Авторы утверждают, что не существует правильного стиля руководства, который подходит всем людям и всем возможностям. Вместо этого, согласно модели, стиль руководства зависит от конкретного проекта и конкретного исполнителя.
Что такое делегирование: цели, этапы, основные принципы + советы как правильно делегировать полномочия и не допустить ошибок
Передача власти — что входит в управление? Какова природа назначения и какова его цель? Какие функции управления не следует поручать и в чем выражается назначенный стиль руководства? 5 основных принципов назначения + 10 наиболее распространенных ошибок при назначении
Плохие менеджеры работают в одиночку, хорошие организуют работу других» — на эту мудрость часто ссылаются в бизнес-тренингах. Это звучит жестко, потому что действительно хороший менеджер работает один и организует других, но вопрос правильного распределения и полномочий действительно имеет значение. Чем лучше менеджер знает, как передать свои обязанности на аутсорсинг, тем эффективнее будет работать компания, тем лучше она будет адаптироваться к изменениям и тем легче ей будет управлять.
Что такое делегирование
Назначение (в переводе с латинского — делегирование, передача или перекладывание) — это передача своих функций другому. Обычно именно руководитель делегирует часть своих полномочий подчиненным и возлагает на них ответственность за результаты. Это обеспечивает баланс рабочей нагрузки на каждом уровне управления.
Полномочия могут быть переданы на основании определенных постоянных документов или при изменении организации.
Например, если в компании принята политика управления качеством, руководство компании отвечает за контроль соблюдения этой политики, внесение корректировок и ведение документации.
Другой пример — когда одна компания приобретает производственное подразделение другой компании. Таким образом, генеральный директор становится ответственным за две компании и, чтобы справиться с возросшей нагрузкой, возлагает ответственность за управление новым производством, например, на начальника производства, делая его управляющим директором.
В качестве альтернативы можно привести другой простой пример. Начинающий предприниматель открывает интернет-магазин. Изначально он и его жена делают все. Жена отвечает на звонок, оформляет заказ и отправляет его курьеру. Муж покупает товар, едет за ним на склад оптовика, упаковывает его, а затем отдает курьеру.
Позже, когда количество заказов увеличивается, а продажи магазина растут, пара не может выполнять все свои обязанности и нанимает двух сотрудников — менеджера по работе с клиентами и курьера. Они распределяют между собой ряд обязанностей: менеджер занимается заказами, а гид по доставке отправляется к поставщику за товаром. Время, затрачиваемое индивидуальным предпринимателем и его женой, уходит на определение прибыльности бизнеса. Пока жена вовлечена в процесс, супруг начинает уделять больше времени анализу, чтобы понять, откуда приходят клиенты и как увеличить их количество. В маркетинге и интернет-рекламе.
Когда компании становятся более прибыльными, предприниматели нанимают новых сотрудников, передают им свои полномочия и посвящают свое время, внимание, знания и навыки наиболее важным аспектам бизнеса. Кстати, на этот пример ссылается курьерская служба. Оперативное задание по доставке заказов клиентам не относится к данному случаю. Это внешнее задание.
Это задание отличается от обычного дежурства тем, что существующее не увеличивает интенсивность работы, а остается в ведении директора. Если менеджера отдела супермаркета призывают продавать в два раза больше, это означает усиление его собственной функции, но если его призывают разработать и внедрить план, направленный на оптимизацию процедур его отдела, это означает управление.
Он распределяет полномочия, управление и ответственность по трем направлениям.
- В коммерческих компаниях – от одного уровня менеджмента к другому.
- В государственных и общественных организациях – от руководителей к подчиненным, а также от чиновников к руководителям подведомственных учреждений
- В органах власти – делегирование власти от избирателей своим представителям.
В этой статье описаны первые два типа заданий.
Кто участвует в делегировании
В распределении полномочий или операций участвуют два человека.
- делегирующее лицо – тот, кто изначально обязан выполнять ту или иную функцию и передает ее другому.
- д елегат – тот, кто принимает обязанность выполнять полномочия или функции. Такой человек обычно является подчиненным первого. Или «слугой народа», если речь идет о депутате, которому избиратели делегировали полномочия.
Читайте также: как написать бизнес-план — реальный предприниматель с расчетами и 40 готовых примеров + пошаговая инструкция с образцами
Обязанности, в которых менеджеры могут не обладать необходимыми навыками: ведение личных страниц в социальных сетях, разработка бизнес-сайтов, анализ данных.
Делегировать — что это значит простыми словами
Назначение означает передачу кому-либо права и полномочий на выполнение конкретной обязанности и ответственности за ее исполнение.
