Преамбула может быть короткой (всего два предложения) или длинной (до нескольких абзацев). Это очень важный элемент шаблона делового письма, и его обязательно нужно использовать.
Как написать официальное письмо в организацию
Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или просьбу, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.
Деловая переписка широко используется, поскольку она помогает устанавливать и регулировать отношения в различных обстоятельствах. Передавать информацию стало проще, электронная почта и мессенджеры стали обычным делом. Таким образом, образец письма от организации к организации используется для различных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых отношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.
Переписка между контрагентами классифицируется в зависимости от ее содержания:
- гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до. »;
- коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
- просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
- приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
- извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
- обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
- напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
- сопроводительная, например, опись вложений;
- поздравление;
- требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.
Другие организации, органы власти или физические лица (предприниматели, индивидуальные предприниматели и обычные граждане) имеют право общаться с организацией.
Специалисты КонсультантПлюс проанализировали, как организовать учет и документооборот в организации. Использование данного руководства бесплатно.
Правила написания и распространенные ошибки
Стандартных форм для всех ситуаций не существует, но есть правила работы с документами и рекомендациями:
- составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
- использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
- основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
- в обращении использовать имя и отчество руководителя;
- указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
- отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.
Например, шаблон — это пример того, как написать официальное письмо:
- отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
- использование безличных обращений;
- использование сленга;
- личные вопросы;
- ошибки в именах, названиях, реквизитах;
- требовательный тон;
- настойчивые рекламные лозунги;
- грамматические ошибки.
Правила оформления по ГОСТу и без него
Действующее законодательство не определяет, как писать официальное письмо. Организация имеет право разработать свой собственный единый формат. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.
В ГОСТе перечислены 30 реквизитов деловых документов и порядок их размещения, эта информация может быть использована в делопроизводстве.
- заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
- обращение к адресату — по центру;
- преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
- основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
- заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
- подпись.
Иногда к письму прилагаются дополнительные документы, например, полное коммерческое предложение, прайс-листы, копии, фотографии и т.д.
Основные рекомендации по написанию:
- использовать достоверную информацию;
- излагать информацию кратко и доступно;
- использовать деловой стиль;
- не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
- не использовать исправления.
На практике обычно принято посвящать письмо одной теме, но это зависит от конкретной ситуации и требований выполнимости. При обсуждении договора допускается комментировать все пункты одновременно.
Какие деловые письма бывают
Деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
- письмо-запрос;
- письмо-просьба;
- письмо-напоминание;
- письмо о смене реквизитов;
- письмо-коммерческое предложение;
- гарантийное письмо;
- рекламное письмо;
- поздравительное письмо;
- благодарственное письмо;
- информационное письмо;
- письмо-претензия и т.п.
Отдельно можно отметить все эти письма, которые также являются частью официально-деловой переписки и также пишутся по определенным правилам.
Кто должен выступать в роли автора письма
На деловых письмах всегда должна стоять подпись. Кроме того, письмо может написать любой сотрудник компании, имеющий соответствующую квалификацию или уполномоченный на это управляющим директором. Как правило, это специалист или руководитель подразделения, занимающегося темой письма.
Письмо может быть написано как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, так как реквизиты компании не нужно вводить вручную. Кроме того, такое письмо выглядит более компактно и показывает, что это официальное письмо. Оно может быть написано от руки (особенно хорош каллиграфический почерк) или напечатано (удобно, если вам нужно сделать несколько копий письма).
Письмо должно быть подписано, но не заверено печатью, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от использования печатей в своей деятельности.
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Перед отправкой письма его необходимо занести в журнал исходящих сообщений, где ему будет присвоен номер и дата отправки.
При написании письма следует обращать внимание на написание букв и соблюдать правила русского языка в плане лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько хорошо написаны и оформлены ваши мысли в сообщении.
Не стоит забывать, что исследования ясно показывают, что люди не готовы тратить больше минуты на чтение такого рода сообщений.
Письмо должно быть уважительным, но не слишком «оскорбительным», а кратким и по существу. Каждая новая тема должна быть в отдельном абзаце, при необходимости разделенном на несколько абзацев. Краткость и ясность изложения также дает читателю понять, что автор ценит его время. Именно здесь вступает в силу поговорка «краткость — сестра таланта».
На что обращать внимание при составлении письма
Строгих правил составления нет; в качестве примера того, как писать официальное письмо, рекомендуется ГОСТ Р 7.0.97-2016 для составления подобных документов. Общие положения:
В общем случае угловая форма имеет следующий вид:
Общие принципы работы формы «Ppt.ru».
Правила оформления
ИНН 1234567890 / КПП 121001001 ОГРН 23234567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект Российской Федерации, пр.
- используется как продольный, так и угловой бланк;
- требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
- отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
- используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
- применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.
Справка № 987 от 12.12.2020 г.
Образец с продольным бланком
Директору компании ООО
123456, Россия, субъект Российской Федерации,
ул. 5, Булочная ул.
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, № 11, заключить договор на оказание юридических услуг, заявляем о готовности сотрудничать с ООО.
Пожалуйста, пришлите нам проект договора и заверенные копии учредительных документов компании ООО.
Генеральный директор Петров Порфирий Петрович.
Способ отправки документа обычно зависит от его назначения:
Здравствуйте. Помогите, пожалуйста, написать соответствующее письмо президенту с призывом провести расследование в отношении города на предмет коррупционных действий со стороны нашего городского правительства.
Как отправить письмо
- для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
- если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.
