Оптимизация бизнес-процессов компании. As is и to be что это

Хотя существует множество схем отображения процедур, доступных с помощью программных продуктов, Process Navigator компании Triaster идеально сочетает в себе потребность в простых, понятных картах процессов, которые достаточно подробны, чтобы позволить выявить и проанализировать возможности улучшения производительности.

Моделирование бизнес-процессов – обзор нотаций

Моделирование операционных процессов стало классическим проектом для многих аналитиков в контексте оптимизации и стандартизации бизнес-процессов в российских компаниях. Существует множество символов, которые применяются тем или иным образом. Данная статья посвящена обзору символики моделирования операционных процессов.

Символика VAD, предложенная Майклом Портером в его проекте корпоративной стратегии, сосредоточена на моделировании бизнес-процессов, которые «создают ценность» в виде услуг или продуктов для клиентов. Модели бизнес-процессов, созданные в VAD Symbolism, обеспечивают общее, не требующее исключений представление о бизнес-процессах.

Использование нотации VAD позволяет на более высоком уровне описать перечень бизнес-процессов и их взаимодействий, поскольку эта нотация позволяет отнести все бизнес-процессы к одной модели. Нотация VAD может использовать связи, чтобы показать отношения между бизнес-процессами, но поток шагов в этой нотации в большинстве случаев идет слева направо.

Моделирование бизнес-процессов

Существует множество вариантов нотации VAD, применяемых к различным инструментам, каждый из которых имеет свой собственный набор символов, но все они выглядят одинаково — набор бизнес-процессов, часто связанных отношениями-предшественниками.

Например, расширение этой нотации на инструментарий ARIS позволяет отображать исполнителей, опасности, документы, данные и многие другие элементы в бизнес-процессах.

Помимо моделирования карты бизнес-процессов организации, нотацию VAD можно использовать для моделирования сквозных бизнес-процессов, когда они только определены. Однако следует понимать, что VAD не предназначены для моделирования разумных условий в процессах и полностью принимаются администрацией. На практике за моделированием бизнес-процессов на самом высоком уровне символики VAD следует более детальное моделирование бизнес-процессов в других символах. Более подробно об этом говорится ниже.

Модели символики VAD могут быть разработаны с помощью ряда инструментов. Ms Visio, Aris, Archi и многие другие инструменты бизнес-моделирования.

Моделирование бизнес-процессов – EPC (event-driven process chain)

Символика EPC была разработана профессором Августом Вильгельмом Шеером как часть методологии инструментария ARIS. Используя нотацию EPC, операционные процессы моделируются как список процедур активации инцидента. Символика подходит для последующего регулирования бизнес-процессов и анализа потоков деловой информации (входящих/исходящих документов).

Свобода символики EPC позволяет описывать дополнительные объекты, такие как функциональные риски, процедуры контроля, экранные формы, информационные системы и показатели.

Моделирование бизнес-процессов

В рамках символики EPC процессы моделируются сверху вниз, а последовательность шагов/функций/действий/функций бизнес-процесса определяется через систему событий и рациональных условий. События в символике EPC являются началом и концом этапа процесса и считаются внешними событиями, требующими реакции организма.

Модель бизнес-процесса состоит из последовательности событие-функция-событие и логических операторов ‘AND’, ‘OR’ и ‘exclusive OR’, которые представляют собой определение потока моделируемого бизнес-процесса, контроль условий, параллельную обработку и сходимость.

Существуют различные варианты символов EPC, включая столбчатые и штриховые форматы, а также различные списки используемых объектов, и все это доступно не только в инструменте ARIS, но и в других инструментах, таких как MSVisio и BusinessStudio. Может использоваться. Бизнес-моделирование Процедуры EPC можно использовать только в классическом формате.

Моделирование бизнес-процессов в нотации EPC может использовать текстовые правила бизнеса или таблицы. Это связано с тем, что правильно разработанная модель EPC может быть преобразована в последовательность утверждений на общем языке, которые формируют основу для регулирования. По этой причине данная нотация считается наиболее подходящей для моделирования бизнес-процессов с целью их дальнейшего анализа и регулирования.

