Вопросы для теста на управление временем и собеседования могут быть разными, но если вы уже обладаете хорошими навыками управления временем, они не будут для вас сложными.
Почему важно научиться управлять своим временем?
«У меня нет на это времени» — эту фразу я очень часто слышу от знакомых мне людей. Нет времени на хорошую книгу, умный фильм, занятия с детьми, спорт или звонок маме. Времени нет! И действительно, несмотря на быструю скорость передачи информации, возможность путешествовать на автомобиле и потребление «быстрой еды», нехватка времени остается проблемой номер один.
Наиболее важной характеристикой времени является его необратимость. Время движется вперед, нравится нам это или нет. Поэтому важно правильно распоряжаться своим временем. Минимализм — это избавление своей жизни от всего ненужного, будь то вещи или время. Это тот самый поток, который заставляет задуматься о том, как важно ценить время.
Анализ: «Если у меня нет времени на важные дела, чем же я занимаюсь целыми днями?»
Это вопрос, который следует задать. И даже если ответ кажется очевидным, попробуйте записывать то, что вы делаете, в течение нескольких дней. Чем вы занимаетесь и сколько времени на это тратите.
Чтобы проверить ситуацию, вам обязательно нужно начать анализировать данные. Если вы не знаете, куда уходят ваши деньги, хорошо бы вести учет всех своих расходов. Это помогает выявить расходы, которые не повышают уровень жизни и поэтому являются ненужными. То же самое касается и времени. На что я трачу свое время? Сколько мне нужно, чтобы собраться утром? Сколько времени я провожу на работе? Как часто я беру в руки смартфон, чтобы проверить электронную почту или социальные сети?
Вы можете посмотреть на свои записи и спросить себя: «Как я могу потратить два часа на Instagram? Я на нем уже пять минут!». Время летит!
Такой подход заставит вас уделять больше внимания тому, как вы проводите свое время. И «растратчики времени» неизбежно будут обнаружены.
Расстановка приоритетов: «Если у меня нет времени на важные вещи, может, я неправильно расставляю приоритеты?»
Недавно мы с семьей играли в игру, посвященную определению приоритетов. Каждому из нас дали по 10 маленьких листочков бумаги. Мы записали наши ценности: Здоровье, общение с близкими, помощь родителям, финансовый успех, саморазвитие, путешествия и т.д. Затем мы расположили их в порядке от наиболее важного к наименее важному. После этого мы должны были задать друг другу наводящие вопросы. Например: «Готовы ли вы иметь то, что в номере 1, и не иметь того, что в номере 2? Если ответ положительный, то все останется на своих местах. Если ответ отрицательный, карты 1 и 2 меняются местами. Продолжайте, пока каждый предмет не окажется на своем месте.
Это очень простое упражнение. Но это помогает выстроить цепочку ценностей и посмотреть на собственную жизнь со стороны.
Это становится еще интереснее, когда вы просматриваете свои записи и подсчитываете, сколько времени в день вы тратите на ту или иную ценность. Иногда вы просматриваете свои записи и видите, что, например, «здоровье», «общение с семьей» и «саморазвитие» стоят на первом месте в списке. И 70% ежедневного времени тратится на работу. И даже 5 минут не тратится на занятия спортом, общение с семьей или чтение хорошей книги. Время — важный ресурс, и только вы решаете, на что его потратить.
Метод назван в честь его изобретателя, президента США Дуайта Эйзенхауэра. Поскольку у него было много задач, он расставил приоритеты, разделив их на категории:
Что такое навыки тайм-менеджмента?
Управление временем — это знание того, что и когда нужно делать.
Управление временем — это универсальное описание, которое охватывает целый ряд навыков, включая организационные навыки, умение делегировать и расставлять приоритеты в рабочих задачах, многозадачность, решение проблем и принятие решений.
Учитывая множество различных аспектов навыков управления временем, легко понять, почему работодатели хотят работать с людьми, обладающими этими навыками — в конце концов, это эффективные и результативные сотрудники.
