Как и большинство современных терминов иностранного происхождения, слово «контрольный список» пришло к нам из английского языка. В переводе на русский язык контрольный список означает «контрольный список (или проверка».
Что такое чек-лист и для чего он нужен
(Checklist по-английски — «чеклист») — это список того, что нужно сделать или проверить. Это включает в себя список покупок для магазина, ежедневный список дел и даже рецепт:
Отличие от обычных списков в том, что они предполагают активное действие читателя, а не просто пассивное чтение. Двигаясь вперед, мы выполняем задачи или проверяем определенные условия, а затем обязательно записываем, что мы сделали или проверили:
— это один из самых популярных инструментов модернистов. В этой статье мы немного поговорим о том, почему они сегодня так востребованы и в каких ситуациях их можно использовать.
Для чего нужны
они появились в годы прошлого века и сегодня используются практически во всех сферах жизни человека. Их можно встретить в государственных учреждениях и коммерческих организациях, и даже в быту. Такая популярность обусловлена тем, что они значительно упрощают выполнение многих задач и значительно снижают количество ошибок. Это лишь некоторые из его преимуществ:
1. Компенсация ограничений памяти. Мы не компьютеры: наша способность запоминать информацию сильно ограничена. Иногда нам очень сложно учесть всю свою повседневную деятельность или все этапы сложного процесса.
Ниже представлены канцелярские товары, которые помогут вашему ребенку подготовиться к школе. Он относительно небольшой: всего 12 баллов. Однако вряд ли обычный человек сможет запомнить этот список с первого раза, а потом держать его в голове во время покупок.
это помогает преодолеть ограничение нашей памяти. Мы можем работать с любым объемом информации, не опасаясь забвения.
2. Компенсируйте невнимательность. Наш уровень внимания легко снижается из-за усталости, недосыпа, стрессов и различных болезней. А это, в свою очередь, приводит к ошибкам в работе.
Последствия этих ошибок могут быть самыми разными. Если, например, мы забыли поставить печать в документе или не посолили суп, это плохо, но не опасно. Однако в некоторых областях небрежность в работе обходится очень дорого. Ниже приведена выдержка из хирургического контрольного списка (с веб-сайта ВОЗ). Отсутствие нескольких швов может стоить пациенту жизни.
помогают снизить влияние «человеческого фактора» на качество работы. Если человек выполняет задачу, он уже не забудет о важных нюансах, даже если устал или не выспался.
3. Повышение самодисциплины. Человек — существо иррациональное во многих отношениях. Он склонен совершать импульсивные поступки и поддаваться сиюминутным желаниям. Например, вы знаете, что сейчас должны работать, но вместо этого идете читать новости или раскладывать пасьянсы.
С мы начинаем действовать более рационально: любое отклонение от первоначального плана сразу же становится очевидным, постоянно напоминая нам о работе и продвигая вперед.
4. Экономьте время. С нами не нужно тратить время на планирование и постоянные размышления (что делать дальше, куда идти и все ли сделано). Мы можем сосредоточиться непосредственно на самой работе, а не на вашей организации.
5. Улучшить качество работы. Хорошо написанные документы помогают устанавливать и поддерживать высокие стандарты на работе. С вашей помощью мы можем быстро внедрить новые передовые технологии или внедрить дополнительные ступени контроля. А если ошибемся, то можем сразу внести изменения в свою, чтобы больше никогда ее не повторять.
6. Создайте и поддерживайте мотивацию. Когда мы отмечаем задачи в , мы видим свой прогресс, и это нас мотивирует. Каждый новый бренд свидетельствует о нашем успехе и о том, что мы на шаг ближе к завершению работы.
Разница может быть тонкой, но есть еще специфические процессы, требующие не выполнения четких действий для получения конкретного результата, а скорее проверки состояния систем.
Что такое чек-лист
Контрольный список — это список дел, в котором вы можете поставить отметку «Готово» после завершения задачи.
Эти списки были изобретены в авиации. В 1934 году во время испытаний разбился Боинг новой модели. Стало ясно, что самолеты слишком сложны в управлении, пилоты не могут запомнить и контролировать все процессы, происходящие при взлете, полете и посадке. Для них создана пошаговая инструкция, включающая самые важные действия.
Так родился контрольный список или контрольный список. Поначалу он помогал управлять технически сложными процессами, но постепенно проник во все сферы жизни.
Отличие от списка дел
Контрольный список и список дел похожи: они помогают не упускать из виду и дают инструкции о том, как достичь цели. На этом сходство заканчивается.
