Отличная система управления бизнесом: вы сможете изменять информацию о клиентах, отмечать все события, связанные с их манипуляциями, и иметь возможность управлять задачами.
Автоматизация бизнес-процессов: цели, задачи, этапы внедрения
С помощью специальных программ компании могут автоматизировать все мелкие, повторяющиеся рутинные задачи. Такая оптимизация высвобождает время для продуктивной работы с клиентами, что увеличивает продажи и прибыль компании.
Автоматизируйте бизнес-процессы — упростите и оцифруйте их с помощью программного обеспечения. Большинство бизнес-процессов являются универсальными, например, расчет заработной платы, учет рабочих мест, введение сотрудников в должность и т.д. Но есть и индивидуальные, необычные формы работы, характерные только для вашей компании. К ним относятся вид расходов, количество поставок и объем.
Автоматизация процессов необходима для:
- Оптимизации поставленных задач. Программа поможет назначить ответственного, установить сроки для каждого процесса, при этом экономится время на лишние согласования;
- Поможет избежать ошибок, которые часто являются последствием человеческого фактора, такого как невнимательность, забывчивость и т.д.
- Упростить процесс работы и ускорить его. Уменьшая количество задач, которые необходимо было бы выполнить вручную. А также сделать работу более понятной каждому менеджеру.
- Сделать обработку и хранение информации более безопасными. Такой информацией могут быть личные данные клиентов, сотрудников, контактные данные, покупки и т.д.
- Сделать процесс работы бизнеса более прозрачным. Руководитель может просмотреть отчёты по сотрудникам, прибыли, продажам.
- Скачать кейс по внедрению CRM в Донау.Лаб
- Скачать кейс по внедрению CRM в Азимут Фотоникс
- Скачать кейс по внедрению CRM в Альфарм
Зачем нужна автоматизация бизнеса
Система автоматизации улучшит работу любого предприятия, особенно по мере его расширения. Когда в компании работает более нескольких десятков сотрудников, трудно контролировать их без коммунальных служб.
Понимание того, что такое бизнес-процесс, — это единственный способ повысить вероятность понимания того, как работает автоматизация. Бизнес-процесс — это последовательность действий, повторяющихся операций, которые состоят из ряда шагов.
Примером может быть: Обработка заказа, подтверждение запросов, составление отчетов и т.д. В автоматизированной системе этот процесс представляет собой фиксированную цепочку действий: Электронная почта, обработка документов, телефонные звонки клиентам и т.д. А когда все эти действия выполняет человек, нельзя исключить возможность ошибок, поэтому вся работа может пойти насмарку.
Одна из целей автоматизации — избежать проблем. У него много преимуществ:
- восстановление контроля над бизнес-процессами;
- улучшение коммуникаций;
- сокращение количества ошибок;
- экономия времени, которое сотрудники могут тратить на основную работу.
Внедрение автоматизации является экономически эффективным и обычно осуществляется в течение шести месяцев. Это зависит от бюджета, потраченного на автоматизацию, и размера компании. Чем крупнее компания, тем быстрее окупаемость. Малые предприятия чаще всего заказывают решения по автоматизации для выставления счетов и расчета заработной платы, не тратя бюджет на полную автоматизацию.
Основными областями автоматизации являются: Продажи, менеджмент, контроль качества, финансы, производство, маркетинг.
Для администратора, например, система будет полезна при создании отчетов, счетов и согласовании бюджета. С точки зрения качества, программное обеспечение можно использовать для управления обратной связью, отправки уведомлений о задачах и т.д.
Цели автоматизации бизнеса
Гибкость производственной системы позволяет оптимизировать и заменять все компоненты. Это снижает затраты: вам не придется менять все механизмы для адаптации к новым задачам, а достаточно заменить только один элемент.
- Управление базой. Для получения информации по клиенту и его истории потребуется нажатия одной клавиши.