Моделирование бизнес — процессов – BPMN (Business Process Model and Notation 2.0)

Символы BPMN созданы командой Object Management Team (OMG) и предназначены для моделирования бизнес-процессов с целью их последующей автоматизации. Нотация BPMN используется для детального моделирования бизнес-процессов, и количество объектов в этой нотации превышает 100. Она позволяет описать все нюансы поведения бизнес-процесса, чтобы информационные системы могли преобразовать созданные модели в исполняемые и Код.

Прозрачность вклада BPMN и поддержка большинством инструментов моделирования и автоматизации бизнес-процессов делают этот вклад пионером в моделировании бизнес-процессов.

Нотация BPMN позволяет моделировать начальные, промежуточные и конечные события процесса, потоки информации и сообщений в дополнение к этапам бизнес-процесса. Одной из особенностей нотации является стиль моделирования Swimlane, который применяется по умолчанию. В этом стиле актер представлен в вертикальных или горизонтальных полосах, похожих на полосы плавательного бассейна — это полосы, на которых расположены действия/функции, которые он выполняет.. Актер.

Моделирование бизнес-процессов

Схема бизнес-процесса в виде «плавающей дорожки» проясняет передачу обязанностей и рабочих процессов между участниками процесса, но в то же время затрудняет моделирование нескольких участников одной деятельности.

Модели, разработанные в нотации BPMN, часто трудно собрать в последовательную иерархию, поскольку этот метод изначально создавался для автоматизации сквозных бизнес-процессов.

Реализация нотации BPMN требует определенных знаний и опыта. Это часто ограничивает круг создателей таких моделей системными и бизнес-аналитиками. Бизнес-персонал редко моделирует бизнес-процессы в нотации BPMN.

Несмотря на графические различия, нотации BPMN и EPC очень похожи и уже могут быть преобразованы друг в друга в инструментарии ARIS, с некоторыми методологическими ограничениями.

До определенного уровня роста компания может управляться без «системы регулируемой деятельности». Трудно ответить на вопрос «когда наступает время для оптимизации бизнес-процессов компании?». Однако нет никаких сомнений в том, что этот момент приближается.

Оптимизация бизнес-процессов компании

Оптимизация бизнес-процессов организации — это уточнение последовательности действий, направленных на достижение бизнес-целей путем выбора наилучших вариантов исполнения. Это неизбежный процесс для эффективного функционирования современного предприятия.

Оптимизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс — это серия действий, приводящих к определенному результату. Каждый процесс имеет конкретную цель, набор ключевых действий и предсказуемый результат. Количество и цель этих процессов в разных компаниях различны и напрямую зависят от типа бизнеса, его размера и личных качеств владельцев и менеджеров. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо учитывать все эти факторы.

Для создания эффективного бизнеса важно согласовать маркетинговую стратегию с применением методологии ее реализации. Однако иногда бывает так, что правильная стратегия разработана, меры по ее реализации приняты, а результатов нет. Запланированные показатели не могут быть достигнуты. Это могут быть проблемы на нижних процедурных уровнях системы управления. Попытайтесь устранить это явление путем оптимизации, описания и моделирования бизнес-процессов.

Компании, достигшие определенного роста, могут прекрасно обойтись без оптимизации. Однако есть несколько факторов, которые сигнализируют о том, что пора приступать к делу и что это время приближается.

  • увеличение штата сотрудников;
  • растёт число управленческих уровней;
  • растёт число подразделений;
  • подразделения территориально разобщены;
  • отсутствует или неразвита единая информационная система.

И вот однажды вы узнаете, что у компании есть:.

  • решения принимаются очень медленно;
  • решения выполняются очень медленно и некачественно;
  • выясняется, что периодически те или иные аспекты деятельности остаются без контроля;
  • замечаете рост психологического напряжения среди персонала, связанный с неурегулированными правами, обязанностями и ответственностью;
  • элементарные рабочие операции требуют очень много времени, сил, согласований, служебных записок и телефонных звонков.

