Электронный документооборот (ЭДО) и его виды. Что такое эдо и как это работает.

Все электронные документы можно разделить на стандартные и нестандартные. Для первых ФНС разработала утвержденные и рекомендованные форматы XML; для вторых нет требований к форматированию, и они могут обмениваться в любом формате.

С чего начинается электронный документооборот: основные понятия

Даже если 100% документов в офисе создаются в цифровом виде, более 80% из них все равно печатаются (для утверждения, просмотра, распространения). Может ли такой подход быть эффективным?

Кажется, что автоматизация документооборота является наиболее логичным действием для лиц, принимающих решения. Но бизнес-потребность формируется не сразу. Только после получения серии сообщений руководство приходит к выводу, что компании необходима специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех этапах его существования.

Ответьте на следующие вопросы:

• Можете ли вы быстро найти нужный контракт, счет или заказ, когда разговариваете по телефону с важным деловым партнером?
• Можете ли вы точно сказать, какие из ваших заказов в настоящее время не выполнены или отложены?
• Убеждены ли вы, что скорость утверждения документов создает положительный имидж вашей компании?
• Удовлетворяет ли вас количество бумажной работы в вашем офисе?
• Можете ли вы с уверенностью сказать, где в настоящее время находится представленный вами документ?

Если вы ответили «нет» на 3 или более вопросов, значит, пришло время серьезно задуматься об автоматизации бизнес-процессов.

Преимущества электронного документооборота

Обеспечьте прозрачность своих бизнес-процессов.	Система позволяет отслеживать каждый шаг организации. Многие задачи становятся полностью прозрачными для руководства и легче поддаются контролю.
Улучшение управленческой дисциплины	По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственным сотрудником. Программное обеспечение для электронного документооборота отслеживает все фазы проектов, что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину персонала.
Снижение затрат на оплату труда руководителей и персонала	PO сокращает время, затрачиваемое персоналом на выполнение почти всех рутинных задач, связанных с документами: Создание, поиск, запрос, утверждение и т.д. Ускоряется документооборот и, следовательно, все процессы в компании выполняются быстрее.
Конфиденциальность информации гарантирована	Утечка данных может привести к многомиллионным убыткам. В отличие от традиционных «бумажных» рабочих процессов, цифровая форма обеспечивает доступ к файлам в соответствии со строго определенными правами пользователей. Все действия (чтение, изменение, подпись) записываются.
Выполнены требования стандартов ISO 9000	Внедрение системы менеджмента качества стало приоритетной задачей для российских компаний. Требования к системе менеджмента качества (СМК) включают прозрачную систему управления документами, а также обмен информацией между сотрудниками.

• Обеспечивается строгое соблюдение разделов ISO 9001:2000 по управлению документами и записями,
• сотрудники соблюдают предписания в рамках описанных бизнес-процессов,
• Предусмотрены ресурсы для управленческого контроля за внедрением СЭМ.

Легкое внедрение инноваций и обучение новичков	Все сотрудники могут быть быстро проинформированы о новых процедурах с помощью уведомлений. Время введения в должность новых сотрудников сокращается, так как необходимую информацию (правила, инструкции и т.д.) можно найти быстро. Рабочие процедуры и шаблоны документов можно легко изменить, и сотрудники автоматически работают по-новому.
Корпоративная культура развивается	Благодаря работе в информационной системе устанавливаются и поддерживаются внутренние политики компании, формируются команды. В то же время повышается ответственность каждого пользователя за качество порученной ему работы.
Больше конкурентных преимуществ	Автоматизация рабочих процессов и бизнес-процессов дает компании прямое конкурентное преимущество перед другими участниками рынка. Он повышает скорость и качество обслуживания клиентов, обеспечивая быстрый поток информации и точный контроль всех процессов. Работа даже самой крупной компании становится более мобильной и менее зависимой от нескольких «незаменимых» сотрудников.

Объем необходимых функций EDI определяется целями автоматизации документооборота в компании. Основные функции системы EDI могут быть следующими:

Функции электронного документооборота

Основная функция системы EDI — облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:

• Осуществлять регистрацию документов.
• Контролируйте документооборот.
• Создавайте списки и работайте с ними.
• Контролируйте движение как бумажных, так и электронных документов и храните историю взаимодействий.
• Создание и редактирование деталей.
• Создавайте отчеты о документообороте компании.
• Импортируйте документы из файлов на вашем компьютере или из Интернета.
• Создавайте новые документы в системе с помощью шаблонов.
• Работа с различными версиями документов.
• Отправлять или получать документы в электронном виде.
• Работайте с различными папками.
• Получение отсканированных документов и их идентификация в системе.
• Ограничить доступ к хранимой информации.

