Электронные документы хранятся в определенных единицах — делах. Каждому делу присваивается номер дела, который является частью кода. Код и некоторые записи могут быть записаны на корпусе цифрового носителя данных. Код файла должен содержать:
Особенности хранения электронных документов
В этой статье рассказывается о том, как компания должна хранить свои электронные документы. Мы узнаем, как и на каком носителе лучше всего хранить электронные документы, как проводить инвентаризацию электронных документов и как передавать их на хранение в архив организации.
Электронная запись создается с помощью специализированного программного обеспечения или самостоятельно и представляет собой серию отсортированных, отсканированных копий бумажных или электронных документов вашей организации. Смысл электронного файла в том, что любой сотрудник, имеющий право на просмотр документа, может увидеть его, не вставая со своего рабочего места. Тот факт, что документ хранится в архиве уже много лет, не имеет значения.
Хранение электронных документов является частью системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из наиболее важных процессов хранения записей. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение определенного периода времени.
В идеале, конечно, электронная запись должна быть частью системы хранения электронных документов организации. Для этого электронные копии документов должны постепенно помещаться в специальную базу данных и создаваться электронный архив. Однако речь идет не о хранении, а лишь об облегчении доступа. Это даже не архив в подлинном смысле этого слова, поскольку оригиналы документов хранятся в архивах организации, а электронный архив состоит из сканированных копий. Набор отсканированных копий бумажных документов не является файлом. Электронный документ — это полный документ, а не отсканированная копия бумажного документа.
НАШЕ СЛОВО
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в форме, пригодной для восприятия человеком, компьютером и передачи по информационно-коммуникационным сетям или для обработки в информационных системах1.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Объем электронных документов в компаниях растет с каждым годом. К сожалению, количество правовых и методических документов по электронному делопроизводству не увеличилось. Мы должны опираться исключительно на Правила организации обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — «Правила 2015 года»). Правила 2015 года являются основным сводом нормативных актов, в настоящее время охватывающих правила электронного хранения документов, хотя и не столь всеобъемлющим, как хотелось бы.
Также большой интерес представляет проект рекомендаций по регистрации, учету и хранению электронных архивных документов в государственных архивах (см. сайт Федеральных архивов: http://archives.ru). Проект был подготовлен ВНИИДАД в 2012 году и остается проектом. Однако архивы агентств могут извлечь пользу из этого проекта, поскольку он содержит много информации, которая недоступна в других местах.
Эти документы содержат общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные документы. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.
Далее мы расскажем, как вводить электронные документы в архив, как их получать и как хранить.
ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА
С бумажным досье вопросов не возникает: это собрание документов по одной теме. Возможно, так оно и есть:
- однородным (например, файл «заказы на основные виды деятельности», состоящий только из заказов),
- составные файлы (например, составной файл «Документы по услугам подрядчика», содержащий переписку, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).
Все бумажные документы подшиваются в папку.
Электронные файлы также могут быть однородными и сложными. Электронные документы собираются в ту же папку, что и бумажные документы, но в электронном виде (файл). Например, электронный файл «памятка» может представлять собой одноименную папку, содержащую файлы памяток от первого до последнего номера.
Помимо файла, содержащего собственно электронный документ, папка может содержать файлы с электронными подписями2 и метаданные об электронных документах3 — количество зависит от программного обеспечения организации.
Электронные файлы, как и бумажные, должны быть собраны в строительные блоки их исполнителями. Регистратор не может точно определить, какой тип документа относится к тому или иному делу, не знает отраслевых стандартов, определяющих сроки хранения, и т.д. С этим также должны разобраться менеджеры. Регистратор выполняет методологическую и консультативную часть работы.
В отличие от передачи бумажных документов в архив, где внутренняя опись (при необходимости) подшивается в том, это не относится к передаче электронных документов:
Чем отличается электронный архив от бумажного
Существует два варианта архивирования электронных документов. Первый — это сохранение оригиналов в архиве. Электронный коносамент или акт не имеет печатного оригинала; документ сразу создается в электронной форме. Он хранится в зашифрованном виде в архиве, а для доступа и изменения документа требуется электронная цифровая подпись.
Есть и другая ситуация: цифровые копии бумажных документов хранятся в электронном архиве. Оригиналы могут находиться на полках компании, владеющей документами, или в платных архивах, заинтересованных в сохранении документов. Файлы со сканированными копиями документов пользуются популярностью, поскольку они облегчают работу с документами компании: В цифровом архиве документ с метками легче найти для поиска нужных данных.
Как работают с электронным архивом
При традиционном «бумажном» делопроизводстве, когда сотруднику нужен документ, он ищет его на полках, обрабатывает, а затем отправляет обратно. Это требует времени и дополнительных усилий. А если бумажный файл находится не там, где обычно работает сотрудник, задача становится еще более сложной.
С электронными документами дело обстоит иначе: бумажные документы сканируются или загружаются в виде цифровых оригиналов на защищенные серверы, к которым сотрудники имеют круглосуточный доступ. Когда документы хранятся в электронном архиве, они индексируются: Каждый документ снабжен префиксом с данными, обеспечивающими быстрый поиск. Например, номер контракта, адрес офиса, имя или фамилия подрядчика. Вы можете в любое время искать документы, передавать их, быстро распечатывать сканы или отправлять цифровые оригиналы по запросу в аудиторские органы — это экономит время и силы.
Для электронного архивирования не требуется дополнительного программного обеспечения или оборудования. Единственное, что вам может понадобиться, это сканер, но во многих архивах сканирование входит в услугу загрузки документов. Доступ к архиву осуществляется через Интернет, поэтому документы можно просматривать и отправлять из любого офиса в мире. Все, что вам нужно сделать, — это дать нужным сотрудникам пароли к архиву, установить уровни доступа и работать с цифровыми копиями так же, как и с бумажными документами, только быстрее и проще.
Как легко вводить документы в систему учета
Удобно сочетать работу с цифровым файлом с другим видом автоматизации — автоматическим вводом первичных документов в бухгалтерскую программу. Есть два варианта:
- Электронный документооборот (ЭДО) — ваши контрагенты направляют вам входящие первичные документы непосредственно в виде электронных документов. Всего несколькими щелчками мыши вы можете легко и без ошибок перенести их в учетную систему, а затем сохранить в цифровом файле. Однако не всегда возможно полностью перейти на электронный документооборот: Многие подрядчики до сих пор работают с бумажными документами.
- Программы для распознавания сканов первички — они умеют «читать» сканы документов и переносить информацию в систему учета. Это сокращает трудозатраты бухгалтера в несколько раз по сравнению с ручной обработкой документов. Вот алгоритм работы такой программы:
- Бухгалтер сканирует документ и отправляет его на идентификацию,
- Система считывает скан и преобразует данные, номенклатуру и номера в документ бухгалтерской системы, выделяя определенные поля, если у нее возникают сомнения в точности идентификации,
- бухгалтер проверяет точность информации и заполняет документ,
- то скан коносамента может быть отправлен в электронный файл.
Оба метода могут быть объединены: часть документов, полученных через EDI, и часть документов, введенных в учетную систему через систему идентификации. Современные онлайновые бухгалтерские сервисы — такие как Контур.Бухгалтерия — имеют эти два инструмента. А в бухгалтерии сканы первичных документов и электронных документов могут быть прикреплены к соответствующим бухгалтерским документам для быстрого поиска.
Самым важным этапом захвата документации является захват отсортированных документов на электронные носители. Требования в этой области могут включать соблюдение определенных форматов записи или шифрования файлов, использование лицензионного программного обеспечения, соответствие государственным стандартам и другие требования.
Как просматривать и читать
Для воспроизведения электронных записей используется специальное программное обеспечение, которое может управлять цифровым содержанием записей. Аппаратное обеспечение для просмотра электронных архивных документов — это компьютер с монитором, на который выводится изображение документов для чтения.
Все записи в электронном архиве хранятся в структурированном формате, который позволяет администратору напрямую и удобно искать документы, записывать и описывать их, а также проверять историю их использования. Система защиты архива предотвращает несанкционированный доступ к базе данных, а также изменение и удаление документов.
Оптимизация ресурсов
Мы имеем большой практический опыт в сканировании документов и создании электронных файлов различных типов и предлагаем нашим клиентам выгодные цены и гибкие условия оплаты. Всю необходимую информацию можно получить по телефону 8 (495) 227-04-94 или на сайте info@archiv-s.ru.
Свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 227-04-94-94 или по электронной почте info@archiv-s.ru. Наши специалисты рассчитают стоимость.
Вы вносите залог до начала предоставления наших услуг, а остаток оплачивается по прибытии. В особых случаях возможна оплата без депозита на время выполнения работ.
