Как описать бизнес процесс пример. Как описать бизнес процесс пример.

Содержание

Вы можете рассмотреть компанию с точки зрения Теории ограничений, бережливого производства, других концепций менеджмента и заметки. Или вы можете сосредоточиться на гибкости, простоте настройки и BPM.

Примеры бизнес-процессов в организации

Какова цель автоматизации? Какие типы процессов существуют в BPM? Как границы процессов создают конкурентное преимущество? Как вы внедряете и настраиваете процессы в организации? Необходимо ли внедрять BPM как таковой? Создание основы для процессов.

Для того чтобы говорить о бизнес-процессах, нам сначала нужно понять, что такое BPM.

BPM — это концепция управления, которая фокусируется на бизнес-процессах (или административных правилах в случае государственных органов и муниципалитетов). Методы и подходы BPM направлены на достижение нового уровня конкурентоспособности и взаимоотношений с клиентами, поставщиками и сотрудниками.

BPMN — лучшая нотация, признанная во всем мире и активно используемая многими компаниями. Внедрение BPMN в вашей компании позволяет описывать процессы в стандартизированном формате и использовать полученные модели для анализа и улучшения, регламентации и стандартизации процессов и последующей автоматизации бизнес-процессов.

Согласно концепции управления BPM, бизнес-процесс рассматривается как самостоятельный актив компании, который постоянно адаптируется к постоянным изменениям.

BPM — это концепция управления, которая позволяет привести стратегию и цели компании в соответствие с ожиданиями и потребностями клиентов путем соответствующей организации процессов от начала до конца.

Другими словами, BPM объединяет стратегию, цель, культуру и структуру организации: Правила, стандарты, методы и инструменты.

Бизнес-процесс — это набор функций, которые выполняются в определенном порядке для создания ценности для клиента. Процесс начинается с четкого определения внешних событий. Каждый вид деятельности должен приносить пользу.

Давайте разберемся с определением. Группа функций определяется как задачи, которые выполняются в определенном порядке. Следует отметить, что процесс должен создавать определенную ценность для клиента. В BPM не существует процесса без клиента, то есть того, кто является потребителем результата процесса (ценности).

Рассмотрим два типа клиентов: внутренние и внешние.

В первом случае клиентом может быть руководитель отдела, которому нужен новый сотрудник. Он или она инициирует процесс в системе BPM, который приводит к найму нового сотрудника, представляющего ценность. Второй — представитель компании-клиента, который начинает обрабатывать заказы и хочет в конце получить заказанную продукцию. Это и есть бизнес-процессы.

Но где начинается бизнес-процесс и, что более важно, где он должен заканчиваться согласно BPM?

Процесс может относиться к одному отделу, например, к подготовке бухгалтерской отчетности. Или же он может объединять сегменты. Чтобы понять последнее, стоит использовать другой термин: Конечный бизнес-процесс.

Сквозной бизнес-процесс — это процесс, объединяющий несколько отделов. Например, производство, продажи и логистика. Обычно в компании существует около 3-4 сквозных процессов, принадлежащих высшему руководству.

Но когда интегрированный процесс соединяет отделы, логично возникает вопрос о границах BPM.

Как определить границы процесса в BPM и почему это важно

Правильно определенные границы позволяют нам влиять на результат, который мы измеряем, а также на владельца процесса — обычно эта роль отводится старшему менеджеру, который отвечает за функционирование, эффективность и производительность всего процесса.

Схема бизнес-процессов в организации

Диаграмма бизнес-процессов в организации, или другими словами — архитектура бизнес-процессов организации.

На этапе архитектуры процессов высшее руководство организации отвечает на вышеупомянутые вопросы: где начинается один процесс и где заканчивается другой? Какова ценность процесса? Кто владеет процессами в системе BPM? Какие процессы существуют в организации? Как они называются и где границы внутри организации?

Архитектура бизнес-процессов состоит из основных процессов, процессов поддержки и процессов управления. Основные бизнес-процессы, в свою очередь, состоят из одного или нескольких сквозных процессов.

Чтобы более подробно остановиться на этом, давайте введем еще несколько определений.

Основной процесс — это цепочка создания стоимости в компании, которая проходит через всю компанию и создает добавленную стоимость для клиента. Она определяет производство и доставку товаров или услуг клиентам и генерирует прибыль компании. Например, процессы закупки материалов или процессы управления производством.

