Чтобы ничего не упустить, внимательно изучите программу мероприятия и запишите все необходимое оборудование. Мы рекомендуем вам обратиться к тем, кто уже организовывал подобные мероприятия, или в компанию по прокату оборудования. Советы опытного человека помогут вам ничего не упустить.
Организация деловых мероприятий цели, задачи и решения
Мероприятия организуются компаниями как часть их повседневной деловой активности для достижения как имиджевых, так и практических целей, таких как продвижение товаров и услуг, расширение клиентской базы, запуск новых продуктов и т.д.
Деловые и корпоративные мероприятия. В чем отличия?
Основное различие между деловыми и корпоративными мероприятиями заключается в том, что первые больше нацелены на внешнюю аудиторию: существующих и потенциальных клиентов, деловых партнеров и профессиональное сообщество. Соответственно, цели и масштабы корпоративных мероприятий также имеют свои особенности.
Все важные параметры мероприятия: формат, тема, время, место, участники, информационная и рекламная поддержка должны быть разработаны с учетом маркетинговой и PR-стратегии компании. В этом случае деньги, вложенные в организацию мероприятия, реально окупятся в виде роста продаж,
повышение авторитета и узнаваемости бренда, повышение лояльности деловых партнеров, клиентов и сотрудников. А при определенных обстоятельствах регулярно проводимые крупные отраслевые конференции вполне могут стать самостоятельным дополнительным источником дохода для компании-организатора.
Цели и задачи бизнес-мероприятий
Прежде чем начать подготовку к мероприятию, необходимо определить цели, которые будут приоритетными для компании. Вы также должны учитывать ресурсы, имеющиеся у организатора, не только финансовые потребности, но и его опыт в данной области, его репутацию и способность привлечь дополнительных спонсоров и партнеров.
Все эти факторы определят формат мероприятия, его тему, место проведения, время и многое другое.
Основные цели мероприятий, организуемых компаниями, включают:
Выход на новые географические или продуктовые рынки.
Приобретение новых клиентов, включая холодные звонки.
Лоббирование государственными органами той или иной идеи и продвижение ее в обществе.
Чтобы максимально четко определить задачи конкретного мероприятия, которое должно привести к желаемой цели, необходимо ответить на следующие простые вопросы:
- Зачем его необходимо провести?
- Кого и почему на него нужно пригласить?
- Какую пользу от него должны будут получить участники?
- В чем будет выражаться успех мероприятия?
Различные варианты проведения деловых мероприятий, специально разработанные в соответствии с целями вашего бизнеса.
Убедительная презентация для вашей команды менеджеров, в которой мы поделимся нашим опытом в организации деловых мероприятий.
организация бизнес мероприятий
Крупномасштабные публичные мероприятия на темы, актуальные для вашей компании, отрасли и профессионального сообщества, с участием высококлассных докладчиков. Цель — обмен профессиональным опытом и знаниями, привлечение новых клиентов и партнеров и улучшение имиджа вашей компании как организатора.
компания может организовать
Он используется для обсуждения вопросов, затрагивающих компанию, отрасль и страну, для подготовки предложений, в том числе законодательных, для подготовки обращений в органы власти и т.д.
Маркетинговые мероприятия для продвижения новых продуктов и услуг или для вывода компании или бренда на новые рынки.
Дилерские мероприятия и мероприятия для партнеров B2B и B2C направлены на укрепление отношений и улучшение взаимодействия с деловыми партнерами, обучение персонала и продвижение продукции на новые рынки.
Успешное деловое мероприятие должно стать «событием», как минимум для участников, как максимум — для отрасли, города, страны и даже за ее пределами, как в случае с конференциями и семинарами, организуемыми крупными компаниями, например, Microsoft Build — крупное мероприятие для ИТ-профессионалов со всего мира, привлекающее внимание ведущих СМИ.
ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Будь то семинар для 10-15 специалистов или конференция, рассчитанная на широкий круг потенциальных клиентов, уникальность и актуальность, а значит и эффективность мероприятия, зависит от многих элементов.
Прежде всего, необходимо рассмотреть и разработать соответствующие решения:
В специализированных агентствах по организации мероприятий работает большое количество специалистов.
