Особенно важно, чтобы удаленные подчиненные отмечали не только успехи, но и проблемы, которые они не смогли решить самостоятельно. Для этого необходима помощь руководителя, который учтет все нюансы, необходимые для будущего.
Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить
Еженедельный отчет о деятельности сотрудника — это документ для измерения его производительности. Этот документ необходим для внедрения и применения показателей эффективности и других систем стимулирования, ориентированных на результат. Она также необходима для контроля сотрудников, работающих удаленно.
Каждый руководитель хочет знать, тратит ли он или она деньги на наем и оплату труда персонала, вносит ли конкретный сотрудник добавленную стоимость в общее дело или просто расходует ресурсы. Сложность в том, что это не всегда легко определить, особенно когда речь идет о вспомогательных отделах, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если легко измерить производительность труда рабочего на сборочном конвейере, то как можно судить об эффективности бухгалтера или специалиста по охране труда и технике безопасности? Оставлять их совсем без контроля неразумно — вовремя не распознанные ошибки дорого обойдутся компании. И никто не любит счищать «лавину» нерешенных проблем.
Многие руководители предпочитают старый добрый метод организации встреч и бесед или «вызова» конкретного сотрудника (или сотрудников) к столу, чтобы посмотреть, как они выполняют свою работу. Это стоит и руководителю, и его сотрудникам много времени и нервов, а иногда невозможно проверить достоверность полученной информации. Кроме того, не всегда есть возможность организовать личную встречу, если человек находится в командировке или переведен в отдаленное место.
Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, который позволяет за короткий промежуток времени просмотреть результаты деятельности и оценить продуктивность исполнителя.
Отчеты на удаленке
В результате распространения коронавируса многие компании и работники оценили преимущества удаленной работы. Чтобы избежать проблем, особенно снижения производительности, необходимо правильно организовать процесс. Для этого воспользуйтесь бесплатным руководством от экспертов КонсультантПлюс: Отчеты удаленных работников и как избежать «удаленных уловок».
Использование данного отчета оправдано в следующих случаях:
- внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
- существуют премии «по итогам»;
- сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
- в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.
Как составить
Единого стандарта для отчета работника не существует. Стандартного шаблона для отчета не существует. Неправильно представленный отчет оставляет негативное впечатление об объеме работы и эффективности подрядчика. Ниже приведен пример такого «неправильного» документа.
Отчет о деятельности
В период с 12 по 16 октября 2020 года отдел кадров выполнил следующие задачи:
- Подписаны трудовые договоры.
- Произведены увольнения.
- Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.
Начальник отдела кадров Иванов И. I.
На основании такого документа можно будет сделать вывод, кроме того, что сотрудникам отдела кадров здесь делать нечего.
Как правильно составить документ? Руководствуйтесь следующими принципами:
- краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
- конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
- наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
- обозначается проблема (задача);
- описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.
Рассмотрим следующую информацию:
- Ф.И.О. работника;
- период, за который отчитываются;
- какие задачи поставлены;
- что из них выполнено;
- что из них не выполнено и почему;
- как оптимизировать деятельность;
- планы на будущий период.
Исходя из этого, ниже представлен образец отчета об исполнении:
Отчет о деятельности.
(Имя сотрудника или название отдела).
________________ _______________________ ____________________
(Дата) (Подпись ответственного должностного лица) (Имя печатными буквами).
Иногда полезно приложить документы: Проекты договоров, контрактов, подписанные копии, финансовые документы, если вы отчитываетесь не только о деятельности, но и о расходах.
Вот хороший пример отчета о деятельности за один месяц для отдела кадров.
Форма и периодичность предоставления указывается в локальных нормативных актах организации или в трудовом договоре работника. Существует несколько вариантов:
- ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
- еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
- ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
- ежеквартальные;
- ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.
На практике в настоящее время распространено представление отчета в Excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Однако в некоторых местах используются и бумажные копии. Как долго я должен хранить эти документы? В законе не указан срок, так как подача этих документов не является обязательной. Организация вправе установить разумный срок в зависимости от специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Однако это не относится к отчетам, которые непосредственно используются для расчета заработной платы или других финансовых операций. Они хранятся в течение длительного периода времени.
Функции отчета о проделанной работе
Менеджеры компании запрашивают отчеты у руководителей отделов, которые, в свою очередь, запрашивают их у своих подчиненных для составления собственных отчетов. Иногда это обязательство прописывается в трудовом договоре или должностной инструкции. Отчет о результатах деятельности способствует достижению следующих целей.
- Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
- Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
- Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
- Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
- Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.
Таким образом, преимущества есть как для работодателя, так и для работников. Первые видят, насколько эффективно работают сотрудники, вторые улучшают самодисциплину и профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их работа, и учатся выгодно представлять результаты своего труда.
Существуют различные виды отчетов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, необъявленные (в случае внезапных событий), финансовые (об использовании средств), статистические, текстовые (например, по ходу презентации или совещания). Каждый тип имеет свое назначение и специфику в составлении и написании текстов.
В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?
Обязанность отчитываться о своей работе предусмотрена законом только в контексте отчетов о миссиях. Все остальные сотрудники обязаны это делать, если это предусмотрено их трудовым договором, должностной инструкцией или локальными нормативными актами компании.
Работник должен доложить своему непосредственному начальнику, т.е. руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответственность за несдачу отчета
Работодатель может применить дисциплинарное взыскание в соответствии со статьей 192 Трудового кодекса РФ, если работник не исполняет или исполняет ненадлежащим образом свои обязанности. Если написание отчета входит в обязанности работника, работодатель может наказать работника (выговор или предупреждение).
Однако за само отсутствие не может быть наложено взыскание. Однако, если отчета нет, это означает, что работа не была выполнена, поэтому работодатель может наказать работника за невыполненную работу, а не за отсутствие отчета. Конечно, это не относится к случаям, когда работа завершена, а отчет не представлен.