Сервисные бизнес-процессы — обеспечивают стабильную работу основных процессов, но сами не генерируют прибыль. Примером этой группы процессов является наем персонала или управление финансовыми ресурсами.

Процессы управления — относятся к разработке стратегических целей компании и управлению возможностями бизнеса. Например, при оценке внешней среды или формулировании стратегических направлений бизнеса.

Поддерживающие процессы не выгодны для организации. Их основная задача — предотвратить нарушение основного процесса. С помощью основного процесса (или нескольких) организация зарабатывает и генерирует стоимость. Основной процесс всегда завершается вовне, именно внешний потребитель воспринимает его ценность и готов за него платить.

Ценность основного процесса модулируется по всей цепочке создания стоимости. Одно дело, когда компания произвела продукт и он находится на складе, и совсем другое дело, когда этот продукт лежит на полке магазина. Люди охотнее переплачивают, чем едут на склад.

Вот некоторые примеры бизнес-процессов, которые были интегрированы в систему ELMA365:

Обработка поступающих контрактов:

Обработка входящего договора

Оформление деловых поездок:

Оформление командировки

Наем новых сотрудников.

Прием нового сотрудника

Рекомендации при создании схемы бизнес-процессов в организации

  1. Бизнес-процесс должен быть важной частью ценностного предложения компании. Не имеет смысла делить основной бизнес-процесс на сотни мелких подпроцессов.
  2. Границы процесса связаны с его результатами. Часто высшее руководство компании имеет в голове представление о том, какие промежуточные результаты и ценности важны для них. Тем не менее, это тип конкретного показателя эффективности, который приемлем в организации и появляется в управленческой отчетности, назначаемой высшим руководством. По сути, это система показателей, которые воспринимаются менеджерами организации для оценки работы компании: хорошей или плохой.
  3. Точками отсчета для определения и установления границ процесса являются те же показатели эффективности бизнеса, которые известны руководству. Показатель деятельности измеряет стоимость, создаваемую бизнес-процессом.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование процессов — это создание статических и динамических визуальных представлений.

Как правило, следует определить цель моделирования и на основе этого выбрать наилучший подход. В идеале физический процесс и описательная модель должны совпадать. То есть, модель действует на бумаге, если ей следуют в реальной жизни.

Необходимо смоделировать бизнес-процессы. Но почему? В чем ценность и цель? Описание очень ресурсоемко и может стоить средней компании несколько миллионов рублей прямых и косвенных затрат. И это может занять от 3 месяцев до 1 года. Вы должны четко понимать, для чего вы вкладываете деньги и выделяете человеческие и временные ресурсы. Существует три таких цели:

Самая очевидная цель — автоматизация. Наиболее очевидной целью является перевод процесса в исполняемую форму в рамках автоматизированной системы. Процесс может работать внутри компании без ИТ-системы — он «внедряется» в сознание сотрудников. Следовательно, в процессе обязательно будут узкие места, повторяющиеся действия с ненужным общением и много рутины. Это приводит к изменчивости временных окон для одной и той же задачи и непредсказуемости результата. Важность автоматизации невозможно переоценить.

Совершенствование процессов. Предписанный процесс легко улучшить — в этом его ценность. Это хорошая практика, потому что бизнес-процесс — это один из активов бизнеса; оптимизированные бизнес-процессы могут дать вам конкурентное преимущество. Самый простой пример: Конкуренты обрабатывают заказ в течение недели. Но что произойдет, если вы сделаете это за 3 дня? Превзойдете ли вы своих конкурентов? Какую дополнительную прибыль вы получите?

В BPM-системе автоматизация и перепроектирование (улучшение) процессов могут осуществляться параллельно — в этом и заключается ценность. Другой набор инструментов цементирует процессы и лишает гибкости. Обычно компании так не поступают. Когда необходимо автоматизировать структурированный бизнес-процесс и одновременно сделать его гибким — чтобы иметь возможность изменять его быстро и без дополнительных затрат — стоит использовать BPM-систему.

Оптимизация процессов. Основными преимуществами оптимизации являются:

  • Снижение затрат на ведение процесса,
  • Ускорение процесса,
  • Повышение ценности для конечного потребителя.

Вы должны понять, какова цель моделирования и сколько вы готовы заплатить.