Какие сферы бизнеса требуют навыков тайм-менеджмента?
Хотя управление временем необходимо практически на каждом рабочем месте, многие профессии в решающей степени зависят от соблюдения принципов управления временем.
Прежде всего, это медицина — жизнь людей зависит от того, смогут ли медсестры и врачи оказать своевременную и квалифицированную помощь. Это особенно важно в военной медицине и неотложной помощи, где счет идет на секунды.
В сфере профессиональных услуг, таких как юридические или налоговые консультации, где тарификация часто почасовая, специалистам необходимо вести четкий учет работы, выполненной за каждый час. Аналогичным образом, в управлении проектами или делопроизводстве, где своевременное или запланированное завершение проектов или кампаний имеет решающее значение, управление временем персонала является абсолютно необходимым. Для таких задач нужны люди, способные работать в режиме многозадачности и сочетать различные элементы, ничего не забывая и все успевая.
Тайм-менеджмент — это также способность эффективно организовывать время других людей. Такие профессии, как секретари и административные помощники, требуют сильных навыков управления временем, потому что эта работа связана с управлением временем других людей, что часто очень дорого. Представьте себе, например, стоимость рабочего времени топ-менеджеров «Газпрома», «Роснефти», «Росатома» или высокопоставленных федеральных чиновников. Их время исчисляется не минутами, а секундами — и это не преувеличение. А представьте себе ответственность их секретарей и помощников — цена их ошибок будет очень высока.
Почему навыки тайм-менеджмента важны для любого человека?
Кандидаты должны быть способны продемонстрировать, что они умеют эффективно распоряжаться своим временем. Соответственно, навыки управления временем помогают определить конкретные действия, необходимые для достижения определенной цели для каждого человека и проекта.
На рабочем месте управление временем заключается в эффективной организации рабочей нагрузки — обычно с помощью списков задач или планов работы. Важно знать, как расставить приоритеты в своих задачах и как и когда делегировать их другим.
Если вы знаете, как эффективно управлять своим временем, вы сможете быстро выполнять свои задачи и уменьшить последствия стресса.
И если вы плохо управляете своим временем, вы обнаружите, что на выполнение задач уходит гораздо больше времени, чем ожидалось. Это может привести к тому, что вы пропустите сроки или будете вынуждены работать сверхурочно, чтобы выполнить свою работу. Качество вашей работы может снизиться, или вы можете не знать, как расставить приоритеты в своих задачах. Все это может привести к тому, что вас сочтут неэффективным сотрудником, что может иметь неприятные последствия.
Хитрость заключается в том, чтобы сначала определить, какие задачи необходимо выполнить, а затем работать над ними, не перегружаясь и не срываясь из-за новых или неожиданных задач, которые попадают на ваш стол.
Зачем нужно планирование
К сожалению, не все понимают, почему планирование необходимо. Некоторые люди просто привыкли жить без списка дел и думать о будущем. В большинстве случаев такой подход мешает человеку развиваться и добиваться успеха в той или иной деятельности.
Понятие, тесно связанное с управлением временем, — это промедление. Это то, что мешает жить всем современным людям. Это слово означает нежелание что-то делать, отсутствие мотивации, постоянную небрежность и т.д. И методы управления временем успешно помогают бороться с этой проблемой. Представьте, сколько проблем в вашей жизни они могли бы решить. Возможно, вас уже повысили бы на работе, вы нашли бы способ получать более высокую стипендию, вовремя сдали бы курсовую работу, и вам не пришлось бы бегать за профессором, спрашивая, как устранить пробелы в учебе.
И они ошибочно полагают, что управлять временем можно только на постоянной работе. Наоборот, он помогает научиться отдыхать, расслабляться и восполнять утраченную энергию.
Поэтому понятно, почему планирование так важно — это основа для управления всеми сферами жизни. Отсутствие определенности и структуры даже в повседневных делах может привести ко многим неприятным последствиям. От забывания купить молоко до увольнения за срыв сроков.