Назначение означает наделение кого-либо властью и ответственностью за выполнение конкретной обязанности.
Акцент делается на «и». Оно происходит от латинского legale, по моему назначению.
Примеры использования.
Они делегировали его на партийное собрание.
Руководитель уполномочил делегата провести переговоры с китайским партнером.
Если вы не будете распределять задачи, вы не сможете справиться с возросшей нагрузкой.
Представитель — это официальный делегат, назначенный или выбранный организацией или коллективом. Делегат участвует от имени собрания, конференции или совещания.
Делегация — это выбранный или назначенный представитель организации, коллектива или группы стран.
Делегаты 27-го съезда ККС в 1986 году. Фото Риа Новости.
Что такое делегировать домен? Простыми словами
Назначение домена означает передачу прав на доменное имя от одного сервера к другому.
Домен — это имя интернет-сайта. Например, сектор Anews — www.anews.comです. Однако другие компьютеры должны знать буквенное доменное имя, а также числовой IP-адрес. Им необходимо получить данные из местоположения.
DNS (Система доменных имен) — это способ поиска этих арифметических адресов. Эта система содержит всю информацию о каждом домене и о том, к какому IP (гостеприимству) он принадлежит. Используя DNS, каждая машина знает, где искать домен.
Назначение сектора — это назначение доменного имени IP-адресу на сервере гостеприимства. Таким образом, компьютер пользователя знает, куда загружать информацию, отображаемую в браузере.
Таким образом, владелец сайта передал часть своих прав владельцам других DNS-серверов.
Когда срок действия списка истекает, сектор становится устаревшим (выделенным). Домен блокируется и удаляется из регистрационного реестра. Затем сектор становится доступным для покупки и собственности новым владельцем.
Proditphotos.
Что такое делегировать полномочия и как это делать
В администрации распределение ответственности — это передача руководителем определенных функций другим сотрудникам для достижения конкретной цели. Эта власть передается сверху вниз и от начальника к существующей власти.
При правильном использовании задания позволяют
- Оптимизировать рабочее время
- Быстрее и качественнее выполнить задачу
- Мотивировать сотрудников
- Повысить доверие в коллективе.
Какие полномочия делегировать?
Бизнес-консультант Дженни Блейк выделяет шесть типов обязанностей, которые можно поручить подчиненным (по материалам Harvard Business Review).
- Мелкие. Небольшие и «несущественные» задания, до которых не доходят руки. Они накапливаются и отвлекают от важных вещей. Например, бронирование билетов и ведение календаря встреч руководитель должен получить секретарю.
- Муторные. Сравнительно простые, но отнимающие много времени. Например, перенос данных в электронную таблицу — с этим справится даже стажер.
- Отнимающие много времени. Важные задачи, при решении которых 80% времени ваше вмешательство не требуется. Подключайтесь к работе на финальной стадии, чтобы проконтролировать процесс и порекомендовать следующие шаги.
- Те, которым можно научить. Непростые задания, которые можно описать с помощью последовательных шагов — алгоритма. Потратьте время на обучение сотрудников, и вам останется лишь контролировать качество.
- Слишком трудные. Некоторые вещи вы не можете сделать сами, поскольку не обладаете нужными навыками. Поручите дело тому, кто справится с ним лучше и быстрее.
- Срочные задания. Когда вы заняты одним делом, а с другим нельзя медлить, делегируйте срочное задание тому, кто обладает нужными навыками.
Важно помнить, что менеджеры лишают себя власти, когда вы назначаете. Вы не можете «назначать», но вы не всегда можете вмешиваться в процесс принятия решений. В этом случае никто не несет ответственности за результат. Работа неправильная.
‘Это пришло откуда-то еще. Вы можете отправить его в другое место?»
Несмотря на полезность и необходимость поручений, не все обязанности можно делегировать сотрудникам. Задачи, которые можно поручить подчиненным, включают в себя
Когда начать делегировать
Исходя из вашей программы. Если работа отнимает много времени и ваших личных ресурсов и начинает красть выходные дни, стоит переписать в нагрузку. Вы можете поручить некоторые задачи имеющимся сотрудникам или даже нанять личного помощника удаленно.
Закон Миллера поможет вам определить объем нагрузки. В своей статье «Магическое число семь семь плюс или 2» американский психолог Джордж Миллер отметил, что в кратковременной памяти человека может находиться не более 7 ± 2 фактора из 2. Следует помнить, что эта цена приближается или постоянно превышается. Это сигнал к изменению программы.