Рекомендация по моделированию бизнес-процессов

  1. Создание описаний и моделей бизнес-процессов по остаточному принципу, безусловно, проигрышное предложение. То есть вы поручаете эту задачу одному отделу, чтобы они в свободное время могли описывать свои бизнес-процессы и создавать основные ценности. Можно предположить, что этот проект не будет стоить компании никаких денег, но ни один такой проект никогда не был завершен.
  2. Для того чтобы начать описывать процесс, важно согласовать архитектуру процесса, то есть прояснить вопросы из первой части. Если нет архитектуры процесса, если нет регистра процесса, то описание просто невозможно.

Однако эксперты не советуют делать заметки самостоятельно. Лучше использовать существующие системы, которые доказали свою эффективность. Например, BPMN, IDEF0, EPC.

Кто такой потребитель бизнес-процесса

Каждый бизнес-процесс начинается со спроса клиента и заканчивается его удовлетворением. Даже если вы вяжете на заказ, у вас также есть свои бизнес-процессы: Есть потребитель и есть продукт, который вы производите для удовлетворения его спроса. Существует определенная последовательность действий, которая приводит к желаемому результату: Вы принимаете заказ, покупаете пряжу, вяжете и передаете готовое изделие заказчику.

Потребитель процесса — это тот, кто использует результаты процесса. Потребитель является как внешним, так и внутренним по отношению к организации.

Внешнее характерно для осязаемых взаимодействий. Например, внешний клиент — это тот, кому вы продаете продукт или предоставляете услугу.

Внутренний клиент находится в самой организации и занимается индивидуальными задачами в рамках команды.

Например, есть бухгалтер, который рассчитывает зарплату — потребителем его процесса будет работник. Он будет получать эту зарплату. Есть менеджер, который готовит отчет о продажах — потребителем его процесса будет его руководитель. Он будет использовать результаты отчета для принятия решений.

Задачи бизнес-процесса

Бизнес-процессы необходимы для представления сложной информации в понятной форме для дальнейшего изучения и принятия решений.

Описывая бизнес-процесс, можно решить две проблемы:

  1. Бизнес-исследования. Графические представления делают внутренние процессы компании понятными. Это облегчает поиск наиболее уязвимых мест, устранение дублирующих или ненужных функций и выявление действий, задерживающих работу.
  2. Стандартизация действий. Когда есть четкие инструкции и алгоритм действий для каждой задачи, сотрудники работают более эффективно, а адаптация новых сотрудников проходит гораздо быстрее.

Виды бизнес-процессов

Фундаментальный. Речь идет о процессах, ради которых компания была основана и которые приносят прибыль: производство продукции и оказание услуг. Для производителя детского питания одним из самых важных процессов является приготовление яблочного пирога.

Похожие. Они также сосредоточены на создании продукта и получении прибыли. Однако они также обеспечивают вспомогательную деятельность. Для того же производителя детского питания смежным процессом может быть производство банок для желе. Баночки могут быть изготовлены для собственной продукции или сделаны на заказ для других производителей.

Он используется для поддержки основных бизнес-процессов. Например, ремонт и обслуживание производственного оборудования.

Поддержка. Его цель — обеспечить выполнение основных процессов. Это человеческие ресурсы, финансовая и техническая поддержка.

Администрация. Она охватывает весь спектр управленческих функций. Она включает в себя планирование, формулирование и реализацию управленческих действий, а также контроль.

Процессы развития. Это включает в себя совершенствование продукции и повышение производительности. Они включают планирование, формулирование, реализацию и контроль, а также планирование и контроль.

А теперь вопрос ко всем женщинам. Сколько времени у вас уходит на приготовление ужина? Максимум два (а не пять, как в истории со счастливым концом). И даже тогда одна из хозяек тратит два часа на мытье посуды, уборку кухни, проверку домашнего задания детей, телефонные звонки.

Что такое описание БП

Чтобы провести различие между терминами «бизнес-процесс» и «описание бизнес-процесса», нам необходимо определить второй термин.

Определение описания бизнес-процесса вытекает из термина бизнес-процесс. Как уже было сказано, бизнес-процесс состоит из звеньев — определенных видов деятельности. Соответственно, описание бизнес-процессов — это объективное изложение определенных действий, которые должны быть выполнены сотрудниками компании для того, чтобы работа была выполнена.

При таком совпадении очевидно, что эти явления не могут существовать друг без друга. Однако описание бизнес-процессов по-своему первично. В процессе создания описания бизнес-процесса возникает сам бизнес-процесс.