- оптимальному формату и содержательному наполнению мероприятия, учитывающему интересы всех заинтересованных сторон: организаторов, спонсоров и партнеров, участников, СМИ, госорганов, НКО и т.п.;
- сбалансированному сочетанию деловой и развлекательной частей программы;
- логистике проведения мероприятия, коммуникации с участниками, партнерами, спонсорами;
- подбору и техническому оснащению площадки;
- информационно-рекламному сопровождению события.
Все сотрудники бизнес-мероприятий работают в команде, каждый в своей узкой области: кто-то занимается работой на площадке, другой работает со спикерами, третий организует информационную поддержку, SMM-специалист занимается продвижением мероприятия в интернете и так далее. Как профессиональные знания и навыки каждого отдельного человека, так и проверенные и испытанные механизмы командной работы работают вместе для достижения наиболее эффективного результата. Немногие коммерческие компании организуют мероприятия настолько часто, что нанимают одинаковое количество специалистов по организации мероприятий. Гораздо эффективнее воспользоваться услугами аутсорсинговой компании.
Самым важным событием в жизни компании являются деловые встречи. Правильная подготовка составляет более 60% успеха в достижении бизнес-целей.
Основные виды и особенности деловых встреч
Вышеуказанные цели были связаны с проведением встреч по аутсорсингу состава участников, приглашенных на мероприятие. Организация встреч с брендом для компании. Внутренние деловые встречи уменьшают конфликты, показывают возможности сотрудничества и информируют о новых стратегиях развития бизнеса.
- Конференция — мероприятие для собрания круга лиц в одном месте для обсуждения обозначенных тем. Порядок проведения встречи начинается с регистрации участников, ознакомления их с программой. Далее открытие организаторами и информативная часть. В это время читают доклады и обсуждают их. Проводится обеденный перерыв или фуршет после завершения конференции. Компании устраивают культурно-развлекательную программу для участников после завершения конференции. Это создает неформальную обстановку среди участников.
- Семинар. Дискуссионная форма – это главная особенность. В таком формате докладчики выступают на заданные темы и обсуждают их с другими участниками. Деловые сферы являются популярной темой для семинаров. На них решаются новые задачи и осваиваются теории управления предприятия. Мероприятие бывает двух типов: открытого (участие всех желающих) и закрытого (только сотрудники компании).
- Деловой прием представляет собой симбиоз двух событий — делового и развлекательного.
- Тренинг – вид мероприятия с активной формой обучения, для обратной связи от участников. Цель — приобретение практических знаний и модулирования новых моделей поведения. Например, для гибкости реагирования на переменчивую обстановку или на формирование конкретных навыков в бизнесе.
- Собрание дилеров подразумевает под собой собрание разных групп населения, деятелей одной области или представителей нескольких компаний. Они проводятся для выявления рыночного сегмента или обмена информацией. Эти деловые мероприятия создают неформальную атмосферу. Место проведение – загородные дома или пансионы. Время условно разделено на официальную часть и спортивно-развлекательную программу.
- Выставка проводится в специальных залах со стендами-декорациями и длится несколько дней. Это мероприятие широко освещается в СМИ. Также имеет наружную рекламу. Событие с высоким уровнем рентабельности. Это универсальная часть комплекса маркетинговых коммуникаций.
- Пресс-конференция или брифинг — деловое мероприятие, организованное для средств массовой информации. На них оглашаются события из «первых уст» с возможностью мгновенно ответить на вопросы. Популярный способ распространить информацию.
- Презентация — мероприятие для завлечения новых инвесторов, бизнес-партнеров и клиентов проводятся презентации, представляющие конкретную информацию, новые идеи, чтобы показать видение собственной продукции.
- Бизнес-форум. Масштабное мероприятие популярное для охвата большой аудитории. Формат позволяет участникам свободно общаться. В виду сложности, потребуется участие опытного организатора.
Главные цели деловых встреч
- Презентация новой услуги или товара – это процесс описания предложения. Нужно продать предварительный этап, уметь говорить на языке «выгод». Учитывается целевая аудитория, посетившая мероприятие. Необходимо умение превосходить возражения, пояснять специальную терминологию и вовлекать в процесс использования продукта.
