В конце концов, физического журнала не будет вообще, даже пластикового. «Он будет виртуальным, — рассказала «КП» автономная некоммерческая организация «Цифровая экономика», участвующая в разработке проекта.
Переход на электронную трудовую книжку
Переход России на электронные трудовые книжки начался в 2020 году, когда замена бумажного документа на его цифровую версию позволила оптимизировать систему контроля информации о занятости и улучшить доступ работников и работодателей.
Электронная трудовая книжка — это запись трудового стажа гражданина, хранящаяся в базе данных ПФР. Сбор информации начался 1 января 2020 года.
Переход начался с момента вступления в силу Федерального закона № 439 от 16 декабря 2019 года и был полностью завершен 1 января 2021 года.
По содержанию цифровая версия практически идентична печатной.
Он содержит следующие данные:
- Имя гражданина
- Имя гражданина
- Наименование занимаемых должностей, род занятий, название области знаний и квалификация
- Сведения об организационном подразделении
- Даты назначения, перевода и увольнения (с указанием порядковых номеров)
- Информация о любых судебных запретах на занятие должности
- Причины прекращения трудовых отношений
Электронный документ содержит данные о СНИЛС гражданина. При этом из формы был удален раздел, содержащий информацию о наградах.
Порядок перехода пошагово
Переход был постепенным и включал следующие этапы:
- Каждый работодатель был обязан до 1 июля 2020 года проинформировать каждого своего работника о возможности перехода и о том, что отныне все данные о трудовом стаже граждан будут храниться в Пенсионном фонде Российской Федерации.
- После того, как все сотрудники были проинформированы о возможности перевода, им должны были выдать бланки заявлений, с помощью которых они могли согласиться или отказаться от ведения бумажного дела.
- После этого все работодатели должны были проверить правильность ведения трудовых книжек. Это было необходимо для того, чтобы форма СЖД-ТД была заполнена правильно.
- Завершающим этапом стала проверка и внесение изменений во внутреннюю документацию компании, а также разработка новых нормативных документов в соответствии с обновленными положениями Трудового кодекса РФ.
Как пользоваться
Для того чтобы воспользоваться электронной версией трудового досье, гражданин может подать заявление:
- Через работодателя, как в бумажной, так и в электронной форме.
- В одном из офисов МФЦ (бумажный вариант), в бумажном или электронном виде.
- Через учетную запись пользователя на портале Госуслуг (только электронная версия).
- Посредством подачи заявления в региональное отделение ПФР (имеется печатная и цифровая версия).
Работник может отказаться от старой версии в любое время, даже если ранее он выбрал другой вариант.
Даже после перехода на электронную версию, бумажную версию не следует выбрасывать, так как данные не будут храниться в базе данных пенсионного фонда до 1 января 2020 года.
Для этой категории работников существует только одна бумажная трудовая книжка. Если работник желает вести бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести обе книжки. Тогда нет необходимости подавать заявление на перевод трудовой книжки в электронный вид.
Как перейти на электронные трудовые книжки
Электронная трудовая книжка — это общее название для «информации о трудовой книжке». Раньше эта информация хранилась в бумажных тетрадях, а теперь она передается в пенсионный фонд, что гарантирует, что ничего не потеряется. Все компании обязаны передавать информацию, но работники могут выбирать, вести ли им бумажный журнал учета или перейти на электронный журнал учета.
Все должны работать с электронными книгами. Работодатель не может выбирать, вести бумажные книги или нет: даже если все сотрудники ведут бумажные книги, они должны предоставлять информацию в пенсионный фонд. Но у сотрудников есть выбор: они могут оставить бумажные книги или перейти на электронные.
До 30 июня 2020 года работодатель проинформирует каждого работника о введении электронных трудовых книжек и необходимости сделать выбор. Два экземпляра уведомления печатаются и подписываются: один экземпляр остается у работника, другой — у работодателя. На копии работодателя должна быть указана дата уведомления.