Описание бизнес-процесса должно соответствовать следующим характеристикам:

  • Полнота — конечный результат деятельности, цель бизнес-процесса, должен быть определен.
  • Лаконичность — структура должна быть четкой. Избыток ссылок отвлекает от основной задачи процесса. Описание бизнес-процесса должно быть понятным и доступным для всех. Этапы процесса должны быть структурированы.
  • Использование общих конвенций — набора действий, которые формируют бизнес-процесс. Последовательность разработанных мероприятий трудно представить.
  • Назначение конкретных заинтересованных лиц — для обеспечения бесперебойного выполнения бизнес-процесса можно назначить роли и обязанности для каждого сотрудника. Каждое звено в цепи должно понимать и выполнять свою роль.

Создание качественного бизнес-процесса возможно только в том случае, если он четко описан. В то же время менеджер должен знать, каким должен быть конечный результат цепочки.

Бизнесмены

Из-за вышеперечисленных требований невозможно создать идеальную модель бизнес-процесса. В ходе процесса будут выявлены упущения и неточности в описании процесса. Более того, в какой-то момент одна из ссылок потребует обновления и улучшения. Поэтому можно однозначно сказать, что бизнес-процесс не является стабильным.

Управление бизнес-процессами — это постоянное улучшение и изменение существующих процессов. Однако эти изменения не всегда приводят к улучшению процесса.

Зачем моделировать БП

Моделирование (описание) бизнес-процесса — это создание рабочего процесса, который подчиняется определенной системе и формату представления, а также — назначение целей процесса. Это инструмент, который улучшает работу организации и повышает ее эффективность.

Описания бизнес-процессов позволяют проанализировать задачу по частям и лучше понять ее. Кроме того, моделирование позволяет провести детальный анализ конструкции. В крупных компаниях бизнес-процессы описываются более подробно, чем в небольших компаниях, из-за большого количества межфункциональных связей. Это также связано с большим количеством сотрудников в компании.

Бизнес-процессы обычно описываются людьми, которые за них отвечают. В небольших компаниях задача по описанию бизнес-процессов обычно возлагается на одного человека.

Детальное моделирование лучше всего проводить с помощью электронных инструментов и программного обеспечения. Использование технических средств облегчает управление моделями и сокращает время анализа.

Основной целью моделирования бизнес-процессов является совершенствование компании и производимой ею продукции. Особое внимание уделяется оптимизации процессов, снижению затрат и сроков выполнения работ, а также модернизации производства.

Цели моделирования процессов:

  • Описание процесса — позволяет отследить весь процесс выполнения заказа от начала до конца,
  • Стандартизация процесса — создание правил и стандартов, которым должны следовать участники процесса,
  • Установление взаимосвязей в процессах — устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Как описывать БП предприятия

Описание бизнес-процесса всегда начинается со сбора информации. Необходимо детально изучить последовательность действий, которые должны быть выполнены для достижения конечного результата. Важным моментом в описании бизнес-процесса является также точное понимание конечной цели, которая должна быть достигнута.

Маркетолог предприниматель

Описанием может заниматься специализированный отдел, отдельный сотрудник или все те, кто вовлечен в сам процесс. Самое главное — сделать цепочку необходимых элементов как можно более подробной. Чем подробнее описание бизнес-процесса, тем выше будет качество работы.

После сбора достаточного количества информации она переводится в графическую версию инструкции. Для внутреннего использования описание бизнес-процесса может быть в любой форме, включая текст. Однако графическое представление легче для понимания персоналом.

Оптимальный цикл действий состоит из следующих шагов:

  • Запись участников (работников), вовлеченных в бизнес-процесс,
  • Используемые системы,
  • Определите желаемый результат,
  • Разработайте последовательность действий, которые должны выполнить рабочие,
  • Укажите условия,
  • Опишите информацию в графическом виде.

Методологии и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Популярность процессного подхода в менеджменте привела к разработке ряда методов описания бизнес-процессов. Методы описания делятся на текстовые и графические. Визуальное представление бизнес-процесса позволяет детально увидеть последовательность функций и выделить взаимосвязи между элементами.

Читать: Зачем нужен анализ бизнес-процессов в бизнесе, каковы методы и способы оценки эффективности подразделений на практике.