Контрольный список создается для контроля текущих процессов. А список задач для конкретной ситуации, используется один раз. Еще одно отличие состоит в том, что задачи в списках задач можно отменить или перенести на другое время. В чек-листе вы должны выполнить каждый пункт, и часто важна последовательность действий.
Например, для торжественного ужина нужно купить продукты, правильно подобрать блюда; это список дел. Рецепт любого блюда – это контрольный список. Кейсы меняются в зависимости от условий, а чек-лист — нет.
Зачем нужны чек-листы
Контрольные списки используются для организации процессов. Они используются для разных сотрудников, например, в ресторане есть чек-лист для официантов, менеджеров, барменов и поваров. Это облегчает командную работу: сотрудники получают краткий отчет и чек-лист для самостоятельной работы.
Контрольные списки часто представляют собой не подробный список задач, а скорее список элементов, которые необходимо проверить. Они используются для разных целей. Например, для проверки пожарной безопасности или исправности сложного оборудования.
Сегодня чек-лист используется как самостоятельный информационный продукт. Его легко создавать и распространять среди аудитории в виде файла, но в то же время формат остается полезным и информативным. Контрольный список можно продавать, использовать в качестве лид-магнита для вовлечения читателя в воронку продаж, на сайте для сбора лидов от посетителей или предлагать клиентам в качестве бонуса.
они появились в годы прошлого века и сегодня используются практически во всех сферах жизни человека. Их можно встретить в государственных учреждениях и коммерческих организациях, и даже в быту. Такая популярность обусловлена тем, что они значительно упрощают выполнение многих задач и значительно снижают количество ошибок. Это лишь некоторые из его преимуществ:
Функции чек-листов
Область применения
Среди повседневных примеров легко выбрать несколько, просто напомнив себе и своей семье. Например, чек-листы для сбора папки ребенку:
Чек-лист выезда из квартиры для делового человека:
Те, кто планирует отпуск самостоятельно, наверное, хорошо знакомы с процедурой получения шенгенской визы:
- Опросный лист
- Фотография
- Помощь в работе
- Копии трудовой книжки
- Выписка из банка
- Бронирование жилья
- Бронирование транспорта
- …
Такой подход помогает быть более организованным и собранным.
Назначение
Контрольные списки используются как:
Если вам нужно выполнить последовательность действий для достижения определенного результата, вам может помочь план. Пошаговый план действий, написанный на носителе, будь то смартфон или ноутбук, станет отличным контрольным списком.
Для домохозяйки это может стать рецептом ужина. Лист бумаги, на котором написан алгоритм действий: «налить воды в кастрюлю», «потушить в духовке полчаса» и другие — самый привычный и проверенный подход.
Бригада инженеров на конвейере сложного оборудования всегда пользуется инструкциями, в которых объясняется последовательность действий. Когда дело доходит до высокотехнологичных проектов, ошибки недопустимы.
Разница может быть тонкой, но есть еще специфические процессы, требующие не выполнения четких действий для получения конкретного результата, а скорее проверки состояния систем.
Чаще всего это касается чек-листов, где порядок пунктов может быть не критичен, как, например, со списком товаров в магазине: не обязательно покупать их в строгом порядке. Основная цель таких чек-листов — напомнить вам, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.
Вебмастер может самостоятельно составить чек-лист для настройки новой рекламной кампании. Документ позволит контролировать количество объявлений, групп объявлений, бюджеты и аудитории, все ли сайты запущены.
Многие чувствительные и вполне заурядные люди знают на собственном опыте, как трудно, а иногда и страшно браться за большое дело. Однако, как говорится, слона надо есть по кусочкам. Контрольный список, в котором задача разбита на более мелкие, поможет вам решить и мотивировать себя пошаговым прогрессом. Задача становится проще и менее пугающей, поскольку строки микрозадач заполняются флажками.
Кроме того, контрольные списки можно использовать для выработки хороших привычек. Составьте ежедневный план правильного питания или физической активности. Так будет легче контролировать себя и добиваться успеха.
Для более полного подхода к личной эффективности см. Как применять правило Парето: примеры закона 80/20 в бизнесе и жизни.
Внедрение контрольных списков часто встречает сопротивление со стороны художников, которые не хотят чувствовать себя роботами. В идеале сначала «продать» им идею использования контрольных списков. Объясните, что чек-лист не автоматизирует их деятельность и не умаляет опыта, профессионализма и компетентности, а, наоборот, освобождает ум исполнителя от рутинных действий, позволяя сосредоточиться на более сложных или творческих задачах.
Оформление чек-листа
- Важно определить тип чек-листа.
