Непонятно, зачем нужна безответственная кошка, но что ж, пусть будет так. В картине есть имена и нет ролей, что хорошо для семейной работы.
RACI-матрица: определяем зоны ответственности для максимальной результативности ИТ-проекта
Чаще всего проблемы возникают из-за мелких недоразумений между командами, состоящими из провайдера, поставщика решений, вендора, сотрудников отдела разработки и операционного персонала. Еще хуже, когда кто-то пытается переложить ответственность за ошибку на коллегу. Чтобы избежать этого, провайдеры уже несколько лет используют так называемые таблицы RACI — формальную методику распределения сфер ответственности. Эта методология применима не только к подрядчику, но и к заказчику — особенно в инфраструктурных проектах. Не имеет значения, предоставляется ли она на базе выделенного оборудования в центре обработки данных, публичного или частного облака.
На рынке существует множество шаблонов матрицы RACI, каждый из которых основан на логике предоставления услуг и составе команды. Что не меняется, так это количество функциональных блоков, определяемых аббревиатурой RACI:
- R — ответственный — лицо, выполняющее задание,
- A — Подотчетный — лицо, которое несет ответственность за результат работы,
- C — Consult before doing — человек, который консультирует исполнителя,
- I — Informed — лицо, до которого должен быть доведен результат работы.
В таблице RACI проект делится на несколько подфаз, и для каждой подфазы определяется ответственное лицо. Если в проекте участвует более одного человека, описывается зона ответственности за каждый этап. Однако клиенту важно знать, сколько времени требуется на решение проблемы, например, если один поставщик отвечает на проблему в среднем в течение 10 минут, а другому требуется полчаса или меньше для решения проблемы.
Например, таблица RACI в проекте облачных услуг КРОК выглядит следующим образом.
Ценность RACI-матриц для бизнеса
В типичных проектах ИТ-инфраструктуры поставщик отвечает только за серверы и систему виртуализации. Возможны и другие варианты: конфигурация операционных систем, баз данных, инфраструктурных систем, поддержка кластера, услуги резервного копирования и мониторинга со стороны провайдера. Ответственность за само приложение и его функциональность остается за заказчиком. Приборная панель RACI эффективно соединяет эти два звена — клиента и исполнителя. В случае логического сбоя в операционной системе, например, провайдер обнаружит его косвенно, отклонив неисправную инфраструктуру и проинформировав клиента до того, как тот обнаружит проблему.
Во-первых, любую таблицу RACI следует рассматривать как вспомогательный инструмент. Жизнь многограннее любого плана, и невозможно предугадать все. Команды должны много работать, а отдельные команды должны много работать, чтобы найти проблему. Поэтому самая большая ошибка — полагаться только на формальный список, а не работать в контексте самой задачи.
Во-вторых, лучше изложить все детали в письменном виде, недостаточно изложить их на словах. Человек может не помнить, что члены команды определили на словах. Последствием такого отказа от ответственности будет как минимум неприятный опыт, а в лучшем случае — длительное отключение с возможными санкциями.
В-третьих, одним из требований, вытекающих из предыдущего пункта, является наличие технического паспорта проекта с обновленным описанием систем. Инженеры часто не хотят предоставлять такие документы, но это обязанность. Кроме того, служба поддержки может отказать в предоставлении услуги, если все документы не были предоставлены заранее.
Наконец, на этапе составления таблицы RACI необходимо также учитывать рабочую нагрузку экспертов. Должен ли инженер, даже очень компетентный и продуктивный, выполнять гораздо больше работы в качестве R (ответственного), чем остальные члены команды? Существует риск, что работа в его зоне ответственности начнет застаиваться из-за высокой загруженности, недостаточного внимания к деталям, возможной болезни или незначительного выгорания.
«Ответственный» или «ответственное» лицо — это главный руководитель проекта. Он/она отвечает за то, чтобы порученные ему/ей задания были выполнены в срок, с требуемым качеством и в рамках выделенного бюджета. Кроме того, A:
Что такое матрица RACI
Каждая буква этой аббревиатуры обозначает определенную функцию сотрудника:
- R — ответственный,
- A — Ответственный,
- C — Консультант,
- I — переносимый.
Ответственное должностное лицо несет основную ответственность за порученное ему задание. Звание определяется подотчетным сотрудником.
Подотчетное или уполномоченное должностное лицо получает отчеты от учреждения-исполнителя. Он может корректировать работу ответственного должностного лица и давать указания. Для эффективного рабочего процесса нежелательно иметь более одного утверждающего.
Консультанты предоставляют информацию, необходимую для работы. Количество сотрудников зависит от сложности проекта.