До 31 декабря 2020 года работник должен подготовить ответ — заявление о выбранной им трудовой книжке. Заявление пишется в свободной форме, но если работник запутался, можно предложить ему образец, например, такой:
Если вы не подаете заявление до конца года, работник автоматически сохраняет книгу бланков. Ниже приведены некоторые сценарии, в которых имеет значение, выбирает ли работник электронную или бумажную проверку занятости:
Выбирает электронные
Электронные или бумажные?
Выдает ли работодатель работнику бумажную трудовую папку, которую он должен подписать и хранить дома?
Выбор варианта бумаги
Возможность в любой момент перейти на электронную версию
Работодатель ведет и хранит бумажную трудовую книжку, как и раньше.
Иногда бывает так, что человек настаивает на этом до последней минуты, а потом заболевает или уезжает в отпуск. Если это произойдет 31 декабря, работник может сделать заявление, когда вернется на работу.
Отдельная история для людей, впервые в жизни выходящих на работу. Если это произойдет в 2021 году, у них не будет выбора: только электронная трудовая книжка.
Говорит Екатерина, читательница «Дела».
Наша организация недавно перешла на электронные трудовые книжки. Нас попросили написать заявление, которое мы хотели бы иметь в электронном или бумажном виде. Я сказал, что хочу получить его в электронном виде, и все удивленно посмотрели на меня. Когда я спросил, в чем проблема, они ответили: бумага надежнее.
Обеспокоенные работники собрались в приемной руководителя. Все они говорили о том, что электронные книги превратят людей в рабов: Они никогда не смогут доказать, что работали много лет и будут работать всю жизнь. Интересно, что это были не пенсионеры, а в основном молодые женщины в возрасте от 25 до 35 лет.
«Не довольствуйтесь электронной трудовой книжкой, — сказали мне в канцелярии, — посмотрите на наш отдел кадров. Если они будут передавать данные, то обязательно что-нибудь сломают.
Некоторые мои коллеги считают, что им платят электронными деньгами за электронные трудовые книжки и наличными за бумажные бланки.
Для врачей существует своеобразная награда — премия Министерства здравоохранения. Это не медаль или диплом в коробке. Это запись в трудовой книжке: федеральная награда. Это дает вам возможность, чтобы заслуженный врач или ветеран получил трудовое звание. Я спросил, что произойдет с моим досье, если я перейду на электронный кадровый учет. Никто не знает, а для меня это важно.
В итоге из двух тысяч сотрудников ни один не перешел на электронное личное дело.
Как передавать сведения
Электронная трудовая книжка — это информация, которую работодатель отправляет в пенсионный фонд. Это делается с помощью формы SZV-TD. Начиная с этого года, работодатель должен заполнить эту форму до 15 числа следующего месяца и отправить ее в пенсионный фонд. Например, работодатель должен был представить отчет за январь к 15 февраля.
Но не каждый месяц, а только если что-то изменилось в личной истории человека: Прием на работу, перевод в другую отрасль, увольнение. Поводом для отчета также является высказывание сотрудника о выбранной им книге.
Salmon Ltd попросила сотрудников сделать заявления о том, перейдут ли они на электронную главную книгу или нет. Сотрудники подумали и решили, что сделают это в декабре. Если не произойдет кадровых изменений, Salmon не придется представлять свои отчеты в пенсионный фонд до января 2021 года. Однако если работник решит подать заявление в мае, то компания должна будет представить отчетность уже в июне.
Как представлять счета-фактуры в электронном виде — в Dele
Компании с 25 и более сотрудниками должны подавать отчетность только в электронном виде, в то время как компании с менее чем 25 сотрудниками могут делать это на бумаге или в электронном виде. Электронная подача документов возможна через Sbis, Kontur, 1C.
Не имеет значения, какую форму вы подаете, вы должны заполнить ее правильно во всех случаях. Мы выделили желтым цветом поля, которые необходимо заполнить:
Основные колонки — это стандартные колонки с информацией о компании и сотруднике, но есть и несколько новых колонок — посмотрите, как их заполнить:
