Следует отметить, что на этапах формулировки и формализации проблемы может потребоваться некоторое знание проблемной области. Например, если наша задача из области авиационной техники, то без знания этой области мы не сможем узнать взаимосвязи между входными и выходными данными, не говоря уже о том, чтобы отразить их в виде формул.
5 способов ставить задачи, чтобы их понимали и выполняли в срок
Когда задачи не выполняются, это часто происходит не только по вине того, кто их выполняет, но и по вине того, кто их поставил. Это связано с тем, что качество и эффективность их выполнения напрямую зависит от их правильной формулировки. Если инструкции не были приложены, цели и ожидаемые результаты не были объяснены, инструменты не были предоставлены, рабочий или подрядчик не смог сделать все так, как ожидалось.
Сложность заключается в том, что зачастую трудно оценить, какая информация, данные и инструменты нужны руководителю. Для первых это кажется очевидным, для вторых — нет. Чтобы избежать этого, можно использовать методы постановки задач, которые помогут проанализировать процесс, не упустить что-то важное и повысить шансы на успех. В этой статье мы рассмотрим 5 таких методов с примерами.
SMART
Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально он использовался для постановки целей, но подходит и для задач.
Буквы в аббревиатуре указывают на критерии хорошо сформулированной задачи:
Time-bound — ограниченный во времени.
Пример. Предположим, клиент хочет увеличить трафик с помощью контекстной рекламы в пиковый сезон с июня по август. Это ставит задачу перед подрядчиком по контекстной рекламе. Чтобы соответствовать критерию SMART, его можно сформулировать следующим образом:
Увеличить трафик через контекстную рекламу на 20% к 1/06/2020 благодаря внедрению RNS, Google Ads и YouTube.
В этой формулировке цель такова:
Конкретный — определяет, что и как вам нужно для достижения результатов,
Измеримый — указывает процент, на который вы хотите увеличить трафик,
достижимы, т.е. RNS, Google Ads и YouTube еще не запущены,
значительный — для бизнеса важно получить больше трафика за определенный период времени, чтобы максимизировать прибыль,
временные — устанавливается ограничение по времени.
Модель ориентирована на определение задач для разработчиков, поскольку работает по принципам алгоритма, но она также подходит для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками из других дисциплин. Он особенно полезен при работе с новичками, поскольку анализирует задачу и рабочий процесс в ее рамках.
В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а лидеров ТЗ и частично рабочие этапы проекта:
Тест1 — какой результат должен быть достигнут или что именно должно быть сделано,
Операция — какие действия необходимо выполнить для достижения результата,
Тест2 — как мы узнаем, что движемся к достижению результата?
Результат — как мы узнаем, что достигли результата.
Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, поскольку показывает ему, как достичь результата, и гарантирует, что он получит то, что ему нужно.
Четкий алгоритм определения ТОТЕ.
Пример. Эксперт по контекстной рекламе взял новичка и решил начать с самого простого упражнения, например, с написания объявлений. Такое задание TOTE может выглядеть следующим образом:
Подготовка объявлений для рекламной кампании Atelier.
T1: Объявления должны быть написаны в соответствии с концепцией, согласованной с клиентом (в файле), с использованием шаблона (в приложении) и наших правил (в контрольном списке). Объявления должны содержать два заголовка, текст, быстрые ссылки и ссылки для просмотра.
О: Рабочий контрольный список:
1. изучить концепцию и контрольный список для создания рекламных объявлений,
2. скопируйте ключевые термины в шаблон и заполните все поля для каждого термина,
3. проверьте свое объявление на соответствие контрольному списку и спецификациям Directa,
4. утвердить результат.
T2: Чтобы избежать повторений, делайте все в таком порядке.
E: В результате получается готовый и согласованный шаблон, который можно загрузить в Яндекс.Директ.
HD-RW-RM
Этот метод позволяет вам предоставить исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Он частично дублирует SMART, но учитывает информацию в ТЗ, а не критерии.
Буквы в аббревиатуре указывают на части шаблона, которые подходят для выполнения задания:
Заголовок — Заголовок, отвечающий на вопрос «Что нужно сделать»,
Описание — описание, переходит в контекст задачи и детали,
Outcome — результат, описывает критерии, используемые для определения того, была ли задача выполнена,
Path — путь, может указывать, с чего начать, или включать четкий алгоритм с контрольными точками,
Redline — время и приоритет, устанавливает сроки и указывает, насколько важна задача,
Стимулы — стимулы объясняют, почему исполнение необходимо для поставщика, исполнителя и других заинтересованных сторон.
Основное отличие от других методов заключается в мотивационном блоке. Если промоутер понимает, почему это необходимо, он может подойти к проекту более ответственно.
Шаблон для таких задач может выглядеть следующим образом
Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и для обеспечения плавного масштабирования и постоянного уровня качества в каждом проекте необходимо стандартизировать процессы. Менеджер поручает одному из более опытных членов команды описать процесс создания кампании на Яндекс.Директ. Важно учитывать все нюансы, так как от четкости процессов может зависеть доход как команды в целом, так и каждого специалиста.
При использовании метода HD-RW-RM работа может выглядеть следующим образом:
Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директ.
