Следует отметить, что все эти преимущества уже давно оценили крупные компании, которые знают, как оптимизировать свои процессы. Поэтому они работают только с контрагентами, подключенными к EDI. Например, поставщик крупной розничной сети вряд ли будет компанией, которая использует «основные счета» на бумаге.
Что такое ЭДО? — ТОП 10 сервисов электронного документооборота
Сейчас коммерческие организации и физические лица оставляют печатные документы и переходят на электронные документы. Новая система экономит много времени и определяет скорость принятия решений. Электронный документооборот может быть введен как внутри компании, так и в сотрудничестве с другими.
EDI — это процедурная система для обработки электронных документов. Большинство программ для кадрового и бухгалтерского учета могут создавать документы в соответствии с заданными требованиями. Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть заверен электронной подписью.
Все системы EDI можно разделить на два типа.
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать EDI в компании, необходимо приобрести специальные пакеты программного обеспечения и веб-оборудование для активации его работы. Обмен документами с третьими лицами также требует организации электронного документооборота. Он используется для передачи необходимой информации и контроля ее формата.
Какие документы можно отправлять?
Системы EDI позволяют компаниям обмениваться следующими документами
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярные документы, над которыми работают клиенты: название компании, название компании, название компании, название компании и название компании.
Как правило, организации сначала переводят на EDI все ключевые документы и счета-фактуры. Особое внимание уделяется последним, поскольку они относятся к налоговым скидкам. Организация должна отредактировать эти документы в соответствии с юридическими требованиями. Нет юридической силы в ММВ-7-15/820 от 19.12.2018 ФНС, если счет-фактура не соответствует форме, утвержденной решением №.
Как выбрать систему?
Прежде чем перейти на EDI, компании должны выбрать EDI-организацию, исходя из своих потребностей. Вопрос выбора поднимается, когда
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Список субъектов ЭДО доступен на сайте Федеральной налоговой службы. При выборе необходимо руководствоваться следующими критериями
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
В этой статье описаны преимущества электронного обмена документами, его виды и электронные документы. В ней также объясняется, как перейти на EDI и почему необходимо маркировать свою работу.
Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия
Электронный обмен документами между организациями является одним из новейших методов сотрудничества между контрагентами, деловыми партнерами и другими заинтересованными сторонами. Времена бумажных технологий постепенно уходят в прошлое. Они уже заменяются новыми технологиями, которые требуются по закону и технически поддерживаются.
Не отдельные компании или отдельные фирмы первыми перешли на электронные документы. Системы электронного документооборота в их современном виде заинтересовали большинство бизнесменов еще десять лет назад. Налоговые органы и нефискальные фонды внезапно начали требовать от налогоплательщиков и страховых компаний представлять электронные образы отчетов вместо печатных ситуаций.
С тех пор мы начали осваивать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно мы познакомились со специальными программами, которые могли создавать электронные справки. Поскольку самостоятельно выявить ошибки на этапе подготовки было невозможно, мы совершили несколько визитов в инспекцию с одним онлайн-отчетом (только чеки были внесены непосредственно в программу контрольного органа).
Однако этот процесс еще нельзя назвать полным потоком документации. Выставка была подготовлена в электронном виде и принесена контролеру на диске. Это было одностороннее взаимодействие. В настоящее время этот процесс значительно продвинулся, и система управления документами почти полностью готова к работе.
Компании начинают пожинать плоды электронного документооборота не только при взаимодействии с аудиторскими органами, но и внутри делового сообщества.
Ниже приводится более подробное обсуждение технологии электронного обмена документами между организациями.
Что такое электронный обмен документами между предприятиями
Что такое электронный обмен документами между предприятиями сегодня?
Это документальная рабочая система, когда оригинал рабочей системы сразу же создается в электронном формате с помощью безбумажной технологии. Обмен документами также осуществляется в электронном виде.
Такая система эффективна и осуществима только тогда, когда обе стороны электронного обмена документами согласованы и технически готовы к обмену электронными документами.
Вы можете прочитать о переходе этого издания на электронный реестр трудоустройства.
Важным элементом электронного документооборота является электронный документ. Для того чтобы созданный в электронном виде документ был юридически значимым, две части обмена электронными документами должны обеспечить три ключевых свойства. Электронные документы должны
- Обладать обязательными реквизитами.
- Соответствовать утвержденному формату.
- Удостоверяться подписью ответственного лица.
Если вы и ваш контрагент организуете в своем бизнесе создание электронных документов в соответствии с установленным форматом, вы должны технически обеспечить электронный контакт с ним. Как это сделать?
Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
Для того чтобы две отдельные системы могли эффективно обмениваться документами друг с другом, все оттенки документооборота должны быть прописаны в определенных правилах.
Прежде всего, необходимо четко определить, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Разрешенные законом типы электронных подписей показаны на схеме.
Электронный документооборот с контрагентами может включать документы разной степени важности и конфиденциальности. Например, более строгие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам. Они должны быть подписаны только UKEP и переданы через EDI (решение Казначейства № 174N от 10 ноября 2015 года). Однако использование UKEP не является обязательным для внутренних документов компании. Поэтому компания сама определяет, какая подпись используется для подписания того или иного внутреннего документа.
Регулирование электронного документооборота должно определять процесс подписания электронных документов и объяснять цикл работы лица, ответственного за подписание.
После решения всех нормативных вопросов с контрагентом следует выбрать EDI-перевозчика для обмена электронным документом и заключить с ним договор. Кроме того, необходимо решить и другие задачи.
- Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
- Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
- Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
- Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.
После того, как документ подписан поставщиком и покупателем, в него нельзя вносить изменения. Если документ должен быть подписан только поставщиком, например, счет-фактура, то движение документа считается завершенным с момента его получения покупателем, и оператор EDI фиксирует это.
Что такое электронный документ?
Электронный документ (ЭД) — это файл, содержащий всю необходимую информацию о деловой сделке, например, информацию о товаре, цене, данные об отправителе и получателе. Он может быть создан в известных форматах .doc или .pdf, а также в других форматах.
Главное, чтобы у получателя было соответствующее программное обеспечение, он мог прочитать документ и при необходимости распечатать его.
Разумеется, для всех частей сделки документ является подлинным, а часть файла представляет собой информацию, зашифрованную особым образом — электронную подпись (ЭЦП).
Существует три «уровня» ЭЦП (статья 5 Закона 63 ФЗ от 63 июня 2011 года):.
- Простая ЭП (пароль) позволяет только идентифицировать отправителя документа. Чаще всего используется только внутри компании, т.к. при внешнем обмене нет возможности проконтролировать, что документ не был изменен.
- Усиленная неквалифицированная ЭП. Этот вариант заверения ЭД формируется с помощью специализированного ПО и гарантирует защиту от исправлений. Но юридическую силу неквалифицированная подпись имеет только, если это указано в законе. Еще вариант — существует соглашение между контрагентами.
- Усиленная квалифицированная ЭП работает так же, как и предыдущий вариант, но ее надежность подтверждается сертификатом удостоверяющего центра (УЦ), аккредитованного Минсвязи. В этом случае электронный документ приобретает юридическую силу, равную бумажному, без каких-либо дополнительных условий.
Как перейти на электронный документооборот с контрагентами?
Во-первых, контрагент должен согласиться. С сегодняшнего дня электронный обмен обязательными документами предлагается только для налогового и других видов учета. Однако ваш деловой партнер может продолжать работать по-старому и не захотеть меняться.
Однако, если переход согласован, следующие шаги таковы
- Проанализировать существующую систему документооборота. Как правило, при углубленном анализе любого процесса в компании выявляется немало ошибок и нет смысла переносить их из бумажного в электронный формат.
- Выделить те разделы документооборота, которые будут автоматизированы.
Вы должны понимать, что оцифровка всего бюрократического аппарата в одной организации вряд ли будет осуществляться ежедневно. Маловероятно, что все контрагенты сразу же согласятся перейти на электронный обмен данными.
- Внести изменения в существующие регламенты, касающиеся «бумажного» обмена информацией, и разработать новые, относящиеся к электронному обмену. Необходимо чтобы эти две ветви документооборота дополняли друг друга, вместе давая полноценную информацию о состоянии компании.
- Получить электронную подпись.
- Выбрать оператора для обмена данными.
Покупаем электронную подпись
В теории, подписи без оговорок подходят для обмена информацией между компаниями. Однако его использование связано с рядом неудобств. Во-первых, возможность его использования должна быть согласована отдельно с каждым контрагентом. Во-вторых, юридическая ценность этих документов будет сомнительной, если возникнет проблема и вопрос придется решать в суде.
Поэтому целесообразно ориентироваться на максимальный вариант, то есть на получение усиленной специальной электронной подписи. Для этого достаточно обратиться в признанную аккредитацию из списка на веб-портале Министерства связи.
Выбираем оператора документооборота
Теоретически, электронные документы можно отправлять и по обычной электронной почте. Однако в этом случае существует риск, что конфиденциальная информация попадет в чужие руки. Поэтому предпочтительнее передавать данные через специализированную организацию — EDI-перевозчика.
