Накладная действительна только в течение одного дня или одной смены. На более длительный срок он выдается только в том случае, если это командировка и водитель выполняет задание в течение более чем одной смены.
Путевые листы: использование и оформление. Будущее за электронным документооборотом.
Основным документом для транспортников является товарно-транспортная накладная. Необходимо фиксировать часы работы водителя, его зарплату, амортизацию используемого топлива и даже состояние автомобиля. Товарно-транспортная накладная также удостоверяет, что водитель имеет право управлять транспортным средством.
Федеральным законом № 336-ФЗ от 02.07.2021, вступившим в силу в этом году, в Положении об автомобильном транспорте предусмотрено право на электронное оформление транспортных документов. В 2022 году можно будет использовать электронные накладные, контракты, сопроводительные листы и заказы на поставку, а с марта 2023 года накладные также будут в электронном виде.
Это очень практично для транспортных компаний, если они уже используют в своей работе систему электронного документооборота, например, электронные накладные. Кроме того, с января следующего года все транспортные компании должны будут заполнять все транспортные документы в ГИС (Государственной информационной системе), поэтому необходимо уже сейчас ознакомить сотрудников с оформлением электронных документов.
На что похож электронный путевой лист?
Формат и основные требования к заполнению электронной накладной изложены в статье 6 Устава автомобильного транспорта. Основным требованием является предоставление следующей информации:
- Номер и название коносамента,
- срок действия документа: дата/месяц/год и время поездки,
- Информация о владельце (хранителе) транспортного средства: наименование организации, организационно-правовая форма, ОГРН (или ОГРНИП), контактные данные,
- Данные о транспортном средстве: марка и модель автомобиля и прицепа (если применимо), государственный регистрационный номер, пробег, дата выезда с парковки и возвращения на парковку,
- Данные водителя: имя, дата и время проверки состояния здоровья до и после поездки.
- Информация о транспортном проекте: тип обслуживания (городской/пригородный/международный), вид транспорта (регулярные перевозки пассажиров/пассажирские перевозки по запросу/организованные перевозки группы детей/пассажирские перевозки на такси/грузовые перевозки/грузовые перевозки на автомобиле).
В целом, компании, работающие во всех сферах транспорта, могут выпускать собственные накладные с соблюдением всех необходимых требований. Еще одним важным требованием при использовании электронного коносамента является наличие усиленной квалифицированной (или неквалифицированной) подписи.
Это можно сделать очень легко с помощью системы электронного документооборота СБИС. По запросу наши администраторы могут выдать вам сертификат электронной подписи. Оставьте форму заказа сейчас, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Как выглядит формирование путевого документа в СБИС.
Работа в UBIS настолько проста, что если вы будете следовать инструкциям, то легко сможете создать накладную как на бумаге, так и в электронном виде.
Вы добавляете новую работу. Введите дату и время (период) поездки. Выберите водителя и автомобиль, если водитель не назначен. Проверьте счет расходов (из которого автоматически вычитается расход топлива). На вкладке «Контроль» введите имена сотрудников, которые утверждают поездку (механик, врач).
Обязательно введите показания километража, а также остаток топлива на вкладке «Итоги».
Затем создайте маршрут, добавив адреса доставки или адреса бизнес-партнеров.
Накладную можно распечатать и отдать водителю для заполнения; водитель также получает электронную накладную.
Формат и основные требования к заполнению электронной накладной изложены в статье 6 Устава автомобильного транспорта. Основным требованием является предоставление следующей информации:
Путевые листы 2022: изменения
Министерство транспорта утвердило новые правила составления накладных в 2021 году. Их обязаны соблюдать юридические и физические лица, использующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, трамваи и троллейбусы.
Информация о транспортировке. В коносаменте появилась новая обязательная информация — в этом поле должен быть отмечен вид сообщения и транспорта. Это следует из письма Министерства транспорта от 03.03.2021 № D3-468-PG. Виды транспорта по коносаменту 2022:
- Регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по запросу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа на такси,
- перевозка грузов,
- транспорт для собственных нужд.