Как освоить тайм-менеджмент: 10 эффективных техник
Вот десять наиболее эффективных способов преодоления тайм-менеджмента:
- Начните с малого — заведите календарь и планировщик. В первом случае вы можете воспользоваться печатной версией или установить электронную версию на свой смартфон. Он нужен для ежедневного планирования задач. Планировщик представляет собой большую доску, которую обычно размещают на видном месте — на столе, холодильнике, в гостиной. В нем вы будете записывать свои долгосрочные планы и цели.
- Установите четкие сроки. Наш мозг работает таким образом, что ему всегда нужна конечная цель и определенные рамки.
- Оптимизируйте свою деятельность. Используйте для этого все технические возможности. Например, проще купить робота-пылесоса, чтобы сэкономить деньги, чем каждый день мыть пол дома и регулярно тратить на это время и силы.
- Наведите порядок в приложениях на смартфоне. Если у вас много игр, замените большинство из них на что-то более полезное. Например, программы для тренировки памяти, улучшения работы мозга, совершенствования профессиональных навыков и т.д. И не забудьте установить приложение для концентрации.
- Техника томатов требует от вас сосредоточиться на работе в течение 25 минут. Затем дайте себе пять минут отдыха и возвращайтесь к работе.
- Научитесь ставить перед собой четкие цели. Важно правильно сформулировать свои желания и проанализировать, как вы можете их достичь. Для этого вам нужно разобраться со своими приоритетами, и лучше всего записать свои мысли. В этом вам поможет доска Эйзенхауэра — доска, на которой вы можете отмечать срочные и важные задачи.
- Делегируйте задачи — не берите на себя слишком много. Проблемы с обучением? Обратитесь за помощью в специальные службы, которые могут вам помочь. Устали от уборки? Вызовите службу уборки. Кстати: Если вы не можете позволить себе оплатить услуги клининговой компании, вам может помочь статья «Как навести порядок в доме».
- Выясните, на что вы тратите свое время. Попробуйте провести следующий эксперимент: в течение недели записывайте свои действия каждую минуту на доске или в списке и подводите итоги в конце. Таким образом, вы узнаете, на что вы тратите больше всего времени, и сможете найти решение для оптимизации этого.
- Техника девяти задач. Это своего рода принцип или даже привычка. Это означает, что в любой день вы должны выполнить одну задачу, которая приближает вас к долгосрочной цели или мечте, три менее важные задачи и пять рутинных дел.
Благодаря нашим методикам вы теперь будете понимать, как овладеть тайм-менеджментом. Когда вы примените их на практике, вы сразу заметите, как изменится ваша жизнь. У вас появится больше свободного времени, и с каждым днем вы будете приближаться к своим целям.
Как студенту все успевать
Многие студенты не понимают, как студент может все успевать при такой большой нагрузке. Никто не утверждает, что получить высшее образование легко. Однако большинству молодых людей приходится искать способ справляться со многими делами одновременно.
Есть много студентов, которые нашли способ вырваться из-под родительской власти, завязать серьезные отношения и построить карьеру. Иногда может страдать одна сфера жизни, например, когда ваши оценки ухудшаются, потому что у вас просто не хватает времени на учебу. Тогда вам нужно научиться управлять своим временем.
Как освоить тайм-менеджмент с помощью новых привычек
Существует множество способов научиться управлять своим временем с помощью новых привычек. Все зависит от вашей личной мотивации. Каждое новшество в вашей жизни должно иметь время укорениться. Но вам также придется много работать, потому что вы должны быть дисциплинированы и иметь желание регулярно выполнять одну и ту же работу.
Какие привычки помогут вам управлять своим временем:
- Регулярно ведите дневник и составляйте списки, даже если это просто поход в магазин. Это не так уж сложно, особенно сейчас, когда можно использовать приложения или заметки на телефоне. Вам даже не нужно носить с собой блокнот.
- Используйте специальные приложения, чтобы сфокусировать свое внимание. Они издают звук, который указывает на то, что пора сделать перерыв. Например, хорошими являются Pomodoro или Plantie.