- Рекомендуется использовать 3 столбца. В первом — порядковый номер, во втором — формулировка задания, в третьем — отметка о завершении или статусе проверки.
- Элемент включает простое действие.
- Каждый элемент формулируется лаконично из 2-3 слов.
- Оптимально включить в чек-лист 5-20 пунктов. Если требуется больше, лучше всего разделить процесс на этапы и разработать отдельный чек-лист для каждого этапа.
- Лучше всего разместить чек-лист на листе бумаги или на экране компьютера, планшета или смартфона без прокрутки.
- Элементы должны быть в логической последовательности.
- Вы можете установить временные рамки для выполнения отдельных элементов или их групп.
- Не нужно пытаться указать абсолютно все. Достаточно включить самые важные вещи, которые напрямую влияют на достижение результата или его качество.
- При оформлении желательно использовать не более двух цветов. Чтобы выделить текст и расставить акценты, лучше использовать заглавные буквы и курсив, а не разные цвета, чтобы красочное оформление не отвлекало внимание.
Контрольные списки, связанные с конкретными поведенческими триггерами, лучше всего размещать там, где те же триггеры с наибольшей вероятностью сработают. Например, напоминание о необходимости позаниматься перед завтраком можно разместить рядом с чайником на кухне. Лично: на смартфоне, на рабочем столе компьютера, ноутбуке, планшете или в журнале. Рабочие: на видном месте или на компьютерном столе сотрудника. Доступ к коллективным контрольным спискам должен быть быстрым и простым для загрузки и печати. Мы рекомендуем использовать облачное хранилище.
Для интернет-маркетолога неотъемлемым и ежедневным пунктом чек-листа является проверка отчетов службы сквозной аналитики, чтобы отслеживать ситуацию и быстро реагировать, если что-то пойдет не так.
Например, в Calltouch как раз для этого есть специальные панели, где можно наглядно отображать ключевые показатели.
Трекер. Этот контрольный список поможет вам отслеживать частоту действий и развивать хорошие привычки. Например, начать бегать по утрам или бросить курить. В чек-листе можно указать вознаграждение: если человек неделю занимался спортом каждый день, он может купить что-то себе в подарок. Это придает сил и мотивирует не бросать начатое.
Функции чек-листов
Основная функция чек-листов — очистить расписание. Они необходимы для:
- записывать все домашние и рабочие задачи;
- выполнять их вовремя;
- следить за результатом или ходом выполнения задачи.
Область применения
Среди повседневных примеров легко выбрать несколько, просто напомнив себе и своей семье. Например, чек-листы для сбора папки ребенку:
Чек-лист выезда из квартиры для делового человека:
Те, кто планирует отпуск самостоятельно, наверное, хорошо знакомы с процедурой получения шенгенской визы:
- Опросный лист
- Фотография
- Помощь в работе
- Копии трудовой книжки
- Выписка из банка
- Бронирование жилья
- Бронирование транспорта
- …
Такой подход помогает быть более организованным и собранным.
Назначение
Контрольные списки используются как:
Если вам нужно выполнить последовательность действий для достижения определенного результата, вам может помочь план. Пошаговый план действий, написанный на носителе, будь то смартфон или ноутбук, станет отличным контрольным списком.
Для домохозяйки это может стать рецептом ужина. Лист бумаги, на котором написан алгоритм действий: «налить воды в кастрюлю», «потушить в духовке полчаса» и другие — самый привычный и проверенный подход.
Бригада инженеров на конвейере сложного оборудования всегда пользуется инструкциями, в которых объясняется последовательность действий. Когда дело доходит до высокотехнологичных проектов, ошибки недопустимы.
Разница может быть тонкой, но есть еще специфические процессы, требующие не выполнения четких действий для получения конкретного результата, а скорее проверки состояния систем.
Чаще всего это касается чек-листов, где порядок пунктов может быть не критичен, как, например, со списком товаров в магазине: не обязательно покупать их в строгом порядке. Основная цель таких чек-листов — напомнить вам, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.
Вебмастер может самостоятельно составить чек-лист для настройки новой рекламной кампании. Документ позволит контролировать количество объявлений, групп объявлений, бюджеты и аудитории, все ли сайты запущены.
На одной площадке проще отслеживать результаты рекламной кампании. Аналитическая платформа Calltouch с удобными и понятными отчетами о продажах и расходах помогает не только контролировать процесс, но и увеличивать прибыль бизнеса.
