Если вы не можете с уверенностью ответить на эти вопросы, вы также подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные задачи и слишком мало — на важные. Отслеживайте свое время и анализируйте результаты. Подумайте, на чем вы можете сэкономить и на что вам следует потратить больше времени.
Ошибки тайм-менеджмента и как их избегать: советы от Worksection
Современному человеку каждый день приходится делать множество дел: маленьких и больших, дома и на работе. И если мытье посуды дома можно отложить на сладкое «потом», то откладывание рабочих задач приводит к срочному дефициту времени, срыву сроков и иногда «блокировке» проектов.
Мы решили узнать у команды украинского стартапа Worksection, который разрабатывает проект в области тайм-менеджмента, как работает управление временем и проектами и как избежать распространенных ошибок.
Основные проблемы тайм-менеджмента при командной работе
Мы составили список наиболее важных проблем в управлении временем и проектами и способов их решения:
- Нет приоритетов в делах и задачах. Разнообразных задач накопилось много и непонятно, за какую браться в первую очередь.
- «Сложные» и очень крупные задачи. Бывает так, что мы упираемся в проблему и не понимаем, как её решить, к кому обратиться с вопросом или за советом. Или задача кажется слишком крупной и масштабной и непонятно, с чего начинать. Наше подсознание просто откладывает такие дела. Мы отвлекаемся на другие задания, а тем временем нерешённая проблема никуда не девается. Она «вылезет» из проекта в самый неподходящий момент.
- Беспорядок в рабочих документах. Бывает, запускаешь поиск в почте по ключевым словам, чтоб найти документ, который кто-то прикрепил к письму 4 месяца назад. И проводишь в поисках остатки рабочего дня. Это скучно и малоэффективно.
- Рабочая атмосфера, в которой невозможно сконцентрироваться на одном деле, сделать его от начала и до конца. Постоянно приходят письма, сообщения в Skype, вам звонят и загружают мозг другими задачами и проблемами. В такой атмосфере даже бутерброд правильно сделать непросто, а уж заниматься интеллектуальным трудом вообще невозможно.
- Прокрастинация. Это модное нынче слово описывает простое явление, знакомое нам с детства — откладывание скучных, непонятных или неприятных дел.
- Отсутствие простого способа контроля за выполнением задач командой и подчинёнными.
- Нечёткое разделение ответственности и задач в команде.
От психологии (которая помогает определить мотивацию) до разработки инструментов планирования для всего — от похода по магазинам до сложного многоэтапного проекта — человечество создало ряд дисциплин и методов для решения всех этих проблем. Давайте рассмотрим это по пунктам.
Несколько слов о «матрице Эйзенхауэра»
Наиболее популярной и логичной системой планирования и расстановки приоритетов является «таблица Эйзенхауэра», в которой вы делите свои задачи на 4 категории: «важные+срочные», «важные+срочные», «срочные+неважные» и «неважные+срочные».
«Важно+срочно» — это задачи, которые необходимо выполнить с самого начала. Для хорошо организованного человека этот список минимален.
Важные+критичные по времени» — это рутинные задачи, которые нужно выполнять медленно, но стабильно и вовремя. Мы предполагаем, что еще не потеряли время, чтобы сделать это, поэтому можем уделить задаче необходимое внимание.
Тривиальное + срочное» бывает трудно отделить от важного и срочного. Это могут быть непунктуальные телефонные звонки, помощь в чужой работе, ненужные и вынужденные встречи. Такие вопросы могут отнять гору нашего драгоценного времени, поэтому хорошо подумайте, прежде чем их решать.
Термин «неосновной +» относится ко всему тому, что мы делаем в рабочее время вместо того, чтобы работать: общаемся в социальных сетях, сидим в Интернете, делаем перерывы на чай и сигареты с коллегами. Иногда можно, но только в очень ограниченных дозах.
Рекомендуется разделить масштабные задачи на этапы и подзадачи. Тогда становится ясно, что нужно сделать в первую очередь, что можно делегировать или оптимизировать. И сам проект больше не будет казаться громоздким. Это просто становится серией простых действий в известном порядке. После этого она падает m
Однако стоит хранить все полученные цифровые файлы в соответствующих проектных папках одного из онлайновых сервисов по работе с документами. Например, Google Docs позволяет осуществлять поиск по названию и содержанию документа и отслеживать все изменения в нем. Некоторые системы управления проектами позволяют привязывать документы к соответствующему проекту и хранить их в системе. В украинской системе управления проектами Worksection.com можно не только привязывать Google Docs к проектам, но и вносить в них изменения (не выходя из системы).