- Анализ отдела продаж. Система автоматизации позволяет создавать аналитические отчёты по отделу продаж, такие как: движение заинтересованного клиента по воронке, план-факт, количество сделок за отчетный период. Такие отчёты позволяют менеджеру отслеживать эффективность своих действий и устранять возникшие сложности, увеличивая при этом продажи.
- Сокращение рутинных задач. Внедрённая автоматизация позволяет свести к минимуму ручную работу, особенно ту, которая является рутинной, самостоятельное выполнение рассылок, планирование, управление клиентами и другие задачи.
- Быстрое согласование текущих вопросов. Система автоматизации сокращает время на необходимое согласование, а значит процесс принятия решения происходит гораздо быстрее.
- Эффективные коммуникации. Автоматизация повышает общую эффективность бизнеса. Все коммуникации внутри компании происходят быстро, что позволяет избежать затруднений в выполнении поставленных задач.
- Сокращение ошибок. Процессы, которые выполняет машина, имеют гораздо более точные и имеют меньше ошибок, чем выполненные человеком.
- Управление проектами. Автоматизация позволяет контролировать проекты.
Принципы автоматизации
Чтобы создать гибкую технологию автоматизации, необходимо разработать интегрированную систему. Операторы, микропроцессоры, роботы — все должно работать вместе. В то же время необходимо учитывать взаимодействие этих элементов с транспортом, складом и другими подразделениями компании.
Принцип согласованности и гибкости
Интеграция означает успешное и быстрое включение технологии в общую заводскую среду.
Выгода от применения гибких автоматизированных технологий
Автоматизация производства является полной и эффективной, когда производственные процессы успешно взаимодействуют друг с другом и с окружающей средой.
Создание и структура
Суть автоматизации производства заключается в том, чтобы свести к минимуму участие человека в процессах производственного цикла. Принцип независимого исполнения представляет собой меры, которые делают это возможным.
Принцип завершенности
- многофункциональное оборудование, которое позволит обработать несколько видов сырья единовременно;
- технологичность изготавливаемой продукции, достигаемая сокращением ресурсов;
- унификация методов производства;
- минимум дополнительной наладки после запуска оборудования в работу.
Принцип комплексной интеграции
Процессы автоматизации производства классифицируются по различным принципам. Наиболее эффективным является разделение систем в зависимости от степени их интеграции в общий производственный цикл:
Где одно действие автоматизировано, и это улучшает производственный процесс.
Принцип независимого выполнения
Такая автоматизация не требует сложной системы управления. Более того, полная интеграция соответствующих систем не требуется.
Что такое комплексная автоматизация
При таком типе автоматизации система работает автономно и почти независимо. Человек-оператор нужен только для мониторинга системы — проверки показаний и устранения проблем.
Частичная автоматизация
Этот тип автоматизации является самым дорогим и используется в основном в крупных компаниях.
Одним из самых популярных видов автоматизации является комплексная автоматизация. Это позволяет автоматизировать сложные функции управления производством. Контроль, переключение и другие функции управления остаются за инженерами.
Полная автоматизация
Этот тип автоматизации может оптимизировать крупный производственный участок устойчивого предприятия.
В зависимости от типа объекта, автоматизация преследует различные цели. В целом, большинство компаний стремятся внедрить автоматизированные процессы, чтобы превзойти своих конкурентов и повысить производительность.
Комплексная автоматизация
Автоматизация производства также способствует достижению этих целей:
Эта цель достигается путем сокращения числа сотрудников. Стоимость человеческого труда растет год от года, в то время как цена автоматизированных систем, особенно роботов, снижается.
Цели автоматизации производства
Поэтому компании выгоднее инвестировать в роботов, чем нанимать больше рабочих. В то же время автоматизированные системы могут повысить производительность. Если вы сравните выполнение определенных задач — например, перемещение
Автоматизация сводит к минимуму участие человека в процессах, представляющих опасность для жизни и здоровья.
Автоматизация бизнес-процессов — это процесс, который может быть использован в любой отрасли. В то же время качество услуг компании, спектр предлагаемых услуг не должны быть снижены за счет внедрения автоматизации.
