Правило Парето также используется студентами. Обычно студенты проходят два десятка курсов и только 20% из них сдают ЕГЭ. За год до выпускных экзаменов многие предпочитают не распыляться на все предметы, а сосредоточить 80% своих усилий на основных предметах.
Используя принципы Парето, можно резко повысить свою производительность. Это может сделать каждый сотрудник или руководитель, что принесет пользу всей компании. Нормы права особенно важны для тех, кто не умеет планировать свое время и привык быть перегруженным сотней дел одновременно.
Это подтверждает правило: многие люди тратят 80% своего времени на бессмысленную ерунду и в итоге ничего не делают. Они проводят часы, пролистывая свои ленты в социальных сетях и рассматривая всевозможные фотографии в Интернете, вместо того чтобы сосредоточиться на важных вещах.
Научитесь определять наиболее важные идеи и факторы, требующие больших затрат энергии. Заботьтесь о тех мелочах, которые остаются.
Пошаговый алгоритм действий:
- Составьте списки задач на день, неделю, месяц. Проанализируйте их и упорядочьте по степени важности. Удобнее оценивать эффективность в редакторе электронных таблиц Excel или в специальных приложениях для планирования.
- Рассчитайте энергию и время, необходимые для выполнения каждой задачи. Оцените по шкале от 1 до 10, в зависимости от того, насколько сложным и трудоемким является процесс.
- Рассчитайте среднее значение между двумя видами затрат. Для этого сложите их вместе и разделите сумму на 2.
- Оцените текущую и будущую норму прибыли (R1 и R2). Текущая норма прибыли — это текущий полезный результат, а будущая норма прибыли — это ожидаемый результат, который произойдет позже. Укажите значения по 10-балльной шкале и определите среднее значение (R).
- Рассчитайте эффективность каждой задачи (Y), разделив эффективность на среднюю стоимость.
Список приоритетов Эйзенхауэра
Пример списка задач менеджера по продажам на день:
- Фитнес. Затраты времени (T) — 5, затраты энергии (E) — 7, (T+E)/2 = 6, R = 6,5, Y = 1,08,
- Сессия, планировщик. T = 6, E = 9, средняя стоимость = 7,5, R = 4, Y = 0,5,
- Рутинная работа, сотрудничество с подчиненными. T = 7, E = 8, средняя стоимость = 7,5, R = 8, Y = 1,1,
- Контроль выполнения задания. T = 6, E = 7, средняя стоимость = 6,5, R = 7, Y = 1,08,
- Обработка входящей почты, подготовка отчетов. T = 8, E = 7, средняя стоимость = 7,5, R = 6, Y = 0,8,
- Управление почтой. T = 4, E = 2, средний = 3, R = 2, Y = 0,7,
- Корректировка стратегии. T = 7, E = 7, среднее = 7, R = 8, Y = 1.1,
- Закупки продуктов. T = 4, E = 4, среднее = 4, R = 2, Y = 0,5,
- Уборка дома. T = 5, E = 5, среднее = 5, R = 3, Y = 0,6,
- Изучение профессиональной литературы. T = 2, E = 3, средний = 2, R = 5, Y = 2,5.
Для удобства и наглядности лучше всего организовать список в виде таблицы и разделить данные на отдельные столбцы и ячейки. Расположите задачи в соответствии с их эффективностью. Чем выше индекс, тем выше приоритет. В списке из примера наиболее эффективными были работа с подчиненными, адаптация стратегии, пересмотр заданий и изучение технической литературы. Неэффективные — это встречи, уборка дома, покупки и проверка почты. Это те виды деятельности, которые необходимо пересмотреть или отказаться от них, делегировав их другим.
Выводы
В сутках всего 24 часа. Если вы попытаетесь охватить все сразу, вам будет трудно добиться хороших результатов. Не все виды деятельности, которым вы уделяете время и энергию, одинаково важны. Заранее обдумайте задачи, которые вы хотите взять на себя, и расставьте приоритеты, принимая во внимание специфику вашей работы, уровень занятости, ваши интересы и навыки.
Постарайтесь определить наиболее эффективные 20% и вкладывайте в них как можно больше усилий. Сначала сосредоточьтесь на самых важных процессах, а затем доработайте результат. Лучше выполнить одну задачу, чем несколько «почти».
Если вы хотите, вы можете достичь больших результатов с меньшими усилиями, если будете более сознательными и осознанными в своих действиях. Принцип 80/20 поможет вам повысить личную продуктивность, улучшить результаты в бизнесе, снизить рабочую нагрузку, высвободить ресурсы и разработать эффективную маркетинговую стратегию. Однако не стоит концентрироваться только на законе Парето. Это не панацея, и в некоторых случаях эти принципы могут не сработать.
Есть и другой вариант: определить минимум, с которого можно начинать практиковать. Это должна быть пока не работа, а небольшие проекты для вас и ваших друзей. Например, научитесь создавать фотоколлажи с текстом для социальных сетей.
Что это такое
Закон Парето или принцип 80/20 — это правило, сформулированное следующим образом: 20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий приводят только к 20%.
Помимо своих наблюдений в итальянских домохозяйствах, Парето был убежден в справедливости этого правила и в других сферах жизни. Например, он заметил, что при посадке гороха только 20% семян дают 80% урожая; что 20% товаров в магазине дают 80% выручки; что в бизнесе 20% покупателей или клиентов являются лояльными и приносят до 80% прибыли.