- Всегда делайте сначала те задачи, которые вам не хочется делать. Таким образом, все остальное можно сделать быстрее и проще. Это тот самый совет, который дал известный бизнес-тренер: «Съешьте лягушку утром.
- Освойте многозадачность. Например, всегда ополаскивайте раковину, когда чистите зубы, и включайте аудиокнигу, когда убираетесь в доме.
И самый важный принцип для освоения тайм-менеджмента — это работа над задачами. Не откладывайте важные дела и не торопитесь с выполнением длительных задач. Это поможет вам не только в карьере, но и в учебе. А затем мы расскажем вам, как стать успешным.
Если вы хотите улучшить управление своим временем, первый шаг — это осознание. Активно наблюдайте за происходящим, чтобы решить, на чем сосредоточить свои усилия.
Как научиться тайм менеджменту: советы и рекомендации
Да, легко говорить о том, как вы распоряжаетесь своим временем, когда вы смотрите на ситуацию со стороны. В действительности, системы управления временем не так уж просты, и многим людям требуются месяцы или даже годы, чтобы овладеть ими. Самое главное — составить четкий план действий и придерживаться его каждый день, пока он не войдет в привычку.
Чтобы понять, как можно научиться управлять своим временем, стоит следовать этим рекомендациям:
- Поставьте перед собой четкие цели и задачи,
- Научитесь говорить «нет» людям, которые отвлекают вас от ваших реальных целей бессмысленными разговорами,
- Я не думаю, что в будущем будет больше свободного времени, потому что в сутках по-прежнему будет 24 часа,
- брать пример с людей, которые уже научились правильно организовывать свое время и многого добились в жизни,
- избегать лени.
Совет: Чтобы правильно организовать свое время, нужно планировать дела, которые вы хотите сделать, на неделю или месяц вперед. Это своего рода мотивация, которая может только поддерживать вас.
Но когда вы начинаете жить по-новому, следует помнить, что не стоит перебегать с места на место. Нельзя вчера почти ничего не делать, а завтра дойти до изнеможения. Все нужно делать постепенно, и только тогда эти усилия дадут результат. По возможности нужно стараться делать все заранее и не откладывать до последней минуты.
Небольшой вывод
Каждый должен знать, как управлять временем. Будет идеально, если ваш ребенок научится этому с раннего возраста, потому что тогда ему будет легче справляться с проблемами, а также решать сложные задачи. Существует множество книг о том, как научиться управлять временем, но изучение этой информации не принесет результатов, если вы не возьмете себя в руки и не начнете действовать.
Управление временем — это целая наука, которую нужно постигать постепенно. Стоит начать с малого и двигаться вперед шаг за шагом. Самое главное — поставить четкую цель и уверенно двигаться к ней, опираясь на реальные успехи людей, которые уже научились правильно распоряжаться своим временем и в результате полностью изменили свой образ жизни к лучшему.
Быть разносторонним в работе также является ключевым элементом эффективного управления временем. Маловероятно, что вы будете работать над одной задачей одновременно, поэтому вам нужно найти стратегии, которые позволят вам работать над разными задачами одновременно.
Метод ABC
Возьмите список задач и упорядочьте их по буквам A, B, C (некоторые люди также используют буквы D и E).
- A — важные и срочные задачи, имеющие наивысший приоритет. Это вещи, которые, если их не делать или откладывать, могут иметь неприятные или серьезные последствия. Например, исправление ошибки, из-за которой сайт не работает, особенно если компания теряет деньги из-за промедления.
- B — важные, но несрочные задачи или задачи, невыполнение которых не будет иметь серьезных последствий. Примером может служить внедрение разработки, которая поможет увеличить продажи. Это очень важно, но если вы хоть немного отложите это, вряд ли произойдет что-то необратимое.
- C — Задачи, которые вы хотели бы выполнить: провести вечер с друзьями или приготовить ужин для жены.
Уровень D относится к задачам, которые можно делегировать подчиненным, а уровень Е — к задачам, которые вообще не следует выполнять.