Кроме того, услуги такого оператора должны использоваться в той или иной форме. Кроме того, невозможно передать электронную налоговую декларацию по обычной электронной почте.
Рынок предлагает очень богатый выбор. Многие компании готовы предложить свои услуги по обмену информацией.
Они могут быть оценены по следующим критериям
- тарифы;
- возможность бесплатного демо-доступа;
- квалификация сотрудников техподдержки;
- возможность интеграции с бухгалтерским ПО, в первую очередь — с 1С;
- наличие мобильных приложений (при необходимости);
- условия обмена в роуминге, т.е. с клиентами других операторов ЭДО.
Другим важным критерием является то, какие операторы используются вашим контрагентом. Сегодня роуминговый обмен в этой области еще не реализован всеми операторами.
Преимущества подключения к системе ЭДО
Основным преимуществом работы по EDI является снижение затрат на работу с документацией, как материальных, так и временных (а время в бизнесе — это тоже деньги). Помимо непосредственной экономии ресурсов, электронный документооборот дает компании и другие дополнительные преимущества.
- Мгновенный круглосуточный доступ к информации.
- Унификация процедур формирования и обработки документов.
- Защита конфиденциальной информации с помощью шифрования.
- Повышение дисциплины: руководство в любой момент может проконтролировать исполнение каждого документа в режиме онлайн.
В некоторых случаях он может убедить покупателей начать работу на удобном участке. Во многих случаях, особенно в отношении крупных торговых сетей и компаний, они уже сделали свой выбор, и одним из условий сотрудничества является возможность работы с конкретной платформой электронного документооборота.
Плюсы и минусы ЭДО
Первый вопрос, который возникает: почему так происходит? Закона о повсеместном переходе на электронный документооборот не существует. Государство не требует от компаний отказываться от своих бумаг. Почему это должно быть сделано? Каковы преимущества и недостатки перехода на электронный документооборот? Сравните с формами.
Преимущества электронного документооборота
1. ускорение бизнес-процессов. EDI ускоряет выполнение всех задач, связанных с документами. Документы могут быть утверждены, подписаны и переданы за считанные секунды. В то же время обычные рабочие системы компании остаются неизменными. Сотрудники, работавшие с бумажными документами, теперь работают с электронными документами.
2. обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры должны передаваться только через систему электронного документооборота, установленную холдинговой компанией.
Обмен счетами-фактурами с контрагентами и обновлениями через операторов EDI Inbox.
Юридическая значимость документов. Через систему EDI подрядчик подписывает документ специальной электронной подписью, эквивалентной собственноручной подписи. Налоговые, судебные и другие государственные органы получают электронные документы.
4. прозрачность потоков документов. Старомодная бюрократия означает, что отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Почтальон может потерять его, а получатель может забыть подписать его. С EDI документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии находится документ получен или подписан. Служба фиксирует все действия исполнителя в отдельном протоколе.
5. безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать электронную почту и украсть письма. В системах EDI это невозможно — передача данных защищена шифрованием.
6. снижение затрат. Расходы на печать и доставку являются основным компонентом расходов для крупных организаций. В среднем компании тратят 40-50 рублей на доставку документов. С EDI доставка обходится в 5-7 раз дешевле.
7. высвобождает время для более серьезных задач. В организации сотрудники могут тратить до половины своего рабочего дня на подписание и отправку печатных договоров, заявлений, ППР и счетов-фактур. Когда бюрократия переводится в электронный вид, эти задачи занимают несколько минут.
8. удобное хранение документов. По закону документы должны храниться не менее пяти лет. В некоторых компаниях для хранения документов предусмотрены полки, в других — целые офисы или этажи. Электронные документы — это просто. Они хранятся на серверах, и доступ к ним возможен из любой точки мира.
Следует отметить, что все эти преимущества уже давно оценили крупные компании, которые знают, как оптимизировать свои процессы. Поэтому они работают только с контрагентами, подключенными к EDI. Например, поставщик крупной розничной сети вряд ли будет компанией, которая использует «основные счета» на бумаге.
Недостатки ЭДО — мифы и реальность
Некоторые налогоплательщики не пойдут на электронный документооборот. Их убеждают, потому что в этом есть свои минусы.
1. переход на EDI очень сложен. После обычного потока бумажной работы переход к EDI кажется сложным. Однако на практике проще применять электронный документооборот. Онлайн-сервисы Diadok, например, не такие сложные, как электронная почта. Существуют папки с «входящими», «исходящими» и «удаленными» файлами. Это не обычное электронное письмо, а юридический документ.