Цифры, указанные в этом законе, не могут рассматриваться как безусловные. Они служат скорее для того, чтобы их было легче запомнить, чем для того, чтобы дать какое-либо реальное руководство. Это соотношение может варьироваться. Например, 30% работников могут получать 70% дохода. Однако вы не можете уволить оставшихся «неэффективных» сотрудников, так как это нарушит баланс и снизит общую производительность.
Историческая справка
Хотя правило 80/20 названо в честь итальянского социолога, оно было сформулировано не Парето, а Джозефом Джураном, американским ученым, который занимался вопросами управления качеством.
В 1951 году он сформулировал эту идею в публикации «Руководство по качеству», ссылаясь на конкретную закономерность Вильфредо Парето, который изучал принципы распределения доходов и анализировал феномен разделения общества на классы. Именно по его настоянию закрепился термин «элита».
Сам Парето изложил свои наблюдения в экономическом контексте и даже нашел расположение многих своих коллег. Но это было вскоре забыто. Джуран обнаружил универсальность этой теории, дал ей определение и название и начал применять ее не только в экономике, но и во всех других областях.
Примеры
Сторонники принципа Парето утверждают, что если внимательно присмотреться, то этот принцип можно увидеть практически везде:
- 80% всех дорожно-транспортных происшествий происходят по вине 20% водителей,
- 20 % работающего населения составляют 80 % пенсионеров (остальные считаются либо безработными, либо уклоняющимися от уплаты налогов),
- Только 20% ученых делают 80% великих открытий и 80% изобретений,
- 80% времени человек носит только 20% одежды из своего гардероба,
- Только 20% книг обучают 80% полезных знаний и навыков, которые можно использовать в жизни,
- 20% неправильных действий приводят к 80% проблем.
Как я уже упоминал ранее, аналогия не всегда так точна. Но в целом, картина неравномерного распределения усилий наблюдается практически везде.
Есть и другой вариант: определить минимум, с которого можно начинать практиковать. Это должна быть пока не работа, а небольшие проекты для вас и ваших друзей. Например, научитесь создавать фотоколлажи с текстом для социальных сетей.
Бизнес и продажи
В каждом бизнесе есть услуга или продукт, которые предприниматели называют «паровозом». Это один или несколько элементов, которые удерживают всю конструкцию вместе.
Они должны быть всегда доступны. На сайте или бизнес-странице следует уделять наибольшее внимание контенту, посвященному этим продуктам. В магазинах или на рынках они обычно выставляются отдельно от других на специальных цоколях, окруженные этикетками ярких цветов. Такие товары могут быть в единственном экземпляре, например, эксклюзивная модель. Но как только клиент уходит с покупкой, продавец тут же заменяет ее на аналогичную.
Вы можете узнать у продавцов на рынке, как правильно обращаться с машинным товаром. Лучшие предметы выставляются на видном месте и помечаются заметной этикеткой.
Вам не придется искать лучшие продукты методом проб и ошибок — эксперты сделали все за вас. Достаточно ввести в поисковую строку «топ товаров + ваша отрасль» или «самые популярные + название категории товаров», и вы найдете массу информации, отзывов и прогнозов.
Например, если говорить о пищевой промышленности в небольших масштабах, то популярными продуктами являются домашняя выпечка, полуфабрикаты ручной работы (котлеты, лапша, макароны), варенья и соленья, готовые блюда, растительные чаи и торты на заказ.
А если вы наберете запрос «самые популярные изделия из пластмассы», то в первой же статье найдете список самых важных изделий: Бутылки для минеральной воды, упаковка для пищевых продуктов, трубки, игрушки, ручки и химические контейнеры.
Вы также можете легко найти списки товаров из различных категорий, которые пользуются большим спросом у покупателей. Они могут быть сгруппированы по временному периоду (определенный год или сезон) или по производителю (из Турции, Китая).
Еще одно влияние закона Парето на экономику заключается в том, что 20% покупателей производят 80% денег. Речь идет о крупных заказах и постоянных клиентах. Серьезную ошибку совершают те, кто активно стремится увеличить свою клиентскую базу, но не уделяет должного внимания повторным клиентам — они уже покупают. Создавая базу постоянных клиентов, вы создаете прочный фундамент для своего бизнеса.
Управление персоналом
Только небольшая часть команды осуществляет деятельность, которая приносит значительную часть дохода. Обычно это руководители и сотрудники, занимающие ключевые должности.
С другой стороны, сторож или уборщица не приносят компании денег, хотя без них не обойтись. Или, например, офисный работник среднего звена, который не стремится к карьерному росту, а просто приходит на дневную смену. Выполнение необходимых рутинных задач разгружает менеджеров и позволяет им сосредоточиться на разработке новых идей.
Даже неработающий сотрудник вносит свой вклад в развитие компании. Поэтому важно изучить характеристики всех членов команды и разработать согласованную стратегию управления персоналом, основанную на принципе Парето: Вознаграждение наиболее важных сотрудников, предоставление дополнительных льгот, увольнение худших бездельников и саботажников, обучение и мотивация менеджеров среднего звена.