Автоматизированные бизнес-процессы были внедрены в следующих отраслях:
Конечно, автоматизация бизнес-процессов может применяться как в основной (продажи и обслуживание клиентов), так и в обслуживающей (бухгалтерия, делопроизводство, делопроизводство) сфере. Автоматизация бизнеса означает повышение эффективности и высвобождение времени для обучения менеджеров и пересмотра политики компании.
Например, продажи — это область бизнеса, которая требует автоматизации многих задач. Все действия выполняются автоматически, что экономит менеджеру много времени. Бизнес-процессы, такие как встречи с клиентами, могут быть утомительными, но наличие специализированного программного обеспечения сводит к минимуму необходимость самостоятельного выполнения таких задач. При необходимости вы можете настроить отправку своих информационных бюллетеней на выбранный вами блог.
КОНТАКТ
Подпишитесь на услугу голосовой почты Zvonobot и получите первые 20 звонков бесплатно!
- Повысить безопасность технологических процессов.
Еще одним отличным способом управления бизнес-процессами является система управления запасами, которая также может использоваться в транспорте. Этот тип управления обычно включает в себя отслеживание имеющихся и необходимых продуктов в определенные сроки.
Внедрение автоматизации бизнес-процессов также очень важно для маркетинга. Новая система управления дает клиентам персональные рекомендации по продажам, оптимизированные для определенной категории потенциальных клиентов — целевой группы компании. Если раньше сотрудникам приходилось совершать большое количество звонков для продвижения продукта, то теперь основные маркетинговые задачи могут быть выполнены гораздо быстрее и проще благодаря автоматизации бизнес-процессов.
Какому бизнесу нужна автоматизация
Многие процессы выполняются автоматически, даже в бухгалтерии. Все задачи выполняются приложениями: учет рабочего времени сотрудников, расчет заработной платы, оформление больничных листов, отпускных, реквизитов документов и так далее.
Автоматизация бизнес-процессов идеально подходит для любой компании, которая управляет несколькими предприятиями. Именно поэтому владельцы бизнеса сегодня активно используют программное обеспечение для повышения эффективности работы и улучшения качества услуг.
- производство разнообразных продуктов;
- продажи;
- маркетинг;
- консультация клиентов, т. е. отвечать на вопросы и рассказывать о возможных покупках;
- работа с документами, создание накладной, актов и иных бумаг;
- бухучет;
- отчеты за месяц, год, минуту;
- хранение cookies;
- расчет зарплат;
- способность выставлять счета;
- составление обзоров;
- запуск кампаний и проектов;
- услуги иного характера;
- управление персоналом;
- анализ клиентов;
- способность подписываться электронной подписью;
- определение темы интерфейса;
- проверка числа продаж несколько раз в месяц или в зависимости от потребностей;
- ведение бюджета.
Прежде чем приступить к автоматизации бизнес-процессов, узнайте о различных системах управления. Учитывайте специфику вашего бизнеса, чтобы найти правильный тип v
Администраторы могут взаимодействовать с клиентами и отправлять рекламные электронные письма всем контрагентам одновременно, с возможностью поблагодарить их за заказ.
Услуги по автоматизации бухгалтерского учета
Подходит для расчета заработной платы и налогового учета. Все расчеты производятся с помощью набора формул
Система CMS
Позволяет быстро и эффективно управлять веб-сайтами путем установки необходимых параметров
ERP-системы
Благодаря erp бизнес-процессы объединяются в один, что позволяет управлять необходимым объемом информации и хранить ее в единой структуре.