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы EDI, необходимо дать определение термину «электронный документ».

Электронный документ — это информация, предназначенная для передачи и обработки информационными системами и Интернетом. Например, 1С может быть такой системой.

Большинство документов имеют единый формат, утвержденный государственными стандартами, и являются частью информационной системы, например, системы бухгалтерского учета. Для того чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен иметь электронную подпись ответственного лица. Например, договор, подписанный электронным способом, имеет такую же юридическую защиту, как и подписанный бумажный договор.

Любой документ имеет право стать электронным, если нет прямого запрета в российском законодательстве. Законодательно введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры,
• рабочие документы, документы предприятия, документы работников предприятия, документы работников предприятия, документы работников предприятия, документы работников предприятия, документы работников предприятия, документы работников предприятия, документы работников предприятия и т.д.
• Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Этот процесс аналогичен тому, который используется в бумажном документообороте. Это работает простым способом. Поясним это на примере:
• Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Он нажимает кнопку «Создать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему EDI, и информация поступает к оператору, предоставляющему услугу. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает кнопку «Отправить».

На рисунке ниже хорошо видно, насколько электронный рабочий процесс сокращает количество операций.

Сама концепция управления документами подразумевает управление разнообразной информацией, подлежащей различной классификации. Почти каждая компания ведет учет следующих типов документов:

Производство

Виды электронного документооборота

Администрация

• Архив
• Налог
• Персонал
• Бухгалтерский учет
• Склад
• Технические и т.д.
• Документов может быть столько, сколько сфер деятельности. Кроме того, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:
• Из сферы правовых отношений между сторонами,

Это зависит от типа передаваемых документов.

• В зависимости от сферы правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:
• Внутренний EDI,

внешний EDI,

• EDI с государственными учреждениями.
• Ниже мы проанализируем каждый из них более подробно.
• Трудно представить себе функционирующую компанию без внутреннего документооборота. С его помощью осуществляются практически все процессы компании. Самая главная особенность заключается в том, что внутренние документы не покидают компанию, а перемещаются внутри нее.

Документы внутреннего документооборота:

Внутренний ЭДО

Заказы на поставку

Документы: Приказы Приказы Приказы Приказы Документы

• Декларации
• Протокол собрания
• Инструкции
• Постоянные приказы
• Меморандумы и т.д.
• Так внутренний EDI регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота практически не регулируется властями, поэтому руководители могут устанавливать собственные правила работы с ним.
• Основными целями внутреннего EDI являются:

Повышение скорости обмена документами и информацией между сотрудниками.

Упростить получение информации из заказов на поставку и других нормативных документов.

• Система позволяет отслеживать статус документов на различных этапах, чтобы менеджеры могли лучше контролировать и оценивать работу. С помощью внутреннего EDI можно также регистрировать время и действия, выполняемые над документами.
• Внешний документооборот (внутрифирменный) включает работу с входящими и исходящими документами компании. Этот вид документа включает информацию о партнерах, клиентах, поставщиках и органах аудита. Другими словами, этот тип EDI используется для внешней коммуникации между организациями.

Документы внешнего документооборота:

Внешний ЭДО

Бухгалтерские документы

Налоговые отчеты

• Декларации
• Счета-фактуры
• Накладные и т.д.
• Традиционно внешний EDI также можно разделить на две группы:
• Бизнес — Бизнес. Business-to-business — Business-to-business охватывает документооборот с деловыми партнерами. Здесь можно назначить все исходные документы, счета-фактуры, контракты и т.д. В эту группу также входят дистанционное банковское обслуживание и коммерческие электронные платформы.

Бизнес для правительства. В эту группу внешнего документооборота входит электронная отчетность в органы власти, предоставление ЭД в ФНС по запросу. Она также включает в себя единую информационную систему государственных закупок и взаимодействия с судами, Роскомнадзором, Росимуществом и др.

• В 2011 году Министерство финансов Российской Федерации приняло решение, разрешающее использование электронных счетов-фактур с электронной цифровой подписью. Это решение стало отправной точкой для дальнейшего развития различных информационных систем для электронного документооборота.
• Задача этого сектора — не бухгалтерский учет и управление персоналом. Сотрудникам нужны различные варианты персонала — в зависимости от образования, пола, специализации, даты найма/увольнения и т.д. Для этого информация должна храниться в структурированном формате в базе данных.