- Привлечение внимания СМИ и общественности. Заключается в определении круга изданий, для которых интересно мероприятие. Составление списка журналистов освещающих событие и их официальное приглашение, организация аккредитации.
- Формулирование положительного имиджа компании, который откладывается в сознании целевой аудитории. Также способствует расширению границ своего влияния, выделяет среди конкурентов предприятия и увеличивает вероятность завлечение инвесторов.
- Укрепление деловых отношений между партнерами предприятия.
- Приглашение к сотрудничеству новых клиентов и партнеров.
- Представление высокого потенциала и перспектив сотрудничества.
- Увеличение продаж.
Основные задачи и все возможные решения принимаются организаторами. Чтобы добиться желаемых положительных результатов, необходимо акцентировать внимание на определенных этапах подготовки деловых встреч.
Чтобы обезопасить мероприятие от отклонений от плана, необходимо провести несколько контрольных тестов. Вам следует заранее посетить место проведения мероприятия и встретиться с администратором, отвечающим за заказ. Во время мероприятия важно распределить ответственность за общение с целевыми группами и отдельными лицами.
Проведение бизнес-мероприятий пошагово
- Определение цели, которая точно обозначает масштаб события, количество гостей, расходы компании.
- Детальный расчет бюджета и согласование его с ответственными лицами. Учитываются стоимость аренды помещения, кейтеринг. При необходимости вычисляются расходы на транспорт и техническое оборудование помещения. Также рассчитывают стоимость сувениров для участников, спикеров, или затраты на систему бонусов.
- Детальная разработка плана и определение формы проведения события.
- Правильное распределение заданий для сотрудников и составление расписания.
- Формирование маркетинговых схем, работа над рекламой и информационная поддержка.
- Организация требует аренды зала, ресторана или другого типа помещения, приглашение участников, определение спикеров или тренеров, приглашенных на мероприятие.
- Составление спортивно-развлекательной программы мероприятия.
- Организация кофе-брейков во время проведения мероприятия. В зависимости от условий проведения встречи, составление меню для завтраков, обедов и ужинов.
- Техническая подготовка площадок, где будут проводиться деловые мероприятия.
- Встреча гостей и их размещение в соответствии с составленным списком.
При организации мероприятий опытные специалисты DoctorTeam учитывают ряд аспектов, в том числе цели инициаторов. Они сравнивают имеющиеся форматы, чтобы выбрать идеальный. Также важно найти баланс между информативной программой и временем для непринужденных, личных бесед. Однако заключительным этапом для организаторов является не окончание мероприятия, а оценка результатов, мониторинг освещения в СМИ и рассылка последнего пресс-релиза. Таким образом, задача организаторов выполняется, когда мероприятия полностью завершены.
Сотрудничество с зарубежными партнерами имеет свои особенности. Российские деловые люди предпочитают вести переговоры в неформальной обстановке. Однако они судят о партнере по его или ее внешности. Если требуется переводчик, учитывается его знание терминологии и опыт работы с миссией. Он или она должны уметь быстро улавливать изменения в ситуации.
Существует множество задач, которые предшествуют событию. К ним относятся:
Какие задачи включает в себя организация деловых мероприятий?
Наем вспомогательного персонала, включая менеджеров, переводчиков, фасилитаторов и звукооператоров, также возможен по желанию клиента.
- разработка креативной концепции встречи либо общественного события;
- подбор и аренда площадки, технического оборудования (флип-чарта, проектора, микрофонов, презентера, плазменных панелей, техники для организации онлайн-встреч);
- создание базы участников и поиск опытных модераторов;
- привлечение медиа-партнеров для освещения мероприятия в СМИ;
- формирование программы мероприятия и дизайнерское оформление презентаций докладчиков, выдержанных в одном стиле;
- кейтеринг: обслуживание выездным персоналом, организация фуршетной части, кофе-пауз и банкетов;
- обеспечение проживания участников на период проведения конференции либо другого мероприятия;
- брендирование пространства помещения, разработка логотипа, флористика и оформление сценических конструкций;
- изготовление рекламно-презентационной и сувенирной продукции, именных бейджей и дипломов;
- фото- и видеосъемка, обработка материалов и подготовка сюжета, тиражирование.