Инструменты для создания описания бизнес-процессов:

  • ARIS — это набор программных инструментов. Он создает и описывает алгоритмы и рабочие процессы. Она состоит из более чем 80 моделей.
  • CA ERwin Data Modeler — специализированное программное обеспечение для описания взаимосвязей моделей.
  • BPMN 2.0 — наиболее удобная и последовательная система. Позволяет отслеживать все взаимодействия персонала.

Способы моделирования бизнес-процессов

В зависимости от целей и целевой группы бизнес-процесса, моделирование может быть выполнено различными способами. Существует три основных способа:

  1. Текст — бизнес-процесс подробно описывается словесно в виде текста. Обычно это обширный неструктурированный текст. Этот метод не требует специальных знаний в этой области и доступен каждому. Основным недостатком является то, что он не ориентирован на целевую группу. Формат текста сложен для понимания другим человеком.
  2. Таблица — фазы бизнес-процесса записываются в таблицу. Более структурированный способ. Однако таблицы слишком длинные — они не позволяют изучить весь процесс.
  3. Графический — бизнес-процесс представлен в виде рисунка, показывающего мельчайшие вариации действий. В тексте даны пояснения к элементам и показана последовательность действий. Для создания диаграммы предпочтительнее использовать графический редактор, но можно нарисовать ее и на бумаге.

Эксперты сначала устанавливают, как работает БП в настоящее время, чтобы понять принцип его работы, а затем составляют описание, используя последовательные подходы.

Обнажим маленький бизнес до «ню»

Пример из жизни небольшой российской компании (доставка кормов).

Мы начнем с описания бизнес-процесса. Задача должна быть разбита на составляющие и роли. Деталь с самого начала. В начале — запрос клиента на услугу/товар, а в конце — получение товара и оплата.

  • Телефонный запрос от клиента
  • Телефонный звонок (заказ) на завод
  • Поездка в Москву за товарами
  • Погрузка в Москве
  • Обратный путь
  • Разгрузка в гараже
  • Доставка товаров клиентам
  • Наличные платежи от клиентов с пластиковыми картами

Определите роли, кто и что делает на каком этапе. Теперь разбейте эти шаги по времени. Стоит обратить внимание на время каждого этапа, если есть возможность измерить его секундомером, если нет, запишите время эксперта.

Biznes-process-eto

На крупных предприятиях необходимо измерить 30 процессов, чтобы выявить закономерности или ошибки. Эти данные необходимы в статистических целях для учета фактического времени процесса.

Подробнее об оптимизации вы можете прочитать в статье «Оптимизация процессов малого бизнеса».

Оптимизированная красота

Однажды меня спросили, как описать бизнес-процесс в салоне красоты. Для того чтобы затем оптимизировать его. С одной стороны, все довольно просто, если идти стандартным путем:

  • Клиент позвонил и договорился о встрече.
  • Менеджер внес его в журнал заказов.
  • Вошел клиент.
  • Парикмахер сел и заговорил с ним.
  • Он вымыл волосы.
  • Он постригся.
  • Сушеный
  • Заказчик оплатил работу.

Помните, что варианты опять же разные, некоторые учителя моют голову до стрижки, некоторые после и т.д. И работа разная — стрижки, окрашивание, прически и т.д.

Однако сейчас стоит отметить один интересный факт. У всех мастеров есть разное количество времени для проведения (предварительной) беседы с клиентом. Некоторым требуется время, чтобы покинуть салон. После некоторого раздумья мастера сказали, что у того, кто устанавливает контакт, больше клиентов. Нормальность? Да.

Opisanie-biznes-processa

Как видите, простой анализ этапов самого обыденного процесса привел к дальнейшим размышлениям. Затем представлены лучшие практики и обсуждается сама техника стрижки.

Затем мы продолжили работу по ролям. Владелица магазина получала наибольшую выгоду, поскольку она занималась закупками, управлением персоналом и приемом клиентов (она косметолог), а также социальными сетями. Выяснилось, что она три года работала без отпуска.

Описание деятельности по ролям можно составить, используя картину рабочего дня. О тайм-менеджменте для менеджеров вы можете прочитать на отдельной вкладке.

На ум пришел менеджер. Именно здесь на помощь приходит делегирование (о том, как делегировать задачи, читайте здесь). Поскольку у менеджера больше всего свободного времени, владелец поручил ему управлять командой в социальной сети.

Был описан процесс закупки материалов и работы с поставщиками от А до Я. Постепенно, кусочек за кусочком, мы поняли всю картину. Затем она искала способы сократить рабочее время владельца салона. Но это уже другая история.