Сквозная аналитика
- Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
- Бесплатные интеграции с CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
- Анализ воронки продаж от показов до оформления заказа
- Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: информационных панелей, графиков, таблиц
- Настраивайте таблицы, добавляйте собственные показатели. Моментально создавайте отчеты за любой период
Многие чувствительные и вполне заурядные люди знают на собственном опыте, как трудно, а иногда и страшно браться за большое дело. Однако, как говорится, слона надо есть по кусочкам. Контрольный список, в котором задача разбита на более мелкие, поможет вам решить и мотивировать себя пошаговым прогрессом. Задача становится проще и менее пугающей, поскольку строки микрозадач заполняются флажками.
Преимущества
Контрольные списки позволяют освободить «рабочую память» мозга от рутинных задач и процессов. Если у вас постоянно в голове происходит множество мелочей, это отнимает много сил, снижает концентрацию внимания, приводит к затуманиванию и беспомощности.
Явными преимуществами этого метода являются:
- Значительное улучшение производительности. Вы экономите много времени и не используете собственные ресурсы, чтобы постоянно держать в голове второстепенные детали. Все усилия направлены на выполнение основной задачи, поэтому все проходит быстрее и эффективнее.
- Исключите или уменьшите количество ошибок. Если последовательность действий фиксированная, большая часть работы уже сделана. На этапе планирования ошибки уже не могут возникать: план фиксируется в чек-листе, в котором он движется. Все внимание сосредоточено на процессе реализации самой важной части проекта.
- Упрощает процесс делегирования. Вместо того, чтобы вытаскивать из памяти и переформулировать порядок выполнения одной или нескольких процедур, он передает коллегам или подчиненным готовый алгоритм, где все учтено. Вы не будете тратить время и силы на стажировку сотрудников, а продолжите заниматься срочными делами, успешно включившись в процесс с помощью чек-листов.
- Обучение дисциплине. Четкий и продуманный алгоритм побуждает к регулярной активности и помогает быть продуктивным.
- Облегчить контроль за выполнением заданий. Помимо понимания того, как ставить задачи, с чек-листом вы также наглядно увидите, как проверить результат своего выполнения.
С мы начинаем действовать более рационально: любое отклонение от первоначального плана сразу же становится очевидным, постоянно напоминая нам о работе и продвигая вперед.
Как правильно составить чек-лист
Вот несколько советов, как составить хороший чек-лист:
- Пишите просто. Одна строка должна содержать одно действие. Вместо фразы «Я накормлю кота, как только куплю для него корм», лучше написать две строчки с фразами «купить корм», «покормить кота».
- Краткость — душа изобретательности. Вместо списка из дюжины строк, который может отбить всякое желание его выполнять, попробуйте написать более лаконичный список дел.
- Сосредоточьтесь на основных задачах. Не распыляйтесь на все задачи сразу, сначала выберите самые важные.
- Комбинируйте задачи, которые необходимо выполнить последовательно. Это значительно упростит ваш рабочий процесс. Похожие задачи будут появляться в списке рядом друг с другом, четко показывая, что их нужно выполнять друг за другом.
Где найти готовые чек-листы
Раньше чек-листы представляли собой список пунктов, написанный от руки или набросанный в текстовом редакторе на обычном листе бумаги. Теперь технологии и человеческая изобретательность позволяют создавать чек-листы любого формата и с уникальным дизайном. Больше не нужно хранить бумажные контрольные списки; этот вариант не подходит для сложных задач и большого объема информации.
В качестве альтернативы простым бумажным чек-листам можно использовать цифровые версии, созданные с помощью соответствующих программ: ToDo, Google Calendar, Canva, Connecteam, WorkFlowy, #365done и им подобных. У них гораздо больше возможностей, чем у базовых редакторов, а при необходимости они могут напомнить вам о выполнении и выполнении конкретной задачи.
А если не хочется возиться с самодельными шаблонами, можно скачать образец чек-листа из интернета и подставить нужные пункты в определенных местах. Кроме того, иногда можно встретить готовые чек-листы: они могут быть в свободном доступе или предназначены для людей, записавшихся на вебинары, курсы и т д. В интернете можно найти самые разнообразные варианты чек-листов: например, чек-листы для журнала, создания и запуска сайта, SMM-менеджера и многие другие.
Это все люди! В этой статье я постарался простыми словами объяснить такое понятие, как чек-лист, что это такое и для чего оно нужно. Надеюсь, что после прочтения статьи у вас не возникнет вопросов. При необходимости задавайте их в комментариях — я или другие читатели блога КтоНаНовенкого.ру помогут вам найти ответ.
Прощаюсь с вами до следующего раза и как всегда предлагаю посмотреть видео по теме.