ЭДО с государственными органами

Участники электронного документооборота:

Организации (хозяйствующие субъекты),

Как работает электронный документооборот

Индивидуальные предприниматели (субъекты предпринимательской деятельности),

• Работники организаций,
• менеджеры по обмену электронными документами.
• Электронный документооборот — это не просто обмен документами или программа. Система EDI имеет оператора для безопасной передачи данных. В конце концов, обмен важными документами должен быть безопасным.
• Операторы EDI — это организации, имеющие необходимое программное обеспечение и технические средства для обеспечения безопасной передачи данных. Операторы обеспечивают шифрование, чтобы третьи лица не могли получить конфиденциальную информацию. Все провайдеры EDI в России примерно одинаковы по цене, скорости передачи данных, надежности и соответствию стандартам безопасности. Существуют различия в скорости реакции технической поддержки, возможностях интеграции и наличии полезных специалистов.

В дополнение к стандартным услугам по обмену документами оператор может

информировать налоговую администрацию о том, что организация или индивидуальный трейдер подключены к EDI

обеспечивать защиту данных путем использования защищенных каналов связи

• соблюдать нормативные и правовые требования
• проверять подлинность ЭП клиентов
• Поток электронных документов между организациями выглядит следующим образом:
• Отправитель создает электронный документ (например, заявление или письмо).

Отправитель подписывает документ электронной подписью

• Отправитель отправляет документ контрагенту (если у организации-получателя нет EDI, приглашения зарегистрироваться отправляются на его электронную почту)
• Получатель получает электронный документ на свой компьютер
• Получатель принимает или отвергает его с обоснованием
• Документ, подписанный получателем, отправляется отправителю
• Отправитель получает уведомление
• Отправитель вносит изменения (при необходимости) или создает новый документ
• Система электронного документооборота компании позволяет не только экономить бумажные ресурсы, но и максимально эффективно автоматизировать процессы организации, связанные с оформлением различных документов и подачей деклараций в контролирующие органы. Внедрение EDI позволяет создать эффективную среду контроля.
• Внедрение системы электронного документооборота в организации действительно открывает широкие возможности. Перечислим наиболее важные функции СЭД:

Функции электронного документооборота

Создание документов в соответствии с разработанными стандартами,

автоматизация ввода данных,

• редактирование и исправление документов,
• устранение человеческого фактора (ошибок),
• Регистрация документов,
• подписание документов,
• рассмотрение и утверждение документов,
• хранение документов,
• Повышение скорости работы с документами и, следовательно, рабочего процесса в организации,
• отправлять их подрядчикам,
• Сократить время взаимодействия между организациями,
• Исключите риск потери важных документов,
• Удобный поиск и систематизация.
• Система электронного документооборота (СЭД) помогает в дополнение к основным задачам:
• 1. лучше управлять организацией — EDI помогает создать единую базу данных и позволяет разграничить права доступа, чтобы к важным данным не могли получить доступ неавторизованные лица. Вы можете отслеживать движение документов, время обработки и время работы персонала.

2. улучшить качество бизнес-процессов — ускорив бизнес-процессы и сократив время обработки документов, вы сможете быстрее обрабатывать отгрузки, заказы и т.д. Внедрение EDI позволяет автоматизировать ввод данных стандартных документов, снижая вероятность ошибок со стороны пользователей программы.

1. Автоматизация процессов взаимодействия — компании и деловые партнеры гораздо быстрее обмениваются информацией и документами. Для внесения исправлений и корректировок требуется меньше времени. Все процессы протекают без ошибок и работают без сбоев. Улучшается взаимодействие между сотрудниками внутри компании.
2. Помимо преимуществ, EDI имеет и некоторые недостатки:
3. Расходы на подключение и интеграцию, расходы на оборот

Время, затраченное на внедрение, устранение неполадок в рабочих процессах, настройку проекта и определение прав доступа.