Наличие этих симптомов является решающей причиной для корректировки. Это необходимо для оптимизации бизнес-процессов. Обратите внимание, что в некоторых случаях может быть целесообразно выполнить эти задачи, не дожидаясь таких условий (например, значительные изменения в структуре управления, использование нового ПС).

Описание и моделирование

Выбор этого инструмента для бизнес-процесса считается очень важным и практически решающим. Однако программа описания имеет значение только в том случае, если она разрабатывается для дальнейшего применения в конкретной информационной системе (CIS). Поскольку в наши дни большинство ДО имеют собственные инструменты для проектирования бизнес-процессов, нет смысла говорить о программном обеспечении для их описания.

Бизнес-процессам нужны участники, а не разработчики, и важнейшим критерием выбора инструмента описания программного обеспечения является то, что он должен быть доступен всем участникам на каждом этапе утверждения, оптимизации, исполнения и модернизации.

Модели бизнес-процессов «AS IS» и «TO BE»

Типичная схема моделирования включает первый этап, описывающий текущее состояние «как есть», за которым следует оптимизация до «как будет». Некоторые клиенты не признают полезность первого этапа описания. Достаточно того, что внедряющая организация уже ввела новые и правильные бизнес-процедуры, и модель «как есть» воспринимается как попытка улучшить оценку.

Отмечается, что такой подход к внедрению, не основанный на существующих бизнес-процессах, называется редизайном и лишь очень похож на концепцию «оптимизации бизнес-процессов». Описание «как есть» дает возможность выявить некоторые существующие несоответствия и провести первичную оптимизацию процедур. Он должен быть обсужден и согласован «в письменном виде» всеми участниками.

Процесс оптимизации

Оптимизация чего-либо может быть выполнена в соответствии с определенными критериями. В случае с бизнес-процессами такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и т.д. Эти критерии являются «внешними» с точки зрения процедур и вытекают из более общих схем управления. Давайте найдем конец нити.

Оптимизация процессов

Например, оптимизировать бизнес-процессы, такие как обслуживание клиентов в магазинах. Каковы критерии оптимизации? Цена или качество? Выберите первый критерий для дисконтного магазина среднего класса и второй — для высококлассного бутика. Выбор критерия оптимизации показывает, что он определяет стратегию и планировку магазина.

Таким образом, используя критерии оптимизации, уровень системы управления начинает следовать более высокому уровню стратегии.

Внедрение

Процесс внедрения является наиболее сложной частью бизнес-процесса. Она гораздо более успешна, если поддерживается информационной системой компании. Однако эти функции не всегда доступны или используются в полной мере. Внедрение и обновление бизнес-процессов требует

  • доведения до персонала информации о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
  • осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
  • проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
  • оптимизации бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности.

Модификация

Со временем оптимизированные бизнес-процессы необходимо адаптировать или заменить. С одной стороны, бизнес-процессы должны быть реалистичными и, с другой стороны, не должны препятствовать нормальному развитию бизнеса. Поэтому в них необходимо своевременно вносить изменения. Новая формулировка согласовывается со всеми участниками и доводится до сведения всех заинтересованных сторон.

Бизнес-процессы и информационная система

Неотъемлемой частью работы современной компании является информационная система компании. Очень важно, чтобы бизнес-процессы программы и бизнес-процессы компании не противоречили друг другу, а помогали друг другу. В идеале, это когда каждый шаг отображается в системе. Это позволяет руководителям оценить ситуацию в перспективе и понять, кто является самым слабым звеном в цепи.

Υ.Γ Если вы├óΓé¼Γäó ищете способы повысить эффективность вашего бизнеса, мы├óΓé¼Γäó здесь, чтобы помочь вам словом и делом! Мы — команда экспертов, специализирующихся на оптимизации бизнес-процессов на базе 1С. Позвоните нам по телефону +7 (499) 3502900. Мы будем решать все вопросы как можно быстрее.

К сожалению, мы не можем предложить бесплатные консультации для всех заинтересованных сторон, но наша команда рада оказать услуги по внедрению и сопровождению 1С. Для получения дополнительной информации о наших услугах посетите страницу «Услуги 1С» или позвоните по телефону + 7 (499) 3502900. Наша компания работает в Москве и Московской области.

