Об особенно интересных проектах компании можно узнать в отдельном разделе базы знаний. Пожилые сотрудники при необходимости могут освежить в памяти выполненные задания. Новые сотрудники получат возможность узнать больше о деятельности компании.
Что такое база знаний?
База знаний — это онлайн-библиотека самообслуживания, в которой хранится информация о продукте, услуге, отделе или теме.
Данные в базу знаний можно вводить из любого места. Как правило, база знаний дополняется и расширяется авторами, которые хорошо разбираются в определенных областях. Содержание может варьироваться от входящих и исходящих документов из отдела кадров или юридического отдела до объяснения принципа работы продукта. База знаний может содержать ответы на часто задаваемые вопросы, руководства, руководства по устранению неполадок, списки процедур и другую информацию, необходимую команде.
Многие базы знаний основаны на искусственном интеллекте, который может взаимодействовать с пользователем и отвечать на его запросы. Другие базы знаний представляют собой просто отсортированные списки. Существуют также машиночитаемые базы знаний, содержимое которых предназначено для чтения системой. Решения основаны на так называемом автоматическом индуктивном рассуждении. Когда пользователь вводит запрос, программа помогает найти решение.
База знаний — это основа методологии управления знаниями. Управление знаниями позволяет создавать, отбирать, использовать, делиться и управлять знаниями внутри компании или в разных отраслях.
Для чего нужна база знаний
В современном цифровом мире люди ожидают и требуют легкого доступа к точной информации. Но зачастую они не хотят звонить, писать по электронной почте или заполнять заявку на обслуживание. Они хотят получить ответ немедленно. Вот почему вам нужны обширные базовые знания.
Компании используют базы знаний по многим причинам и почти каждый день находят им новое применение. Конечно, использование базы знаний зависит от того, чем занимается ваша организация и для кого она работает. Вот несколько примеров того, как база знаний может быть полезна для определенных групп.
- ИТ-команда. База знаний упрощает все — от устранения неполадок до обучения/адаптации, общих вопросов и поддержки.
- HR-команда. В этом случае база знаний также отлично подходит для всех задач — от обучения/адаптации до распространения политик компании и графиков выплат.
- Юридическая команда. База знаний помогает с заключением контрактов и другими процессами подтверждения, а также с политиками, товарными знаками и регистрацией.
Преимущества базы знаний
Надежная база знаний и методология управления знаниями могут помочь вашей организации стать более гибкой и ускорить предоставление услуг. Вы также можете использовать эту систему управления знаниями для улучшения самообслуживания, предоставления доступа к большему количеству статей и их регулярного обновления.
Ниже приведены некоторые способы, с помощью которых вы можете изменить свой бизнес к лучшему, используя базу знаний.
Единообразное обслуживание.
Все в компании используют одну и ту же коллекцию скриптов. Где бы вы ни работали — в отделе продаж, в отделе кадров, в
Больше проблем решается при первом обращении.
Как только вы создадите высококачественную базу знаний, поддерживаемую планом управления знаниями, клиенты и сотрудники сами найдут ответы. И вы сможете сосредоточиться на важных аспектах своей работы вместо того, чтобы отвечать на все вопросы. Если вы еще не убедились в ценности базы знаний, мы можем сказать вам, что это может быть так:
Меньше затрат на обучение.
Недавно Маша устроилась на работу в IT-компанию. В первые дни у нее было много вопросов, поэтому она обратилась за помощью к своим коллегам. Они были рады помочь, но у них было много своих дел, а также вопросы Маши. Однако она нашла решение — коллеги посоветовали ей поискать в базе знаний, где она быстро нашла ответы на свои вопросы.
База знаний (БЗ) — это виртуальная платформа, на которой хранятся советы, руководства и ответы на часто задаваемые вопросы по ведению бизнеса.
- собрать и организовать все нужные пользователям знания в одном месте;
- стандартизовать ответы;
- сформировать интеллектуальный, современный и профессиональный облик компании;
- предложить цикл обратной связи и возможность взаимодействовать с заинтересованными сторонами.
Что такое база знаний
Любая организация может использовать платформу. Описание работы не имеет значения — это может быть строительство, современные технологии или торговля. Платформа может быть внутренней или внешней. Информация в открытой базе знаний предназначена для клиентов — она размещается в разделе часто задаваемых вопросов или для них делается доступным интегрированный веб-сайт. Чем яснее он будет, тем легче найти ответ на свой вопрос.