Матрица Эйзенхауэра
Метод назван в честь его изобретателя, президента США Дуайта Эйзенхауэра. Поскольку у него было много задач, он расставил приоритеты, разделив их на категории:
- срочный, важный,
- важные, несрочные,
- срочные, несрочные,
- неважный, несрочный.
Лист разделен на четыре блока с перечислением задач.
Таблица Эйзенхауэра: 4 блока с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики уже обращаются на этих площадях.
Делайте сначала срочные и важные дела. Они имеют непосредственное значение для вас и вашего будущего и не должны перекладываться на кого-то другого. Вы можете спокойно и комфортно выполнять важные, но несрочные задачи самостоятельно или делегировать их подчиненным, с которыми вы можете сотрудничать в их выполнении. Старайтесь делегировать другим срочные и несрочные задачи. Следует полностью отказаться от несрочных и тривиальных задач.
Рекомендуется расставлять приоритеты сразу же после внесения задач в планировщик, чтобы в него не попало ничего лишнего.
Выполняйте задачи
Планирование и расстановка приоритетов — это только половина работы. Теперь вы должны их сделать. Кроме того, обычно все идет не по плану: накапливаются новые задачи, мы затягиваем, не учитываем какие-то нюансы, из-за которых сроки выполнения задачи сдвигаются, а значит, сдвигаются и следующие задачи. Невозможно предугадать все, но некоторые моменты можно учесть, чтобы свести к минимуму сбои в работе.
Не пытайтесь делать более одного дела одновременно
Мозг — это не многоцелевой компьютер. Мы не ускоряем процесс, пытаясь сделать все сразу, а распределяем себя по разным задачам. Мы отвлекаемся, пропускаем важные вещи, замедляемся, испытываем стресс, постоянно переключаемся с одной задачи на другую и каждый раз начинаем все сначала.
Уберите вещи, которые мешают вам сосредоточиться на поставленной задаче.
Выключите социальные сети и мессенджеры, отключите звук на телефоне и наведите порядок на рабочем месте. Если вы работаете дома, выберите время и место, где вас не будут отвлекать члены семьи. В противном случае вы можете отвлечься или отложить работу.
Не спешите сразу браться за новые задачи.
Ставьте их на первое место. Если вы броситесь выполнять новое задание, у вас не останется времени на то, что вы запланировали — а это может быть важно. Обычно ничего не случится, если вы договоритесь с коллегами, что выполните новое задание завтра. Существует не так много задач, которые нужно решать немедленно.
Научитесь говорить «нет
Не за все задачи и проекты стоит браться. Иногда они пытаются навязать нам то, что мы не должны делать в первую очередь. Иногда нет смысла браться за новый проект, если у вас нет на него времени, и вы не хотите отказываться от других. Даже если ваш лучший друг умоляет вас со слезами на глазах. Каждый имеет право сказать «нет», помните об этом.
Работайте так, как вы хотите работать.
Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, у нас разные жизненные события, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам трудно надолго сосредоточиться на какой-то задаче, попробуйте применить технику «помидора». Он назван в честь кухонного таймера в форме помидора, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и работайте только столько времени. Затем сделайте перерыв на 5 или 10 минут.
К сожалению, не все понимают, почему планирование необходимо. Некоторые люди просто привыкли жить без списка дел и думать о будущем. В большинстве случаев такой подход мешает человеку развиваться и добиваться успеха в той или иной деятельности.
Виды навыков управления временем
Существуют десятки навыков управления временем, которые помогут вам максимально эффективно использовать свой день. Вот некоторые из наиболее распространенных и способы их применения в работе.
Постановка целей
В контексте управления временем постановка целей — это не столько постановка целей на будущее, сколько постановка целей на каждом этапе завершения проекта. Это может включать в себя разделение процесса на конкретные задачи и установление сроков достижения каждой задачи. Например, упрощенный вариант планирования деятельности может выглядеть следующим образом:
- Составление бюджета: 4/15
- Поиск места проведения: 4/25
- Подготовка списка гостей: 28.4.