Данные о транспортном средстве — необходимо указать марку автомобиля и прицепа. Ранее необходимо было указывать только марку и модель. В этом поле также необходимо ввести пробег при выезде с парковочного места и при въезде на парковочное место после переключения передач. Ранее эта информация не требовалась.
Медицинский и технический контроль. После проверки, если недостатков не обнаружено, ответственное лицо должно поставить отметку «Разрешено движение по маршруту».
Новые правила заполнения накладной гласят, что после прохождения медицинского осмотра водитель должен указать: «Прошел медицинский осмотр перед началом поездки, разрешение на выполнение трудовых обязанностей» или «Прошел медицинский осмотр после начала поездки».
Электронная форма для записи билетов — с 2021 года этот документ может храниться в электронном виде. Для этого требуется усиленная специальная электронная подпись. В бумажном варианте не забывайте нумеровать и обнимать все страницы. Скачать календарь коносаментов на 2022 год можно здесь.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Департамент транспорта перечислил обязательные реквизиты коносамента 2022 года в постановлении № 368 от 11 сентября 2020 года.
Чтобы управлять транспортным средством и вычесть топливо в качестве расходов, вы должны задекларировать его:
- Название, номер и тип транспортного средства. Например: «Паспорт пассажирского вагона № 322».
- Например, паспорт № 322. Здесь должен быть указан период, в течение которого водителю разрешено управлять автомобилем по данной накладной.
- Информация о транспорте — информация о типе транспорта и сообщении.
- Информация о владельце транспортного средства. Юридическое лицо должно указать название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и PSRN.
- ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Информация о транспортном средстве: тип (легковой или грузовой), марка и модель, регистрационный номер, пробег, техническое состояние транспортного средства, дата и время отправления и возвращения транспортного средства с места стоянки.
- Информация о водителе: имя, детали проверки до и после проверки.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форма накладной на грузовой автомобиль зависит от режима работы компании. Стандартизированной версии не существует. Вы можете выбрать:
-
. Он используется в компаниях, которые платят своим водителям поштучно. Этот документ используется для подсчета отработанного водителем времени, за которое он получает деньги. Эта накладная подходит для всех, кто работает в сфере междугородних перевозок и поставок.
Министерство особенно хотело бы утвердить возможность электронного хранения накладных, которая была анонсирована на осень 2019 года. По сравнению с действующими стандартами, есть лишь несколько изменений, касающихся обязательных элементов и процедуры заполнения документа.
Хотите автоматизировать перенос данных из путевых листов в учетную систему?
Pobedasoft, «1С:Управление автотранспортом 8» и «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 8» помогут вам избежать ручного ввода данных. Они также помогут вам автоматически обновлять накладные при изменении законодательства. Получите консультацию по выбору программного обеспечения.
Введите название и номер коносамента в шапке документа. Обычно для названия используется сочетание: Накладная + тип транспортного средства. Например: «Накладная на грузовик». И сохраните внутреннюю нумерацию.
Коносаменты делятся на однодневные и многодневные с датами начала и окончания. Для коносамента не существует максимального срока действия.
Владелец (хранитель) транспортного средства может быть юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем — заполните документ от его имени.
Подробная информация содержится в графе «Информация об автомобиле». :
- Тип транспортного средства,
- Марка и модель (при наличии прицепа — марка и модель прицепа).
- Государственный регистрационный номер (при наличии прицепа — регистрационный номер прицепа).
- Дата и время проверки технического состояния транспортного средства перед сменой или до смены,
- Дата и время передачи и возврата транспортного средства.
Сведения о фамилии водителя, дате и времени прохождения медицинского осмотра до и после смены.
При разработке формы товарно-транспортной накладной можно указать дополнительную информацию в зависимости от специфики деятельности организации (индивидуального оператора).
Как хранить путевые листы
Заполненные накладные заносятся в журнал учета. Такой журнал теперь можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажная версия журнала пронумерована и переплетена. Электронная версия подписывается расширенной специальной подписью. Дневники должны храниться в течение 5 лет.
Если вы обнаружили ошибку, выделите выдержку и нажмите Ctrl+Enter .
Автор.