Интересный факт: американская компания Zendesk обнаружила, что около 67 % респондентов предпочитают искать информацию о продукте самостоятельно. 91 % респондентов заявили, что используют часто задаваемые вопросы для этой цели.
Сегодня важно представлять информацию в простой форме: с помощью живых изображений, коротких видеороликов или коротких текстов. Такие методы повышают вовлеченность аудитории и, следовательно, влияют на финансовый оборот компании. Только сотрудники имеют доступ к внутреннему или собственному деловому регистру компании, где хранится конфиденциальная информация, например, стратегия развития компании на ближайший год. Доступ к тем или иным данным может быть даже ограничен внутри организации. Например, младший сотрудник не будет иметь доступа к конфиденциальной информации.
Если вы рассматриваете возможность создания базы знаний, но не располагаете достаточными средствами, мы можем помочь. Совкомбанк предлагает хорошие кредиты для бизнеса.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительных средствах, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Простой кредит», «Программы с государственной поддержкой», «Банковские гарантии», «Кредитную линию» и «Овердрафт». Выберите наиболее подходящий для вас вариант и подайте заявку онлайн.
Безопасность является самым важным требованием при разработке базы знаний. В настоящее время информация защищена двухфакторной аутентификацией, SSL-сертификатами и внутренним IP-доступом.
Еще один интересный факт: согласно исследованию IBM Security, в год пандемии каждая утечка данных обходилась компаниям в среднем в 4,24 миллиона долларов.
Эффективная база знаний – какая она
Утечки данных не только приводят к финансовым потерям, но и наносят ущерб репутации компании. Не менее важна структура самой базы данных и содержащаяся в ней информация. Непонятная навигация или накопление ненужной информации не помогает сотруднику быстрее освоить задачу. Вместо этого им удается лишь отвлечься от основной задачи и потратить время впустую. Базой знаний будут пользоваться сотни, если не тысячи сотрудников. Поэтому убедитесь, что база данных стабильна. Если платформа упадет, работа последует за ней. Прежде чем приступить к работе, убедитесь, что он выдержит большие нагрузки. Тогда компании не придется опасаться подобных проблем. Если она будет успешной, компания будет расти: увеличится число сотрудников и объем управляемой информации. В этот момент платформа должна быть гибкой и функциональной. Если исходный бизнес-регистр состоит только из текстов, возможно, имеет смысл добавить другие форматы сейчас. Это могут быть обучающие видеоролики, более подробные инструкции с картинками, таблицами и схемами. Было бы неплохо, если бы система позволяла сотрудникам оставлять отзывы, оставаться на связи со своим руководителем и решать более сложные задачи.
Да, прежде всего, необходима единая база знаний для быстрого обучения новичков и оптимизации администрирования. Но сотрудники также учатся общаться друг с другом. Часто базу знаний пополняют сами сотрудники. Свои знания передают как новички, так и руководители отделов. Общение на платформе также расширяет круг социальных контактов. Гораздо проще познакомиться с единомышленником из другого отдела.
Хранение данных на закрытой виртуальной платформе многократно снижает вероятность утечки данных. До их появления, потеряв ноутбук, вы рисковали потерять важные данные.
Большинство корпоративных платформ позволяют редактировать документы в режиме онлайн. Вы можете оставлять комментарии для своих коллег или одновременно работать над документом. Это сэкономит ваше время на обсуждение правок и передачу файлов.
Какие преимущества получает компания
Рабочая информация всегда доступна работнику. Чтобы они могли быстро находить нужную информацию и решать проблемы клиентов.
Прошли те времена, когда каждый новый сотрудник должен был быть закреплен за более опытным работником. Теперь они могут найти ответы на вопросы, не отвлекая своих коллег.
Еще одним преимуществом является разнообразие форматов обучения. Процесс становится все более привлекательным.
Реестр компании не всегда используется только для обучения. Например, вы можете объявить о проведении корпоративной вечеринки на рубеже года.
Еще одно преимущество, которое предлагает вам компания Sovco
- Сообщать о важных мероприятиях удобнее через платформу
