Все документы создаются в электронном виде, включая коносамент. Вводится электронный коносамент — ЭТН, цифровой эквивалент бумажного коносамента. Для оформления сделки стороны, участвующие в ней, должны быть зарегистрированы в системе EDI и иметь электронную подпись.
Транспортная накладная
Если компания или частное лицо принимает решение о поставке товара сторонним поставщиком, оформляется накладная. Этот документ подтверждает, что договор перевозки заключен. К коносаменту предъявляются строгие требования, поскольку он является одним из условий для вычета входного налога для определенных торговых и коммерческих предприятий. Мы предоставляем информацию о том, как правильно заполнить документ с учетом новых правил, действующих с 1 января 2021 года.
Примечание: Вы можете скачать этот документ из КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Законодательное регулирование
Правила автоперевозок описаны в Постановлении Правительства № 2200 от 21 декабря 2020 года и заменяют правила, утвержденные Постановлением Правительства № 272 от 15 апреля 2011 года, которое утратило силу. Форма коносамента приведена в приложении № 4 к настоящим правилам.
Документ подтверждает транспортные расходы в соответствии с письмом № ЕД-4-3/4681@ ФНС от 21 марта 2012 г. Если у компании есть такие расходы, налоговые органы проверяют эти документы в ходе выездной проверки.
Министерство финансов в своем письме № 03-03-06/1/41407 от 20 июля 2015 года также упоминает об обязательном использовании товаросопроводительного документа.
К сведению! Новые правила будут действовать до 1 января 2027 года. Они внесли ряд изменений в формат накладной.
Общие сведения
Документ выдается, когда груз перевозится перевозчиком (по договору перевозки) или экспедитором и в договоре предусмотрено право экспедитора заключить договор перевозки. В последнем случае перевозчик является грузоотправителем.
Коносамент подтверждает факт заключения договора перевозки. Форма должна быть заполнена внимательно, а информация должна быть правильной: точные адреса, регистрационные номера, названия компаний, товаров и т.д. Коносамент может быть подписан только уполномоченным лицом. У него должна быть доверенность, уполномочивающая его подписывать такие документы. Если документ заполнен неправильно, налоговый орган может отказать в признании транспортных расходов и вычете НДС.
Если в документ вносятся исправления, они должны быть подтверждены подписями отправителя, перевозчика или уполномоченных лиц.
На каждое транспортное средство должна быть выписана отдельная товарно-транспортная накладная.
Информация! На этом этапе также необходимо использовать коносамент. Различия между ним и коносаментом объясняются в нашей статье.
Когда же необходимо использовать одну, а когда — другую?
Теоретически, коносаменты и накладные взаимозаменяемы. Это связано с тем, что оба они выполняют одну и ту же функцию: доказывают факт доставки груза, определяют условия, служат основанием для оплаты перевозчику и подтверждают стоимость доставки груза. Обе содержат информацию о грузе и условиях его перевозки.
И хотя коносамент является более полным по содержанию (он состоит из двух разделов — товарного и транспортного), товарный раздел предназначен для целей бухгалтерского учета (дебетует и кредитует груз) и фактически не имеет отношения к реальной транспортной операции. В этом смысле транспортный раздел является более важным и в принципе содержит всю необходимую информацию о перевозке товара и оказанных транспортных услугах, включая отдельный коносамент.
Другими словами, эти две формы идентичны, поэтому при заключении договора на перевозку грузов можно использовать либо коносамент, либо накладную.
Однако это только теоретически. Ибо на практике, к сожалению, путаница с использованием этого документа окончательно не разрешена (и, похоже, разрешится только тогда, когда одна из форм коносамента будет отменена законодательно). Некоторые компании продолжают заполнять и коносаменты, и накладные на рейс, утверждая, что эти документы все равно служат разным целям. Транспортная накладная необходима для документального оформления перевозки грузов и товаров и расчетов за их доставку автомобильным транспортом, в то время как коносамент выполняет иную функцию — он лишь подтверждает стоимость перевозки и указывает порядок перевозки.
Однако ФНС уже разъяснила это противоречие в письме от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@, посчитав излишним регистрировать два документа и уточнив, что для подтверждения стоимости перевозки можно использовать либо коносамент, либо накладную.