• Расходы на обучение персонала
• Стоимость электронных подписей для сотрудников
• Необходимость найма сотрудника для обслуживания программы (если организация достаточно большая)
• Подключение к системе EDI является обязательным требованием для работы с цифровой маркировкой Honest Mark и сбыта маркированной продукции. Электронный документ для маркировки может быть подключен двумя способами:
• Непосредственно от оператора ЭДО,

Через посредников (сервисные центры),

• EDI как часть услуги товарного учета.
• Если вам необходимо EDI-подключение для маркировки и это является приоритетом, лучше выбрать программу, которая не только позволяет вести документооборот, но и помогает в маркировке и учете товаров. В настоящее время на рынке существует множество инструментов, которые помогают централизованно управлять задачами (работа с EDI, электронными кассовыми аппаратами, маркировкой, товарным учетом и т.д.):
• Контур.Маркт

СБИС

• 1С:Розница СБИС.СБИС.СБИС.СБИС 1С:Розница
• Кассовый аппарат МТС и т.д.
• Для малого бизнеса можно использовать бесплатный электронный документооборот провайдера CRPT EDO Lite.
• Таким образом, большая часть государственных органов постепенно начала переходить на систему EDI. Частные предприниматели и юридические лица теперь могут более эффективно работать с налоговыми, страховыми и пенсионными фондами.

Основная цель внедрения EDI — оптимизировать, упростить и ускорить рабочие процессы в компании и исключить дополнительные расходы.

Электронный документооборот решает сразу множество проблем:

Основные задачи ЭДО и какие функции он выполняет

Это делает все внутренние процессы прозрачными,

повышает административную эффективность,

позволяет регистрировать и автоматически контролировать все процессы,

предлагает возможность автоматизировать, консолидировать и оптимизировать бизнес-процессы и механизмы их исполнения и контроля,

обеспечивает экономию за счет сокращения расходов на офисное оборудование и его обслуживание, расходные материалы и почтовые услуги,

облегчает управление движением документов и позволяет избежать длительных пауз в обработке документов,

упрощает и снижает стоимость архивирования документов за счет использования электронных версий.

Функциональные обязанности» EDI определяются конкретными задачами в каждой отдельной организации. Основные задачи могут включать:

Создание электронных версий документов и внесение их в систему,

Выбор нужного формата для каждого документа,

Подготовка EDI с использованием стандартных шаблонов (в том числе на бланке компании),

Утверждение и подписание электронных версий,

отправка уведомлений и отчетов,

определение маршрута для каждого документа и управление его движением по внутреннему или внешнему контуру,

в случае смешанного рабочего процесса — контроль взаимодействия между бумажными и электронными ПДР, хранение истории этого взаимодействия,

формирование отчетов о движении документов и выполнении содержащихся в них заданий,

ограничение прав доступа к определенным категориям документов.

Традиционный бумажный документооборот может показаться более привычным, понятным и надежным — вы распечатываете важный договор или акт, подписываете его, ставите печать, кладете в папку, папку кладете в дело — и все, документ не исчезнет. Однако современная электронная версия имеет ряд заметных преимуществ:

Удобство и скорость поиска нужного файла по различным параметрам,

Плюсы и минусы электронного документооборота

Прозрачность всех процессов — вы можете отслеживать, кто создал документ, когда и где он был создан, когда он был подписан, отправлен, получен, изменен, перемещен и т.д,

Современное программное обеспечение позволяет сократить время создания обширных отчетов и сводок до нескольких минут и делать все одним нажатием нескольких кнопок,

Можно обмениваться информацией и быстро решать вопросы (включая подписание документов) независимо от того, находятся ли сотрудники в офисе или за тысячи километров друг от друга,

EDI учитывает все без исключения документы, созданные в компании,

для создания документа требуется минимальное количество времени, поскольку существуют стандартизированные шаблоны, пробелы и т.д,

Поскольку все процессы консолидированы и максимально автоматизированы, сокращается количество вынужденных прерываний и задержек, а также уменьшается число ошибок, которые часто возникают при выполнении слишком большого количества рутинных действий,

Использование EDI позволяет вам отслеживать и контролировать работу вашего персонала,

Вы можете ограничить права доступа своих сотрудников к информации компании,

EDI может значительно сократить расходы на расходные материалы — бумагу, оргтехнику, картриджи для принтеров, скобы и зажимы для степлеров и т.д., хранение документов, почтовые и курьерские услуги,

Расходы снижаются за счет сокращения числа сотрудников, работающих с бумажными документами (или перевода сотрудников на другую работу), а также за счет отсутствия необходимости арендовать помещения для хранения документов,

Использование систем EDI сокращает время, необходимое для передачи документов, исправлений, согласований и подписей, даже если контрагент находится в другом городе или стране,

Системой EDI можно пользоваться с любого устройства — настольного компьютера, ноутбука, планшета или смартфона с доступом к электронной подписи, 24 часа в сутки 7 дней в неделю,

Обмен документами осуществляется по защищенным каналам связи, что значительно снижает возможность несанкционированного доступа к информации.