- Рассылка приглашений: 5/1
- Определение поставщиков: 5/15
По словам Рота, вы с большей вероятностью достигнете своих целей, если прикрепите к ним вознаграждение — например, вы можете заказать обед в ресторане вместо того, чтобы принести его из дома после выполнения задачи, которую вы считаете самой сложной для проекта.
«Цели должны быть достижимыми, — говорит Рот. Но это не значит, что на достижение целей должны уходить недели. Для постановки разумных целей Рот рекомендует использовать систему SMART. Система постановки целей SMART предполагает постановку целей, которые:
- Специфический,
- Измеримость,
- Достижимо,
- Актуально,
- Временные рамки.
(Конкретный, измеримый, достижимый, релевантный, ограниченный по времени).
Если вы занимаетесь продажами, примером SMART-цели может быть продажа двух ящиков определенного продукта к концу месяца. Цель конкретна (вы точно знаете, что вам нужно сделать для ее достижения), измерима (вам нужно продать два дела), достижима (два дела в месяц — это реально, исходя из тенденций продаж в прошлом), актуальна (продажа двух дел в этом месяце увеличит ваши личные цели и/или цели компании) и ограничена по времени (продажа должна быть завершена к концу месяца).
Успешная постановка целей включает в себя:
- Способность разбивать крупные проекты на более мелкие цели,
- Рассчитайте, сколько времени займет каждая из этих целей,
- Ставьте перед собой достижимые цели.
Расстановка приоритетов (приоритизация)
Определите приоритеты задач и проектов, которым вы уделяете время каждый день. Но это не всегда осознанное решение — чаще всего люди просто отдают предпочтение тому, что находится перед ними.
Когда речь идет об управлении временем, расстановка приоритетов требует более стратегического подхода к принятию решений. «Существует несколько факторов, влияющих на расстановку приоритетов, самые важные из них: важность и влияние, срочность, трудность и сложность, а также сроки», — говорит Хасельбергер. Важным элементом определения приоритетов является умение говорить «нет», потому что, в конце концов, мы не можем сделать все, говорит он.
«Затем вы должны решить, когда и в каком порядке вы хотите все сделать, чтобы уложиться в соответствующие сроки», — говорит Хазельбергер. Допустим, у вас есть три больших проекта, плюс повседневные задачи. Определение приоритетов каждого из этих крупных проектов означает разбиение каждого проекта на подэтапы, а затем ежедневное принятие решения о том, какие задачи необходимо выполнить, чтобы уложиться в график по каждому проекту, с учетом важности и срочности, не забывая о повторяющихся задачах, таких как электронная почта и звонки клиентам.
Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента
Если вы хотите улучшить управление своим временем, первый шаг — это осознание. Активно наблюдайте за происходящим, чтобы решить, на чем сосредоточить свои усилия.
На практике это означает, что сначала нужно обратить внимание на то, как вы проводите свое собственное время в течение недели. Записывайте все: когда вы идете есть. Сколько времени вы тратите на общение лицом к лицу. Сколько времени в день вы полностью сосредоточены на какой-либо задаче. Как часто вы вступаете в бессвязные разговоры с коллегами. Сколько времени вы проводите за дневными мечтами. Если вы не хотите вручную записывать каждый свой шаг, вам поможет веб-сайт или приложение для учета времени, например toggl или Clockify.
Вы можете использовать эту информацию для определения самых разных вещей. Спросите себя:
- Тратите ли вы свое время на правильные задачи?
- Сколько времени у вас отнимают отдельные задачи?
- Как вы думаете, сколько времени в идеале должны занимать эти задачи?
- Сколько времени вы проводите на совещаниях?
- Насколько, по вашему мнению, эти встречи важны для вашей общей работы?
- Что вы делаете такого, что можно было бы делегировать?
- Как часто вы отвлекаетесь?
- Сколько времени вы тратите с умом?
«Я также рекомендую посмотреть на свой календарь, — говорит Хасельбергер. Если вы обнаружили, что ваш календарь забит встречами, уделите время тому, насколько важны эти встречи и каких из них вы можете избежать, чтобы у вас было больше времени для работы.
