Она соответствует требованиям 63-го Федерального закона «Об электронной подписи» и обеспечивает высочайший уровень информационной безопасности. Электронные документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и печатные версии с рукописными подписями.
Электронный документооборот позволяет компаниям перевести в цифровой формат внутренние рабочие процессы, а также переписку и обмен документами с подрядчиками и государственными службами. Каждая компания может перейти на EDI. Все, что им нужно сделать, — это получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Закон не регулирует вопросы ЭДО, только закон об «онлайн-подписи» предусматривает, что документы с цифровой подписью имеют те же законы, что и рукописные документы.
Переход на электронный документооборот должен быть отражен в учетной политике. Это требование закона «О бухгалтерском учете».
Статья 8.402 — Фото пункт 6, Статья 8.402-фз Статья 8.402-фз Статья 8.402-фз. 5 63-ФЗ
Далее необходимо выбрать электронную подпись. Существует три вида:.
1
Простые электронные подписи используются на веб-сайтах и в приложениях. Он может выглядеть либо как цифровой код, который пользователь получает и вводит через SMS для подтверждения транзакции, либо как пароль и пароль для входа в личный кабинет.
Например, он используется, когда необходимо отправить онлайн-заявление в полицию, оплатить коммунальные счета или подать заявку на кредитную карту.
2
Расширенные необработанные подписи (UNP) шифруются и имеют закрытый и открытый ключи. Первый создает подпись, а второй помогает получателю проверить ее подлинность и определить любые изменения, внесенные в документ после подписания. Ключ хранится на USB-накопителе или USB-токене. Эта подпись используется для защиты документов, не требующих печати. Несколько видов договоров, счетов и налоговых деклараций. CNS и свидетельства о поверке с сайта Федеральной налоговой службы или учетные записи налогоплательщиков в муниципальном центре авторизации.
3
Расширенная специальная подпись (формула) защищена шифрованием, одобренным ФСБ. Сертификаты подписей и ключей выдаются аккредитованными центрами, признанными Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Этот список можно найти на сайте организации. ЭЦП подходит для взаимодействия со шлюзами государственных услуг, системами электронного взаимодействия между службами, сдачи отчетности в налоговые и другие государственные органы, передачи банковских документов и т.д.
Цифровые подписи могут использоваться для подписания множества взаимосвязанных электронных документов. Это правило не применяется, если сделка является многосторонней и в пакете есть документы других компаний или индивидуальных предпринимателей. В этом случае каждый документ должен быть подписан отдельно.
Электронные документы могут быть созданы в известных форматах, таких как DOC или PDF.
Ускоренный документооборот способствует сокращению требований. Это связано с тем, что компании с большим количеством контрагентов быстрее получают платежи, клиенты в любом секторе видят действия и счета на оплату, быстрее платят и избегают кассовых разрывов.
Виды электронных документов
Разделяя электронные документы на широкие категории, можно выделить два типа
Внутренние электронные документы включают документы, обмен которыми осуществляется только внутри организации. К ним относятся служебные записки, команды, заявления и инструкции. Например, сотрудники каждый год пишут несколько заявлений на отпуск. Почему бы не наладить электронный обмен внутренними документами, чтобы каждый сотрудник мог отправлять запросы прямо со своего рабочего места?
Небольшие мероприятия. Некоторое время назад наша компания также была занесена в электронный внутренний документ. Сотрудники больше не привязаны к конкретному городу. В период обязательной дистанционной работы этот инструмент позволил нам почти полностью перевести людей на дистанционную работу.
Внутренние документы широко регулируются законом, что позволяет каждой компании иметь свои собственные правила. Организовать такой тип EDI проще, чем внешний. Для внутренних документов достаточно простой электронной подписи (SEP). PEP легко выпускаются и стоят недорого.
Электронный обмен внутренними документами также делает рабочий процесс более прозрачным. Отправитель всегда может проверить, видел ли получатель его запрос. сделал ли он что-то с документом. Администрация может контролировать эффективность работы своих сотрудников. Если на обработку документа потрачено много времени, если документ был проверен, а затем обработан, каков процесс.
Внешний EDI содержит электронные документы, специфичные для контрагента. Большинство этих документов имеют стандартизированные стандарты. Поскольку эти документы едины для всех компаний, систему можно настроить так, чтобы некоторые документы поступали из специализированных отделов (бухгалтеры получают только финансовые документы, юристы — юридические запросы). Чтобы использовать внешний EDI, обе стороны должны использовать одну и ту же систему электронного документооборота.
Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса
- Экономия. Конечно же, это самый первый и очевидный плюс электронного документооборота. Для традиционных документов нужны бумага, принтер, печати, степлеры, файлы, папки, дыроколы. Кажется, что это всё – мелочи, но если посчитать, сколько на эти мелочи тратит компания, получится кругленькая сумма. Электронные версии документов тоже требуют своих затрат, но это в разы меньше, чем бумажные носители.