У электронного документооборота есть и недостатки, но они не очень велики:

Вам придется потратить время и деньги на покупку и установку необходимого программного обеспечения, оцифровку документов и обучение персонала работе в новой среде,

Существует определенный риск потери информации в случае сбоев в работе операторов системы EDI, технических неполадок или хакерских атак,

Если деловые партнеры не используют EDI, необходимо поддерживать смешанный поток документов — одновременно в электронной и бумажной форме, что может усложнить работу,

Для организации EDI необходимо подключить и оплатить СЭД, приобрести и регулярно обновлять электронные подписи,

Сотрудники должны научиться и привыкнуть работать по новым правилам, что может вызвать нежелание у наиболее консервативных сотрудников.

Когда компания находится только в начале своего развития, проще разработать все этапы взаимодействия с нуля, чем переделывать уже автоматизированные бизнес-процессы. Разрушение привычных шаблонов и введение новых правил может быть трудным процессом, который влечет за собой ряд проблем:

человеческий фактор: недостаточная компетентность персонала, нежелание учиться, нежелание осваивать что-то новое, непонятность или просто опасения по поводу прозрачности всех процессов,

Какие проблемы могут возникать при введении ЭДО?

сомнения руководства в эффективности и надежности EDI и EDMS,

Наследие недавнего прошлого — менеджер, который не хочет иметь дело с бюрократией, не хочет все проверять и не хочет сам вносить коррективы,

Проблемы со стандартизацией бизнес-процессов, частые изменения в структуре организации;

Деловые партнеры, которые еще не перешли на EDI и не спешат это сделать,

необходимость работать с определенными документами только в бумажном виде,

Повышенные требования к информационной безопасности организации,

Необходимость дополнительных финансовых и временных затрат на приобретение и внедрение системы EDI и адаптацию персонала к новым алгоритмам работы.

Чтобы понять специфику электронного документооборота, изучить основы систем ЭДО, информационной безопасности и принципы работы с облачными хранилищами, вы можете пройти курс «Современный документооборот и электронный документооборот в компании» в нашей академии.

Электронный документ — это набор информации (текст, изображение, звукозапись), хранящийся на компьютере (форматы .doc, .xlsx и т.д.). Этот документ сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. На основе атрибутов (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой поисковый запрос.

С помощью EDI компании могут сделать поток документов более эффективным и ускорить внутренние процессы.

Документы можно быстро обменивать. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если деловые партнеры находятся в разных городах или регионах. С помощью системы EDI документы могут быть отправлены и получены за считанные секунды.

Преимущества ЭДО

Снижение затрат. Вам больше не нужно тратить деньги на бумагу и печать, а доставка EDI дешевле, чем курьерские или почтовые услуги.

• Упростить взаимодействие с Федеральной налоговой службой. Согласно закону 63-ФЗ, подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут быть направлены в Федеральную налоговую службу.
• Сократите количество ошибок. В системе EDI пользователю помогает автоматическая проверка соответствия формату документа. Он предотвращает отправку файлов с ошибками. Вы также можете просмотреть XML-файлы на веб-сайте.
• Экономия времени персонала. С помощью EDI вы можете быстро утверждать документы внутри компании и всегда иметь представление о статусе каждого документа. А подписать и отправить их можно всего несколькими щелчками мыши.
• Быстрое получение второй подписи с помощью Диадока
• В зависимости от компании, технические требования для работы могут отличаться. Для комфортной работы с Диадоком подойдет компьютер или ноутбук с современной операционной системой, подключением к интернету и CEP. Более подробные требования можно найти по ссылке.

Различные компании и учреждения предлагают онлайн- и офлайн-курсы по обучению EDI. Они могут быть платными или бесплатными и длиться несколько часов или дней.

Требования к рабочему месту для ЭДО

Contour.Dialog предлагает бесплатный онлайн-курс для ознакомления с EDI и системой. Он был разработан в сотрудничестве с Contour.Academy и состоит из четырех курсов:

Что такое EDI и зачем он вам нужен,

Как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот,

• В коротком видеоролике вы можете увидеть, как работает Diadok:
• Чтобы помочь новым пользователям быстро понять основы EDI, команда Contour.Diadok разрабатывает набор материалов, которые можно использовать свободно:
• Для начинающих,
• Статьи справочной службы Диадока; о работе в системе, изменениях в законодательстве и с рекомендациями для предприятий; с пошаговыми инструкциями по работе в Диадоке.