Затем вы сможете определить, какие навыки управления временем вам необходимо улучшить, будь то планирование, делегирование задач или даже борьба с отвлекающими факторами. Вы можете посетить семинар, пройти онлайн-курс, нанять тренера или даже спросить своего коллегу или друга, который всегда вовремя и готов ко всему, как они это делают.
Количество доступных инструментов для управления временем поистине безгранично. Главное — выяснить, какие из них работают для вас лучше всего, а затем взять на себя обязательство внедрить эти инструменты в свою жизнь и распорядок дня.
Наконец, вам нужно практиковаться. Начните с выбора стратегии управления временем — той, которая кажется вам наиболее простой. Для вас это может быть составление ежедневного списка дел или разбивка больших целей на SMART-цели. Что бы вы ни выбрали, возьмите на себя обязательство выполнять эту задачу каждый день в течение месяца — достаточно долго, чтобы это вошло в привычку. А затем подумайте, какие еще инструменты вы можете добавить в свой набор инструментов для управления временем.
Возможно, поначалу это не будет получаться само собой, но при усердии и практике каждый может улучшить свои навыки управления временем. Всякий раз, когда мы осваиваем новые навыки и пытаемся применить их на практике, это будет нелегко. Привычки трудно изменить. Изменить поведение сложно. Практика, практика, практика — это путь вперед.
Тайм-менеджмент важен для тех, кто умеет управлять своим временем. Если вы работаете по фиксированному графику, который никак нельзя изменить, вы можете планировать только выходные дни. Но есть и другие ситуации, когда управление временем бесполезно.
Основные принципы тайм-менеджмента
Их пять: цель, план, приоритеты, фокус и анализ. Давайте рассмотрим каждый из них подробнее.
Постановка целей
Правильная цель — это SMART-цель, которая соответствует пяти критериям.
Правильная цель четко сформулирована. Чтобы поставить конкретную цель, ответьте на три вопроса:
- Чего я хочу достичь?
- Почему я хочу этого достичь?
- Почему я хочу этого достичь? Почему я хочу этого достичь?
Затем установите географические и временные рамки цели.
Неспецифическая цель: сбросить вес. Конкретная цель: сбросить 3 кг.
Установите критерии, по которым вы будете знать, что цель достигнута. Хорошо бы указать точные цифры: Дата или сумма. Конкретные цифры мотивируют лучше, чем абстрактные мечты.
Чтобы поставить измеримую цель, задайте такие вопросы: Сколько? Сколько? Как я узнаю, когда цель будет достигнута?
Например, вы хотите заработать много денег — это не похоже на правильную цель. Поймите, что значит «много». Для кого-то это сто тысяч рублей, для кого-то миллион долларов.
An immeasurable goal: to live life without depriving yourself of anything. Immeasurable Goal: Increase your income by 50,000 rubles per month by March.
Before you set a goal, make sure it’s realistic. If you strive for the unattainable, your motivation and confidence disappear.
A goal should be realistic, but not too easy — this combination will help you grow. If it seems unattainable, set an intermediate goal.
An unachievable goal: Open a shelter for homeless cats (until you have a plan for how to raise money, where to find land to rent, what you need to build a shelter, this goal is unachievable). One achievable goal: get a kitten from a shelter.
Try to understand how you will benefit from achieving the goal. Think about why you want to do it.
Sometimes people want to get rich to gain the respect of others. Then they are not interested in money, but in prestige. The same goal can be achieved in different ways. Your job is to choose the right one.
It makes sense, but you don’t know when you can realize it: make a lot of money, do charity work and help people. It makes sense, and you can start right now: make time to volunteer twice a month.
Time is limited.
A goal must be time-limited or it will take a long time to reach it. Set yourself a deadline — a final deadline by which you will complete the goal.
It is better to divide the goal into separate tasks. Set a deadline for each of them to make it easier to control the process.
Unlimited time goal: Buy an apartment. Temporary Goal: Buy an apartment by 10/01/2022.