Опишите процесс создания кампании в Яндекс.Директ
Стандартизировать все рабочие процессы в проектах. Мы решили начать настройку кампаний в Direct, потому что такие задачи сейчас встречаются чаще, чем любые другие. Нам нужен четкий алгоритм, на основе которого могут работать как опытные сотрудники, так и новички.
В результате мы получим пошаговое руководство в Google Docs и контрольный список, который мы сможем прикрепить к таким задачам в менеджере задач.
Начните с вашего опыта — опишите алгоритм, который вы разработали самостоятельно. Обобщите все моменты, в которых вы могли ошибиться. Затем обсудите с двумя опытными людьми. Возможно, они подскажут вам, как сделать некоторые действия более эффективными. Представьте 2-3 новых участников, чтобы собрать их вопросы. Уточните и согласуйте.
Время и приоритет
Проект имеет первый приоритет после клиентских проектов. Было бы здорово, если бы мы смогли запустить новый процесс через месяц, 25 июля.
Мы будем продолжать расти. Этот алгоритм поможет нам проводить кампании быстрее, не теряя качества и не упуская важных деталей. Это означает, что мы сможем браться за дополнительные проекты и выигрывать больше вместе.
Проект важен, так как влияет на репутацию и прибыль, но сотрудник опытный, поэтому нет необходимости описывать весь процесс шаг за шагом.
Кстати, размещая рекламу в ящике, вы можете получить больше прибыли не только за счет увеличения клиентской базы, но и благодаря партнерским программам. Например. Click.ru получают до 18% от оборота рекламы своих клиентов.
10. как правило, сложные практические задачи решаются большими командами программистов. Отдельные команды в этих группах специализируются на выполнении одного или нескольких этапов задания. В этом случае нужно ли им понимать все шаги по решению проблемы с помощью компьютера? Обоснуйте свою точку зрения.
4. Что происходит на этапе формализации? Что является результатом этого этапа?
На этапе стандартизации мы анализируем существующие аналоги и технические и программные средства. Разработать математическую модель и структуры данных. На этапе описания информационная модель формализуется, т.е. записывается на формальном языке.
Мы выбираем метод проектирования алгоритма и форму создания алгоритма. Мы разработали алгоритм. Результатом этапа проектирования алгоритма является блок-схема.
6. Что происходит на этапе программирования? Что является результатом этого этапа?
Выберите нужный язык программирования, укажите способ организации данных и напишите алгоритм на выбранном языке. Результатом этого шага является программа.
Мы проверяем работоспособность программы и исправляем найденные ошибки, т.е. отлаживаем ее. Мы тестируем отлаженную программу, т.е. проверяем результаты так, чтобы для заданного варианта начальных значений, для которого известен результат, результат выполненной программы был таким же.
Результатом этого этапа является правильно функционирующая программа.
Бывают случаи, когда невозможно исправить программу на этом этапе, потому что ошибка произошла на одном из предыдущих этапов. В этом случае решение проблемы возвращается к фазе, в которой произошла ошибка.
8. Какой этап решения задачи на компьютере, по вашему мнению, является наиболее трудоёмким?
Второй этап является наиболее трудоемким. Он требует фиксации известных взаимосвязей между исходными данными и результатами, чтобы решить проблему с помощью математических соотношений. Благодаря этому шагу мы можем безопасно синтезировать алгоритм, а затем написать код.
Решение сложных практических задач обычно осуществляется в больших командах, причем каждая команда специализируется на одном или нескольких этапах решения.
Когда задание выполнено, его статус меняется на «Завершено». В отличие от статуса, у задачи может быть более одной метки. Теги используются для обозначения задачи атрибутами рабочего процесса. Пример тегов для каждого типа задач: «Собрать», «Упорядочить», «Редактировать». Пример для меток по типу времени: «Апрель», «Сентябрь» и т.д.
Общий фреймворк постановки задачи
Схема может быть описана следующим образом:
- Контекст — необходимо сообщить все, что связано с задачей: Истории пользователей, связанные с задачей, аналогичные проблемы, решенные в прошлом, почему задача еще не выполнена и т.д.
- Цель — это наше «почему». Зачем мы вообще решаем проблему: чьи и чьи проблемы мы хотим решить и когда они должны быть решены.
- Решение — это возможное решение или набор решений проблемы. Форма объяснения зависит от роли действующего лица. Важно дать понять, что на решение можно повлиять. Это следует делать, когда вы ознакомились с проблемой, а не после того, как она уже была реализована.
Укрупнённая структура описания задачи
Если вы еще не разобрались в структуре проблемы, можете воспользоваться следующей таблицей:
- Источники проблемы и контекст — Изложите контекст задачи: Какие были звонки, кто их заказывал, какие решения уже существуют и т.д.
- Цель задачи — какие жалобы в конечном итоге должна разрешить задача.
- Ожидания результата — как руководитель видит результат работы.
- Требования к заданию — описание одного или нескольких вариантов решения задачи.
- Взаимосвязь с существующими функциями — как будут затронуты существующие функции и какие связи следует рассмотреть.
- Какая документация должна быть подготовлена в результате?
- Как будет приниматься работа через рассмотрение результатов.
- Как будет осуществляться внедрение — может потребоваться предварительная миграция пользователей или содержимого базы данных или что-то еще.
