Видеосвязь позволяет всегда оставаться на связи с собеседниками и экономит время во время встреч. Вы можете оснастить свой дом коммуникационными устройствами для повышения эффективности.
Видеоконференцсвязь
Видеоконференции — это технология, которая позволяет одновременно передавать видео и аудио между двумя или более пользователями с помощью коммуникационного оборудования и программного обеспечения.
Видеоконференции прочно вошли в обиход предприятий и используются так же часто, как и телефония. Однако видеоконференции имеют множество преимуществ перед телефонными звонками и личными встречами. Она позволяет быстро решать бизнес-задачи, создает приятную атмосферу общения с коллегами, клиентами и партнерами, а также экономит деньги компании.
Содержание
- Что такое видеоконференцсвязь?
- Способы внедрения видеоконференцсвязи
- Преимущества видеоконференцсвязи
- Где используют видеосвязь?
- Варианты поставки системы видеоконференцсвязи
- Дополнительные возможности видеоконференцсвязи
- Режимы видеоконференцсвязи
В этой статье мы рассмотрим организационные аспекты использования и внедрения видеоконференций в бизнесе. В этой статье рассматриваются технические аспекты использования видеоконференций.
Система видеоконференцсвязи состоит из терминала (от простого компьютера до системы телеприсутствия), сервера видеоконференций (для проведения групповых видеоконференций), периферийных устройств (камеры, микрофоны, микшеры, системы эхоподавления и т.д.) и инфраструктуры (обработка видео, передача контента, интеграция с внешними решениями).
Способы внедрения видеоконференцсвязи
Существуют три основные модели реализации систем видеоконференций:
- Выделенное решение, полностью контролируемое заказчиком и работающее в его сети.
- Облачное решение, где поставщик услуг видеоконференцсвязи предоставляет инфраструктуру из интернета, а компания использует собственные терминалы (обычно это ПК).
- Гибридное. Данный способ подразумевает использование обеих моделей. Например, компания использует внутреннюю систему ВКС для общения внутри компании и облачный сервис для подключения внешних абонентов или проведения крупных видеоконференций, когда не хватает возможностей или ёмкости своей системы.
Преимущества видеоконференцсвязи
Экономия времени. Видеоконференции позволяют проводить встречи с удаленными сотрудниками, партнерами и клиентами, не выходя из офиса. Не нужно тратить время на поездки к месту встречи или командировки.
Простота использования. С помощью специального оборудования для видеоконференций, компьютера или смартфона вы можете звонить и присоединяться к конференциям со своего рабочего места или из конференц-зала.
Масштабируемость. Количество участников ограничено только возможностями инфраструктуры ВКС и вашими потребностями: Вы можете связаться с одним участником, создать группу участников или провести вебинар, который увидят тысячи людей.
Реализм. Видеосвязь передает гораздо больше эмоций, чем телефонный звонок — это важно для поддержания связи и прояснения деловых вопросов. Кроме того, при видеосвязи вы не можете отвлечься и сосредоточиться только на общении, как при личной встрече.
Безопасность. Современные системы видеоконференций позволяют работать в закрытых сетях без подключения к Интернету, обеспечивая максимальную безопасность передачи данных. Протоколы TLS используются при подключении к сети для надежного шифрования информации.
Общее описание принципов работы видеоконференций
Видеоконференции — это программно-аппаратная технология, позволяющая двум или более людям одновременно общаться посредством аудио- и видеосвязи.
Программный раздел представляет собой отдельное приложение, работающее по принципу клиент-сервер. Это означает, что существует клиентская часть — приложение, которое запускает каждый участник видеоконференции, — и серверная часть, которая отвечает за связь между ними и решение некоторых других задач. Конкретные детали могут значительно отличаться в зависимости от выбранного программного обеспечения и общего решения — об этом мы обязательно поговорим чуть позже. В целом, видеоконференции, в упрощенном виде, работают следующим образом.
Совершенно правильный и уместный вопрос. Зачем компании создавать еще одну форму коммуникации, особенно когда речь идет о внутрикорпоративной коммуникации? Существует огромное количество инструментов, которые прекрасно работают, причем вполне современных — не только телефония, но и мессенджеры и даже живая электронная почта. А личные встречи никогда не отменяются.
Зачем вообще нужна видеоконференцсвязь?
Стоп! Вот первое препятствие. Никто не ожидал, что в какой-то момент возникнет ситуация, когда личные встречи и живое общение станут практически невозможными. К концу 2019 года с этой проблемой столкнулась вся планета. Тогда стало особенно ясно, что эффективная удаленная работа в условиях, когда контакт лицом к лицу невозможен, даже при наличии современных каналов связи, представляет собой серьезную проблему. А без всестороннего (даже виртуального) общения, когда можно не только слушать или читать, но и видеть своих коллег и подчиненных, клиентов и партнеров, проблему вряд ли удастся решить. И видеоконференции действительно стали спасительным средством.