Планирование
Proper time management is based on planning. It will help you allocate your time and complete necessary tasks on time. A plan will give you direction and help you keep track of your goal.
Plans can be short-term or long-term. Once you have chosen a goal, determine the steps to achieve it — this will be a long-term plan.
Short-term plans are a to-do list for the day. It is best to take time each evening to plan for the next day. It is important not to forget to include rest and allow time for force majeure.
Техники тайм-менеджмента
Метод «Съешь лягушку на завтрак»
This method was invented by business coach Brian Tracy. The essence of the method is to find the most difficult and challenging task — this will be the frog. The frog is unpleasant, and you want to get rid of it — such a task should be first in the list.
Find your «frog» and «eat» it first thing in the morning.
The more difficult the task, the more resources you spend on it. We don’t want to do that, and the task gets delayed. To avoid procrastination, Tracy suggests getting rid of all the frogs in the first half of the day and doing more interesting things in the second half.
Матрица Эйзенхауэра
This method was invented by the 34th president of the United States, Dwight Eisenhower. Before becoming president, Eisenhower was commander of the U.S. Army during World War II. He had to make tough decisions every day, and he developed his own methodology. It is now called the Eisenhower matrix or emergency matrix.
The matrix helps you classify tasks according to their importance and urgency. You make a list of tasks and ask two questions about each one:
- Is it an important task?
- Is it an urgent task?
Urgent tasks are those that need to be completed immediately. Important tasks are those that contribute to long-term goals.
Then take a piece of paper and divide it into four parts — you have four squares. We divide tasks into:
- important and urgent,
- important and non-urgent,
- unimportant and urgent,
- unimportant and non-urgent.
В идеале, мы должны заниматься только задачами в первых двух квадрантах — остальные задачи следует делегировать или отказаться от них.
Закон Парето
Закон Парето также известен как «правило 80/20». По мнению экономиста и социолога Вильфредо Парето, 20% наших действий отвечают за 80% результатов.
Числа 80 и 20 не следует воспринимать буквально. Это не строгое математическое правило, просто так легче запомнить закон. Смысл этой техники в том, чтобы понять, какие задачи имеют более высокий приоритет. Согласно Парето, нам нужно найти 20% самых важных задач.
- Запишите все свои проблемы на листе бумаги.
- Оцените эти проблемы — чем важнее проблема, тем выше балл.
- Проблема с наибольшим количеством баллов — это та, над которой вам нужно работать в первую очередь.
Принцип 1-3-5
Это правило придумал американский предприниматель Крис Гильбо. Принцип заключается в том, что за один день вы должны решить 1 большую, 3 средние и 5 маленьких проблем. Всего девять вещей.
Принцип 1-3-5 помогает выстроить иерархию задач:
- Большая задача всегда имеет приоритет. Это самая важная задача дня, и ее нужно выполнять первым делом утром с ясной головой.
- Три наименее трудоемкие задачи — это те, которые мы выполняем после первой задачи. Эти задачи требуют меньше усилий, но также важны.
- Более мелкие задачи могут стать работой по дому. Их несложно сделать, но они стоят много времени, когда накапливаются. Чтобы избежать этого, каждый день выполняйте мелкую работу по дому.
Вместо заключения: важное о тайм-менеджменте
Человек, который правильно распоряжается своим временем, имеет много преимуществ: Он или она более продуктивны и эффективны, меньше подвержены стрессу. У него или нее лучшая репутация и, следовательно, больше шансов на продвижение по службе.
Отдых — это часть правильного количества времени. Отдых позволяет организму восстановиться и лучше сконцентрироваться на работе. Обязательно включите отдых в свой распорядок дня — с ясной головой легче работать.
Не существует универсальной техники управления временем, которая работает для всех. Пробуйте разные и комбинируйте их, чтобы добиться наилучших результатов.
Если у вас есть привычка откладывать дела до последней минуты, попробуйте метод «Съешь лягушку». Если вам трудно сконцентрироваться на задаче, то метод помидоров вам очень поможет.
