Каждый из модулей ERP-системы работает независимо от других, его можно подключить или отключить в любой момент, его просто нельзя использовать, в то время как другие модули могут продолжать работать. А для подключения того или иного модуля не нужно вносить изменения в код программы ядра или других модулей.
Что такое ERP и зачем это нужно?
ERP (сокращение от Enterprise Resource Planning) расшифровывается как Enterprise Resource Planning. Это программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое объединяет и управляет финансами, цепочкой поставок, операциями, торговлей, отчетностью, производством и человеческими ресурсами. У большинства компаний есть системы управления финансами и бизнес-процессами, но возможности этого программного обеспечения, как правило, ограничиваются повседневной рутиной или планами на будущее.
По мере роста потребностей компании системы управления должны развиваться вместе с ними. Мы определим требования к ERP-системе и выясним, почему полезно иметь программное обеспечение, отвечающее потребностям бизнеса.
Что такое планирование ресурсов предприятия: вчера и сегодня
Ранее ERP-системы представляли собой монолитные программные комплексы, которые работали отдельно и не обменивались данными с другими системами. Каждая система должна была быть дорогой, сложной и уникально настроенной для удовлетворения требований конкретного бизнеса, что замедляло или даже откладывало внедрение новых технологий и оптимизацию процессов.
Отличие современных ERP-систем в том, что они объединяют все эти процессы в одной гибкой системе. Они делают данные доступными не только в самой ERP-системе, но и в бэк-офисных приложениях, интернет-магазинах и решениях для взаимодействия с клиентами. Все данные объединяются для улучшения аналитики и оптимизации бизнес-процессов.
Кроме того, ERP-решение следующего поколения предлагает гибкие варианты развертывания, повышенную безопасность и конфиденциальность, устойчивость и минимальную настройку кода. И, что наиболее важно, они обеспечивают отказоустойчивость и непрерывность бизнеса с помощью аналитики, которая помогает вам быстрее внедрять инновации, подготавливая ваш бизнес к будущему.
В практическом аспекте, говоря о корпоративных ERP-системах, подразумевают программное обеспечение для автоматизации каждого из перечисленных направлений, а также других процессов деятельности компании для включения их в общую взаимосвязанную базу данных, необходимую для работы компании.
Описание ERP системы
ERP — это маркетинговый термин. Чтобы понять, о чем идет речь, а также изучить историю происхождения этой аббревиатуры, можно обратиться к Википедии:
ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия по интеграции производства и операций, управления человеческими ресурсами, управления финансами и активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов посредством специализированного интегрированного пакета прикладных программ, обеспечивающего общий модель данных и процессов для всех сфер деятельности12. ERP-система — это специальный программный пакет, который реализует стратегию ERP. Википедия
Это определение абсолютно правильное, но относительно сложное для понимания, особенно если человек не знаком с такими понятиями, как «баланс ресурсов» или «модель данных». При этом важно понимать, что термин ERP носит в первую очередь маркетинговый характер и не имеет глубокой методологической основы. Поэтому предлагаю следующее определение:
ERP — это, прежде всего, информационная система, позволяющая хранить и обрабатывать большую часть данных, критически важных для работы компании.
Что такое критические данные? И почему я говорю «большинство»? Дело в том, что в некоторых ERP-системах есть модуль «Производство», при этом он представляет собой отдельный программный продукт, не связанный по умолчанию с другими системами и блоками. Другие пытаются объединить все возможные процессы, необходимые для работы компании. Можно ли считать различные типы ERP полезными? Естественно, ниже я остановлюсь на этой теме подробнее. Теперь вернемся к условиям.
Критические данные — это перечень данных, без которых работа компании невозможна. Это данные работы отдела продаж и производства (если компания производитель). Некоторые компании используют ERP в основном для управления производством, так как для производства нет лучших решений. Другие компании, не являющиеся производителями, например дистрибьюторы, также успешно применяют ERP. Для них жизненно важными становятся дистрибуция, управление персоналом, продажа товаров и услуг.
Из чего состоит ERP система
Все системы ERM, независимо от их разработчика, имеют общую архитектуру, которую можно описать следующим образом:
Платформа. Основные возможности и среда для работы модулей и компонентов. Только разработчик может вносить изменения в код платформы. Пользователи и разработчики не имеют доступа к этому коду. Платформа включает в себя:
1. Ядро. Программная среда, в которой будет производиться работа, для которой можно написать какие-то плагины и компоненты.
2. Базовый функционал. Список справочников и функций, без которых не может функционировать ни одна компания. Это пользовательский справочник с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей, его нельзя отключить.
1. Модули для внутреннего использования. Этот уровень — плагины, используемые сотрудниками компании. Это управление складом, производством, бухгалтерией, CRM и др. модули могут быть подключены, отключены, настроены специалистами по внедрению. Стандартный пакет обычно включает в себя: MRP, HR, CRM, управление поставками и закупками.
2. Модули для работы с внешними пользователями. Этот слой содержит необходимые модули для взаимодействия с внешними пользователями, потенциальными и реальными клиентами компании, партнерами, пользователями продукции, поставщиками и покупателями. Это может быть интернет-магазин, личные кабинеты поставщиков и покупателей на корпоративном сайте и тому подобные решения. Одни ERP-системы содержат готовые CMS-системы для создания интернет-магазина или корпоративного сайта с нуля, другие предлагают только отдельные «дополнения» к сайту и/или клиентские приложения (для мобильных и планшетных устройств).
Преимущества модульной структуры ERP
Важным преимуществом ERP-систем является возможность подключения и применения любого из модулей (внутренних или внешних) в короткие сроки. Кроме того, возможности, которые таким образом подключаются к ERP, добавляются в систему абсолютно «без проблем». В этом важное отличие ERP от интеграции различных программных продуктов друг с другом или системы, выросшей из специализированной за счет многочисленных доработок и дополнений штатными или приглашенными ИТ-специалистами.
Каждый из модулей ERP-системы работает независимо от других, его можно подключить или отключить в любой момент, его просто нельзя использовать, в то время как другие модули могут продолжать работать. А для подключения того или иного модуля не нужно вносить изменения в код программы ядра или других модулей.
Я часто слышу от клиентов фразу «мы разработали собственную ERP-систему». На самом деле в данном случае используется не ERP, а некая видимость, возникшая из какой-то специализированной системы. Например, начали работать над CRM, потом добавили в нее модуль для работы склада, настроили обмен данными с бухгалтерскими программами и т.д., или начали с учетной системы и сайта, а также сделали интеграцию, добавили модули, все это как-то «вместе.
Все это не ERP-система. Главное отличие ERP от любой подобной программы в том, что ERP изначально создается как сборщик из платформы и модулей, которые можно подключать по мере необходимости. Здесь уже предусмотрено множество возможностей.
ERP — это продукт, который изначально создавался, с одной стороны, для масштабируемости, а с другой — для предоставления максимальных возможностей.
Программа не только хранит данные о том, что происходит в компании, но и позволяет, благодаря интегрированным модулям ERP-системы, планировать и оптимизировать всевозможные ресурсы: финансовые, материальные, человеческие, временные и т д.
Кому необходимо внедрение ERP-системы?
Как мы упоминали ранее, внедрение ERP-системы чаще всего требуется крупным компаниям со сложным производственным процессом, широким ассортиментом продукции и широкой филиальной сетью. Именно в этом случае достигается амортизация системы в будущем за счет более грамотного планирования ресурсов и точного управления бизнесом.
Учитывая дороговизну и сложность внедрения ERP-системы, автоматизация ERP в малом и среднем бизнесе считается нецелесообразной. Такое большое решение, наоборот, может затормозить процессы и привести к неоправданным потерям.
История ERP-систем
Для того чтобы лучше понять смысл ERP-системы, стоит сделать краткий экскурс в историю ее появления.
В конце 20 века началось массовое распространение персональных компьютеров и постепенный переход на цифровой формат. Для этих ПК было разработано программное обеспечение. Началась повсеместная автоматизация бизнеса, появились конфигурации, облегчающие работу бухгалтеров, финансистов и других отделов.
Вся информация постепенно переформатировалась в цифровой формат, количество бумажных носителей уменьшилось. Суть процессов заключалась не только в переводе информации в цифровой формат, но и в появлении новых методов и моделей анализа и обмена данными.
В результате такие изменения позволили увидеть как деятельность компании в целом, так и проанализировать ее отдельные направления. Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать правильные управленческие решения. Такой способ ведения бизнеса назывался планированием ресурсов предприятия, а программное обеспечение для автоматизации этих задач называлось системой EPR.
2. Базовый функционал. Список справочников и функций, без которых не может функционировать ни одна компания. Это пользовательский справочник с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей, его нельзя отключить.
Как работает ERP система и кому она необходима
Учитывая сложность и дороговизну, внедрение ERP будет целесообразно только для крупных компаний, где объем данных для учета очень велик и требует систематизации. Такие системы демонстрируют высокую эффективность для крупносерийного производства, в различных корпорациях и фермерских хозяйствах. Если компания не производит широкий ассортимент или занимается мелкосерийным производством, такая серьезная система планирования ресурсов ей не нужна, а это только замедлит процесс и принесет неоправданные убытки.
Единственным исключением, по мнению специалистов консалтинговых агентств, является использование ERP-систем малым бизнесом, работающим в очень конкурентной среде, где автоматизация всех процессов создает дополнительное преимущество.