- Занимают меньше места. Этот пункт связан с первым. Не секрет, что многие документы компании обязаны хранить 3, 5 и более лет. Чтобы хранить такой объём бумаг, организации снимают помещения, которые могут занимать не один этаж. Электронные документы хранятся на серверах, которые тоже занимают место, но оно в разы меньше.
- Надёжность хранения и поиска. Бумага не самый долговечный материал, он может выцвести, сгореть, порваться. Также из-за постоянной транспортировки между кабинетами некоторые листы могут потеряться, перепутаться. Бумажные носители слишком сильно зависят от человеческого фактора. У электронных хранилищ есть резервные копии, которые не дадут потерять данные. Искать бумажные носители тоже непросто. Нужно надеяться, что Зинаида Петровна из бухгалтерии понятно подписала ту или иную папку с материалами и положила их на ту полку, которая соответствует теме. В противном случае на поиск документов потребуется много времени. В электронных архивах есть функция поиска, которая поможет найти документ.
- Ускоренный процесс обработки документов между сотрудниками. Если сотруднику нужен бумажный документ, ему придётся идти туда, где он хранится. Если компания маленькая, это может показаться не очень долго. Однако у крупных компаний есть архивы или стеллажи в кабинетах, куда придётся идти и искать бумагу. За электронным документом никуда идти не нужно. Он есть на компьютере любого сотрудника. Также виртуальные документы не нужно носить на подписание. Достаточно просто отправить и подождать ответа.
- Скорость работы с клиентами. Клиентам могут быть нужны не только чеки, но и акты выполненных работ, налоговые документы и многое другое. Клиент будет рад, если у него будет возможность получить необходимые документы в короткие сроки и не вставая с дивана.
- Безопасность. Представим, что один документ понадобился сразу нескольким людям. В век технологий можно отсканировать его и разослать всем нуждающимся, но так у этого документа будет много копий. Чтобы ни одна копия с коммерческой или другой тайной не утекла в сеть, нужно потратить много сил и средств на защиту всех пересылок. ЭДО ― это единая сеть, в которой один документ могут просматривать сразу несколько сотрудников без лишней пересылки.
- Можно следить за эффективностью работников. Электронные документы могут хранить историю изменения документа: когда и кому он поступил, сколько понадобилось времени на его обработку. Если какая-то работа не была выполнена в срок, сразу будет видно слабое звено. Один сотрудник не сможет оклеветать другого, так как все действия зафиксированы.
Есть некоторые недостатки, но они значительно перевешивают преимущества.
- Трудность и дороговизна внедрения. Несмотря на то, что сама система экономит много денег, для её внедрения нужно много средств. Нужно приобрести и настроить ПО, купить электронные подписи для всего персонала, обучить сотрудников работе с программой, также перевести все существующие документы в электронный вид. Всё это недёшево и долго.
- Потребуется администратор. Даже если вы будете использовать систему, которую предлагает оператор, вам всё равно нужно будет кастомизировать некоторые настройки под нужды компании и поддерживать работоспособность системы.
- Контрагент тоже должен быть подключён к ЭДО. Нельзя рандомно отправлять официальные документы. Физическое или юридическое лицо, с которым вы хотите обменяться документами, тоже должно быть зарегистрировано в системе ЭДО. Если же у контрагента нет ЭДО, вам придётся вести смешанный документооборот (бумажно-электронный) для таких партнёров.
Мифы электронного документооборота
Электронные документы не принимают в госорганах
Это самое распространенное заблуждение. Федеральный закон.Нет. 63-ФЗ от 06.04.2011 «об электронных подписях». подтверждает, что документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу и равны оригинальным бумагам. Такие документы могут быть представлены в суды и государственные органы.
Маленьким компаниям ЭДО не нужно
«У меня не такая большая компания, у меня не так много контрагентов, чтобы тратить время и деньги на переход на EDI», — может сказать владелец небольшой компании. Если вы хотите оставаться небольшой организацией, вам не нужно тратить деньги на EDI. Однако, если вы принимаете во внимание тот факт, что в будущем вы хотите расшириться, вам следует перейти на электронные издания, пока ваша компания небольшая. Существует не так много документов, которые все еще необходимо передавать в электронном виде, но не так много клиентов нужно информировать об изменениях. Кроме того, если ваше тело соответствует современным требованиям, новые клиенты это оценят. Это поможет вашему бизнесу развиваться.
Контрагенты не могут подписывать документы электронной подписью разных удостоверяющих центров
Для электронных подписей важно, чтобы они были выданы сертификационным центром, включенным в список уполномоченных центров. Не имеет значения, какие подписи выдал конкретный центр сертификации вашему органу или вашему контрагенту. Они все равны.