Виды систем автоматизации бизнес-процессов
Все вышеперечисленные бизнес-инструменты решают проблемы и предлагают разнообразные варианты. При выборе подходящих компонентов необходимо сосредоточиться на автоматизации бизнес-процессов, чтобы сэкономить больше денег. Легче работать со своими и чужими материалами. Аналитики советуют обращать внимание на индикаторы:
| Не думайте только о тех программных решениях, которые пользуются большим спросом. В центре внимания — системы автоматизации документооборота и делопроизводства (DMS), которые сегодня являются не только эффективным средством упрощения внутренних процессов компании, но и мощным инструментом во внешней конкуренции. Мы расскажем вам, для чего они нужны и какие задачи решают, рассмотрим каждый из их основных типов, проанализируем их преимущества — чтобы помочь вам определиться с выбором конкретного решения. Сразу стоит отметить, что в настоящее время это программное обеспечение используют юридические лица разных размеров — как крупные международные компании, так и небольшие частные фирмы, которые хотят идти в ногу со временем. Среди пользователей есть те, кто понимает важность оптимизации производственных процессов. | На практике это внедрение системы, которая позволяет с минимальным вмешательством человека создавать, управлять и хранить контракты, платежи, счета, сертификаты и заказы, а также контролировать все этапы их обработки, утверждения или исполнения. Это также способ модернизировать методы ведения бизнеса в компании, сделать их более простыми, эффективными, прозрачными и лучше защищенными от ошибок. В конечном итоге, речь идет о переходе от бумажных носителей к электронным путем создания единой базы данных для ведения учета, которая работает в режиме онлайн 24/7 и имеет четко определенные права доступа. |
| И эти возможности открыты для предприятий любой организационно-правовой формы, развивающихся в любом секторе, с любым оборотом, любого размера, с любыми начинаниями и перспективами. | По сути, он призван предоставить все инструменты для продуктивной работы в современных условиях. |
| Перекрытия в | Концепция интегрированного планирования ресурсов предприятия (ERP) была разработана в конце 1980-х годов. Она приобрела популярность в начале 1990-х годов с появлением систем управления, которые могли реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, позволяющего отслеживать всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании в режиме реального времени. |
| ERP-системы являются модульными и состоят из отдельных модулей, которые отвечают за определенный процесс. Благодаря этому организационному принципу можно расширять функциональность всей системы в соответствии с появлением новых технологий, изменениями в законодательстве или потребностями клиентов. | Большинство ERP-систем состоят из следующих групп модулей: |
| В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и сначала использовались исключительно на крупных предприятиях, но сегодня они применяются в компаниях любого размера. | После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных несогласованных программ для финансов, склада, офиса и логистики. Это, в свою очередь, позволяет компании значительно сократить расходы на поддержку ИТ. |
| По данным Datanyze, абсолютным лидером рынка ERP-систем в 2021 году с большим отрывом от своих конкурентов будет компания Deltek, которая доминирует на рынке (доля рынка 32,6 %). Microsoft Dynamics (8,4 %) и Workday (5,8 %) также заняли первые три места. На долю SAP ERP пришлось почти 3,6% рынка, а на долю Microsoft Dynamics GP (3,5%) — чуть меньше 1 Доля рынка мировых лидеров программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия (ERP) в 2021 году URL: https://www.statista.com/statistics/249637/erp-software-market-share-by-company/. Согласно рейтингу Market.CNews, в тройку лидеров российского ERP-рынка входят компании «1С: ERP-решение», «Бизнес Централ» на платформе Navicon, ERP-решение «Галактика», далее в порядке убывания следуют SAP, Lexema-ERP, ERP Monolit и др. 2 Рейтинг ERP-систем 2021 года. URL: https://market.cnews.ru/research/erp_2021/table?p=review . | Существует два способа выбора программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов: |
| Кстати. | Стандартный продукт (в виде пакета) обойдется компании дешевле, к тому же его несколько проще внедрить. Однако следует иметь в виду, что не все готовое программное обеспечение можно использовать для конкретных нужд компании, поскольку некоторые программы предлагают ограниченные возможности дополнительной настройки или вообще не имеют их. Такая же проблема существует и с облачными сервисами. |
Какие инструменты и функции могут потребоваться
Важно ответить на несколько очень важных вопросов.
- конкретные задачи вашего бизнеса;
- важность подстройки системы под стратегию бизнеса;
- изменение настроек автоматизации;
- показатель удобства ПО;
- интеграция с другими сервисами;
- наличие и расценки на услуги техподдержки.