С помощью видеоконференций для совместной работы вы сможете максимально использовать все возможности живого общения — от совещаний, брифингов и деловых переговоров до мозговых штурмов и других совместных мероприятий по сплочению коллектива. Кроме того, видеоконференцсвязь стала отличным решением для проведения крупных международных встреч и мероприятий международного масштаба, вплоть до онлайн саммитов глав государств крупнейших стран и крупных международных форумов.
Видеоконференции незаменимы для того, чтобы на профессиональное и личное общение как можно меньше влияли внешние факторы. В случае с компаниями видеоконференции позволяют не только обеспечить бесперебойную работу, но и дальнейшее развитие без привязки к конкретному месту или региону. Простой пример из реальной жизни: автор этой статьи сейчас находится с директором крупной медиакомпании, готовясь к большой встрече с владельцами бизнеса. Они находятся в разных концах Москвы, а нанятый ими директор-менеджер отдыхает в Беларуси. Но я сделаю это.
Масштабируемость — одно из важнейших преимуществ систем ВКС. Но он далеко не единственный.
Преимущества видеоконференций многочисленны. Вот самые важные, неоспоримые и очевидные из них:
- Наука и образование – удаленные классные занятия, онлайн-экзамены, научно-практические конференции;
- Медицина – благодаря видеоконференциям и смежным технологиям появилось даже особое медицинское направление – телемедицина;
- Муниципалитеты, иные государственные учреждения и органы власти также всё активнее используют организацию видеоконференцсвязи как эффективный способ общения.
Передовые алгоритмы сжатия данных позволяют передавать изображения высокого качества с хорошей цветопередачей при низкой пропускной способности интернет-канала до 2 Мб/с. Технология настройки видеопотока позволяет регулировать ширину канала в реальном времени в соответствии с постоянно меняющимися условиями каждого участника разговора.
«Когда участник конференции подключается к видеосессии со своего смартфона, система автоматически выбирает оптимальное качество видеопотока на основе параметров дисплея и скорости соединения подключенного устройства».
Несмотря на значительные достижения в области безопасности операционных систем, они остаются уязвимыми для вирусных атак. Проникновение вредоносных программ в компьютер может нарушить его работу, а также существует риск прерывания важной сессии из-за сбоя оборудования. Для минимизации этих рисков современное оборудование оснащено операционной системой замкнутого цикла, которая обеспечивает шифрование и первоклассную защиту данных.
ВКС-системы: масса преимуществ при полном отсутствии недостатков
«Система включается и выключается одним нажатием кнопки и не требует вмешательства специалиста.
- Экономия времени – она достигается путем возможности полного контроля бизнес-процессов и даже создания эффекта присутствия без необходимости посещать офис и тратить время на дорогу и наоборот – можно находиться в офисе и не тратить бесценное рабочее время на личные встречи с партнерами, заказчиками и прочими звеньями бизнес-цепи.
- Свобода действий – в целом вытекает из первого. Вашу личную свободу передвижений в теории может ограничивать лишь доступность интернета. Все остальное уже не является настолько важным.
- Простота организации и интуитивно понятное использование инфраструктуры видеоконференции – даже достаточно сложное, профессиональное оборудование и ПО может быть развернуто, отлажено и запущено в кратчайшие сроки.
- Повышенная эффективность – видеоконференцсвязь не только дает больше эмоций, но и больше возможностей для контроля и оценки текущей ситуации, чем голосовое или тем более текстовое общение.
- Доступность – конечно, запустить видеоконференцию из утюга пока еще (подчеркиваем – пока!) невозможно, но вот с телевизора, работающего под управлением Android – уже вполне реально.
Новейшие алгоритмы сжатия
Не забывая об аспектах безопасности, которые являются ключевым отличием профессиональных решений для видеоконференций, таких как Skype. Для проведения конференций Skype требуется доступ к открытой глобальной сети и сервер Microsoft. Этот метод не гарантирует, что информация не утечет в случае внешних атак. Решения Pro основаны на использовании собственной аппаратной инфраструктуры, которая не требует стороннего сервера видеоконференций или доступа в Интернет.
«Такие соединения могут осуществляться через локальную защищенную сеть. Поддержка шифрования потоков данных практически исключает несанкционированный доступ и делает сам процесс коммуникации максимально безопасным».
Надёжность аппаратных решений
Система видеоконференций, в отличие от чатов или телефонных звонков, является визуальной, поэтому участники могут видеть друг друга, а также слышать. Групповые видеоконференции можно организовать с помощью различных сервисов и приложений.
Приложение Zoom достигло масштабов пандемии. В приложении есть встроенная функция для презентаций. Пользователи часто беспокоятся о конфиденциальности, но это недостаток всех приложений.
Защищенность данных
Видеоконференции бывают четырех основных форматов.
Компании, специализирующиеся на корпоративных решениях, обычно разрабатывают системы для подключения конференц-залов, причем соединения осуществляются по локальной сети. Протоколы производителя управляют трафиком данных, а кодеры кодируют, а затем декодируют аудио- и видеоизображения в цифровые данные для передачи. Такие решения требуют установки производителем специального оборудования и работают со специальными
ТОП-10 программ для видео-конференц-связи
Такие решения используют TCP/IP в качестве основного сетевого протокола и небольшой список стандартных кодеров для преобразования данных. Кроме того, аппаратная поддержка обычно открыта, что означает, что можно использовать любую камеру или микрофон. Эти решения полностью поддерживают работу через веб-браузер без необходимости установки приложения, хотя иногда они разрабатывают собственные приложения. Такие системы обычно дешевле аппаратных систем.
