Секретари конференций используют при подготовке практик документы, подготовленные заранее для встреч, например, ежедневные макеты, списки гостей, членов коллектива, тексты выставок, лекций, информационные заметки и планы решений.
Вопрос 24
Сетевым специалистам необходимо устанавливать новые операционные системы на компьютеры. Какой метод установки следует использовать для настройки и конфигурирования данных, приложений и обслуживания существующих отделов?
Инна Петрова 18 минут назад
Для написания введения и отчета о прохождении практики необходимо пройти практику бакалавра по различным темам, после прохождения практики необходимо сдать 4 экзамена
Иван, пожалуйста, помогите мне с моим исследованием 25 минут назад
Инна Петрова, здравствуйте! Мы можем помочь вам. Отправьте всю необходимую информацию на почту и запишите, что вам нужно сделать. Посмотрите на описание задачи и запишите стоимость и время выполнения. メールinfo@the-distance.ruに送信する必要がある情報.
Здравствуйте, сколько стоит эта работа и как ее заказать?
Иван, пожалуйста, помогите мне с подготовкой за два часа.
Николай, здравствуйте! Мы можем помочь вам. Отправьте всю необходимую информацию на почту и запишите, что вам нужно сделать. Посмотрите на описание задачи и запишите стоимость и время выполнения. Более подробную информацию можно найти на сайте メールinfo@the-distance.ruに送信する情報.
Презентация и защита реферата: источники информации по праву социального обеспечения. Сама бумага уже готова и будет выслана по запросу!
Иван, пожалуйста, помогите мне с исследованием за 6 часов.
Здравствуйте, мы можем вам помочь. Отправьте всю необходимую информацию на почту и запишите, что нужно сделать. Изучите описание работы и запишите расходы и сроки. info@the-distance.ruに電子メールに送信する情報.
Здравствуйте. Я ищу экзаменационный билет для поступления в магистратуру Московского института психоанализа, включая ответы на вступительный тест по общей социальной психологии.
Иван, пожалуйста, помогите мне с исследованием за 12 часов.
Здравствуй, Дед Мороз! Мы можем помочь вам. Отправьте всю необходимую информацию на почту и запишите, что вам нужно сделать. Посмотрите на описание задачи и запишите стоимость и время выполнения. Информацию можно найти на сайте 電子メールinfo@the-disionance.ruに送信する必要があります.
Анна Михайловна 1 день назад
Нужно ли вам закрыть урок по «микроэкономике»?
Иван, пожалуйста, помогите мне с моим исследованием 1 день назад.
Анна М., Здравствуйте! Мы можем помочь вам. Отправьте всю необходимую информацию на почту и запишите, что вам нужно сделать. Посмотрите на описание задачи и запишите стоимость и время выполнения. メールinfo@the-distance.ruに送信する必要がある情報.
Здравствуйте! Мне нужен отчет о прохождении практики, специализация «Государственное и муниципальное управление». Я намерен пройти стажировку в школе, где я работаю.
Иван, пожалуйста, помогите мне с моим исследованием 1 день назад.
Здравствуйте, Сергей, мы можем вам помочь. Отправьте всю необходимую информацию на почту и запишите, что вам нужно сделать. Посмотрите на описание задачи и запишите стоимость и время выполнения. Информацию можно найти на сайте 電子メールinfo@the-disionance.ruに送信する必要があります.
8.В случае нарушения настоящих правил (полностью или частично) АО «ИКТ» вправе защищать свои права и законные интересы любыми законными способами, включая судебные.
КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?
Согласно различным исследованиям, совещания могут занимать от 10% до 50% времени менеджеров и других сотрудников организации. Чтобы сократить временные затраты, вдохновители, организаторы и участники встреч должны помнить следующие правила.
-Обсуждайте на встрече только те вопросы, которые не могут быть рассмотрены на рабочем совещании.
-Ограничить количество участников собрания. Это прямо пропорционально продолжительности события. Если встреча с пятью участниками длится один час, то встреча с десятью участниками может длиться два часа и более.