Если вы не нашли ответа на свой вопрос, обратитесь в службу технической поддержки Diadoq.

Подключение к системе электронного документооборота обычно не занимает много времени. Все зависит от вашей организации, наличия КЭП и необходимости интеграции с вашей учетной системой. Более подробно о том, как выбрать интеграционное решение, мы расскажем в этой статье.

Если вы хотите получать документы только от провайдеров, подайте заявку на подключение к Diadoq. Для вас будет создан личный кабинет, в который вы сможете войти, используя свой сертификат CEP, и найти своих подрядчиков. Если у вас еще нет КЭП, мы поможем вам создать его в ЦА Contour.
• Чтобы и получать, и отправлять документы, необходимо приобрести пакет исходящих документов. Схема подключения будет иметь следующий формат:

Мы поможем вам выбрать тарифный план, отвечающий потребностям вашего бизнеса.

Как перейти на ЭДО

Трудно представить себе компанию, работающую без внутреннего документооборота. С его помощью обрабатываются почти все бизнес-процессы. Его важнейшая особенность заключается в том, что внутренние документы не покидают компанию, а перемещаются внутри нее.

Электронный обмен документами (EDI) — это обмен финансовыми и юридическими документами в электронной форме. Однако это не то же самое, что отсканированная копия, отправленная по электронной почте.

Электронный документ — это файл, имеющий специальную электронную подпись. Они передаются по защищенным каналам связи. Перехватить или подделать такой документ так же сложно, как взломать банк. Более того, электронная подпись (ЭЦП), используемая для подписания документа, подтверждает, что его содержание не было изменено.

Чтобы создать электронный документ, необходимо выпустить ЭЦП и заключить договор с

Заказы на поставку

Что такое электронный документооборот

— это компания, которая обеспечивает юридически значимый документооборот. О том, как перейти на EDI, читайте в следующей статье. Подпишитесь на обновления, чтобы не пропустить самую свежую информацию. Деловые партнеры могут беспрепятственно обмениваться документами, даже если они используют разные операторы EDI. Однако лучше всего выбирать общенационального провайдера. Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с печатью и подписью. Он считается юридически важным — он нужен вам для участия в конкурсе, подачи декларации в налоговую инспекцию или отправки платежа в банк. EDI подходит для обмена первичными документами с деловыми партнерами. Как только компания перешла на электронный документооборот, отпадает необходимость отправлять контрагенту оригинал в бумажном виде.

Передача бухгалтерского баланса в Федеральную налоговую службу. С 2021 года все компании должны представлять свою финансовую отчетность в электронном виде. Ранее для небольших компаний было сделано исключение — они могли подавать бумажную версию. Бумажные возвраты больше не принимаются.

Подача налоговых деклараций в Федеральный налоговый орган. Корпорации или индивидуальные предприниматели, имеющие более 100 сотрудников, обязаны подавать все налоговые декларации через систему EDI — каждая налоговая декларация должна быть представлена только в электронном виде. Аналогичное требование применяется к

Когда бизнес обязан применять ЭДО для взаимодействия с государством

основные налогоплательщики

— К ним относятся компании с оборотом не менее 35 млрд. рандов, кредитные или страховые учреждения и брокеры. Все они обязаны подавать свои налоговые декларации исключительно через систему EDI. Они не принимают возвраты в печатном виде.Если у вас работает менее 100 сотрудников и ваш бизнес не относится к категории крупных налогоплательщиков, вы можете выбрать подачу налоговых деклараций на бумаге или отправить их через систему EDI.Применение общей системы налогообложениякак фискальный агент уплачивает НДС по сделкам с иностранным поставщиком или при аренде муниципального имущества,Выставление счетов клиентам или получение счетов за промежуточную деятельность.

Отчетность работников в пенсионный фонд и фонд социального страхования. Если в компании работает более 25 сотрудников, она должна предоставлять отчетность в пенсионный фонд в электронном виде. Это относится к формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, ДСВ-3 с информацией о работниках. Предприятия с численностью сотрудников менее 25 человек могут сдавать отчетность на бумаге. Аналогичным образом, работодатели подают форму 4-ФСС в Фонд социального страхования: Если в компании работает более 25 сотрудников, она должна представить отчет в электронном виде; если сотрудников меньше, она может представить бумажную версию.

• Отчет для Федерального статистического управления страны. В 2021 году в последний раз можно будет сдавать статистические отчеты в бумажном виде. С 2022 года в Росстат должны направляться только электронные документы. Это касается предприятий и индивидуальных предпринимателей, подлежащих полному и выборочному статистическому обследованию. На сайте
• Сайт Росстата
• Можно указать, какие статистические отчеты должны быть представлены к какой дате.

Эти требования не распространяются на индивидуальные предприниматели, находящиеся на упрощенной системе налогообложения, и патенты, в которых работает менее 10 человек. Если предприниматель не платит НДС, он может выбрать форму учета.

Это помогает идти в ногу с рынком. Чтобы сделать бизнес прозрачным, правительство постепенно переводит его на EDI. Согласно СКБ Контур», треть российских компаний уже используют электронный документооборот. Причем крупные компании имеют охват 50-70%, а малые и средние предприятия — всего 5-12%.

На фоне пандемии развитие этого сегмента рынка значительно ускорилось: По данным нашей компании, количество компаний, внедривших юридически значимую систему электронного документооборота, увеличилось на 30 %.

Мы ожидаем, что в 2021 году эта тенденция ускорится: все больше категорий документов необходимо хранить и передавать в электронном виде. Это экономит ресурсы. Отказ от бумаги значительно снижает затраты на создание, отправку и хранение документов. Компании говорят, что сократили расходы на канцелярские принадлежности, почтовые и курьерские услуги, а также на системы ведения документации. Вместо того чтобы покупать бумагу и заправлять картриджи, вам нужно лишь раз в год получать электронную подпись и платить за подключение к системе EDI. По моему мнению, переход на EDI уменьшает бюрократию, облегчает общение между сотрудниками, экономит ресурсы лесного хозяйства и повышает эффективность управления.

Необходимо упомянуть и о расходах. Раньше мы тратили около 3-5% своей прибыли на печать и рассылку документов. Благодаря EDI мы сократили эти расходы более чем наполовину.

Это снижает затраты на рабочую силу. Вам не нужно тратить время на печать, подписание, отправку, отслеживание и получение документов. Подписанный электронной подписью документ доставляется в любую точку мира за считанные секунды.

Два года назад наша компания начала обмениваться электронными документами. А к 2020 году мы уже отправили более двух с половиной миллионов электронных документов через систему EDI. Благодаря переходу на EDI наши сотрудники теперь тратят меньше времени на подготовку и отправку документов — документооборотом всех 115 филиалов занимаются всего три специалиста.

Защита данных. Конфиденциальная информация обычно теряется, когда бумажные документы покидают компанию.

При использовании EDI невозможно потерять оригиналы документов. Кроме того, доступ к конфиденциальной информации и коммерческой тайне может быть ограничен — только доверенный сотрудник может видеть содержание документа.

Операторы ЭЦП гарантируют защиту обрабатываемой информации и несут за нее юридическую ответственность. Данные всегда хранятся в зашифрованном виде, поэтому их содержимое невозможно прочитать или скопировать, даже если система EDI перехвачена или произошла техническая ошибка.

Это помогает вам развивать свой бизнес. Речь идет не только об экономии денег или вызове подрядчиков, но и о развитии вашего бизнеса. Когда компания переходит на электронный документооборот, она автоматизирует обработку и хранение информации. Сотрудникам легче собирать и анализировать информацию, им проще найти информацию о клиентах и сделках, а руководству проще принимать эффективные управленческие решения.

Электронный документ — это информация, предназначенная для передачи и обработки через информационные системы и Интернет. Например, 1С может быть такой системой.

Отличительной особенностью российского электронного документооборота является его вертикальная ориентация: документ должен пройти ряд согласований и утверждений на более высоком уровне, прежде чем он попадет к экспортеру. Кроме того, существуют неотъемлемые части внутреннего рабочего процесса, такие как система ведения документации, формирование отчетов и контроль исполнения. В этом отношении продукты местных разработчиков являются наиболее значимыми на российском рынке СЭД (см. рисунок).

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации рабочего процесса, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, по которым можно определить, подходит ли та или иная программа для компании.

Зрелость СЭД, т.е. как долго она существует на рынке, сколько компаний успешно используют систему в своей деятельности и доступны ли обновления. Новые системы несут в себе высокую вероятность ошибок, а значит, и ошибок в организации электронного документооборота в компании.

Электронный документ — это информация, предназначенная для передачи и обработки информационными системами и Интернетом. Например, 1С может быть такой системой.

Виды СЭД

Соответствие целям и задачам организации.

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Степень технической поддержки СЭД компанией-разработчиком при установке и эксплуатации.

1. Возможность модификации СЭД в случае расширения деятельности организации.
2. Наличие документации по управлению или изменению конфигурации СЭД.
3. Безопасность СЭД. Система обеспечивает защиту информации в соответствии с политикой безопасности организации.
4. Время, необходимое для восстановления СЭД после сбоя.
5. Стоимость СЭД, включая расходы на приобретение, лицензирование, администрирование и техническую поддержку.
6. Выбор системы зависит от того, чего хочет добиться с ее помощью клиент, какими ресурсами он располагает и насколько продвинута компания в области электронного документооборота.
7. Услуги консалтинговой фирмы могут помочь:
8. повысить производительность бизнес-процессов
9. оптимизировать затраты

для увеличения прибыли.

Чтобы принять окончательное решение о том, какой тип СЭД установить в вашей компании, рекомендуется выполнить несколько простых шагов:

• Проведите сравнительный анализ различных СЭД, наиболее полно отвечающих требованиям,
• оценить стоимость владения для конкретной программы,
• изучить схемы лицензирования и выбрать наилучший вариант,

Ознакомьтесь с пакетом услуг, предлагаемых продавцом,

• Видеодемонстрационное исследование,
• установите пробную версию программного обеспечения,
• Изучите функции СЭД и выделите наиболее важные с точки зрения компании.
• После всестороннего анализа полученных данных можно принять окончательное решение о том, стоит ли устанавливать ту или иную программу в компании.
• Внедрение системы электронного документооборота в организации — задача не из простых. Недостаточно купить программное обеспечение, установить его на компьютеры и запустить. Успех внедрения зависит от выполнения нескольких требований.
• Активное участие руководства в автоматизации рабочего процесса. Своевременное решение организационных вопросов, связанных с внедрением EDI, и воздействие на менеджеров и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, способствуют успешной реализации цели.
• Соблюдение этапов реализации обеспечивает соблюдение необходимых сроков и бюджета.

Вовлечение ключевых пользователей. Автоматизация документооборота должна учитывать интересы сотрудников, которые будут непосредственно работать с программным обеспечением.

Внедрение электронного документооборота

Грамотная подготовка проектной документации позволит заказчику и подрядчику избежать конфликта интересов при использовании системы.

1. Важно
2. Не стоит настраивать во внедряемой системе все документообороты компании и полностью переделывать систему под бизнес-процессы клиента. Очень важно найти золотую середину, принимая во внимание передовой опыт, существующие нормы и традиции компании.
3. Чем больше вышеперечисленных принципов будет учтено при внедрении, тем выше вероятность успеха электронного документооборота.
4. Порядок организации электронного документооборота в компании следующий.

Разработка требований к отчетности.

Выбор ИТ-решения.

Описание бизнес-процессов.

Подготовка сметы расходов, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.

1. Внедрение системы электронного документооборота.
2. Тестирование программного обеспечения.
3. Ввод в эксплуатацию СЭД.
4. Мониторинг использования системы.
5. В процессе внедрения СЭД в компании неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к несоблюдению сроков начала проекта, превышению бюджета, недостижению целей, запуску СЭД или даже полному провалу реализации проекта.
6. Специфика рисков, связанных с внедрением СЭД, как и с внедрением любой другой информационной системы в масштабах предприятия, обусловлена тем, что за относительно короткий период времени значительную часть персонала приходится переводить на новые и непривычные методы работы.
7. К основным рискам относятся:
8. Рабочий консерватизм,

отсутствие компьютерной грамотности среди работников,

отсутствие нормативных документов по основным процедурам

Неадекватное техническое оснащение,

• отсутствие четкого управления проектом.
• Для того чтобы избежать нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спланировать работу СЭД в компании, организовать ее постепенное внедрение, обучить сотрудников и оказать им поддержку в решении проблем, связанных с эксплуатацией СЭД.
• В целом, внедрение электронного документооборота — это не только инновация, но и радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД является одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-индустрии. Это связано с тем, что основным покупателем программного обеспечения является государственный сектор, а заинтересованность государства обеспечивает жизнеспособность всего рынка.