В настоящее время 3 (три) российских ивент-агентства входят в 50 лучших ивент-агентств мира по рейтингу журнала Special Events. Eventum Premo стало первым агентством, вошедшим в этот список.
Как работает ивент‑агентство: поиск форматов, распределение заказов, сезонность
Когда Марии Якиминской надоело работать помощником нотариуса в Нижнем Новгороде, она устроилась в ивент-агентство и за полгода получила достаточно опыта, чтобы начать свой собственный проект. Вначале ей приходилось делать по 50 звонков в день, чтобы найти клиентов. Только когда количество холодных звонков превысило 2 000, ей удалось заполучить несколько корпоративных клиентов.
В первый год предприниматель наблюдал за работой декораторов, изучал банкетный менеджмент и работал волонтером на крупных мероприятиях. С тех пор прошло шесть лет, и за это время организация выработала свой собственный алгоритм ведения бизнеса.
Адаптация к рынку
Он унаследовал бренд «Barabaka Dog» от друга-видеографа, который основал агентство в 2014 году и быстро потерял к нему интерес. Мария заинтересовалась необычным названием и решила сама развивать бизнес.
Шесть лет назад работа event-агентства в Нижнем Новгороде строилась несколько иначе, чем сегодня: организаторы мероприятий приравнивались к агентам, которые просто собирали команду и координировали ее работу. От режиссера не требовалось ни творческих способностей, ни видения. Мария и ее партнер работали таким образом в течение года.
Бизнесмены хотели изменить стиль агентства, и в поисках альтернативы они отправились в Крым, который в то время был модным и популярным направлением, которое все хотели развивать, а также в Москву и Санкт-Петербург, чтобы набраться опыта.
Мария изучала банкетный менеджмент, чтобы правильно организовать работу официантов, прошла краткий курс управления сценой и сопровождала декораторов на ночных рубках, чтобы понять, как строятся декорации. Группа решила посетить за свой счет крупные мероприятия в других городах, чтобы понять, как они организованы.
Постепенно городской рынок изменился, и другие агентства также расширили свои функции: Задача организатора усложнилась, и теперь необходимо было не только управлять процессами мероприятия, но и предлагать креативные решения клиенту.
В Barabaka Dog таким образом организуются частные торжества — юбилеи и свадьбы — и корпоративные мероприятия. Детские праздники не организуются вообще. «На корпоративном мероприятии клиент ждет, что вы выложитесь на сто процентов, найдете для него все, — объясняет Мария Якиминская, — на частном мероприятии мы работаем как одна команда: клиент рассказывает нам о гостях, мы вместе продумываем взаимодействие. С теми, кого они просят
Сложнее работать за пределами города, где нет инфраструктуры. На одну из таких свадеб команда Марии привезла световое и звуковое оборудование, которому требовалось дополнительное электричество. В результате произошло короткое замыкание, светорежиссер получил травму, а свет в клубе погас. Как будто этого было недостаточно, эмси также попал в аварию.
«Невеста позвонила и сказала, что готовится к выездной церемонии, — вспоминает бизнесмен, — мы нашли причину короткого замыкания, вернули нашего ведущего, и никто ничего не узнал.
Свадебный организатор руководит командой различных специалистов, подобно тому, как дирижер руководит оркестром. В Barabaka Dog работает хорошо обученная команда: несколько ведущих, фотографы, визажисты, видеографы, флористы и декораторы. Молодые специалисты с хорошим потенциалом всегда приглашаются к участию.
«В нашем маленьком городе не так много высококвалифицированных специалистов, и они пользуются большим спросом, — говорит Мария, — но если планировать заранее, то можно привлечь к проекту любого профессионала.
Агентство часто испытывает трудности с поиском цветов — все идет через столицу. Легко может случиться так, что поставщики принесут ярко-розовые пионы вместо светло-розовых, и тогда организатору придется объяснять ситуацию клиенту. Бывает трудно приобрести техническое или декоративное оборудование. Перевозка реквизита из Москвы перед мероприятием — типичная часть работы.
От Нижнего Новгорода до Москвы — 400 километров, это расстояние можно преодолеть за несколько часов и за 759 рублей, поэтому агентство часто вызывает московских специалистов — видеографов, фотографов, ведущих, и это лишь незначительно увеличивает стоимость.
При выборе свадебного агентства клиенты обращают внимание на бюджет, идеи организатора, имя и стиль.
Частными мероприятиями занимаются два менеджера: Мария сама проводит 70% сессий, а также берет на себя более сложные задания. Сейчас предприниматель одновременно обслуживает 25 свадеб и 5 корпоративных мероприятий.
После подписания контракта команда подбирается в соответствии с бюджетом и темпераментом клиента — для более активных и веселых и для более спокойных клиентов. Места проведения выбираются в первые две-три недели.
Клиент приходит к организатору, чтобы сэкономить время, — объясняет Мария, — в нашей команде мы разрабатываем технический и творческий график и определяем все технические работы.
В 75% случаев агентство выбирает все, от места проведения свадьбы до стилиста и выбора платья вместе с невестой.
Производственные компании организуют собственное производство.
Подрядной организации остается только подписать контракт и оплатить услуги. Но прежде чем решиться на этот шаг, вам, безусловно, необходимо выбрать хорошего поставщика услуг по организации мероприятий, обладающего достаточным опытом в этой области и техническими возможностями.
Сегодня существует множество организаций, специализирующихся на организации праздников, юбилеев, тимбилдингов, корпоративных мероприятий и других видов деятельности. Однако при выборе лучшего event-агентства нужно быть осторожным:
Отличия от других агентств
Агентство, которое действительно хочет, чтобы ваше торжество прошло успешно, должно предложить обсудить все детали предстоящего мероприятия. Администратор согласится со всеми нюансами, даже, казалось бы, самыми незначительными.
Организатор должен предоставить предварительную смету. После получения окончательного разрешения и проведения мероприятия представьте полный отчет обо всех деталях расходов.
Хорошо, если организатор мероприятия может предложить дополнительные услуги. Например, он может организовать для клиента производство фирменных сувениров и подарков, а также печатных материалов для сотрудников или гостей мероприятия.
Структура
- Отдел развития (new business) — отвечает за поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах заказчиков.
- Отдел по работе с Клиентами — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между Клиентом и event-агентством.
- Творческий (креативный) отдел — отвечает за создание концепций мероприятия и другого креатива. Здесь работают копирайтеры (отвечают за текстовую часть рекламы), режиссеры, сценаристы. Отдел возглавляет один или несколько креативных директоров.
- Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в креативном отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.
Профессиональные агентства по организации мероприятий предлагают полный пакет услуг «под ключ», включающий логистическую поддержку, аренду помещения, подбор персонала, оформление сцены и т.д.
Основные источники дохода
- Комиссионные (менеджмент агентства) — это сумма, которая уплачивается Клиентом агентству за услуги по организации мероприятия и которая определяется как процент от общего бюджета мероприятия (ставка 10% обычно является исходной точкой для ведения переговоров о стоимости).
- Агентское вознаграждение (скидка).
- Гонорары. Например, за создание креативной концепции, дизайна, услуги технического продакшн и пр.
- Разработка креативной концепции мероприятия
- Подбор и бронирование площадки
- Приглашение гостей на мероприятие
- Организационная логистика – обеспечение транспорта, доставки всех материалов и персонала на площадку мероприятия
- Организация питания (заказ кейтеринга)
- Подбор артистов и развлекательных номеров
- Декорирование помещений мероприятия
- Техническое обеспечение мероприятия – свет, звук
- Производство брендированной продукции
- Подбор и тренинг промо-персонала для мероприятия
- Администрирование и проведение мероприятий
- Подготовка фото и видео-отчетов
Почему организацию мероприятия лучше доверить event агентству?
Хорошим примером провайдера мероприятий является компания DoctorTeam, где организация мероприятий (деловых, маркетинговых и т.д.), а также корпоративного отдыха осуществляется на высоком уровне и с привлечением экспертов из разных областей.
- не отвлекать сотрудников от основной работы;
- использовать для проведения праздника уникальный сценарий, профессиональное оформление, звук, декорации и т. д.
Какие признаки указывают на то, что перед вами хороший event-провайдер?
- на предлагаемый ассортимент различных форматов ивентов;
- наличие портфолио;
- отзывы клиентов.