Как видите, проведение мероприятия — это долгий путь: от создания плана мероприятия до непосредственного выполнения поставленных задач. Это требует организаторского таланта, опыта, усилий и времени. По этой причине многие компании предпочитают передавать подготовку таких мероприятий организациям, которые профессионально занимаются этими вопросами.
Выше мы обсудили общие и специфические задачи, стоящие перед организаторами таких мероприятий. Давайте теперь рассмотрим шаги, необходимые для решения этих проблем:
Этапы подготовки деловых мероприятий
Каждый этап подготовки публичного мероприятия — это напряженная организационная и творческая работа, подкрепленная одновременной работой многих профессионалов. И если их усилия увенчаются успехом, то достижение бизнес-целей, ради которых запланировано мероприятие, достигнет максимального значения.
- постановка целей встречи, которая позволяет определить круг участников, масштаб события и потенциальные расходы;
- расчет бюджета и его согласование;
- разработка плана и концепции события;
- распределение задач, формирование графика подготовки;
- рекламная компания, обеспечение информационной поддержки мероприятия;
- основные подготовительные работы: аренда зала, приглашение участников, подбор спикеров, составление развлекательной программы и поиск артистов, обеспечение безопасности, питания и проживания гостей;
- техническое оснащение площадки, где будет проходить мероприятие.
Чтобы запланированное вами деловое мероприятие прошло гладко и запомнилось вашим гостям, обратитесь в MaxEvent: мы с удовольствием возьмем на себя всю организацию встречи любого рода и обеспечим проведение мероприятия на должном уровне. Имея собственную базу подрядчиков, современное техническое оснащение и комфортные условия для проведения торжества, мы можем справиться с задачами любой сложности. Вы можете оставить запрос на сайте или по телефону.
«Eventology» продает курсы на мероприятиях, amoCRM продвигает свою CRM на «AMOCONF», IT-компании организуют встречи.
Как организовать деловое мероприятие и ничего не упустить: гайд для новичков
Несмотря на свою популярность и распространенность, организация конференций и других деловых мероприятий остается сложной задачей, в которой много переменных. Особенно для тех, кто занимается ими впервые. В этой статье мы собрали самую важную информацию для новичков — она поможет вам учесть специфику деловых мероприятий и сделать ваше первое событие на пятерку.
Формат — это первый пункт, с которым вам необходимо определиться. Выбор зависит от ваших целей, поскольку некоторые типы деловых мероприятий предполагают тесное взаимодействие между участниками и экспертами, в то время как другие являются более пассивными потребителями информации.
Большинство форматов мероприятий можно проводить не только за пределами площадки, но и в режиме онлайн. Таким образом, вы сможете расширить круг участников и избежать отмены мероприятия, если большие группы снова не будут допущены.
- Какие форматы деловых мероприятий существуют и чем они отличаются друг от друга
- Как организовать первое деловое мероприятие
- Где искать и по каким критериям отбирать спикеров
- Как выбрать площадку и где взять оборудование для конференции или другого делового мероприятия
- Как организовать питание для участников
- Что сделать для удобства гостей
- Как рассчитать бюджет с учетом особенностей делового мероприятия
- Как продвигать деловые мероприятия разных типов и продавать билеты
- Как заработать на конференции или другом деловом мероприятии
- Как собирать обратную связь после мероприятия
Форматы деловых мероприятий
Такие мероприятия проводятся в начале рабочего дня в ресторане или другом месте, где можно насладиться полноценным завтраком или хотя бы кофе и закусками. Продолжительность встречи — около полутора часов.
Каждый бизнес-завтрак посвящен определенной теме. Это может быть что угодно — от продвижения экспертного блога до законодательных изменений в строительной отрасли. Программа Делового завтрака обычно включает различные презентации участников мероприятия или приглашенных экспертов, а также обмен опытом. Этот формат подходит для небольшого количества участников.