Хотели бы вы продолжение? Есть подборка бизнес-книг со скидкой 10% на каждую тему: «Лучшие бизнес-книги», «Бережливое производство», «Руководители».

А что мешает нам оптимизировать наш собственный мир, наш собственный бизнес?

А что, борщ — это тоже бизнес-процесс?

Я расскажу свою личную историю, чтобы показать, что в любой деятельности есть процесс. Это можно разложить на составляющие и затем с большим удовольствием оптимизировать.

Немного поэзии. Как мой муж сделал подарок на 8 марта.

Я удержался и встал рано. Кофе в постель, как и положено. А потом я стала готовить ужин по утрам. Ну, в восемь утра. Приготовил очень вкусную еду: первое, второе и салат. Закончили в 2 часа.

Тем временем я наслаждалась процессом и наблюдала за своим любимым. Как она готовила одно блюдо за другим: сначала борщ, потом плов, потом салат. В течение пяти часов он просто готовил, и ничто не могло его отвлечь! Молодец! Я очень гордилась им, потому что он хотел меня побаловать.

А теперь вопрос ко всем женщинам. Сколько времени у вас уходит на приготовление ужина? Максимум два (а не пять, как в истории со счастливым концом). И даже тогда одна из хозяек тратит два часа на мытье посуды, уборку кухни, проверку домашнего задания детей, телефонные звонки.

Primeri-biznes-processov

Мораль истории такова: процесс можно упростить и в домашних условиях.

И если вы можете заработать на приготовлении борща или пирожков, то это уже бизнес-процесс. Или вопрос в том, как сделать все вовремя, качественно и без стресса.

Еще больше информации можно найти в книгах по бизнесу, подборка лучших из них — в отдельной статье.

Представьте себе ситуацию. Вы приходите на новое место работы, вокруг вас полный хаос, все бегают и что-то делают, и никто не может вам этого объяснить. И покровительствовать занятой МарьВанне.

Выводы

Поэтому очевидно, что при описании процессов следует стремиться к простоте и ясности для персонала.

Использование сложных, стандартизированных обозначений при описании процессов приводит к:

  • Трудности в использовании (интерпретации) систем рядовыми работниками,
  • Невозможность (сложность) организовать работу по описанию процессов силами ведомственного персонала, не имеющего специальной подготовки,
  • Значительное увеличение трудозатрат на настройку систем,
  • Дополнительные трудности при документировании систем (большой объем).

Поэтому не следует перегружать диаграмму технологического процесса различными графическими элементами. Однако, если они используются, желательно, чтобы они предоставляли полезную информацию для работников и не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

Поддерживающие процессы не выгодны для организации. Их основная задача — предотвратить нарушение основного процесса. С помощью основного процесса (или нескольких) организация зарабатывает и генерирует стоимость. Основной процесс всегда завершается вовне, именно внешний потребитель воспринимает его ценность и готов за него платить.

Зачем моделировать (описывать) бизнес-процессы

Описание бизнес-процесса решает сразу три проблемы.

  1. Он упрощает сложность, предоставляя пошаговое, схематичное представление всех этапов ВР.
  2. На нем изображена картинка, на которой хорошо видны все функции. «Лучше один раз увидеть…» — гласит пословица, и в данном случае менеджеры и владельцы бизнеса с ней согласны. Когда на диаграмме изображены все виды деятельности в компании, легче выявить недостатки на стадии обсуждения ВР и немедленно внести изменения.
  3. Благодаря графическому представлению бизнес-процессов компании в виде диаграмм, можно увидеть работу изнутри. Это особенно важно на этапе оптимизации и масштабирования, поскольку описания сразу выявляют проблемные области.

Пример: в компании есть 7 отделов: Производство, продажи, финансы, инженерия, навыки, PR и администрация. А есть владелец бизнеса или менеджер, который должен хорошо понимать свою работу, чтобы эффективно управлять ею. Конечно, это невозможно без описания основных бизнес-процессов, а с ними он сможет сразу увидеть специфику работы на каждом этапе и понять, что можно улучшить.

Преимущества процессного подхода перед функциональным

Функциональный подход учитывает организационную структуру управления и сводит деятельность компании к набору функций, выполняемых различными подразделениями. Трудности заключаются в том, что при выполнении своих задач отделы сосредоточены на достижении своих целей. С одной стороны, может возникнуть несоответствие между целями различных отделов, а с другой стороны, в таких условиях может возникнуть непонимание основных корпоративных функций, что приведет к снижению эффективности работы. Более того, такой подход не ориентирован на конечный результат, что ведет к увеличению затрат, может привести к потере клиентов и т.д.