Электронный документ легко украсть
Их боятся не только хакеры за кражу, но и операторы систем ЭДО. SESTEMS работает по защищенным протоколам, и клиенты могут получить доступ к системе только с помощью своего индивидуального соединения и пароля или признанного сертификата цифровой подписи. Пароли пользователей хранятся в зашифрованном виде, а в облаке используется безопасное хранилище. Основной сертификат есть только у пользователя. Все это доказывает, что система безопасна.
Это исключено в отношении краж, совершаемых операторами. Операторы обязаны обеспечить безопасность персональных данных. В случае утечки холдинговый орган должен разбираться с законом. А учитывая важность уровня безопасности в таких случаях, судьба безответственных операторов предрешена. Новые клиенты не могут им доверять. По этой причине системы EDI постоянно контролируют инфраструктуру, чтобы исключить даже небольшие разрывы.
Цифровые подписи могут использоваться для подписания множества взаимосвязанных электронных документов. Это правило не применяется, если сделка является многосторонней и в пакете есть документы других компаний или индивидуальных предпринимателей. В этом случае каждый документ должен быть подписан отдельно.
Плюсы и минусы ЭДО
Одним из основных преимуществ электронного документооборота является значительное снижение затрат на печать (расходы на бумагу, оргтехнику, принтеры), почтовые расходы и хранение документов.
Если это соответствует действующему законодательству, бумажные документы могут быть полностью удалены (существуют определенные виды документов на бумаге). Использование только цифровых документов позволяет избежать повторения информации на разных инструментах, надежно хранить документы и избежать утечки данных.
Не менее важна и экономия времени. Если компании, обменивающиеся документами, пользуются услугами оператора EDI, процесс передачи документов занимает всего несколько минут. Неважно, отправляется ли документ в соседний офис или в другой город. Время, необходимое для создания, утверждения и авторизации документов, значительно сокращается, как и возможность быстро и легко получить исправленный документ в случае обнаружения ошибки.
EDI позволяет подписывать и передавать цифровые документы с любого устройства, имеющего доступ к электронным подписям, 24 часа в сутки и с любого устройства.
Системы EDI позволяют легко отслеживать статус документов. доставленные, подписанные или отклоненные подписи.
Все документы хранятся в защищенном личном кабинете, поэтому нет риска утечки данных или потери документов при передаче.
Системы цифрового документооборота EDI могут быть интегрированы с используемыми в компании системами бухгалтерского учета, что еще больше упрощает использование электронного документооборота.
Еще одним преимуществом EDI является простота хранения данных. Для хранения цифровых документов не требуется специального помещения. Вся информация хранится неограниченное время в электронных файлах на серверах EDI. Здесь можно легко и быстро найти и, при необходимости, распечатать документы для подачи в Федеральную налоговую службу или суд (документы предварительно должны быть подписаны СС, сторонами или заверены нотариусом).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет гораздо эффективнее использовать рабочее время сотрудников. Передача документов сотрудникам с бумаги на бумагу и процедуры принятия решений в отношении документов и уведомления сотрудников об этих решениях не нужно многократно ускорять.
К недостаткам EDI относятся.
- Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
- Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
- При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Для крупных компаний, которые ежемесячно обрабатывают сотни или тысячи внешних документов, приложения EDI могут помочь сократить расходы, сэкономить сотни тысяч рублей в год и снизить риск потери документов, подделки документов и штрафов со стороны налоговых органов. Если организация обрабатывает счета-фактуры, подает декларации по НДС, имеет много филиалов и множество контрагентов из разных регионов, переход на EDI оправдан.
EDI также подходит для небольших компаний. Эти компании чаще используют EDI, потому что для них важно получать оплату за товары и услуги как можно быстрее, в тот же день, когда выдан документ. Электронный документооборот ускоряет обмен документами, и чем быстрее документ доходит до получателя, тем быстрее может быть осуществлена оплата.
Однако в некоторых случаях переход на безбумажный документооборот может быть очень затратным для МСП. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение EDI в компании, можно использовать специальный компьютер на сайте FTSWeb.
Операторы ЭДО
Компании и индивидуальные предприниматели могут создать собственные прямые каналы обмена электронными документами с контрагентами, но это требует много времени и ресурсов. В результате организации и частные лица часто ассоциируются с EDI-провайдерами — компаниями, имеющими необходимое программное обеспечение для обмена электронными документами.
Эксплуатирующая компания должна предоставлять комплексное обслуживание своим клиентам. Компания сама уведомляет Федеральное налоговое управление о том, что организация-клиент подключилась к системе электронного документооборота. Операторы EDI используют защищенные каналы связи со специальным шифрованием, чтобы гарантировать конфиденциальность документов. Операторы также обеспечивают соблюдение требований законодательства и проверяют подлинность электронных подписей.
Список утвержденных операторов RTD можно найти на официальном сайте Федеральной налоговой службы.