Автоматизация документооборота на предприятии: автоматизированные системы управления документами, процесс, технологии, особенности
Следует ли автоматизировать отдельные процессы или установить ERP-систему, зависит от обстоятельств конкретной компании.
Автоматизация документооборота: что это такое
Очень сложно ответить на вопрос, сколько будет стоить автоматизация предприятия для конкретной компании, так как стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, в том числе:
- Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).
- Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.
- Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой – посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).
Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: ERP Управление предприятием» на 100 рабочих мест составляет 360 000 рублей, на 50 рабочих мест — 187 200 рублей, на 20 рабочих мест — 78 000 рублей.
Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии
- сократить количество проведения рутинных операций и минимизировать объем ручного труда;
- уменьшить, а впоследствии и полностью прекратить использование бумажных носителей данных;
- создать единый массив электронных файлов, включающий в себя все акты, контракты, справки, которые только может создать, получить или передать фирма;
- адаптировать предложенные программами алгоритмы прохождения документов к текущим нормам, потребностям и особенностям предприятия;
- поддержать и улучшить уже действующие административные процессы;
- ускорить доведение распоряжений от начальника до подчиненного и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельно взятыми сотрудниками;
- реализовать внешние трансферы служебных файлов с сохранением высокого уровня общей безопасности;
- унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
- запланировать графики персонала (для эффективного распределения времени) и чутко контролировать исполнение должностных инструкций и обязательств.
Стоимость автоматизации также складывается из нескольких компонентов:
Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота
К стоимости автоматизации бизнес-процессов следует добавить косвенные затраты, такие как время, затраченное на проект администратором и ключевыми пользователями.
Выбор и внедрение программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов — непростая задача, и не все компании могут справиться с ней самостоятельно. Денис Селезнев, руководитель направления «Автоматизация: 1F» в KSK Group, рассказывает о том, как выбрать надежного провайдера:
«При выборе компании-партнера по автоматизации бизнеса следует быть не только очень внимательным, но и разборчивым. Изучите рынок и определите компании, чьи компетенции в наибольшей степени соответствуют вашим требованиям. Затем обязательно назначьте встречу с экспертами из предварительного списка, чтобы выяснить, какой продукт и на каких условиях они готовы предложить вам по результатам анализа вашей проблемы.
ERP: новая ступень эволюции систем автоматизации
Большим преимуществом будет, если поставщик имеет опыт внедрения системы автоматизации в компаниях с аналогичной отраслевой спецификой и схожего размера. Запросите немедленную обратную связь от клиентов, если таковая имеется. В любом случае, доверяйте источникам информации и не ориентируйтесь на слухи. Обратите внимание на то, как поставщик обеспечит обучение и техническую поддержку во время эксплуатации системы, насколько понятным будет программное обеспечение для всех без исключения пользователей, каковы будут преимущества для разных уровней управления и отделов.
Важным параметром является скорость внедрения выбранного продукта. Не секрет, что многие из известных на рынке систем занимают много времени, сложны и громоздки для сотрудников. Часто программное обеспечение плохо адаптировано к конкретным бизнес-задачам, что трудно преодолеть. Иногда требуются радикальные меры, например, изменение организационной структуры компании. Это может быть оправдано, но не все компании готовы к такому развитию событий. Эта сложность и определенные лицензионные условия накладывают свои ограничения на ведение бизнеса.
- логистический;
- производственный;
- маркетинговый
- обеспечивающий;
- сбытовой;
- другие.
Как выбрать программный продукт
- использование типового продукта;
- разработка и внедрение индивидуального ПО.
- Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
- Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
- Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
- Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
- Насколько система удобна в использовании?
- Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
- Кто и как будет осуществлять техподдержку?
- Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?
Стоимость ПО и затраты на его внедрение
- задачи, которые ПО призвано решать;
- вид программы : типовая или настраиваемая;
- ресурсы, необходимые для внедрения;
- количество подключенных к системе рабочих мест .
- стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
- затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
- стоимость регулярной технической поддержки.