-Заранее подготовьте материалы для встречи. Расчеты, подробные отчеты, таблицы, графики, резюме, материалы фото- и видеосъемки, презентации, образцы продукции и протоколы испытаний должны быть предоставлены экспертами в данной области. Секретарь конференции отвечает за подготовку материалов. Поэтому за один-два дня до мероприятия необходимо сделать следующее
a) составить список всех информационных материалов с помощью ведущего, проводящего презентацию.
b) получать электронные материалы от ответственного лица (например, презентации, описания и т.д.)
c) получить от ответственного лица распечатанное резюме и текст отчета.
-Назначьте ответственного за каждый вопрос, даже если проект выполняется в группах.
-Не тратьте время на наведение. Помните, что главная задача каждого собрания — обсудить повестку дня и принять соответствующие решения.
Общие требования к участникам совещания включают.
-Актуальность и интересность вопросов повестки дня, -Актуальность и интересность вопросов повестки дня, и
-достаточное старшинство, чтобы принимать решения и давать указания подчиненным по результатам совещания.
Состав участников может быть изменен в ходе мероприятия. Если в повестке дня есть вопросы, которые касаются всех участников собрания и только некоторых участников, то сначала следует обсудить общие вопросы. По окончании этой части встречи сотрудники, не принимающие участия в дальнейшем обсуждении, могут быть отпущены.
Как всех оповестить
Уведомить всех участников собрания о дате, времени, месте и теме собрания.
Объявите о встрече по телефону, текстовым сообщением, по электронной почте (уведомление о доставке и прочтении) или при личной встрече.
Если вы отсутствуете по различным причинам (например, ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка), вы должны определить причину отсутствия и уведомить лицо, восполняющее отсутствие, о необходимости присутствовать на собрании в соответствии с системой ротации.
Также полезно иметь всплывающую подсказку в календаре компьютера, например, «Сообщите своему заместителю о необходимости присутствовать на собрании».
Информация о том, кто уведомляется о собрании и когда они могут войти за стол (пример 1).
Уведомление платформ для проведения совещаний.
Встреча состоится 24 июня 2017 года в 11 часов утра. В офисе менеджера по закупкам.
Тема: контракты с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Рассадка участников совещания
Если на встрече будет много народу, пожалуйста, подготовьте схему рассадки.
-Высокопоставленные чиновники (городские, региональные, штатные, провинциальные, демократические, федеральные),.
-Многонациональные владельцы, холдинговые компании и т.д.
По возможности секретарь должен сидеть за отдельным столом рядом с креслом председателя (пример 2).
План рассадки.
Именные карточки
На столе напротив каждой позиции должна лежать именная карточка с фамилией и/или именем каждого участника. Самый простой вариант — это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1).
Рисунок 1.Именные карточки для участников совещания
Бейджи
При особой чувствительности необходимо подготовить бейджи (именные этикетки)
— название организации, представляющей каждого участника; и
— город, в котором находится организация.
Сигналы также могут включать.
— логотип организации, которую представляет участник, логотип
— Логотип (эмблема) мероприятия (например, конференции, совещания).
Можно использовать клип-коды или бейджи. Их можно приобрести в канцелярском магазине.
Вы можете сами нарисовать вкладыш с текстом, распечатать его на принтере, вырезать ножницами и поместить на бейдж (рис. 2).
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
Для разных типов собраний установлено разное время. Например, утреннее обновление может занять около 30 минут, а межрегиональное совещание по определенной теме может длиться весь день.
Продолжительность встречи должна быть запланирована заранее. Все участники должны знать время начала и окончания заседаний. Это помогает им работать быстро и эффективно, чтобы не пропасть.
Перерывы
Если собрание длится более астрономического количества времени (60 минут), перерыв должен быть после каждого академического периода (45 минут).
Для особо продолжительных мероприятий можно предусмотреть, где вы сможете обеспечить участников закусками (бутерброды, фрукты, сладости) и напитками (чай, кофе, сок, минеральная вода и т.д.).
Если уровень конференции невысок, а рядом с залом, где проходит конференция, есть холодильники, кофеварки и одноразовая посуда для посетителей офиса, участники могут полностью заполнить зал кофе, чаем или водой.
Бутылки с водой и стаканы могут быть заранее расставлены на столах, за которыми сидят участники конференции. Таким образом, они могут пить в любое время, а не только во время перерывов. Не ставьте еду на стол. Будет неловко, если кто-то бросит на бумагу бутерброд или прольет кофе.
