчетности («я выполнил задание за столько-то и столько-то часов»).
Workspace.LIVE — мы в Телеграме
Мы не используем распространенные методы оценки вовлеченности коллектива и команды, такие как метод 360 градусов, потому что в наши обязанности не входит оценка работы наших сотрудников с помощью HR-метрик — они не дают нам нужной информации. Все общение по проекту происходит неформально, на человеческом языке. Но чтобы взглянуть на ситуацию более-менее объективно, у нас есть план для каждого сотрудника на ближайшие месяцы, в котором перечислены задачи, которые необходимо выполнить, а также личные цели, такие как изучение новых инструментов, технологий или языков программирования. Этот план создается сотрудником и его руководителем.
- Стажер-разработчик бэкенда (PHP) Яндекс Удаленная работа По договоренности
- Стажер-разработчик бэкенда (Golang) Яндекс Удаленная работа По договоренности
- Стажер-разработчик (Machine Learning) Яндекс Удаленная работа По договоренности
- Стажер-разработчик бэкенда (С++) Яндекс Удаленная работа По договоренности
- Стажер-разработчик бэкенда (Python) Яндекс Удаленная работа По договоренности
Контролируем результат
Чтобы предотвратить техническое выгорание, мы разрешаем сотрудникам взять на себя другую задачу, если им, например, «скучно» в технологической области. Сначала компания объясняет, что это обычная практика без финансовых или иных санкций, поэтому сотрудник добровольно и заблаговременно сообщает о таких проблемах, и мы можем заменить проект с минимальными потерями, обсудив любые изменения и дав время новому специалисту освоиться.
У нас есть отдельные проекты, где часть команды Maxilekt работает бок о бок со специалистами заказчика. И они вызывают больше головной боли в плане контроля. Разница здесь фундаментальная. В первом случае мы имеем обычную внутреннюю команду, во втором случае у нас просто нет доступа к определенным членам команды, и влияние на проект ограничено рамками, установленными в самом начале. В этом случае спасают отношения, которые мы выстроили с клиентом.
Основным средством контроля нашей работы является сбор отзывов от клиентов, над проектами которых работают наши сотрудники. Менеджеры по работе с клиентами общаются с клиентом не реже двух раз в месяц и обсуждают, выполнил ли каждый член команды и команда в целом определенную задачу:
Очевидно, что не каждый сотрудник может быть интегрирован в наш рабочий процесс таким образом, чтобы его вклад был оценен участниками. Работники
Я хотел бы отметить, что независимо от социальных навыков сотрудника, у каждого бывают моменты, когда его разум не функционирует: болезнь, семейные обстоятельства и т.д. Для нас это не является причиной для увольнения сотрудника. Однако мы ожидаем, что сотрудник расскажет нам о проблеме, и мы вместе будем искать решение (например, предоставление специального отпуска). Даже если мы не говорим об этом прямо, мы видим изменения в человеке и стараемся помочь. Контакт с персоналом также важен в этом контексте.
Ошибки случаются с каждым. У нас также были пробелы в системе контроля. Но мы строим все процессы так, чтобы цена ошибок была минимальной.
Мы делим каждое задание на части продолжительностью не более 32 часов. С одной стороны, это требует большой работы на этапе оценки. По этой причине мы не участвуем в тендерах, торгах и других оценках, где маловероятно, что предварительная продажа приведет к реализации проекта. Однако при обсуждении цены мы стараемся получить как можно больше подробностей на этом этапе. Дополнительные 8 часов, потраченные на детали, могут сэкономить бюджет проекта и уложиться в первоначальные сроки. Это относится к проектам обоих типов.
Если работник выбывает по какой-либо причине, мы узнаем об этом не через шесть месяцев, а через несколько дней или, в худшем случае, через несколько недель. Может быть, у работника есть объективная проблема или он не применяет подход наилучшего решения — тогда мы становимся активными и помогаем.
У нас уже были такие ситуации, когда сроки не соблюдались — это проявлялось как в количестве выполненных сотрудником задач, так и в отзывах клиентов (проблемы возникали в проектах, выполняемых совместно с сотрудниками клиента). И именно тогда мы отработали все механизмы управления на ранних стадиях. Еще до того, как клиент открыто поднял проблемы, стали заметны первые звоночки внутри команды. В одном случае у нас даже было время, чтобы поправить человека. Ну, а когда у него не было возможности, мы все равно справились с ситуацией так, что это почти не повлияло на проект. Работника пришлось уволить. Хотя, откровенно говоря, для тех, кто работает в компании уже долгое время и хорошо зарекомендовал себя в прошлом, увольнение считается крайней мерой. Постарайтесь заранее найти общий язык и разрешить ситуацию другим способом.
Все работает, но есть ограничения
Вместо резюме я хотел бы отметить, что наша система вряд ли может быть применена к каждой компании. Здесь необходимо работать над всей корпоративной культурой и, как говорится, сместить фокус с процессов на результаты.
Бюджеты и сроки
- удаленная работа
- удаленные сотрудники
- удаленный офис
- удаленные заказчики
- удаленные работники
- контроль качества
- контроль
- распределенные команды
- распределённые коллективы
- дистанционная работа