Процессный подход рассматривает не организационную структуру и функции отделов, а деятельность руководства и команды, которую можно представить как последовательность функций для достижения желаемого результата. Другими словами, сама компания представляет собой набор взаимосвязанных бизнес-процессов, в которых задействованы функции различных подразделений.

Другими словами, функциональный подход показывает возможности организации, указывая, что нужно сделать, а процессный подход описывает технологию достижения желаемых целей, отвечая на вопрос: «Как мы должны это сделать?».

Основным преимуществом процессного подхода является достижение более высоких показателей эффективности бизнеса:

  • Ориентация на клиента,
  • Передача оперативного управления в руки наемных менеджеров, чтобы руководство могло думать о стратегии роста
  • Постановка четких целей и задач (всем ясно, что для достижения конечного результата необходимы необходимые показатели),
  • Разработка описаний бизнес-процессов с четкими рабочими потоками для персонала, чтобы избежать риска ошибок,
  • Адекватность ресурсов (понятно, для каких целей используются ресурсы).

Кроме того, процессный подход позволяет компаниям расширяться, открывая новые точки в соответствии со схемой: Если у организации есть четко установленный ВР, вы можете открыть филиал с теми же подразделениями и обязанностями персонала и построить его ВР аналогичным образом. Неудивительно, что в такой обстановке вы можете постоянно совершенствовать свою работу.

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

При выборе методологии и инструментария для описания бизнес-процессов следует руководствоваться целями бизнеса:

  • ARIS — это программный комплекс, созданный в первую очередь для описания алгоритмов и последовательностей действий (другие задачи также могут быть решены, но это не так просто). Он включает в себя более 80 моделей. Их трудно понять без опыта.
  • CA ERwin Data Modeler — программа с хорошо реализованной возможностью описания взаимосвязанных моделей. Дополнительные задачи (например, создание дерева свойств) усложнены или вовсе отсутствуют.
  • BPMN 2.0 — один из лучших инструментов для описания бизнес-процессов. Он гибкий, функциональный, простой в использовании и позволяет видеть все взаимодействия людей (что является большой проблемой в управлении бизнес-процессами).

Почти любое явление в бизнесе, требующее участия человека, можно назвать бизнес-процессом. Например, уход сотрудника в отпуск, переход из одной бизнес-структуры в другую, увольнение, продвижение по службе, прием на работу из отдела кадров и многое другое. Все это — бизнес-процессы.

Стандарты описания бизнес-процессов

Чтобы бизнес-процесс работал, недостаточно его изложить, он должен быть подробно и логично описан.

— При проектировании бизнес-процессов наиболее распространенным подходом является графическое моделирование — нотация бизнес-процессов. В целом, она напоминает некую блок-схему, в которой могут быть начальная точка, конечная точка, круги и ответвления. Это система, которая позволяет видеть все возможные варианты событий, все возможные процессы и ключевые отделы, участвующие в том или ином бизнес-процессе», — объясняет Александр Старжинский, генеральный директор компании Congr.

  • Все участники процесса должны быть на одной волне и видеть бизнес-процесс одинаково,
  • устраняет такие проблемы, как упущение определенных исходных данных при планировании бизнес-процессов,
  • Благодаря использованию графического моделирования эти бизнес-процессы гораздо легче внедрить и интегрировать в деятельность компании.

Описание бизнес-процесса должно быть максимально четким, чтобы каждый сотрудник мог правильно определить его функции и задачи. Обязательно нужно описать все бизнес-процессы. Вернемся к примеру с кондитерскими изделиями. Должны быть должностные инструкции для всех сотрудников — составителей рецептов, фасовщиков, упаковщиков, бухгалтеров компании. Должны существовать процедуры работы с поставщиками, платежей подрядчикам и т.д.

Однако эксперты не советуют делать заметки самостоятельно. Лучше использовать существующие системы, которые доказали свою эффективность. Например, BPMN, IDEF0, EPC.

Бизнес в интернете подходит как для начинающих, так и для опытных предпринимателей, которые уже имеют большой опыт.

Вот несколько основных рекомендаций, которые можно считать стандартами для описания бизнес-процессов.