Билетный сервис Qtickets интегрирован с сервисом для проведения онлайн-мероприятий Facecast — вы сможете организовать продажу доступа к трансляции с минимальными усилиями.
Бизнес-завтраки
Бизнес-завтрак для корпоративных юристов, организованный редакторами журнала Legal Insight.
Бизнес-завтраки организуются как частными специалистами, так и компаниями. В последнем случае эксперты являются сотрудниками организации.
MITAP — это самые неформальные деловые мероприятия. Они наиболее распространены в ИТ-индустрии. Средняя продолжительность встречи составляет от полутора до двух с половиной часов.
Каждый митап посвящен определенной теме, как и деловой завтрак. Докладчиками могут быть как признанные эксперты, так и новички. Для участников митап — это и возможность получить новые знания и завязать профессиональные контакты, и форма досуга.
Митапы
В митапе, организованном российской робототехнической платформой PIX RPA, приняли участие около 70 человек.
Организатором митапа может быть как профессиональный организатор мероприятий, так и энтузиаст.
Основная цель тренингов или семинаров — научить участников новым навыкам. Этот тип мероприятия предполагает наличие хорошо продуманной программы, одного или нескольких тренеров и требований к участникам. Продолжительность зависит от целей и программы мероприятия и может варьироваться
Когда вы нашли интересного эксперта, проведите небольшое исследование: посмотрите, что он говорит и пишет в социальных сетях, попробуйте найти записи выступлений и комментарии участников других мероприятий.
Тренинги (мастер-классы)
Если вы хотите пригласить оратора на свое мероприятие, свяжитесь с ним или с ней любым доступным способом. Самое главное, заранее продумайте, что вы хотите написать или сказать. В вашем сообщении это должно быть четко указано:
Как организовать первое деловое мероприятие: нюансы, которые нужно учесть
Получив одобрение спикера, обсудите с ним формат презентации, продолжительность, расписание и другие детали.
Выбор места проведения зависит от формата мероприятия. Если раньше большинство деловых мероприятий проводилось в оффлайне, то сегодня популярны и онлайновые мероприятия.
При выборе места проведения оффлайн-мероприятия учитывайте количество участников и время проведения.
Необходимая площадь зависит от предполагаемого количества участников — на каждого гостя должно приходиться не менее 2 м². По статистике, в среднем 20-30% зарегистрированных участников приходят на бесплатные мероприятия, а около 70% тех, кто купил билеты, приходят на платные мероприятия.
Как искать спикеров
Конфигурация зала зависит от формата и программы мероприятия. Например, конференц-зал подходит для проведения семинара, а для учебного курса требуется помещение, где группы могут работать над заданиями, не мешая друг другу.
Для проведения конференций и других профессиональных мероприятий может быть предоставлен конференц-зал:
- приглашать эксперта «вслепую»;
- основываться только на личных симпатиях;
- переоценивать докладчика.
— Зачем нужны мероприятия — Почему и как проводятся различные типы мероприятий? — Как организовать семинары, выставки, форумы и т.д.?
- среди участников других мероприятий;
- в социальных сетях — в профильных сообществах или замечая, кого отмечают в постах и комментариях другие эксперты;
- среди коллег и их контактов.
Деловые мероприятия — это профессиональные события различных типов, направленные на достижение бизнес-целей компании. К ним относятся конференции, семинары, круглые столы, форумы, выставки и т.д.
Они служат для обмена профессиональным опытом, обучения персонала, распространения ценностей компании, укрепления ее имиджа и привлечения новых деловых партнеров. Место проведения этих мероприятий зависит от идеи и формата мероприятия. Обычно они проводятся в выставочных и конференц-залах, гостиницах, мотелях, курортах и т.д.
- кто вы;
- где предлагаете выступить;
- что это за мероприятие и когда оно пройдет;
- для кого это мероприятие;
- условия участия: платите ли вы эксперту за выступление, может ли он рекламировать свои услуги и в каком формате и т. п.;
- как спикер должен будет участвовать в продвижении мероприятия: опубликовать у себя в соцсетях анонс, сделать рассылку по базе и т. д.;
- что нужно сделать, если ваше предложение заинтересовало собеседника.
Всего существует 8 основных типов мероприятий. К ним относятся конференции, семинары, торговые мероприятия, бизнес-форумы, круглые столы, торговые и отраслевые выставки, деловые приемы и тренинги. Каждый тип имеет свои цели, характеристики и особенности в проведении деловых мероприятий.
Как выбрать площадку и где взять оборудование
Бизнес-конференции — это встречи представителей различных компаний для обмена опытом и знаниями. Конференции используются для привлечения новых деловых партнеров и клиентов, а также для обсуждения и предложения стратегий решения важных вопросов, связанных с развитием отрасли.
Площадки для офлайн-мероприятий
В последнее время все большее распространение получают аудио- и видеоконференции, которые могут значительно сократить бюджет мероприятия. При организации конференции важно уделить внимание составлению программы и подбору профессиональных докладчиков.
Трейдерские мероприятия — это встречи представителей различных организаций или личностей из определенной области. Они служат для обмена полезной информацией.
Делегатские мероприятия могут принимать различные формы: масштабные роуд-шоу, форумы, выставки, семинары, конференции и т.д. Организация делегатских мероприятий направлена на создание атмосферы, способствующей как деловому, так и свободному общению между участниками. Эти мероприятия проводятся в неформальной обстановке с официальной программой в первой половине дня (презентации, круглые столы, выступления) и программой отдыха во второй половине дня. Из-за сложности организации подготовка делегата к мероприятию обычно занимает от одного до нескольких месяцев.
Бизнес-семинар — это интерактивное деловое мероприятие. Его главная задача — взаимное обучение участников. Участники выступают с докладами и представляют актуальные материалы по соответствующим вопросам бизнеса, ведут дискуссии и делятся собственным опытом.
Как организовать деловое мероприятие
По целям и формату семинары могут быть закрытыми или открытыми. Внутренние семинары предназначены для сотрудников компании с целью повышения их квалификации и расширения знаний, в то время как внешние семинары открыты для всех желающих и больше направлены на продвижение компании.
Учебные курсы — это образовательные мероприятия для сотрудников компании, которые обучают конкретным навыкам, поведению и знаниям в профессиональной области. Наиболее популярными сегодня являются ролевые игры в бизнесе и тренинги по продажам и деловому общению. Бизнес-тренинг проводится в игровой форме и проводится квалифицированными и опытными бизнес-тренерами.
Выставки используются для презентации продукции и формирования имиджа компании, поиска новых партнеров, установления контактов и привлечения внимания потенциальных клиентов. В рамках выставок часто организуются и другие деловые мероприятия, такие как семинары, мастер-классы, тренинги, коктейльные вечеринки и т.д. Однако сама выставка часто является событием на периферии более крупных деловых мероприятий, таких как форум или конференция.
Деловые мероприятия и их особенности
Организация корпоративных мероприятий может быть передана на аутсорсинг сотрудникам event-компании или осуществляться самостоятельно. Однако это требует много времени и усилий, поэтому при планировании мероприятий заранее объективно оцените свои силы и навыки.
Конференция
Если вы решили обойтись без помощи профессионалов, постарайтесь упростить себе задачу, разделив задачи проекта на несколько этапов. Организация мероприятия состоит в общей сложности из трех этапов.
На первом этапе определите цели мероприятия и определите его масштаб,
Дилерские мероприятия
На этапе после семинара оба организуют дополнительное освещение мероприятия в СМИ и рассылают видео- и фотоматериалы участникам. Также хорошей идеей будет разместить фотографии с мероприятия на официальном сайте вашей компании и страницах в социальных сетях.
Деловые мероприятия являются важной частью индустрии событий. Он используется для достижения корпоративных и деловых целей и принимает форму таких мероприятий, как семинары, конференции, круглые столы, выставки, форумы и т.д.
Бизнес-семинары
Организовать деловое мероприятие довольно сложно, но можно сделать это самостоятельно. Однако, как показывает практика, это требует высокого профессионализма со стороны организаторов, поэтому подготовка и проведение деловых мероприятий обычно передается на аутсорсинг компаниям, которые занимаются этим профессионально.
Тренинг
Выставки
Как организовать бизнес-мероприятие?