Чтобы понять, нужна ли вам такая система, нужно рассчитать экономическую эффективность ее внедрения. Она может определяться различными параметрами (уменьшение складских запасов, скорость производства, сокращение штатов, повышение производительности труда) и в итоге для самой компании должна приносить дополнительную прибыль или, по крайней мере, снижать издержки.
Краткий обзор популярных ERP
Очень часто основные ERP-системы компаний представляют собой готовые продукты, адаптированные к деятельности компании. Они могут быть платными и бесплатными. При правильном выполнении можно добиться эффективности в обоих случаях.
Популярные бесплатные продукты:
- ERPNext — минималистичная программа для работы частного предпринимателя (ИП). Главный недостаток — ограниченное дисковое пространство, которое можно увеличить за дополнительную плату.
- Galaxy ERP — разработан для внутреннего рынка и позволяет учитывать частые изменения законодательства.
- «1С:Предприятие» — достаточно популярная и доступная система, предлагающая множество специализированных решений.
- OpenBravo ERP — это программа среднего уровня с простой масштабируемостью и доступной стоимостью.
— одна из самых популярных систем, предлагающая обширный функционал и удобный интерфейс.
Решения на основе искусственного интеллекта (ИИ) предоставляют информацию, которая помогает вам принимать более взвешенные решения, и предлагают области для дальнейшего повышения операционной эффективности.
Отличие ERP от CRM
Сравнивать CRM и ERP не совсем корректно: первая — это система автоматизации и контроля продаж, а вторая — система управления ресурсами и бизнес-процессами в организации.
В CRM вы начинаете работать на стадии заявки и постепенно переводите человека на стадию сделки и повторной продажи. ERP начинает работать на этапе сделки: когда нужно выполнить полученный заказ, отгрузить продукцию, проанализировать финансовое положение компании. Хотя, конечно, четкой классификации нет: разработчики CRM иногда включают в свою программу элементы ERP, а в ERP-системах CRM часто является одним из строительных блоков, которые вы можете использовать.
CRM — это система управления клиентами. ERP — это система управления бизнес-процессами, которая может включать CRM.
Что выбрать — CRM или ERP
Универсального ответа нет, все зависит от деталей бизнес-процессов, размера организации и ее задач.
ERP пригодится, если ваша компания нацелена на повышение эффективности работы производственного и логистического отделов, если вам необходимо снизить себестоимость продукции, сократить сроки доставки и увеличить объемы производства.
ERP внедряется в компаниях, где необходимо постоянно контролировать загруженность производства, наличие сырья и договоров на его поставку. Как правило, такие системы встречаются на заводах, в строительных организациях, на пищевых производствах.
CRM нужна, если вы планируете активно развивать отдел продаж, если именно продажи играют важную роль в вашей организации. Система необходима для анализа эффективности, автоматизации и систематизации процессов.
Увеличьте свои результаты с помощью интуитивно понятной CRM для управления продажами.
CRM поможет, если есть проблемы в бизнес-процессах.
- Работа менеджеров по продажам плохо организована. Сотрудники тратят много времени на обработку запросов и постоянно путаются, кому и что они обещали. В CRM вы настроите сценарий воронки продаж, а затем система начнет направлять менеджеров и клиентов для каждой заявки в соответствии с установленными этапами и правилами. А менеджеры увидят всю историю общения в клиентском файле.
- Менеджеры теряются в запросах, забывают отвечать, срывают обещанные сроки общения с клиентами. CRM будет собирать сообщения из разных мессенджеров и других каналов связи в одном окне. Кроме того, он всегда напомнит вам о том, что запланирован звонок с клиентом или вам нужно сформировать для него договор. Это ускорит работу и повысит качество обслуживания.
- Сотрудники медлят, есть подозрения, что они плохо работают или пытаются обмануть руководителя, в рабочее время занимаются своими делами. В CRM есть мониторинг активности: вы можете увидеть, сколько звонков сделали сотрудники в течение рабочего дня, сколько сделок было совершено, на каком этапе воронки продаж находятся ваши клиенты. Понятно, кого из сотрудников следует поощрить, а с кем провести профилактическую беседу.
- Создание и отправка документов клиентам занимает много времени. CRM формирует необходимые документы по шаблону, отправляет их, контролирует статус и условия оплаты.
CRM подходит для тех, кто занимается малым бизнесом, специализируясь на сделках, предполагающих хотя бы один прямой контакт с заказчиком. Это также полезно для тех, кто продает через звонки, письма и встречи с клиентами. CRM не будет лишней для компаний, специализирующихся на оптовой торговле, розничных продажах с чеками на приличные суммы или длительным циклом сделки. Это могут быть компании в сфере электронной коммерции, FMCG, а также автосалоны, компании, предлагающие финансовые и страховые услуги, продавцы спецтехники, HoReCa и другие компании, где нужно предлагать товары и услуги, отслеживать эффективность работы сотрудников и контролировать продажи.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем разобраться в требованиях закона, расскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим зарабатывать больше.