Стол с закусками и напитками желательно разместить в отдельном помещении. Обычно этим занимается секретарь, но только если он не следит за протоколом. Если секретарь не может покинуть помещение во время совещания, другой сотрудник, назначенный ответственным, должен организовать перерыв. Или же секретарь готовит все для кофе-брейка до начала заседания. Для более крупных встреч обычно требуется помощник.
Временные рамки
Продолжительность мероприятия должна быть согласована. Президент конференции следит за тем, чтобы эти правила соблюдались.
При планировании распорядка дня конференции учитывайте время, необходимое для каждого докладчика и для обсуждения каждой темы.
Для расчета продолжительности конференции:.
— Уточните у президента временные рамки для каждой презентации.
— Планируйте перерывы по мере необходимости.
— Используйте калькулятор для подведения итогов и суммирования всего времени
Время, в течение которого может длиться встреча, должно быть названо Президенту. Если процентное соотношение согласовано, все участники должны быть проинформированы о расписании. Если нет, необходимо внести коррективы и передать их Президенту.
После согласования всем участникам совещания раздаются распорядки дня с указанием сроков (пример 3).
Ежедневная раскладка с ограничениями по времени
Продолжительность встречи должна быть запланирована заранее. Все участники должны знать время начала и окончания заседаний. Это помогает им работать быстро и эффективно, чтобы не пропасть.
Виды совещаний
Встречи могут быть запланированными или незапланированными.
- на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
- внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.
Готовимся к совещанию правильно
Деловые встречи не должны превращаться в типичный процесс «ну, сегодня понедельник, надо встретиться и поболтать». Чтобы активизировать встречу, необходимо подготовиться. Алгоритм подготовки следующий.
- составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
- составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
- определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
- вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
- прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
- заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
- подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
- попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.
Правила проведения рабочего совещания
Здесь нет секретного рецепта. Существует несколько основных правил, которые помогут сделать ваши встречи максимально эффективными
Не делайте встречу однобокой
От него будет мало толку, если встреча превратится, например, в виноватую порку или монолог директора, вместо обсуждения деловых вопросов и интересов. Вы должны построить встречу таким образом, чтобы затронуть как можно больше различных тем. Разделите собрание на секции.
- Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
- Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
- Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
- Если нужно, проведите мозговой штурм.
- Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
- Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Максимально упростите встречу. Избегайте протоколов и излишней формализации. Потратьте полчаса на выбор секретаря, представление повестки дня, голосование по ней, ведение подробного протокола и т.д., и вы услышите дружный храп посреди собрания. Не теряйте времени и начинайте немедленно. Предоставьте процедуру заседанию городского совета и заседанию профсоюзного комитета.
Будьте немного жестче, чем обычно. Установите небольшие барьеры между собой и подчиненными. Если в современной среде о послушании часто забывают, то это не должно иметь место на собраниях. Но не переусердствуйте. Когда начальник обращается к подчиненному на «ты», а тот на деловой встрече переходит на «вы», это по меньшей мере смешно.
Хвалите подчиненных
Во время собрания не забудьте отметить тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это одно. Некоторые люди считают, что их квалификация не остается незамеченной. Это означает две вещи. Он является хорошим примером для подражания для других.
Каковы наиболее распространенные жалобы среди подчиненных? Мой начальник просто замечает недостатки, а это никому не нравится. Один раз в жизни вы не сдали проект в срок, и вскоре они это поняли. Если вы упорно трудитесь с утра до утра, никто не воспринимает это как должное.
Не идите по этому пути. Будьте справедливы — все гораздо проще. Если вы сделали вовремя — хорошо, если сделали плохо — похвалите, если плохо — сделайте выговор. Но не делайте исключений. Наказывайте всех без предрассудков и предубеждений. Если одного человека лишают премии за одно и то же правонарушение, а другого даже не признают, значит, что-то пошло не так. Сотрудники очень чувствительны к дискриминации и предрассудкам, что может привести к конфликтам.
Давайте всем право голоса
Каким бы хорошим ни был оратор, совещание не должно быть монологом руководителя. Поэтому всегда обращайтесь ко всем участникам встречи. Это легко сделать. После каждого момента встречи спрашивайте участников, есть ли у них вопросы или комментарии. Как правило, вовлекайте в процесс как можно больше людей. Привыкните к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