Почему делегировать получается не у всех
Существует шесть основных причин, по которым директора отказываются поручать часть своих обязанностей подчиненным или перестают это делать, столкнувшись с проблемой
Выбор неправильного сотрудника. Прежде чем поручить задание, необходимо понять, обладает ли имеющийся сотрудник знаниями и навыками для его выполнения, насколько работа менеджера соответствует его карьерным интересам и целям, какова загруженность сотрудника. Рекомендуется поручать работу сотрудникам как можно ближе к «предприятию». Именно они знают все детали повседневной работы.
Они не хотят объяснять. Менеджеры чувствуют, что тратят время на объяснения, в то время как могли бы заниматься своей работой. Однако без четких инструкций сотрудники ничему не научатся, и это не снизит нагрузку на менеджера. Чем конкретнее и четче вы сформулируете, чего вы хотите от своих коллег, почему, когда и как, тем больше вероятность того, что у вас все получится.
Назначьте группы. Сотрудник должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности. Всегда стоит работать с одним сотрудником, чтобы он видел свои зоны ответственности.
Назначение неправильных обязанностей. Люди склонны делегировать решения, от которых зависят другие, чтобы избежать ответственности и суждений. Однако руководитель не может делегировать конкретное дело сотруднику, если только оно не находится на уровне решения. К таким случаям относятся
- определение миссии, целей, стратегии, плана развития компании;
- кадровые решения;
- онбординг — погружение новых сотрудников в процессы компании и знакомство с продуктом;
- расчет эффективности работы команды, премий и штрафов;
- решения по крупным финансовым вопросам, задачам с высокой степенью риска или важности.
Вмешательство в уже порученные обязанности. Страх потери контроля и перфекционизм заставляет некоторых руководителей вмешиваться за спиной сотрудника со словами «я сам это сделаю» и выполнять свои обязанности. Важно помнить, что работники, впервые участвующие в выполнении поставленной перед ними задачи, могут выполнять ее медленнее, чем им хотелось бы. Однако это нормально — это часть их образования.
Компетентные сотрудники учатся и работают быстрее. Если в ходе работы возникают вопросы, их стоит задавать в ответ на рекомендации, а не от имени сотрудника. В этом случае полезнее прокомментировать результаты.
Не оставляйте времени на проверку. Для порученных заданий следует предусмотреть время для обратной связи и проверки. Обратная связь — ключевой элемент успеха при выполнении служебных заданий. Это помогает повысить как уверенность сотрудника, так и престиж начальника. Поэтому, если отчет должен быть сдан в следующий понедельник, стоит установить крайним сроком пятницу, оставив один день на доработку.
В то же время сотрудники не научатся выполнять свою работу должным образом, если будут соглашаться на работу, которая не отвечает качеству. Затем руководители постоянно исправляют ошибки.
Однако не все готовы применять этот инструмент в своей деятельности. Вызовы могут быть противопоставлены как начальству, так и сотрудникам. К первым аспектам относятся следующие причины
Секрет №4. «Ничего личного»
Не возлагайте обязанности на людей, с которыми у вас отличные личные отношения. Но к тому, кто сможет решить проблему максимально эффективно.
Назначая его, вы несете полную ответственность за результат. Следуйте простому правилу: в случае неудачи «удар» принимаете на себя вы, а бонус за успех достается сотруднику.
Да, на первый взгляд это может показаться несправедливым. (Но что справедливо, когда эффективность менеджера находится в КРИЗИСЕ?)
Этот тип задания называется «ограниченным». Работу выполняет исполнитель, а ответственность за результат он делит с менеджером.
Пример удачного и неудачного делегирования
Плохо: «Пожалуйста, приложите копии этих документов и принесите их по адресу». Это одна задача. Также это не смешно и оскорбительно для многих людей (не на уровне исполнителей).
Хуже: «Со следующего вторника вы будете писать ежемесячные отчеты от моего имени». По сути, это награда — вы поручаете некоторые из обычных рутинных задач кому-то другому. Но формат презентации выбран очень неудачно!
Как правильно?
‘Как вы думаете, вы могли бы взять на себя часть моих административных обязанностей? Каждый месяц я готовлю отчет об эффективности новых рекламных каналов, анализирую преимущества и недостатки всех из них, сравниваю элементы и изучаю, что работает, а что нет. Чтобы эволюционировать, я дам вам полную власть над этим. И я снимаю с себя все остальные обязанности.
Для меня важно, чтобы я делал это сам, без надзора, без напоминаний. Ты можешь это сделать».
Эта формулировка достигает всех целей задания. Это обучение сотрудника, испытание его в «полевых условиях» и оптимизация его времени.
В случае успеха исполнитель может быть даже повышен в должности. Поручайте ему еще более сложные задания.
Подпишитесь на обновления и делитесь ссылками на последние сообщения со своими друзьями в социальных сетях!