  • Каждое описание должно включать результат бизнес-процесса: не абстрактный, а измеряемый и четко видимый.
  • Отправной точкой должно стать тщательное описание основных бизнес-процессов, и только потом следует заняться второстепенными процессами.
  • Если это должностная инструкция, то она должна содержать четкие задачи, сроки и стимулы, то есть вознаграждение за определенный результат.
  • На начальном этапе лучше описать сами бизнес-процессы — в конце концов, вы владеете компанией. Вы можете привлечь сотрудников, которые будут отвечать за соответствующий бизнес-процесс. Только на заключительном этапе вам следует пригласить внешних экспертов, например, консалтинговую фирму, чтобы они помогли вам с описанием.

Необходимо оптимизировать как описание процессов, так и сами процессы. Некоторые части должны быть удалены, сроки пересмотрены или отменены.

Правила внедрения бизнес-процессов

Внедрение бизнес-процессов позволяет сократить трудозатраты, компенсировать ошибки, увеличить прибыль, расти и расширяться. Однако, чтобы добиться этого, необходимо грамотно интегрировать процессный метод в свой бизнес. Не все стартапы создают описания бизнес-процессов или вообще изучают их. Некоторые предпочитают действовать по прихоти. Однако практика показывает, что такие компании не выдерживают конкуренции, терпят убытки и либо закрываются, либо задумываются о внедрении бизнес-процессов.

Планирование

Основное правило бизнес-процессов. Все коммуникации в вашей компании должны быть четко спланированы и расписаны с самого начала. Обратите внимание на то, как направляются все коммуникации. Определите стратегию и поставьте цели.

Анализ

Недостаточно внедрить метод процесса. Через некоторое время вы можете обнаружить, что он не дает нужных результатов. Оптимизация и доход все еще не на одном уровне. Поэтому вам необходимо постоянно адаптировать и анализировать уже существующие бизнес-процессы. Или вообще отказаться от некоторых из них.

Внимание не только на продукт, но и процессы внутри предприятия

Всегда следует начинать с развития коммуникаций внутри компании. Потому что если там будут ошибки и сбои, они повлияют на все остальные бизнес-процессы, что крайне нежелательно. Что толку, если вы знаете лучший рецепт пирожных, если в кондитерской нет менеджера по персоналу, который заботился бы о технологах?

Внедряйте только то, что сможете исполнить

Не следует внедрять процесс, не имея инструментов и ресурсов для его контроля. В противном случае вы зря потратили время. А время — это деньги. Допустим, вы решили, что конвейерной лентой в пекарне должен управлять робот, потому что это более экономично. Но у вас нет денег, чтобы купить его, и вы не надеетесь его купить. Тогда какой смысл сокращать число активных сотрудников?

Популярные вопросы и ответы

Применимы ли к стартапам базовые бизнес-процессы?

— Для начинающих компаний бизнес-процессы являются одним из основных условий прочного успеха, наряду с финансовым моделированием. Это связано с тем, что само понятие «стартап» подразумевает уникальность и создание чего-то нового. Поэтому здесь нельзя взять что-то у конкурентов, нельзя перенести уже существующие бизнес-процессы в свою компанию. Всегда приходится создавать все с нуля, учиться, тратить время и ресурсы», — говорит Александр Старжинский, генеральный директор онлайн-сервиса поздравлений Congr.

Что произойдет, если бизнес-процесс организован неправильно?

— Грубо говоря, операционный процесс — это маршрутизация от одного соединения к другому. Более того, связи могут существовать как внутри компании, так и за ее пределами. Чем лучше маршрутизация, тем эффективнее будет работать компания. Если маршрут составлен неоптимально, он может «съесть» много ресурсов за длительный период времени, если он повторяется (а бизнес-процесс — это повторяющееся явление)», — объясняет Старжинский.

Есть ли компании, которые избегают бизнес-процессов?

— Хотя это, безусловно, очень важный элемент любого бизнеса, я знаю пример коллег, которые не уделяют этому аспекту должного внимания. В результате бизнес-процессы изначально не настроены должным образом, но все продолжается как обычно. То есть, кто-то приходит в компанию и делает то, что ему подходит, а затем приходит другой новый человек и тоже делает то, что ему подходит. Этот опыт передается, а бизнес-процессы не отвечают потребностям компании. Обычно они очень неудобны, сложны и неэффективны. Однако такова реальность российской экономики.

Оцените статью
Бизнес блог