Оператор ЭДО — это организация, утвержденная налоговым органом, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обращайте внимание на определенные критерии:
Что такое электронный документооборот (ЭДО)
Электронный обмен документами (EDI) — это вид обмена документами, осуществляемый с помощью специальной программы. Принцип работы очень похож на принцип работы электронной почты, с той лишь разницей, что в случае EDI информация передается по специальным каналам, обеспечивающим максимально возможную безопасность. Это гарантирует полную конфиденциальность и целостность данных.
Как происходит процесс электронного документооборота?
Компания подписывает контракт с поставщиком EDI и регистрируется в службе.
Создание (загрузка подготовленного) документа в личный кабинет.
Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — это не предмет, который можно взять в руки. Это документ, удостоверяющий оригинальность данных и личность лица, подтвердившего их подлинность. Эта подпись может быть сделана в NCI или в специализированных центрах, имеющих необходимое разрешение.
Выберите соответствующего контрагента из списка. Документ отправляется ему.
Получатель получает письмо.
Документооборот завершается, когда получатель подписывает или отклоняет документ (например, если он хочет что-то добавить). Уведомление о принятии или отклонении направляется отправителю.
Документы, переданные через эту систему, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.
Таким образом можно обмениваться любыми типами документов: Финансовые, юридические, бухгалтерские, страховые и налоговые документы. Например, вы можете отправлять счета-фактуры, накладные, акты приема на работу, договоры, процедуры сверки и многое другое.
Документы, которыми можно обмениваться через электронные системы
Электронный документооборот может быть подключен двумя способами: самостоятельно или при взаимодействии с сертифицированным оператором.
Первый вариант подходит только в том случае, если в компании небольшое количество сторон. Но сама адаптация — дело сложное:
Вы должны самостоятельно изучить процесс передачи документов,
определить порядок обмена документами и взаимодействия с подрядчиками,
документировать все формы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности,
Создайте канал передачи данных персонально для каждого участника цепочки документооборота.
Второй вариант — подключение через EDI-перевозчика. Это организация, которая предлагает готовые услуги по обмену документами. Соединить их несложно.
Как это сделать:
Загрузите сертификат полученной ЭЦП в модуле администрирования,
Затем вы можете обмениваться документами со своими партнерами и властями.
Если по какой-то причине компания вдруг решит отказаться от электронного обмена документами и вернуться к бумажному, система может быть деактивирована. Для этого необходимо обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.
После этого система будет деактивирована, и пользователь сможет вернуться к «обычному» способу обмена документами: по почте или с курьером.
Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в своей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте конкурс в Workspace и передайте задачу экспертам.
EDI — полезный продукт для любого бизнеса. Это может значительно сократить время взаимодействия деловых партнеров с документами. Это освобождает время для других рабочих процессов, которые служат для увеличения прибыли.
Если договаривающиеся стороны хотят использовать другие (более слабые) версии электронной подписи, они должны заключить специальное соглашение, в котором будут прописаны все условия обмена документами.
Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2
Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) органом и контрагентами (поставщиками, закупщиками) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с «1С:Бухгалтерией государственного органа 8», п. 2 используется сервис 1С «1С-ЭДО».
В настоящее время программное обеспечение реализует электронный документооборот со следующими электронными документами:
- Акт сдачи-приемки выполненных работ (услуг),
- ТОРГ-12 Накладная № ТОРГ-12,
- Универсальный передаточный документ,
- Универсальный корректирующий документ; *
- Акт несоответствия,
- Счет-фактура для оплаты,
- Ответ на заказ (в виде счета на оплату),
- Уведомление (для централизованных поставок NFA).
- * Полученный электронный документ типа Универсальный передаточный документ отображается в программе как связка документов Электронная квитанция поставщика/Квитанция счета или Квитанция услуги, Проекты/Квитанция счета.
- Документ также может быть отправлен в виде любого электронного документа, к которому может быть прикреплено любое количество внешних файлов в любом формате.
- Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, клиентами и другими договорными партнерами в электронном виде возможен как в локальной версии 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в центральном облаке на базе технологии 1cFresh.
Создание, шифрование, подписание и отправка электронного документа (ЭД),
получить, утвердить и урегулировать входящий ЭД или отклонить входящий ЭД,
для обработки подтверждения оператора на отправку/получение ЭД,
- получать от покупателя уведомление о получении ЭД
- создать и отправить продавцу уведомление о получении ЭД,
- для просмотра в обычном формате, печати и архивирования ЭД и служебных документов,
- сформулировать соглашение об обмене электронными документами на основе шаблона,
- вести перечень соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
- ведение списка контрагентов, участвующих в обмене документами через блок ЭДО,
- вести списки номенклатуры поставщиков, определять соответствие номенклатуры поставщиков с собственной номенклатурой.
- Программа управляет архивом электронных документов, включая служебные документы, созданные автоматически в соответствии с протоколом обмена. В зависимости от статуса документа ему присваивается соответствующий статус.
- Документ не обязательно распечатывать — ЭД является оригиналом,
- вместо обычной печати и подписи — электронная подпись,
вместо почты и/или курьера — оператор ЭДО,
- Вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое производство.
- Время обмена документами значительно сокращается — электронный документ передается практически мгновенно.
- Для обмена данными используются форматы, утвержденные приказами ФНС России, которые позволяют организовать юридически значимый обмен документами с контрагентами и налоговыми органами.
- В настоящее время полностью разработана нормативно-правовая база для обмена электронными документами.
С 08.04.2011 действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронных подписей и обязанности участников обмена электронными документами.
Гражданский кодекс Российской Федерации признает электронную подпись, используемую при составлении гражданско-правовых документов, равнозначной собственноручной подписи (статья 160, пункт 2).
Правовые основы электронного документооборота
Если запрашиваемые налогоплательщиком документы подготовлены в электронной форме по форматам, установленным ФНС России, налогоплательщик вправе в соответствии с налоговым законодательством направить их в налоговую службу в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее «ТКУ») или через личный кабинет налогоплательщика (пункт 2 статьи 93 ТКУ) и т.д.
С помощью «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 выпуск 2» вы можете настроить и использовать обмен электронными документами с деловыми партнерами:
Сервис 1С-ЭДО через оператора ЭДО — специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в потоке электронных бухгалтерских документов между продавцом и покупателем,
прямой обмен — через каталог, электронную почту, FTP-ресурс (передача счетов не поддерживается из-за юридических ограничений).
Способы обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
Для обмена электронными документами с контрагентами учреждение должно приобрести, установить и добавить в программное обеспечение сертификат электронной подписи, а также установить и настроить шифровальное программное обеспечение на компьютере пользователя, подписывающего и отправляющего/получающего электронные документы, или на сервере.
- Чтобы активировать электронный обмен с деловыми партнерами, перейдите в раздел Администрирование и откройте форму Настройки учета.
- В форме Конфигурация параметров учета на вкладке Обмен и интеграция данных в группе команд Электронный обмен документами с контрагентами выберите команду Настроить электронный обмен документами.
Подробные инструкции по настройке и использованию примеров электронного обмена документами см. в разделе «Электронный обмен документами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения», версия 8, версия 2″ ресурсов ИТС БЮДЖЕТ.