Утверждающий принимает решение о завершении работы. Он также отчитывается перед клиентом. Существуют также две расширенные версии таблицы — RACI-VS и RASCI. В первом случае к аббревиатуре добавляются две функции персонала:
- V — управление,
- S — надзор за выполнением работ.
Цели использования RACI
Основная цель таблицы — сделать производственный процесс более прозрачным и выявить узкие места. В таблице четко указаны обязанности каждого сотрудника.
С помощью таблицы вы можете определить и решить следующие проблемы:
- Резервирование блоков управления,
- потеря времени,
- низкий уровень участия работников,
- низкая производительность,
- слабая командная работа.
Подробное перечисление обязанностей сотрудника позволяет избежать дублирования и сократить время, затрачиваемое на сообщение задач. Кроме того, ошибки в распределении ролей можно обсудить при обсуждении обязанностей, чтобы избежать конфликтов в будущем.
Правила построения
Сначала необходимо создать таблицу. Ячейки, расположенные горизонтально, используются для учета работников. В вертикальной ячейке перечислены роли, которые необходимо назначить. Ячейке на пересечении столбцов присваивается код, т.е. одна из букв аббревиатуры.
Чтобы определить функции, которые необходимо возложить, необходимо тщательно проанализировать задачу и разбить ее на мелкие шаги. Чем тщательнее будет проанализирована задача, тем эффективнее будут результаты. Некоторые функции могут быть неочевидными, но если их не учесть при создании таблицы, задача не будет выполнена в срок.
Рекомендуется, чтобы распределение кодов происходило в присутствии людей, участвующих в выполнении задания. После распределения следует отметить и обсудить расхождения. Может не хватать одного переводчика для выполнения определенной роли или, наоборот, много переводчиков для выполнения одной функции.
Действия, необходимые для решения задачи, должны быть выражены в максимально краткой форме. Предпочитайте начинать предложение с глагола действия, например, «to do».
Это также нормально. Бабушке нужна капуста в доме, поэтому она посылает отца и сына нести ящики с капустой. Мама дает ценные советы, как упаковать коробки в багажник, чтобы рассада смогла добраться до дачи. Все они подходят друг другу.
R — Responsible
Ответственный переводится как «делающий». Он относится к сотруднику, который непосредственно отвечает за выполнение конкретной задачи. В большинстве случаев он или она не выбирает решение и отчитывается перед руководителем проекта.
Компетентные сотрудники и специалисты — люди, которые знают, как делать то или иное дело, — получают задание. В контексте RACI менеджеры выполняют следующие задачи:
- Определите, что именно нужно сделать для реализации проекта и сколько времени на это потребуется (в рамках сроков, установленных «сверху»),
- Составьте список необходимых ресурсов,
- Участвовать в утверждении технической документации,
- Оценка хода реализации проекта и промежуточных результатов,
- представление отчетов о проделанной работе своему начальству.
Вам будет интересно: Автоматизация бизнес-систем: Инструменты и технологии
В команде может быть несколько таких людей. Кроме того, эта роль может сочетаться с другими. Наиболее распространенная комбинация: ответственный + ответственный.
A — Accountable
«Ответственный» или «ответственное» лицо — это главный руководитель проекта. Он/она отвечает за то, чтобы порученные ему/ей задания были выполнены в срок, с требуемым качеством и в рамках выделенного бюджета. Кроме того, A:
- Выбирает художников и команду управления проектом,
- Назначает задания всем участникам,
- Контролирует ход выполнения работ,
- Распределяет ресурсы между участниками,
- контролирует использование ресурсов и обосновывает необходимость дополнительных средств руководителю,
- Рассматривает идеи и предложения других членов команды и может одобрить или отклонить их.
Менеджер проекта обычно выступает в качестве «связующего звена» между клиентом или руководством и командой.
C — Consulted
Третья роль в матрице RACI — это роль «советника» (иногда называемого «наставником»), который участвует в управлении проектом вместе с руководителем, но в основном занимается стратегическими вопросами:
- Утверждает любые изменения в объеме и графике работ,
- распределяет ресурсы, необходимые для реализации проекта,
- договориться с клиентом об увеличении бюджета, если это необходимо,
- получает отчеты о проделанной работе от руководителя,
- Принимает решения в непредвиденных ситуациях и критических изменениях, которые могут повлиять на график и стоимость проекта.
Вам будет интересно: Как я могу продать акции и облигации?
Старшие менеджеры обычно назначаются в качестве консультантов. Они устанавливают общие цели, а затем назначают руководителя проекта, который уже распределяет задачи между членами команды.