Кроме того, считается, что коносамент и товарно-транспортная накладная имеют разную сферу применения. Первый применяется только тогда, когда в перевозке груза участвует третий перевозчик, тогда как второй применяется и тогда, когда перевозчик является договорным, и тогда, когда перевозчиком выступает сам отправитель или получатель.
Однако в ситуации, когда поставщик или покупатель берет на себя роль перевозчика, никаких транспортных документов (ни коносамента, ни накладной) на практике не требуется.
Почему? И какие тогда документы сопровождают перевозку груза?
В коносаменте все предельно ясно: он подтверждает факт заключения договора на перевозку груза. Если такого договора нет (а доставка товара собственными силами его не подразумевает), то нет оснований для составления коносамента.
Что же тогда вместо него? Коносамент?
Не обязательно. Покупатель, имеющий собственный транспорт, осуществляет самовывоз товара, для ввоза товара ему необходимы только коносамент (форма FORG-12) и счет на оплату транспортных расходов — проездные документы и документы на приобретение ГСМ.
Кстати, то же самое заявил и подтвердил Минфин (в своих письмах от 02.09.2011 №03-03-06/1/540 и от 22.12.2011 №03-03-10/123), что в данном случае достаточно транспортной накладной.
В случае с поставщиками, которые сами доставляют свои товары клиентам, все зависит от условий поставки. Если в договоре предусмотрено, что покупатель должен возместить транспортные расходы, поставщик выступает в качестве перевозчика, что означает, что действительно требуется коносамент (или просто накладная). Для поставщика этот документ является основанием для возмещения транспортных расходов. По коносаменту (ТОРГ-12) покупатель также может списать и импортировать товар.
Однако если товар поставляется за счет поставщика и транспортными средствами поставщика, транспортный документ не требуется: достаточно накладной (ΤОРГ-12), коносамента и подтверждения расходов на ГСМ.
Кстати, накладная (ТОРГ-12) всегда выписывается, когда поставка подтверждается накладной. Единственное отличие заключается в том, что накладная TORG-12 не должна сопровождать груз: Поставщик может переслать его покупателю через Интернет (или по почте) или передать непосредственно водителю.
Чем же отличаются транспортная и товарно-транспортная накладные?
В первую очередь, конечно, это количество пунктов, которые необходимо выполнить. В то время как накладная должна быть полностью заполнена отправителем, товарно-транспортная накладная должна быть заполнена отправителем (товарный отдел) и перевозчиком (транспортный отдел).
Коносамент должен быть выписан в четырех экземплярах: один для поставщика, один для покупателя и два для перевозчика (один экземпляр должен быть приложен к счету на оплату транспортных услуг, другой должен храниться для документации выполненной работы). С другой стороны, коносамент должен быть составлен только в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
Поскольку коносамент регулирует только транспортную операцию и порядок ее выполнения, такая информация, как стоимость доставленного товара, не требуется. В графу 5 может быть внесена только объявленная стоимость груза между указаниями отправителя. Обычно это делается, когда груз имеет определенную стоимость и для того, чтобы рассчитать сумму компенсации, которую должен выплатить перевозчик в случае повреждения, потери и т.д.
В отличие от коносамента, коносамент не содержит, например, подробного описания погрузочно-разгрузочных работ (с указанием используемых машин, методов и т.д.), но он содержит всю информацию, необходимую для лучшей организации и контроля перевозки.
В нем согласовываются сроки доставки, погрузки и разгрузки и оговариваются штрафные санкции за задержку, недоставку груза, несвоевременную подачу транспортного средства, контейнера и т.д. Содержит инструкции для грузоотправителя: желаемая вместимость и грузоподъемность транспортного средства, рекомендуемые часы и диапазон температур (для скоропортящихся грузов), запрет на перегрузку, информация о каждом опасном веществе, изделии и материале в соответствии с ДОПОГ. В нем изложены процедуры измерения массы груза, погрузки и разгрузки, опломбирования транспортных средств и контейнеров, мойки и дезинфекции. В нем подтверждается разрешение на движение с описанием предполагаемого маршрута (для опасных, негабаритных и/или тяжелых грузов) и указывается режим труда и отдыха водителя.
Кроме того, в коносаменте не требуется подробное описание транспортных расходов (стоимость за тонну, за тонно-километр, пройденное расстояние по категориям дорог, время погрузки и разгрузки, надбавки за несвоевременную доставку и т.д.). В накладной указывается окончательная стоимость услуги, а также включаются