Zoom
Некоторые компании предлагают видеоконференции в облаке, и клиентам приходится платить только за те ресурсы, которые они используют. Более того, такие системы видеоконференций не требуют специального оборудования — общение происходит через обычные компьютеры или смартфоны. Большинство известных сервисов (Google Meet, GoToMeeting, Skype) основаны на облачных технологиях.
Как устроена видеоконференцсвязь
В таких системах видеоконференций параллельно используются облачные и локальные решения. Компания может работать либо через внутреннюю сеть, либо через Интернет. Например, локальная видеоконференция может использоваться для внутренней связи, а облачная — для связи с внешними пользователями и клиентами.
Аппаратная
Дмитрий Одинцов, менеджер по развитию TrueConf, объясняет, что в отличие от облачных систем, серверные системы ВКС устанавливаются на компьютерное оборудование клиента, что дает ему полный контроль над доступом к средствам коммуникации и защищает его данные. В публичных облачных системах данные хранятся в центрах обработки данных провайдера, которые обычно расположены за границей, что создает определенные риски для безопасности. Существует также риск, что такая услуга может «провалиться» или что провайдер может отказаться работать с российскими клиентами, как это было в случае с Zoom и российскими государственными предприятиями, говорит Одинцов.
Программная
Эксперт говорит, что аппаратные решения для видеоконференций сейчас заменяются программными. Основной причиной этого является то, что число абонентов программных систем может быстро расти, а также то, что программные системы гораздо проще и дешевле устанавливать и поддерживать.
Облачная
Услуги видеоконференций могут быть как платными, так и бесплатными.
Гибридная
Сервис работает на компьютерах и смартфонах. В Zoom вы можете совместно использовать экраны и редактировать свои заметки. С помощью функции группового чата можно обмениваться файлами, историями поиска и архивными заметками. Каждый участник может выбрать свой собственный фон и использовать встроенную функцию шумоподавления.
Zoom имеет интуитивно понятный пользовательский интерфейс (Фото: Zoom)
Записи видеоконференций можно хранить локально или в облаке вместе с текстом, доступным для поиска. После скандалов, связанных с конфиденциальностью, появилась возможность искать и находить контент в Интернете, в локальном или удаленном месте.
Обзор популярных программ для видеоконференцсвязи
Инструмент видеочата от Microsoft поддерживает групповые видеозвонки с участием до 50 человек. Skype также можно использовать в браузере, чтобы пригласить на встречу людей, у которых не установлено приложение.
Zoom
Skype предлагает функцию разделения экрана, размытие фона, возможность записывать чаты и добавлять субтитры.
Существует как бесплатная версия, так и платная бизнес-версия. Это позволяет приглашать до 250 человек на звонок, интегрировать Office и использовать более мощные параметры безопасности.
Однако сама компания Microsoft рекомендует предприятиям использовать другое приложение — Teams. Она позволяет проводить вебинары и крупные конференции с числом участников до 10 000 человек. Полностью интегрированная с Microsoft 365, служба Teams идеально подходит для предприятий, которые уже пользуются услугами Microsoft. Базовый тарифный план стоит ₽360 за пользователя в месяц (после начального пробного периода). Он позволяет проводить собрания с участием до 300 человек и использовать 1 ТБ облачного хранилища.
Эта служба (ранее Google Hangouts) является частью офисной платформы Google Workspace (ранее G Suite). Разработанный специально для удовлетворения потребностей предприятий, Meet может обслуживать одновременно большое количество пользователей и использует интеллектуальные функции и кнопки доступа DeepL, чтобы избавить участников совещания от необходимости регистрироваться.
Дмитрий Одинцов, менеджер по развитию TrueConf, отмечает, что при выборе системы видеоконференцсвязи первым шагом должно быть определение задач, которые она должна решать. Следует учитывать количество пользователей, участвующих в онлайн-сессиях, и продолжительность конференций. Также важны правила проведения сеанса, которые могут соблюдать не все решения для видеоконференций (например, режим дистанционного обучения означает, что один лектор видит и слышит всех студентов, а каждый студент слышит только одного лектора).
Skype
Одинцов говорит, что необходимо также определить уровень риска для команды, если сотрудники вдруг потеряют доступ к выбранному решению. Если такой риск катастрофически влияет на рабочий процесс, подумайте об установке собственной системы видеозвонков вместо того, чтобы пользоваться государственными услугами.
«Как часто вы будете совершать видеозвонки? Zoom, например, требует, чтобы вы отправили ссылку своим контактам. Возможно, вам удобнее звонить коллегам несколькими щелчками мыши из своей адресной книги — это также следует учитывать при выборе системы или сервиса видеоконференций», — заключает эксперт.