Мы все склонны к проволочкам. Я согласен, что гораздо приятнее посмотреть очередное чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то приступить к работе над новым проектом. В итоге вы теряете время и не получаете от этого никакой существенной пользы.
Вы прокрастинируете
С проволочками трудно бороться, но есть способы их преодолеть. Просто пообещайте себе сделать один маленький шаг. Например, откройте Google Docs, в котором вы работаете над статьями. Это ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это небольшое действие позволит вам отстраниться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо легче сделать следующий шаг — продолжить работу над текстом.
Вы наконец-то смогли преодолеть промедление и решили с усердием выполнять свою работу. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. У вас все еще нет времени сделать то, что вы планировали. В чем дело?
У вас слишком мало перерывов и отдыха
Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к снижению производительности труда и повышению уровня стресса. Многочисленные исследования доказали, что наш мозг не может ясно мыслить более 90 минут. После этого ваше внимание становится рассеянным, и вы просто не можете сосредоточиться на чем-то одном.
Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут каждые 50-90 минут. Важно действительно отвлечься от работы и занять себя чем-то совершенно другим. Если ваша работа связана с сидячим умственным трудом, проявляйте физическую активность, например, занимайтесь спортом или ходите на прогулки.
Выполняйте несколько задач одновременно — это кажется таким продуктивным! Но это только на первый взгляд. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах одновременно. Поэтому не делайте много дел одновременно, а переключайтесь между ними очень быстро. Это подходит для некоторых простых задач (например, уборка квартиры и одновременное приготовление еды), но не для тяжелой умственной работы.
Вы работаете в режиме мультизадачности
Исследования показывают, что люди, работающие в режиме многозадачности, чаще отвлекаются и совершают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей за цикл (между двумя перерывами). Разработайте свой рабочий процесс следующим образом,
Тайм-менеджмент: как все успеть
Принципы тайм-менеджмента
- Правильная цель. Устанавливайте такие цели, которых вы сможете достичь. Они должны быть конкретными, измеримыми, уместными и ограниченными по времени. Это называется SMART метод: Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Timely .
- Приоритеты. Расставляйте задачи в порядке их значимости для вас. Чтобы распределить их по степени важности, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Красный квадрат — то, что нужно обязательно сделать; оранжевый — решить, если будет время; зеленый — делегировать выполнение кому-то другому; синий — забить и забыть.
- Временные рамки. Определите, сколько времени у вас уйдет на решение конкретной задачи. Его можно выставлять в формате «приблизительно полчаса» или «до / после обеда». Еще есть вариант «от и до». Например, 12.00-12.30. Но он для очень дисциплинированных и требовательных к себе людей.
- Перерывы. Основа эффективной работы — отдых. Звучит противоречиво, но это правда. Только он должен быть правильным и рассчитанным по времени. Мозг устает заниматься одним и тем же без перерыва: рутина его утомляет. Поэтому лучше всего переключаться между делами и делать небольшие паузы. Попробуйте технику Помидора. Ее суть в том, что работа разделена на временные отрезки: вы что-то делаете 25 минут, потом 5 минут отдыхаете, и так по кругу.
- Самоорганизация и планирование. Вы можете продумать свой день в голове, и все забыть, или же записать основные задачи. Желательно так, чтобы они всегда были у вас перед глазами. Еще лучше, если вы сделаете это с вечера. Планируйте задачи не только на день, но на месяц и на полгода вперед. Поставьте глобальную цель и двигайтесь к ней небольшими шагами каждый день. Допустим, вам нужно через три месяца сдать курсовую. Разбейте работу на кусочки: по главе в месяц. А потом поделите на еще более мелкие задачи: по две страницы в день. Такое структурирование работы помогает делать ее постепенно и эффективно. Нет ощущения, что вас прижали к стенке и мир вот-вот рухнет.
Что дает тайм-менеджмент?
- Повышает продуктивность и эффективность работы;
- Снижает уровень стресса в жизни;
- Помогает достигнуть поставленных целей;
- Освобождает время на отдых.
Поделиться в
- подобрать языковые курсы;
- отправить ребенка в среднюю школу за рубежом;
- получить студенческую визу;
- подготовиться к международным экзаменам.