Авторы имеют успешный опыт внедрения бизнес-процессов, разработанных в MS Word GPU, и печальный опыт наблюдения полной неразберихи в бизнесе с бизнес-процессами, описанными в новейших программах. Поэтому, выбирая инструмент, решите для себя — «Вы хотите вести или проверять?». .

2. Модели «AS IS» и «TO BE» оптимизации бизнес-процессов

Традиционная схема оптимизации бизнес-процессов компании включает в себя объяснение существующих процессов на первом этапе (модель бизнес-процессов «как есть»), за которым следует оптимизация в модели «как должно быть» («как должно быть»). Клиенты, занимающиеся оптимизацией бизнес-процессов, могут не понимать, зачем нужен первый шаг. Они ожидают, что высшее руководство принесет в компанию готовые «формальные» бизнес-процессы, а разработка модели «как есть» воспринимается как попытка «добавить» нагрузки.

Я хотел бы предостеречь от такого подхода. Методы внедрения систем бизнес-процессов, которые не основаны на существующих бизнес-процессах, не называются оптимизацией и перепроектированием бизнес-процессов. Разница во многом такая же, как между лечением и хирургией: скальпель обычно используется, когда нет других вариантов. Думайте об этом, принимая решения.

Описание «как есть» позволяет выявить существующие несоответствия и оптимизировать бизнес-процессы в первую очередь. Для этого модель КАК ЕСТЬ должна быть обсуждена со всеми участниками бизнес-процесса и согласована «на подпись».

3. Оптимизация бизнес-процессов предприятия

Что-то может быть «оптимизировано» только в соответствии с определенными критериями. Бизнес-процессы могут быть оптимизированы в соответствии с такими критериями, как стоимость, продолжительность или количество операций. Эти критерии явно являются «внешними» по отношению к бизнес-процессу, поскольку они возникают из более общего цикла управления бизнесом. Подумайте об одном из двух вариантов.

Предположим, вы хотите оптимизировать бизнес-процесс обслуживания клиентов в магазине. Вам необходимо выбрать критерий оптимизации, т.е. качество или стоимость. Если наш магазин — это высококачественный бутик, мы ориентируемся на первый критерий; если это дисконтный магазин, мы ориентируемся на второй. Таким образом, мы уже выбрали критерии оптимизации бизнес-процессов компании, определили стратегию и позицию нашего магазина.

Таким образом, с помощью показателей оптимизации процедурный уровень системы управления (бизнес-процессы) подчиняется стратегии, которая находится на более высоком уровне.

4. Внедрение оптимизированных бизнес-процессов

Внедрение — это, пожалуй, самый сложный этап в функционировании бизнес-процессов. Приложения будут гораздо более успешными, если их поддерживает система бизнес-информации. Однако это не всегда возможно и не идеально.

В данном случае мы хотели бы поделиться методом реализации бизнес-процессов, который называется «метод контрольных карт». Он состоит из следующего. Для каждого бизнес-процесса создается контрольный список (контрольная карта) для мониторинга соблюдения бизнес-процесса. Контрольные пункты — это удобное время для передачи документов и информации между сотрудниками. В этом случае «контролирующим лицом» может быть сотрудник, которому направляется информация. Пример карты управления показан на рисунке 1.

Рис. 1 Пример блок-схемы бизнес-процесса

Контрольная карта выполнения бизнес-процедур для авансовых отчетов

1. отчет не был предоставлен в течение двух дней

Формат контрольной карты предоставляется участникам бизнес-процесса. ‘Аудиторы обязаны фиксировать события на карточках’

  • Не предоставления информации,
  • Предоставления информации с опозданием,
  • Предоставления неполной или искажённой информации и т.д.

Менеджер бизнес-процесса собирает карты, анализирует их и обсуждает с участниками процесса. Возможные результаты включают

  • разъяснительная беседа с участниками бизнес-процесса,
  • изменение бизнес-процесса, если выяснится, что он был построен неверно,
  • передача результатов анализа руководителю нарушителя бизнес-процесса для принятия решения о наказании.
Оцените статью
Бизнес блог